СМК ДП Управление документацией

ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 Рег. № ____ Экз. № __ УТВЕРЖДАЮ Директор ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса ____________Д.А.Мартынов                                                                               «___»________________2017 г ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА  Система менеджмента качества Управление документацией   ГБПОУ  «Сахалинский  техникум отраслевых технологий и сервиса»  в соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2008 СМК – ДП ­ 4.2.3 – 03­2017 Версия № 1 Введено с  «___»___________20____г. Количество листов:                                  Холмск 2017 ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 ОГЛАВЛЕНИЕ  1 Назначение и область применения процедуры  2 Нормативные ссылки  3 Термины, определения и сокращения 4 Общие положения  4.1 Система документации  4.2 Ответственность  4.3 Идентификация документов 4.4 Стадии управления ДСК 5 Оформление документов СК  5.1Общие положения  5.2 Требования к содержанию документов СК 5.3 Описание процессов и процедур  6 Управление внутренней документацией 7 Управление внешней документацией  8 Приложения  9 Лист регистрации изменений. 10 Лист согласования 11 Лист рассылки ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ  1.1   Настоящая   процедура   разработана   с   целью   управления   документацией   и устанавливает требования к разработке, согласованию, утверждению, изданию, введению в действие, внесению изменений, учету и обращению внутренней и внешней документацией СМК техникума.  Документ   направлен   на   выполнение   требований   п.   4.2   ИСО   9001:2008   и   п.   4.2.2 «Руководства   по   качеству»   ГБПОУ     «Сахалинский   техникум   отраслевых   технологий   и сервиса».  Управление документацией включает правила:  1 2 3 4 5 разработки документов;  согласования;  утверждения;  регистрации;  учета и хранения;  внесения изменений;  6 7 предотвращения непреднамеренного использования устаревших документов.  1.2 Документ обязателен для применения:  ­всеми   сотрудниками   подразделений   техникума   при   разработке,   оформлении   и использовании документов системы качества и управлении ими;  ­ для внутренних аудиторов техникума при проведении работ по внутренним проверкам;  ­   для   внешних   экспертов   при   проведении   работ   по   внешнему   аудиту   системы   качества ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса».  2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ  Настоящая Процедура разработана в соответствии с требованиями следующих нормативных  документов: ГОСТ Р ИСО 9000­2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;  ГОСТ Р ИСО 9001­2008 Системы менеджмента качества. Требования; ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 ГОСТ   Р   52614.2­2006   Системы   менеджмента   качества.   Руководящие   указания   по применению  ГОСТ Р ИСО 9001­2001 в сфере образования;  СТО­ГБПОУ   требования к содержанию, структуре и порядку оформления текстовой документации;    «Сахалинский   техникум   отраслевых   технологий   и   сервиса».   Общие СТО­ГБПОУ   «Сахалинский   техникум   отраслевых   технологий   и   сервиса».   Требования   к порядку оформления и внедрения документации системы качества.  РК­СМК­4.2.2  «Руководство   по   качеству»   ГБПОУ   «Сахалинский   техникум   отраслевых технологий и сервиса». СМК – ДП­ 4.2.4 «Управление записями».  3 ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ  3.1 В настоящем стандарте использованы следующие термины:  документ – информация и соответствующий носитель;  запись  –   документ,   отражающий   достигнутые   результаты   или   свидетельства осуществленной деятельности;  оригинал   документа  ­   экземпляр   документа   на   электронном   носителе   и   пометкой «ОРИГИНАЛ» на бумажном носителе;  рабочий   экземпляр   документа  ­   копия   оригинала   документа   на   бумажном   носителе   с пометкой «Рабочий экземпляр №__»;  переиздание документа – новая редакция документа;  процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса;  процесс  –  совокупность   взаимосвязанных   и   взаимодействующих   видов   деятельности, преобразующих входы и выходы; структурное подразделение  – единица организации, входящая в состав ее структуры и имеющая утвержденное Положение, определяющее статус, направление деятельности, ответственность и полномочия руководителя и взаимосвязь с  другими подразделениями. ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 документированная   процедура   –  документ,   определяющий   динамическое   описание процесса и согласованную последовательность работ в рамках процесса.  информационная   карта   процесса   –  документ,   определяющий   статическое   описание процесса.  Документирует  атрибуты  менеджмента  процесса  – планирование,  обеспечение, управление и улучшение процесса  руководство   по   качеству   –  основополагающий   нормативный   документ   для   реализации политики и целей ОУ в области качества;  В документе использованы также и другие термины, определения которых установлены в ГОСТ Р ИСО 9000.  3.2 Обозначения и сокращения:  БЗ – база данных;  ГОС СПО – государственный образовательный стандарт среднего профессионального образования;  ДП – документированная процедура;  ИК – информационная карта процесса;  ИСО – международная организация по стандартизации;  РК   –   Руководство   по   качеству   ГБПОУ   «Сахалинский   техникум   отраслевых технологий и сервиса»;  СМК ОУ– система менеджмента качества образовательного учреждения;  СТО – стандарт организации;  ДСМК – документация (документ) системы менеджмента качества образовательного учреждения;  ОЭ – экземпляр оригинала документа; РЭ – рабочий экземпляр документа ОИТИ – отдел информационных технологий и информатики 4.1 Система документации техникума 4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ  Документация системы качества ГБПОУ «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» включает в себя следующие уровни: ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 Уровень   А:  Миссия,   Видение,   Политика   и   цели   в   области   качества;   «Руководство   по качеству ГБОУ СПО «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса»;  Уровень Б: Документированные процедуры,  требуемые  стандартом ГОСТ Р  ИСО 9001­ 2008, информационные карты процессов;  Уровень В ­ Документы по планированию: Стратегический план развития колледжа на 5 лет,   План   работы   техникума   на   текущий   год,   Планы   работы   всех   структурных подразделений   техникума   ­   Совета   техникума,   Педагогического   совета,   Методического совета, Предметных (цикловых) комиссий, структурных подразделений.;  Уровень Г ­ Организационно­правовые и методические документы:  Устав техникума, Организационная   структура   техникума,   Коллективный   договор,   Правила   внутреннего трудового   распорядка,   Образовательные   программы,   Учебные   планы,   Положения   о структурных подразделениях, Должностные инструкции, Рабочие инструкции;  Уровень   Д   ­   Записи   по   качеству:  Номенклатура   дел   по   подразделениям   техникума, решения педагогических и методических советов, Совета техникума, протоколы заседаний всех   подразделений,   отчеты   всех   подразделений   за   год,   рабочие   журналы   (классных руководителей, руководителей клубных объединений, групп дополнительного образования, заведующих   учебными   кабинетами   и   лабораториями,   по   охране   труда),   списки   групп, экзаменационные   и   зачетные   ведомости,   отчеты   преподавателей   по   дисциплинам, удостоверения   о   повышении   квалификации,   справки,   акты,   текущая   нормативная документация   техникума   (приказы,   распоряжения).   Список   записей   по   качеству пополняется из разрабатываемых Информационных карт процессов.  Уровень   Е   ­   Правовые,   нормативные   и   технические   документы,   устанавливающие требования к продукции или услуге: Законодательные акты РФ (Закон об образовании, Трудовой кодекс РФ, Гражданский кодекс  РФ,   и   др.),   ФГОС   СПО   по   различным   направлениям   и   специальностям,   Стандарты организации,   инструктивные   документы   Министерства   образования   и   науки   РФ, Федерального агентства по образованию, документы органов власти, контроля и надзора. 