Служебная переписка

Министерство образования и науки Российской Федерации федерального государственного бюджетного образовательного учреждения  УНИВЕРСИТЕТСКИЙ  КОЛЛЕДЖ высшего образования  «Оренбургский государственный университет» Экономико­правовое отделение Н.А.Кривошеева СЛУЖЕБНАЯ  ПЕРЕПИСКА Рекомендовано   к   изданию   Редакционно­издательским   советом федерального   государственного   бюджетного   образовательного учреждения   высшего   профессионального   образования   «Оренбургский государственный   университет»   в   качестве   методических   указаний   для студентов,   обучающихся   по   программам   среднего   профессионального образования по специальностям 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям); 38.02.07 Банковское дело, 40.02.01 Право и организация социального обеспечения Оренбург  2016 2 УДК  651.4 (075.32) ББК   65.050.2я723 К82 Рецензент ­ профессор кафедры ГиМУиМ ОГУ Г.Г. Аралбаева  Кривошеева, Н.А. К 82          Служебная переписка: методические указания / Н. А. Кривошеева;   Оренбургский  гос.  ун­т.  – Оренбург:  ОГУ, 2016. –  56 с. Основное   содержание:   общая   характеристика   служебной   переписки; оформление реквизитов служебного письма; разновидности служебных писем с описанием и образцами; индивидуальные практические задания. Методические указания предназначены для преподавателей и студентов экономических специальностей. Методические указания позволяют проводить как теоретические, так и практические занятия по разделу «Классификация деловых   писем.   Основные   виды   деловых   писем»   дисциплины «Документационное обеспечение управления».  В методических указаниях, кроме макета письма, приводится 15 образцов   которые   помогут   студентам   выполнить различных   видов   писем, индивидуальные задания по данному разделу дисциплины. УДК  651.4 (075.32) ББК   65.050.2я723 © Кривошеева  Н.А., 2016 © ОГУ, 2016 3 Содержание Введение…………………………………………………………………………….. 1 Общая характеристика служебной переписки……………………………… 2 Оформление реквизитов служебного письма……………………………….. 3 Разновидности служебных писем…………………………………………….. 3.1  Сопроводительное письмо……………………………………………………. 3.2 Письмо­просьба………………………………………………………………… 3.3 Письмо­запрос………………………………………………………………….. 3.4 Письмо­ответ……………………………………………………………............. 3.5   Письмо­сообщение……………………………………………………………… 3.6Письмо­подтверждение………………………………………………………… 3.7 Информационное письмо………………………………………………………. 3.8 Гарантийное письмо……………………………………………………………. 3.9 Письмо­извещение……………………………………………………………… 3.10  Письмо­приглашение…………………………………………………………… 3.11  Письмо­предложение…………………………………………………………… 3.12  Письмо­напоминание…………………………………………………………… 3.13  Письмо­требование…………………………………………………………….. 3.14  Письмо­благодарность………………………………………………………… 3.15  Письмо­поздравление………………………………………………………….. 4 Практическая часть работы………………………………………………………... 4.1 Практическая работа № 1………………………………………………………… 4.2 Практическая работа № 2………………………………………………………… 4.3 Вопросы для защиты практической работы…………………………………….. Список использованных источников……………………………………………….. Приложение А – Макет письма……………………………………………………… Приложение Б – Образец письма…………………………………………………… 4 5 6 12 15 1516 17 17 18 18 19 20 20 21 21 22 23 23 24 25 25 26 27 28 29 30 31 Приложение В – Образец сопроводительного письма……………………………. Приложение Г – Образец письма­просьбы……………………………………….. Приложение Д – Образец письма­запроса………………………………………… Приложение Е – Образец письма­ответа………………………………………….. Приложение Ж – Образец письма­сообщения…………………………………….. Приложение И – Образец письма­подтверждения……………………………….. Приложение К – Образец информационного письма……………………............. Приложение Л – Образец гарантийного письма………………………………….. Приложение М – Образец письма­извещения…………………………………..... Приложение Н – Образец письма­приглашения………………………………….. Приложение П – Образец письма­предложения…………………………………. Приложение Р – Образец письма напоминания…………………………………. Приложение С – Образец письма­требования…………………………………… Приложение Т – Образец письма благодарности………………………………… Приложение У – Образец письма поздравления…………………………………. Приложение Ф – Вариант индивидуального задания № 1………………………. Приложение Х – Вариант индивидуального задания № 2………………………. Приложение Ц – Вариант индивидуального задания № 3………………………. Приложение Ш – Вариант индивидуального задания № 4……………………….. Приложение Щ – Вариант индивидуального задания № 5………………………. Приложение Э – Вариант индивидуального задания № 6………………………. Приложение Ю – Вариант индивидуального задания № 7……………………….. 32 33 34 35 36 37 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 Приложение Я – Вариант индивидуального задания № 8………………………. Приложение Я.1 – Вариант индивидуального задания № 9………………………... Приложение Я.2 – Вариант индивидуального задания № 10………………………. 53 54 55 56 5 Введение Если   организационно­правовая,   распорядительная   и   информационно­ справочная   документация   фиксирует   в   основном   внутреннюю   деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке.  Деловое   общение   невозможно   представить   без   ведения   переписки,   так   как личная   встреча   для   решения   вопросов   сотрудничества   не   всегда   возможна. Большинство   насущных   проблем   деловая   корреспонденция   помогает   решить   в короткие   сроки,   но   несоблюдение   правил   этикета   при   построение   письма   могут навредить   партнерским   отношениям   или   оттолкнуть   потенциального   клиента. Получая   письмо   от   делового   партнера   на   хорошем   фирменном   бланке,   мы подсознательно начинаем испытывать к нему уважение.  В   методических   указаниях   приведена   классификация   наиболее распространенных  видов  деловых  писем, их  назначение, особенности  оформления отдельных реквизитов в письмах, структура текста письма, приведены примеры часто используемых формулировок.  С  помощью   методических   указаний   можно   составить   и   грамотно   оформить различные виды служебных писем.  6 4 1 Общая характеристика служебной переписки Переписка   ­   обобщенное   название   различных   по   содержанию   документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение   и   др.),   обеспечивающих   оперативный   информационный   обмен   между организациями.   Переписка   пользуется   для   реализации   информационных   связей между   организациями,   как   состоящими,   так   и   не   состоящими   в   отношениях соподчинения. Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер   писем   и   телеграмм   государственных   органов   до   обращений   граждан   и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть: запрос, уведомление, согласие,   напоминание, претензия, рекомендация, гарантия, приглашение, предложение и др.   