Складання особистих документів

Складання особистих документів

Так називаються документи особистого характеру, коли автором документа є його укладач.

До таких документів належать:

·        заява;

·        резюме;

·        автобіографія;

·        характеристика;

·        розписка;

·        доручення.

Текст їх може бути довільним і складається самим автором, але такі реквізити, як назва виду документа, дата, підпис повинні бути обов’язково.

Заява – документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі (додаток АЖ).

Заяви з кадрових питань складаються з таких реквізитів:

1)   адреса (назва організації або службової особи);

2)   відомості про заявника (прізвище, ім’я, по батькові; адреса, іноді посада);

3)   назва виду документа (заява);

4)   текст;

5)   перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

6)   підпис автора;

7)   дата написання заяви.

Якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати адресу, паспортні дані, а достатньо назвати посаду та місце роботи (структурний підрозділ).

Текст заяви має таку структуру:

1)   прохання (висновок);

2)   обґрунтування прохання (докази) – для заяв про звільнення, переведення.

Резюме – це документ, в якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу (додаток АИ).

Реквізити документа: назва виду документа;

текст, що містить таку інформацію:

·        домашня адреса, телефон, e-mail;

·        прізвище, ім’я, по батькові;

·        мета написання документа;

·        особисті дані (дата народження, сімейний стан, національність);

·        відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних за- кладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземни- ми мовами (за потреби);

·        відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи);

·        відомості про публікації (якщо потрібно);

·        інша інформація на вимогу роботодавця;

·        дата (за потреби);

·        підпис (за потреби).

Резюме повинно бути детальним, і, водночас, лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Для того, щоб досягти успіху, під час складання варто дотримуватись певних правил:

1.   Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.

2.   Намагайтесь вжити якомога більше фахових слів, що відпові- дають посаді, яку ви хочете обійняти.

3.   Для кожного конкретного випадку складайте окреме резюме.

4.   Намагайтесь не вживати такі слова, як “я”, “ми”. Замість них вживайте на початку речення активні дієслова: “організував”, “створив”, “керував”, “вивчав”, “обізнаний з”.

5.   Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не пе- редбачено.

6.   Не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості.

7.   Для передруку використовуйте якісний папір стандартного ро- зміру.

8.   Якщо ви обіймаєте не надто високу посаду, то під час складан- ня резюме краще зосередитися на великому досвіді роботи й набутих навичках.

Автобіографія – це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя і діяльності. Автобіографія типового форму- ляру не має і складається довільно. Пишеться, як правило, від руки на аркуші чистого паперу або на спеціальному бланку під час вступу на роботу і в деяких інших випадках (додаток АК).

Форма викладу – розповідна (від першої особи). Всі відомості подаються у хронологічному порядку (від дати народження до дати написання документа).

В автобіографіях обов’язково вказують:

·        прізвище, ім’я, по батькові;

·        дату народження;

·        місце народження;

·        відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);

·        відомості про службу в армії;

·        відомості про трудову діяльність (коротко, в хронологічній послідовності – назви місць праці і посад);

·        відомості про громадську роботу;

·        нагороди;

·        сімейний склад;

·        короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дру- жина, діти);

·        останнє місце роботи, посада;

·        домашню адресу;

·        дату написання автобіографії;

·        особистий підпис.

Характеристика – офіційний документ, у якому сформульовано громадську думку про працівника як члена колективу і висловлено її в офіційній формі за підписами представника адміністрації та колективу (додаток АЛ).

Якщо працівник просить видати йому характеристику, адмініст- рація зобов’язана це зробити.

У кожній правильно складеній характеристиці можна виділити логічно пов’язані між собою складові частини:

Перша – це анкетні дані, які слідують за назвою документа, де вказано прізвище, ім’я та по батькові, посада, рік народження, націо- нальність, освіту (ці відомості прийнято розміщувати праворуч стовп- чиком).

Друга – дані про трудову діяльність (спеціальність, тривалість роботи на даному підприємстві, службове переміщення, посада на да- ту складання документа).