4.2 Ответственность ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 Ответственность за организацию контроля соответствия документов СМК ОУ требованиям, установленным настоящей ДП, и управления ими несет специалист по качеству образования. Ответственность   за   построение,   изложение,   оформление   документов   СМК   ОУ   в соответствии с требованиями настоящего стандарта несут разработчики документов.  4.3 Идентификация ДСМК  4.3.1   Для   идентификации   документов   СМК   им   присваиваются   обозначения (идентификационные коды), которые для документов СМК имеют следующий вид:  ХХ.НН/РР­АА, где  ХХ  –   первые   2   знака   в   коде   отводятся   для   обозначения   номера   подразделения   в номенклатуре дел техникума (согласно приказу № __п от ______) НН  –   следующие   два   знака   в   коде   означают   индекс   дела,   согласно   Номенклатуре   дел подразделения;  РР – цифры, стоящие на месте этих букв в коде, обозначают номер подраздела индекса дел (если таковой существует);  АА  –   цифры,   занимающие   место   букв   АА   в   идентификационном   коде,   обозначают порядковый номер документа/накопителя в номенклатуре дел подразделения.  4.3.2 К идентификации ДСМК относится определение актуальной версии документа СМК. Версия документа – утвержденная нумерация вносимых в документ изменений.  Версия документа проставляется в следующем формате:  Х.Н, где  Х – однозначный или многозначный номер, отводимый для обозначения версии документа при внесении серьезных изменений или полном пересмотре ДСМК;  Н – однозначный или многозначный номер, отводимый для обозначения версии документа при внесении в него (документ) мелких изменений и редакций. 4.3.3   Для   идентификации   документации   СМК   в   колонтитулах   применяются   следующие сокращенные наименования типов ДСМК:  Миссия – МК;  Видение – ВК;  Политика в области качества – ПК; ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 Руководство по качеству – РК;  Документированные процедуры – ДП;  Информационные карты процессов – ИК;  Положения о структурных подразделениях – ПСП;  Должностные инструкции – ДИ;  Рабочие инструкции – РИ; Формы документов – Ф;  Записи по качеству – ЗК.  4.4 Стадии управлении ДСМК  Стадии   управления   документами   СМК   установлены   в   матрице   ответственности, представленной в Приложении 1 настоящей процедуры.  Управление документами типа Ф обеспечивается их разработчиками.  Отсутствие   в   тексте   данной   ДП   описания   отдельных   стадий   управления   СМК, приведенных   в   матрице   ответственности   (Приложение   1),   означает,   что   их   выполнение обеспечивается лицами, ответственными согласно матрице. 5 ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ СМК 5.1 Общие положения Документация СМК оформляется согласно требованиям СТО­ГБПОУ «Сахалинский техникум   отраслевых   технологий   и   сервиса».   Документация   СМК   оформляется электронными шаблонами ДСМК.  Формы   всех   документов   приводятся   в   приложениях   стандарта   СТО­ГБПОУ «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса».  Различают следующие документы СМК: Миссия, Видение, Политика в области качества, Руководство   по   качеству,   Документированные   процедуры,   Информационные   карты процессов, Записи по качеству. Основой для определения состава документации является анализ процессов: Необходимо на разных   этапах   его   реализации   проверять   и   составлять   список   документов,   которые применяются в настоящий момент; анализировать достаточно ли полно они описывают и ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 регламентируют процесс, на все ли виды деятельности имеются, если таковые необходимы, соответствующие рабочие инструкции. Далее необходимо определить структуру и форму вновь   вводимых   документов,   если   это   нужно,   составить   окончательный   список документации по процессу, необходимой на сегодняшний момент.  5.2 Требования к содержанию ДСМК  В общем случае документ должен содержать следующие структурные элементы:  1 2 3 4 5 6 7 8 титульный лист;  оглавление;  назначение;  область применения;  нормативные ссылки;  термины и определения;  обозначения и сокращения;  ответственность;  описание процедуры или процесса СМК;  9 10 применяемые формы и порядок хранения информации;  11 приложения;  12 лист согласования;  13 лист регистрации изменений;  14 лист ознакомления и/или лист рассылки.  