звание,   разъяснение,   подтверждение,   просьба, Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или факсимильной связью. При   составлении   и   оформлении   служебных   писем   должны   соблюдаться следующие требования: ­ письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5 и подписывается руководителем   организации   или   его   заместителями   в   соответствии   с предоставленной   им   компетенцией;   письмо   должно   быть   составлено  грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений; ­   независимо   от   содержания   письмо   должно   быть   изложено  официально­ деловым   стилем,  держать   объективные   сведения   о   событиях,   иметь   достаточную аргументацию, в необходимых случаях ­ разъясняющие и дополняющие материалы. Для   переписки   используются   бланки   писем   организации,   структурных подразделений,   должностных   лиц.   Бланк   письма   структурного   подразделения 7 используется в том случае, если руководитель структурного подразделения наделен правом подписи. Бланки для писем могут быть двух форматов  ­ А4 (210х297)  или А5 (148х210 мм) в зависимости от размера текста письма. Обязательными   реквизитами   письма   являются:   наименование   организации­ автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату   и   номер   поступившего   документа,   адресат,   текст,   подпись,   отметка   об исполнителе,   в   сопроводительных   письмах   ­   отметка   о   наличии   приложений,   в гарантийных   письмах,   письмах   финансового   содержания   и   некоторых   других, требующих особого удостоверения, ­ печать. Текст письма должен быть логичным, последовательным,   убедительным   и   корректным   по   форме.   Факты   и   события необходимо   излагать   объективно,   лаконично,   ясно.   Текст   письма   не   должен допускать различного толкования. В зависимости от типа письма и его содержания текст, может быть простым или сложным.  Простые письма состоят из одной­двух частей: вступления и заключения.  Сложные   в   композиционном   плане   письма   содержат:   вступление,   основную часть (доказательство), заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой­ либо документ, дается ссылка на него.  В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства   или   опровержения.   Основная   власть   должна   быть   убедительной, исключающей сомнения в правильности и обосновании предлагаемых решений.   В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и т.д.). В   зависимости   от   назначения   письма,   от   того,   на   чем   его   автор   хочет сконцентрировать внимание, используются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть 8 иным.   Особой   композиционной   структурой,   как   правило,   обладают   письма­ приглашения, благодарности, рекламные письма. 9 Бланк письма содержит реквизиты: ­ Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города); ­ эмблему организации (при наличии герба не проставляется); ­ код организации (предприятия) по ОКПО; ­ наименование вышестоящей организации (если она имеется); ­ наименование организации (предприятия); ­ справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, банковские реквизиты, номер и дату лицензии). На   бланках   письма   допускается   указывать   трафаретные   части   следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату, например:  _________ № ___________ На № ____ от ___________ В   деловой   практике   все   чаще   используются   бланки   руководителей предприятий, организаций, ведомств – бланки должностных лиц. На таком бланке наряду с наименованием предприятия указывается должность, например «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации». Бланки должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов. Стандарт рекомендует два варианта расположения реквизитов на бланках – продольный и угловой. Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля. Угловое   расположение   реквизитов   предполагает   их   размещение   в   верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, т.к. правый верхний угол используется для указания адресата. 10 Продольное   расположение   реквизитов   чаще   применяется   при   оформлении общих бланков, а угловое – для бланков писем. Документы, составленные двумя организациями, оформляют без использования бланка на листе формата А4. Наименования организаций­авторов документа в этом случае   располагают   на   одном   уровне   в   заголовочной   части   документа   (двумя столбцами). Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее: ­ левое –  не менее 20 мм; ­ правое – 10 мм; ­ верхнее – 15 мм; ­ нижнее – 20 мм. Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение  высшего профессионального образования «Оренбургский  государственный университет» ЭЛЕКТРОНИКИ И БИЗНЕСА КОЛЛЕДЖ (К ЭиБ ОГУ) ул. Одесская, 148, г.Оренбург, 460026 тел./ факс (3532) 65­56­76 ____________________ № _____________________ На № _______________от _____________________                    Рисунок 1 – Образец бланка письма организации  с угловым расположением реквизитов Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение  высшего профессионального образования «Оренбургский  государственный университет» КОЛЛЕДЖ  ЭЛЕКТРОНИКИ И БИЗНЕСА (К ЭиБ ОГУ)  ул. Одесская, 148, г.Оренбург, 460026,  тел./ факс (3532) 65­56­76 ____________________ № _____________________ На № _______________от _____________________ 11                   Рисунок 2 – Образец бланка письма организации  с продольным расположением реквизитов Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение  высшего профессионального образования «Оренбургский  государственный университет» ЭЛЕКТРОНИКИ И БИЗНЕСА КОЛЛЕДЖ (К ЭиБ ОГУ) ЗАМЕСТИТЕЛЬ  ДИРЕКТОРА ул. Одесская, 148, г.Оренбург, 460026 тел./ факс (3532) 65­56­76 ____________________ № _____________________ На № _______________от _____________________                    Рисунок 3 ­ Образец бланка должностного  лица с угловым расположением реквизитов Основной   частью   письма   является   текст.   Текст   письма   должен   быть лаконичным,   содержательным,   последовательным,   убедительным   и   корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Чаще всего текст письма состоит из вводной части и основной. В письмах используются следующие формы изложения: ­   от   первого   лица   множественного   числа  («направляем   на   согласование», «просим рассмотреть»); ­   от   первого   лица   единственного   числа  («прошу   перечислить»,   «считаю необходимым»); ­   от   третьего   лица   единственного   числа  («банк   не   может   согласиться», «компания возражает»). 