Третя частина – власне сама характеристика, тобто оцінка мора- льних та ділових якостей: ставлення до роботи, підвищення професій- ного рівня, участь у громадському житті, поведінка в побуті, ставлен- ня до товаришів по роботі.

Четверта, заключна, частина – висновок, у якому вказано призна- чення характеристики.

Викладення тексту – від третьої особи. Під час опису діяльності, здібностей та особливостей характеру людини вдаються й до оціноч- них мовних засобів: заслужений авторитет, напружено працює, нетак- товний, стриманий, бере активну участь тощо.

Після тексту ставлять дату та підписи, печатку.

Характеристику пишуть у двох примірниках, один з яких вида- ють зацікавленій особі, а копію підшивають до справи.

Розписка – це документ, який підтверджує передачу й одержання документів, грошей, товарів тощо, завірений підписом одержувача.

Реквізити:

·        назва виду документа (розписка);

·        посада, прізвище, ім’я та по батькові того, хто дає розписку;

·        кому дається розписка;

·        у чому конкретно дано розписку (обов’язково слід вказати то- чне найменування матеріальних цінностей, предметів, інстру- ментів);

·        на підставі якого розпорядження чи документа одержано цін- ності;

·        дата й підпис одержувача цінностей. Текст розписки включає:

·        посади, прізвища, імена і по батькові осіб, які видали та отри- мали будь що;

·        перелік отриманого з вказівкою кількості та вартості (цифрами і в дужках прописом з великої літери);

·           підпис особи, яка дала розписку.

Текст розписки розпочинається словами: “Видана мною”, інжене- ром... “Ця розписка видана...” “Я, учитель середньої школи № 2…” Да- та пишеться за таким зразком: “17 березня 2001 року”. Грошові суми пишуться цифрами, а в дужках – словами: ”в сумі 600 (шістсот) грн.”

Доручення – документ про надання права конкретній особі на пе- вні дії від імені підприємства чи окремого громадянина (додаток АМ). Доручення поділяють на офіційні й особисті. Офіційні можуть видаватися на одержання грошових і товарно-матеріальних цінностей, здійснення господарських, посередницьких, транспортних операцій тощо. Особисті складаються особами, які передають власні права ін- шим особам. Це може бути право на одержання заробітної плати,   по-

штового переказу та інших операцій.

Офіційні доручення повинні мати такі реквізити:

·        назву підприємства;

·        юридичну адреса підприємства;

·        назву виду документа;

·        дату;

·        індекс (номер);

·        текст;

·        підписи посадових осіб;

·        печатку підприємства.

Особисте доручення – це документ, що свідчить про надання права довіреній особі на здійснення певних дій або отримання грошо- вих, чи товарно-матеріальних цінностей від особи, що довіряє.

Особисте доручення має такі реквізити:

·        назва документа;

·        дата;

·        прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видано доручення;

·        зміст;

·        підпис особи, яка довіряє;

·        підпис посадової особи, яка завірила доручення;

·        печатка.

До тексту доручення вносять дані такого змісту:

·        посада і паспортні дані особи, якій видано доручення;

·        організація, з якою здійснюються дії по дорученню;

·        зразок підпису особи, яка отримала доручення;

·        строк дії доручення.

Виготовляються трафаретні бланки доручень. Вони можуть оформ- лятися і на бланку підприємства. Якщо операції, що здійснюються через доручення, стосуються грошових або матеріальних цінностей, цей доку- мент обов’язково підписує керівник підприємства і головний бухгалтер.

Особисті доручення на отримання пенсій, стипендій, вкладів у банках, кореспонденції нотаріального засвідчення не потребують. Во- ни засвідчуються і завіряються підписом посадової особи та печаткою організації, в якій той, хто робить доручення, працює, навчається, або відповідної житлово-експлуатаційної організації за місцем постійного проживання.

Доручення видаються, як правило, на строк, що визначений кон- кретним документом. Якщо ж такий строк у дорученні відсутній, то доручення зберігає силу протягом місяця від дня видачі.

Якщо дата видачі в дорученні відсутня, то документ вважається недійсним і він не має юридичної сили.