12  Если письмо оформляется на бланке должностного лица, то текст излагается от   первого   лица   единственного   числа:  прошу…,   направляю…,   считаю необходимым… Форма   обращения   от   первого   лица   множественного   числа   в   большинстве случаев   предпочтительней   формы   первого   лица   единственного   числа,   поскольку письмо,   как   правило,   выражает   мнение   коллективного   субъекта   –   организации, учреждения,   предприятия,   несмотря   на   то,   что   подписывается   одним   лицом   – руководителем.   Тем   не   менее,   существуют   разновидности   писем   и   ситуаций,   в которых может быть использована форма обращения от первого лица единственного числа, например, в письмах­приглашениях, рекомендательных письмах. Письма,   адресованные   руководителю   по   вопросам,   требующим   его   особого внимания,   могут   содержать   вступительное   обращение   –   формулу   уважительного обращения к адресату:  Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин Дмитриев! Уважаемый Павел Николаевич! Уважаемые господа! В   этом   случае   в   конце   письма,   под   текстом,   используется   заключительная формула вежливости. «С уважением», после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица. Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется   в   одном   письме   рассматривать   два   и   более   различных   вопросов, письмо должно быть одно предметным по содержанию, т.е. в одном письме следует рассматривать   только   один   вопрос   или   несколько   вопросов,   но   тесно взаимосвязанных. Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста; в исключительных,   случаях   допускаются   письма   до   пяти   страниц   машинописного текста. Письмо,   оформленное   на   бланке   формата   А4,   должно   иметь   заголовок 13 к тексту, например: О нарушении договорных обязательств  Об оказании научно­технической помощи Заголовок   к   письму   может   не   составляться,   если   текст   письма   небольшого объема. В письмах сложного содержания заголовок к тексту обязателен. 14 Если   письмо   является   ответным,  то   в   бланке   письма   указывается   реквизит ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ: На №  125­в            от 12.12.2013 Письмо может быть адресовано одному или нескольким адресатам, ни не более чем   четырем.   Слово   «Копия»   перед   вторым,   третьим,   четвертым   адресатами   не ставится. При рассылке писем типового содержания большему количеству адресатов оформляется список рассылки с указанием наименований организаций и их адресов. На самом письме в этом случае адресат указывается обобщенно, например: Директорам колледжей  по г.Оренбургу Письма   подписываются   руководителем   организации,   его   заместителями   в   а   также   руководителями рамках   предоставленной   им   компетенции, самостоятельных,  структурных   подразделений,  если   им   предоставлено   это   право.   при   необходимости   дополнительно   ­ Письма   визируются   составителем, руководителями заинтересованных структурных подразделений.  Письмо   должно   иметь   отметку   об   исполнителе,   которая   проставляется   в нижней часта листа, под подписью руководителя или на оборотной стороне листа. Вносить   какие­либо   исправления   или   добавления   в   подписанные   письма   не разрешается. Датой письма является дата его подписания. Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том   случае,   если   затруднен   или   невозможен   иной   способ   обмена   мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.), а так же если письмо выступает юридически   значимым   элементом   делового   общения,   содержит   обязательство, гарантию, подтверждение и т.п. 15 2 Оформление реквизитов служебного письма Обязательными реквизитами служебного письма являются: реквизиты бланка, адресат,   заголовок   к   тексту   (при   необходимости),   текст,   отметка   о   наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:  ­ «Государственный герб РФ»,  «Герб субъекта РФ»  или  «Товарный знак (эмблему)» (на одном документе можно использовать только один из перечисленных реквизитов); ­ «Наименование организации» являющейся автором документа; ­ «Справочные данные об организации»  включают: почтовый адрес, номер телефона, факса (номера счетов в банке, адрес электронной почты и др.); ­ «Дата документа» ­ дата его подписания; ­   «Регистрационный   номер»  ­   номер   документа,   присваиваемый   ему организацией­составителем; ­ «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»  ­ заполняется в том случае, если письмо является ответным; ­ «Заголовок к тексту»  включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа (в данном случае письмо), отвечает на вопрос «о чем» («о ком»), начинается с предлога «О» или «Об». Например: О сроках поставки, Об участии в выставке. В   письмах   должны   быть   правильно   указаны   составные   части   реквизита «адресат»  (получателя   письма):   фирма,   структурное   подразделение,   должность, почтовый адрес получателя. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается   адрес   основного   получателя,   затем   перечисляются   другие.   Если документ направляется более чем четырем адресатам, составляется список рассылки 16 и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр. Если   письмо   одного   содержания   направляется   нескольким   однородным адресатам, то адресат пишут обобщенно. Например (колледжам по г.Оренбургу). «Текст» письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы.  Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Во   вводной   части  указываются   причины,   вызвавшие   составление   письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26.01.2002 по накладной № 2342 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя … была установлена недостача … штук изделий на сумму… (коммерческий акт от 26.01.2002 № 43) …» В основной части письма  формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например:  «Просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет». «Отметка   о   наличии   приложений»  ­   реквизит   используется   в сопроводительных письмах. Отметка о наличии приложения размещается сразу под текстом. «Виза согласования» ­ отметка о согласовании документа внутри организации. Виза   включает:   должность   визирующего,   личную   подпись,   расшифровку   подписи (инициалы, фамилия) и дату. «Подпись»  оформляется   на   2­3   интервала   ниже   текста   документа   (в сопроводительных   письмах   –   под   отметкой   о   наличии   приложения).   В   состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 17 «Печать»  заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих   права   лиц,   фиксирующих   факты,   связанные   с   финансовыми средствам и др.  «Отметка об исполнителе» включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. 3 Разновидности служебных писем Письмо  –   обобщенное   название   различных   по   содержанию   документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. Макет и образец оформления служебного письма оформлены в Приложении А и Б соответственно. 3.1 Сопроводительное письмо В   случаях   когда   направляемый   адресату   основной   документ   требует дополнительного   пояснения   составляются  сопроводительные   письма.   В сопроводительном   письме   указывается,   с   какой   целью   направляется   основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Сопроводительное письмо  – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам…» (в вышестоящую организацию); «Направляем Вам…» (в подведомственную организацию); «Высылаем Вам…» (в стороннюю организацию). 18 Одновременно   с   этим   может   содержаться   дополнительная   информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: «В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…» «В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…» «В подтверждении нашей договоренности высылаем Вам…» Текст   сопроводительного   письма   может   содержать   просьбы,   пояснения,   которые   составляют   приложение   к связанные   с   теми   материалами, сопроводительному   письму.   В   этом   случае   сначала   говорится   о   направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения. Обязательным   реквизитом   сопроводительного   письма   является  отметка   о наличии приложения. Образец сопроводительного письма приведен в Приложении В. 3.2 Письмо­просьба Письмо­просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации,   Огромное   количество   товаров,   необходимых   организации­автору. услуг, управленческих ситуаций дают повод для составления писем­просьб. Письмо­просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы.   Обоснование   должно   предшествовать   изложению   просьбы.   Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типовой характера, а также в   случае,   если   осуществление   действий,   составляющих   просьбу,   является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»:  «Просим Вас провести…»  «Просим Вас предоставить…»  19 «Просим Вас сообщить…»  Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например: «Надеемся на положительное решение вопроса…»  «Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение»  В   одном   письме   может   содержаться   несколько   просьб.   В   этом   случае используются следующие языковые обороты:   «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…)…  Одновременно просим Вас…». Образец письма­просьбы приведен в Приложении Г. 3.3 Письмо­запрос Письмо­запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких­ либо официальных сведений или документов. Текст   письма­запроса   содержит   обоснование   необходимости   представления сведений   или   материалов   и   собственно   изложение   запроса.   В   обосновании   могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно­ правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. В целом письма­запросы составляются так же, как письма­просьбы. Письма­ запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо­запрос требует письма­ответа. Образец письма­запроса приведен в Приложении Д. 3.4 Письмо­ответ 20 Письмо­ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо­просьбу или письмо­запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо­ отказ). При   составлении   писем­ответов   должен   соблюдаться   принцип   языкового параллелизма: в тексте письма­ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику,   которые   использовал   автор   в   инициативном   письме,   при   условии,   что письмо­просьба   было   составлено   грамотно.   Допущенные   автором   письма­просьбы ошибки переносить в письмо­ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма­ответа («На Ваше письмо от _______ №_____…»). Для ссылки на поступившее письмо в составе   реквизитов   бланка   есть   реквизит   «Ссылка   на   регистрационный   номер   и дату», куда и вносятся сведения об инициативном письме. Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо­отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…». В   случае   отрицательного   ответа   рекомендуется   сообщить   адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает. Образец письма­ответа приведен в Приложении Е. 3.5 Письмо­сообщение Письмо­сообщение  –   служебное   письмо,   которым   автор   информирует адресата о каких­либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо­сообщение   может   быть   инициативным   или   являться   ответом   на письмо­просьбу или письмо­запрос (см. также письмо­ответ). Как правило, письма­ сообщения – небольшого объема, нередко состоящие из одного­двух предложений. 21 Письмо­сообщение   может   начинаться   с   обоснования   или   непосредственно   с изложения сообщаемой информации: Сообщаем Вам, что… Доводим до Вашего сведения, что… Считаем необходимым поставить Вас в известность о… Образец письма­сообщения приведен в Приложении Ж. 3.6 Письмо­подтверждение Письмо­подтверждение  –   служебное   письмо,   в   котором   адресат подтверждает   получение   сведений,   документов   или   других   материалов,   ранее   Если   подтверждается достигнутые   договоренности, предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть,   намерения   и   т.п. если подтверждается получение документов, необходимо назвать их, и т.д. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является:  «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на…)». Письмо­подтверждение   может   заканчиваться   просьбой,   пожеланием, предложением. Образец письма­подтверждения приведен в Приложении И. 3.7 Информационное письмо Информационное   письмо  –   служебное   письмо,   в   котором   адресату сообщаются сведения официального характера. 22 Информационные   письма   нередко   носят   типовой   характер   и   рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные рекомендации и предложения. Информационные   письма   могут   содержать   приложения.   Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как   правило,   информационные   письма   подписываются   руководителем организации. Образец информационного письма приведен в Приложении К. 23 3.8 Гарантийное письмо Гарантийное   письмо  –   служебное   письмо,   содержащее   обязательство   или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула:  «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем».  Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.  Гарантийные   письма   всегда   подписываются   двумя   лицами:   руководителем организации   и   главным   бухгалтером.   Гарантийные   письма   также   удостоверяются печатью организации. Образец гарантийного письма приведен в Приложении Л. 3.9 Письмо­извещение Письмо­извещение  –   служебное   письмо,   информирующее   о   публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). Письма­извещения,  как   правило,   рассылаются   широкому   кругу   организаций, учреждений, предприятий  с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых   мероприятиях.   В   зависимости   от   конкретной   ситуации   письма­ извещения   могут   только   сообщать   о   проводимом   мероприятии,   времени   и   месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. 24 Письмо­извещение   может   иметь   приложения,   содержащие   карту   участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы. Письмо­извещение   может   быть   одновременно   письмом­приглашением,   а приглашение – отдельным документом. Письма­извещения,   как   правило,   рассылаются   по   списку,   поэтому   реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще. Подписывают   письма­извещения   руководитель   организации   или   заместитель руководителя,   отвечающий   за   организацию   и   проведение   мероприятия.   Письма­ извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие  Образец   письма­извещения проводится   совместно   несколькими   организациями. приведен в Приложении М. 3.10 Письмо­приглашение Письмо­приглашение – служебное письмо, разновидность письма­извещения. Отличается от письма­извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем­приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т.п. Как правило, письма­приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: «Уважаемый…!» Образец письма­приглашения приведен в Приложении Н. 3.11 Письмо­предложение 25 Письмо­предложение  –   служебное   письмо,   направляемое   потенциальному партнеру   с   предложением   различных   форм   сотрудничества.   В   коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение. Если письмо­предложение направляется  адресату впервые, оно содержит не только   собственно   предложение,   но   и   информацию   об   организации­авторе,   что отчасти сближает письмо­предложение с рекламным письмом. Письмо­предложение   может   быть   направлено   одному   корреспонденту   или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию,   так   что   следующим   шагом   может   быть   заключение   договора,   или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров. Образец письма­предложения приведен в Приложении П. 3.12 Письмо­напоминание Письмо­напоминание  –   служебное   письмо,   используемое   в   случаях,   когда организация­партнер   не   выполняет   взятые   на   себя   обязательства   или   принятые договоренности. Текст письма­напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный   документ,   в   котором   зафиксированы   обязательства   сторон   или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия. Ключевой фразой письма­напоминания является: «Напоминаем Вам…» «Вторично напоминаем Вам…» «Обращаем Ваше внимание на то, что…» «Ставим Вас в известность, что…» 26 Письмо­напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация­ автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например:  «В   случае   невыполнения   взятых   на   себя   обязательств   Вам   будут предъявлены штрафные санкции» и т.п. Образец письма­напоминания приведен в Приложении Р. 3.13 Письмо­требование Письмо­требование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить   взятые   на   себя   обязательства   в   условиях,   когда   имеются   серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Письма­требования,   как   правило,   письма   сложной   структуры.   В   них обязательно   излагаются   условия   заключенных   договоренностей   со   ссылкой   на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуаций, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и предупреждения о мерах, которые будут приняты, если обязательства не будут выполнены. Ключевыми фразами в письмах­требованиях могут быть: «Требуем выполнить взятые на себя обязательства…» «Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…» «Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.» Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом: «В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд…» «В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…» «В противном случае мы не несем ответственность за последствия…»  Образец письма­требования приведен в Приложении С. 3.14 Письмо­благодарность 27 Письмо­благодарность  –   служебное   письмо,   направляемое   организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эти письма, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности   писем.   Ключевыми   фразами   письма   могут   быть   следующие выражения: 28 «Благодарим за оказанную помощь в…» «Выражаем Вам свою благодарность за…» «Позвольте Вас поблагодарить за…» «Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…» Образец письма­благодарности приведен в Приложении Т. 3.15 Письмо­поздравление Письмо­поздравление  –  служебное   письмо,   составляемое   в   торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Письма­поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть   как   небольшими   по   объему   –   одно­два   предложения,   так   и   достаточно развернутыми.   В   последнем   случае   в   письме­поздравлении   излагаются   основные этапы   жизни,   деятельности   лица,   к   которому   обращено   поздравление,   наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению,   в   нем   излагаются   наиболее   важные   и   значимые   достижения организации или подразделения. В письмах­поздравлениях используются следующие ключевые фразы: «Поздравляем Вас в связи с…» «Искренне поздравляем Вас с…» «Примите наши искренние поздравления в связи с…» «Сердечно поздравляем Вас с…» Письма­поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.п. Образец письма­поздравления приведен в Приложении У. 29 4 Практическая часть работы Цель   работы:  Научиться   составлять   письма   на   бланке   письма.   Знать реквизиты   делового   письма.   Уметь   классифицировать   деловые   письма.   Уметь использовать языковой стандарт деловых писем, этикет делового письма. Для того чтобы приступить к выполнению практической работы, необходимо повторить пройденный материал по теме: «Классификация и основные виды деловых писем», а также состав и оформление реквизитов письма. 4.1 Практическая работа № 1  1.1 На листе формата А4 самостоятельно составить письмо­запрос, применяя правила   оформления   писем­запросов   и   используя   приведенные   в   приложениях образцы. 1.2 На листе формата А4 дайте ответ на письмо­запрос, применяя правила оформления писем­ответов и используя приведенные в приложениях образцы. Ход выполнения работы: 1)  создайте бланк письма­запроса с угловым расположением реквизитов; 2)  оформите реквизит «адресат»; 3)  при необходимости оформите реквизит «заголовок к тексту документа»; 4)  сформулируйте и оформите текст письма­запроса; 5)  при необходимости оформите реквизит «отметка о наличии приложения»; 6)  оформите реквизиты «подпись», «отметка об исполнителе»; 7)  распечатайте полученный документ (письмо­запрос); 8)  оформите реквизит «отметка о поступлении документа в организацию»; 30 9)  оформите реквизит «резолюция»; 10)  подготовьте   письмо­ответ,   оформите   его   по   всем   правилам   ведения деловой переписки со всеми необходимыми реквизитами; 11) при необходимости оформите реквизит «отметка о наличии приложения»; 12) распечатайте полученный документ (письмо­ответ); 13) в письме­запросе оформить реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Макет служебного письма приведен в приложении А. 4.2 Практическая работа № 2  Каждому   студенту   выдается   индивидуальное   задание   (письмо­запрос), необходимо   дать   ответ   на   предлагаемое   письмо.   Оформить   реквизиты   согласно ГОСТ   Р   6.30­2003.   Вся   необходимая   информация   берется   из   письма­запроса, недостающие   реквизиты   студент   придумывает   сам.   Письма   с   индивидуальными заданиями приведены в приложениях Ф­Я.2. Ход выполнения работы: 1) распечатайте   письмо­запрос,   согласно   своему   варианту   (приложения Ф­Я.2); 2) оформите реквизит «отметка о поступлении документа в организацию»; 3) оформите реквизит «резолюция»; 4) создайте бланк письма­ответа с угловым расположением реквизитов; 5)  оформите реквизит «адресат»; 6)  при необходимости оформите реквизит «заголовок к тексту документа»; 7)   сформулируйте и оформите текст письма­ответа, оформив его по всем правилам ведения деловой переписки; 8)  при необходимости оформите реквизит «отметка о наличии приложения»; 31 9)  распечатайте полученный документ (письмо­ответ); 10) на письме­запросе оформить реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». 4.3 Вопросы для защиты практической работы 1) Дайте определение служебного письма? 2) Какие виды писем Вы знаете? 3) Какие бланки используются для оформления писем? 4) Какие реквизиты входят в письмо? 5) Какое   максимальное   количество   составных   частей   входит   в   состав реквизита адресат?   6) Какие требования предъявляются к тексту письма? 7) Из каких частей состоит текст письма? Что указывается в каждой из этих частей? 8) Какие стандартные фразы для начала письма Вы знаете? 9) Какие стандартные фразы для окончания письма Вы знаете? 10) Какие форматы бумаги используются при оформлении писем? 11) Кем подписывается письмо? 12) С кем согласовывается письмо? Содержание отчета В   отчете   необходимо   указать   тему   и   цель   работы,   краткое   описание выполненной работы, вывод о проделанной работе, распечатать полученные в ходе работы документы. 32 33 Список использованных источников 1 Непогода, А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение   документации:   75   образцов   основных   документов  [Комплект]   /А.В. Непогода, П.А. Семенченко. – 2­е изд., стереотип. – М.: Омега – Л, 2008. ­ 480 с. 2   Замыцкова,   О.И.   Делопроизводство.   Документационное   обеспечение производства: учебник для спо /О.И. Замыцкова, М.И. Басаков. – 7­е изд. – Ростов н/Д.: Феникс, 2008. ­357 с. 3   ГОСТ   Р   6.30­2003.   Унифицированные   системы   документации. Унифицированная   система   организационно­распорядительной   документации. Требования к оформлению документов. –М.: Изд­во стандартов, 2003. 4  Охотников,   А.В.  Новые   требования   к   оформлению   ОРД:   учебно­ практическое пособие /А.В.Охотников. –М.: ИКЦ «МарТ», 2006. ­64 с. 5  Басаков,   М.И.,   Замыцкова   О.И.  Делопроизводство:   учебное   пособие /М.И.Басаков, О.И.Замыцкова. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. –384 с. 6 Паневчик, В.В. Делопроизводство: учебное пособие /В.В.Паневчик. –Минск: Высшая школа, 2007. –348 с. 7  Стенюков, М.В.  Делопроизводство:  конспект  лекций /М.В.Стенюков. –М.: Приор­издат, 2006. –128 с. 8  Басаков, М.И.  Делопроизводство: конспект лекций /М.И.Басаков. –Ростов н/Д.: Феникс, 2006. –192 с. 9   Кривошеева,   Н.А.  Документационное   обеспечение   управления:   состав   и оформление реквизитов организационно­распорядительной документации по ГОСТ Р 6.30­2003 /Н.А.Кривошеева. – Оренбург: ГОУ ОГУ, 2006. – 30 с. 34 Приложение  А (обязательное) Макет служебного письма  Герб (эмблема, товарный знак) НАИМЕНОВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ Почтовый адрес,  индекс предприятия связи,  № телефона, факса и т.д.,  № счета в банке, код предприятия  Адресат: Наименование должности И.О. Фамилия (все в дательном падеже) Название ул., № дома, г.Город, почтовый  индекс. код формы документа 00.00.0000 На № 00 № 00/00­000 от 00.00.0000 Заголовок к тексту (отвечает на  вопрос «О чем?», начинается  с предлога «О» или «Об») Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то письмо печатается с 5­го знака (от 1­ го положения табулятора). Текст без абзацев может печататься непосредственно от левого поля (от 0­го положения табулятора). Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр. Возможет обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций. Приложение: на … л., в… экз. Наименование  должности руководителя (подпись) И.О. Фамилия Должность визирующего (подпись)      И.О.Фамилия 00.00.0000 (Фамилия или Фамилия, Имя, Отчество исполнителя) Телефон исполнителя 35 В дело 00­00 00.00.0000 (подпись) Отметка для автомати­ ческого поиска документа Приложение  Б (обязательное) Образец письма ОРГАНИЗАЦИЯ Вх.№ ________ «__»____ 20_ г. Председателю Фонда  имущества г.Москвы М.Н. Соловьеву ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ МОСКОВСКИЙ  КОМИТЕТ  ПО  ДЕЛАМ О НЕСОСТОЯТЕЛЬНОСТИ (БАНКРОТСТВЕ) Лубянский проезд, 5, стр.1, Москва, 101000 Тел.925­35­58 Тел./факс 925­14­18             18.03.2014       №  18­22/187   На № ___________  от __________ О предоставлении данных  о размере доли государства  в уставном капитале предприятия Уважаемый Максим Николаевич! В соответствии с п.10 постановления Правительства РФ от 20 мая 2004 г. № 498 «О некоторых мерах по реализации законодательства о несостоятельности (банкротстве)   предприятий»   просим   Вас   сообщить   данные   о   размере   доли государства   в   уставном   капитале   ОАО   «Московский   хлебозавод   №   18, расположенного по адресу: ул.Никитинская, д.45. В   случае,   если   пакет   акций   данного   предприятия   продан,   просим   также сообщить дату и способ продажи. С уважением Заместитель председателя Личная подпись О.Л. Дмитриев Тимошенко Ольга Викторовна 36 924­89­01 Приложение  В (обязательное) Образец сопроводительного письма МИНИСТЕРСТВО  ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ (Минэнерго России) Китайгородский проезд, д.7, Москва, 103074 Тел.925­35­58 Факс 925­14­18 10.10.2014       №  01­22/892 Правительство  Российской Федерации На №    345­пр        от   13.04.2014   Представляем   Вам   на   рассмотрение   и   утверждение   Федеральную   целевую программу   «Топливо   и   энергия»   на   2015   г.,   разработанную   по   поручению Правительства Российской Федерации и согласованную со всеми заинтересованными министерствами и ведомствами. Приложения:1. Федеральная целевая программа «Топливо и энергия»  на 47 л. в 2 экз. 2. План мероприятий по реализации Федеральной целевой  программы Топливо и энергия» на 9 л. в 2 экз. Министр Личная подпись А.С. Иванов Соколкин Николай Евгеньевич 220­09­23 37 38 Приложение  Г (обязательное) Образец письма­просьбы Акционерный коммерческий банк «ПРОМЭКСИМ» ИНСТИТУТ ПРОБЛЕМ  ИНВЕСТИРОВАНИЯ Одесская ул.,  д.27, г.Оренбург, 460015 Тел.65­35­58 Факс 65­14­18 22.04.2012       №  01­17/05 Исполнительному директору  российско­швейцарского  совместного предприятия «Russian Trust & Trade Ltd.» Волоколамское шоссе, д.10, Москва, 215080 На №                                   от  ________ Уважаемый Геннадий Павлович! В связи с поручением президента Банка «ПРОМЭКСИМ» г­на Лебедева П.Л. разработать систему финансового контроля ОАО «Апатит» прошу Вас предоставить сотрудникам   института   возможность   ознакомиться   с   материалами   по   данному предприятию и сделать копии необходимых для работы документов. С уважением Директор института Личная подпись Е.В. Сабуров Сабанеев Игорь Константинович 143­22­87 39 40 Приложение  Д (обязательное) Образец письма­запроса Генеральному директору  «Гидротехника­22 И.И. Колобову МВД России ГЛАВНОЕ  УПРАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННИХ  ДЕЛ г.МОСКВЫ Управление по борьбе с экономическими преступлениями Оперативно­розыскная часть Павла Андреева ул., д.28, к.1, Москва, 113062 Тел.965­35­12 19.07.2014       №  01­12/154 На №                        от  ________   О предоставлении документов В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии следующих документов: 1. Устав организации; 2. Свидетельство о регистрации организации; 3. Договор поставки с ООО «Русгаз»; 4. Справку о стоимости одного кубометра песка на 30.06.2014. Начальник части Личная подпись А.В. Понкратов Сидоров П.С. 567­33­44 41 Приложение  Е (обязательное) Образец письма­ответа Заместителю председателя  Правления Центросоюза Российской Федерации В.И. Горюшкину Комитет Российской Федерации по политике цен ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ  ПРЕДСЕДАТЕЛЯ Петровская ул.,  д.29, г.Оренбург, 460018 Тел.65­35­58 22.04.2014           №  01­60/205­11 На №    ЦС­119    от     09.04.2014 О тарифах на электроэнергию Рассмотрев Ваше предложение об отнесении потребительской кооперации к группе сельскохозяйственных потребителей, Комитет РФ по политике цен считает, что расширение круга льготных потребителей электроэнергии приведет к снижению рентабельности энергетических предприятий или к необходимости дополнительного повышения тарифов для других групп потребителей. В связи с этим комитет не может согласиться с вашим предложением. Одновременно   сообщаем,   что   в   настоящее   время   подготовлен   проект распоряжения   Правительства   РФ   об   установлении   тарифов   на   электроэнергию, отпускаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды на уровне средних затрат с минимальной рентабельностью. Е.В. Сабуров Синицина 42 943­22­87 43 Приложение  Ж (обязательное) Образец письма­сообщения Акционерное общество «НАВЕУС» Шевченко ул.,  д.125, г.Оренбург, 460026 Тел.65­30­52Факс 65­24­58 12.12.2014    №  03/09­183 На №                                   от  ________ Сообщаем, что наши банковские реквизиты изменились. Реквизиты   нашего   нового   счета:   л/с   4080572060000000004   в   КБ «Пробизнесбанк», БИК 098322421, корр/сч. КБ «Пробизнесбанк» в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г.Оренбургу ­ № 40206589423200000001. Заместитель  генерального директора Личная подпись Ф.И. Саморукова Петров В.С. 43­22­87 44 Приложение  И (обязательное) Образец письма­подтверждения Акционерный коммерческий банк «ПРОМЭКСИМ» ИНСТИТУТ ПРОБЛЕМ  ИНВЕСТИРОВАНИЯ Смоленская ул.,  д.135, Москва, 123098 Тел.165­35­58 Факс 165­14­18 05.01.2015       №    01­17/05 На № 12/134        от  29.12.2014 Директору АО «Храст»  А.Г.Траубе Волоколамское шоссе, д.10,  Москва, 215080 Подтверждаем, что оплата партии ТНП № 8 была произведена нашей фирмой в день  поступления  товара  в  Москву. Для  подтверждения  оплаты  высылаем  Вам копию платежного поручения от 20.12.2014 № 245. Приложение: на 1 л. в 1 экз. Заместитель  генерального директора  Личная подпись С.Т. Страхов Сабирова 143­22­87 45 Приложение  К (обязательное) Образец информационного письма Руководителям акционерных  обществ и компаний ТЭК Министерство энергетики  Российской Федерации УПРАВЛЕНИЕ ПО  КОМПЛЕКТОВАНИЮ И  ПОДГОТОВКЕ  КАДРОВ Китайгородский пр., 7, Москва, 103008 Тел.220­09­56 14.12.2014              №  35­1/11 На №__________ от ________ О проведении учебно­ консультационных семинаров  по документационному  обеспечению управления Сообщаем,   что   Институт   повышения   квалификации   (ИПК)   руководящих работников   и   специалистов   Минэнерго   России   осуществляет   повышение квалификации   по   направлению   «Документационное   обеспечение   управленческой деятельности организаций». ИПК является ведущим базовым отраслевым образовательным учреждением ТЭКа, имеет лицензию Минобразования России на право ведения образовательной деятельности как по названному курсу, так и по многим другим. Актуальность   названной   темы   обоснована   введением   в   действие   нового Перечня   типовых   документа   с   указанием   сроков   хранения,   подготовкой   новой редакции   Государственной   системы   документационного   обеспечения   управления (ГСДОУ) и ряда других нормативно­правовых документов, вносящих изменения в существующий порядок ведения делопроизводства и налагающих па руководителей предприятий   и   организаций   персональную   ответственность   за   несоблюдение установленных требований. 46 Управление   направляет   график   проведения   семинаров   ИПК   в   2012   году, рекомендуя   при   этом   осуществлять   повышение   квалификации   специалистов предприятий и организаций ТЭК в области документального обеспечения управления в указанном образовательном учреждении. В работе семинаров примут участие ведущие специалисты Минэнерго России, Всероссийского   научно­исследовательского   института   документе   ведения   и архивного   дела   (ВНИИ   Д   АД),   Российского   государственного   гуманитарного университета (РГГУ), Государственного университета управления (ГУУ) и др. По   окончании   семинаров   слушателям   выдаются   удостоверения установленного образца и пакеты нормативных документов. Прошу довести данную информацию до подведомственных Вам предприятий и организаций и направить в Управление по комплектованию и подготовке кадров и ИПК   списки   должностных   лиц,   повышающих   квалификацию,   по   форме   согласно приложению. Контактные телефаксы: Управление ­ (095) 925­85­47; ИПК ­ (095) 463­85­14. Приложения:     1. Тематический план семинаров на 4 л. в 2 экз. 2. График проведения семинаров на 2 л. в 2 экз. Начальник управления Подпись                         Б.И. Кузьмин 47 Приложение  Л (обязательное) Образец гарантийного письма Директору павильона Всероссийского выставочного центра В.С. Турову Закрытое акционерное общество «ЭКОНИКА» Рязанский пр­т., 7, Москва, 103008 Тел.231­05­16 10.10.2014              №  01­18/61 На №__________ от ________ О предоставлении  выставочной площади Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300­400 кв.м выставочной площади   для   проведения   с   13   ноября   по   31   декабря   2014   г.   Всероссийской рождественской ярмарки обуви. Оплату гарантируем. Наши   банковские   реквизиты:   сч.№   40988700000032458821   в   КБ «МЕНАТЕП», БИК 045678231, корр.сч.КБ «МЕНАТЕП» в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г.Москве ­ № 09876543210000000001. Исполнительный директор Личная подпись А.А. Кочеров  Главный бухгалтер Личная подпись Г.В. Царев Печать Савина Анна Евгеньевна 377­98­15 48 49 Приложение  М (обязательное) Образец письма­извещения Клиентам Хамовнического  ОСБ АКЦИОНЕРНЫЙ   КОММЕРЧЕСКИЙ   СБЕРЕГАТЕЛЬНЫЙ  БАНК РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ (АКСБ РФ) Рязанский пр­т., 7, Москва, 103008 Тел.231­05­16 10.05.2014            №  01­18/61   На №__________ от ________ Уважаемые господа! Сбербанк   Российской   Федерации   при   участии   крупнейших   зарубежных банков разработал План мероприятий по установлению прямых деловых контактов между   клиентами   банков   и   зарубежными   компаниями   и   фирмами,   а   также   по созданию единой базы данных клиентов. Если   Ваша   организация   заинтересована   в   сотрудничестве   с   зарубежными партнерами, просим заполнить приложение к данному письму и вернуть его в банк до 31 мая 2014. Приложение: на 1 л. в 1 экз.  Начальник  отдела обслуживания  юридических лиц Личная подпись И.А. Шумилова Севостьянов 77­98­15 50 51 Приложение  Н (обязательное) Письмо­приглашение Уважаемый………………………………………….. Фирма «GRIF GmbH» совместно с управлением техники безопасности РАО   «ЕЭС   России»   приглашает   Вас   ознакомиться   с   продукцией, обеспечивающей удобство и безопасность труда, представленной на выставке «Нефтегазстрой­2001» На стенде выставлены такие изделия, как: ­ специальные защитные костюмы; ­ костюмы для электромонтеров; ­ монтажные пояса ; ­ различные перчатки, в том числе диэлектрические; ­ специальная обувь с различными степенями защиты; ­ каски, наушники и др. Оплату гарантируем. Наши   банковские   реквизиты:   сч.№   40988700000032458821   в   КБ «МЕНАТЕП», БИК 045678231, корр.сч.КБ «МЕНАТЕП» в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г.Москве ­ № 09876543210000000001. Исполнительный директор Личная подпись А.А. Кречетов Главный бухгалтер Личная подпись Г.В. Пономарева Печать Савина Анна Евгеньевна 52 377­98­15 Приложение  П (обязательное) Образец письма­предложения Общество  с ограниченной ответственностью  «ИНЖКОМПЛЕКТ»  Бережковская наб., д.4, Москва, 123456 Тел.111­05­16, 111­06­15 _______________ №______________ На №__________ от ______________ Уважаемые господа! Наша   фирма   в   течение   многих   лет   специализируется   на   комплектации объектов   строительства   и   промышленных   предприятий   электротехническим оборудованием и кабельно­проводниковой продукцией. Мы   имеем   возможность   организовать   в   полном   объеме   поставки необходимого   отечественного   и   импортного   оборудования   и   кабельно­ проводниковой продукции для строящихся и реконструируемых объектов. За   время   работы   наша   фирма   зарекомендовала   себя   надежным   и добросовестным   партнером,   качественно   и   в   установленные   сроки   выполняющим заказы своих клиентов независимо от их размера и отраслевого направления. Предлагаем   Вам   воспользоваться   услугами   нашей   фирмы   по   поставке качественной и недорогой электротехнической продукции, производимой лучшими предприятиями   России,   а   также   продукции   таких   стран   как   Италия,   Турция, Германия. С нами можно связаться по телефаксу (095) 280­94­84. Надеемся на плодотворное сотрудничество. С уважением 53 Генеральный директор  О.Б. Широков Савинкова С.П. 234­34­43 54 Приложение  Р (обязательное) Образец письма­напоминания Общество  с ограниченной ответственностью  «СТРОЙ  ТАУН»  Директору  Тихорецкого завода  железобетонных изделий ул.60 лет Октября, д.48, Москва, 100032 В.И. Шмакову Тел.567­35­26, факс (095) 567­26­36   25.02.2014   №        02­13/56    На №______ от __________ О выполнении условий  договора поставки от 15.01.2013 № 8/17 В соответствии с договором поставки от 15.01.2013 № 8/17 ваше предприятие взяло   на   себя   обязательство   поставлять   в   наш   адрес   железобетонные   изделия различного ассортимента в течение 2013 года ежемесячно, начиная с февраля месяца, равными партиями. Однако   в   настоящее   время   партия   изделий   в   количестве   840   штук, предназначенная для поставки в ноябре прошлого года, не оформлена для отгрузки в наш адрес. Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 26.03.2014. Убедительно просим Вас обеспечить отгрузку изделий в установленные сроки, в   противном   случае   мы   будем   вынуждены   в   соответствии   с   п.3.5   договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01 % от общей стоимости договора за каждый день задержки. Генеральный директор А.Н. Кондратьев Штанько М.В 245­21­12 55 56 Приложение  С (обязательное) Образец письма­требования Заместителю  главы администрации  Оренбургского района А.А. Каткову Муниципальное  унитарное предприятие «ОРЕНБУРГСКАЯ  ТЕПЛОСЕТЬ»  ул.Монтажников, д.4, ком.21,  г.Оренбург, 460015 Тел.65­05­26    30.06.2014     №   01­02/112 На №________ от _________ О капитальном ремонте  тепломагистрали Уважаемый Александр Андреевич! В связи с тем, что своевременно не были проведены работы по капитальному ремонту тепломагистрали от ТК­45 в 10­м квартале  г.Оренбурге, систематически происходят прорывы трубопроводов. По состоянию на 29.06.2014 наше предприятие 5 раз устраняло разрывы трубопроводов после контрольных опресовок. 30.06.2014 очередной   разрыв   подающего   трубопровода   диаметром   412   мм   произошел   при пробном давлении чуть ниже 15 кгс/см2. Состояние   трудопроводов   тепломагистрали   не   позволит   провести   текущий ремонт и принять тепло хотя бы по временной схеме. Убедительно просим Вас оказать содействие в организации работы по полной замене трубопроводов на всей протяженности теплотрассы. С уважением Директор Н.П. Котельников 57 Зубарев С.М. 555­67­54 58