Титульный лист ДСМК оформляется в соответствии с требованиями СТО­ ГБПОУ «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса».  Оглавление  включает перечень пронумерованных разделов и подразделов, обозначений и наименований   приложений,   содержащихся   в  документе,   с   указанием   номеров   листов,   на которых они начинаются.  В разделе «Назначение» приводятся: . краткое описание сферы деятельности, регламентируемой данным документом; .разделы ГОСТ Р ИСО  9001, а также разделы «Руководства по качеству» колледжа, на выполнение требований которых направлен документ. ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 В   разделе   «Область   применения»   указываются   подразделения,   службы   и   персонал,   на деятельность которых распространяются положения и требования документа. В разделе «Нормативные ссылки» приводится перечень обозначений и полных наименований документов, на которые делаются ссылки в тексте документа. В разделе «Термины и определения» даются определения тех терминов, значения которых необходимо однозначно определить для использования в тексте документа. В разделе «Обозначения и сокращения» в алфавитном порядке приводятся все обозначения и   сокращения,   которые   используются   в   тексте   документа,   с   определением   их   значений (расшифровкой). В   разделе   «Ответственность»   определяется   ответственность   должностных   лиц   при выполнении работ и/или этапов работ, регламентируемых документом. В   разделе   «Описание»   дается   описание   к   объекту   документирования.   В   зависимости   от специфики объекта требования могут излагаться в одном или нескольких разделах. В разделе «Приложения» перечисляются приложения к документу в виде  таблиц, шаблонов, схем, матриц, рисунков, форм документов, алгоритмов и т.п. В документах вида ДИ, ПСП, Ф наличие указанных разделов не является обязательным требованием.   Требования   к   оформлению   и   содержанию   документов   вида   ДИ   и   ПСП содержатся в СТО­ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса». Содержание   и   вид   документа   типа   Ф   (Форма)   определяется   разработчиком   данного документа и зависит от цели использования документа данного вида.  Журналы, которые применяются в СМК для регистрации информации, должны иметь на титульном листе данные о дате начала и окончания (если журнал окончен), ответственном за ведение журнала.  Классификацию документа, порядковый номер документа, номер его версии устанавливает уполномоченный по качеству.  5.3 Описание процедур и процессов  5.3.1 Для идентификации процесса определяются:  1 функциональное назначение процесса;  2 ответственный за процесс, обеспечивающий его менеджмент;  3 выходы процесса и потребители процесса; ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 4 5 6 7 входы и поставщики процесса;  этапы выполнения процесса;  управление процессом;  ресурсы процесса.  5.3.2 Описание процесса выполняется на бланке шаблона «Информационная карта процесса» с   помощью   программы   MicrosoftWord   (Приложение   14   СТО­ГБПОУ   «Сахалинский техникум   отраслевых   технологий   и   сервиса».   На   основные   процессы   образовательного учреждения разрабатываются документированные процедуры, к содержанию и оформлению которых предъявляются требования указанные в п.5.2 настоящей ДП.  5.3.3   Графическое   описание   алгоритмов   процедур   выполняется   на   бланке   шаблона «Алгоритм ДП» с использованием автофигур из раздела «Блок­схемы Microsoft Word». Для изображения отдельных шагов алгоритма, входов/выходов, ресурсов, управления используются   условные   обозначения,   указанные   в   Приложении   12   СТО­ГБПОУ «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса». 6 УПРАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ  6.1 Разработка, согласование, введение в действие, тиражирование, учет и рассылка, хранение. 6.1.1 Процедуры разработки, согласования, введения в действие, тиражирования, учета и рассылки,   хранения   внутренней   документации   описаны   в   Разделе   5   СТО­ГБПОУ «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса». При разработке документации используются электронные шаблоны РК, ИК, ДП, ПСП и ДИ.  6.1.2   Вновь   создаваемый   документ   анализируется   разработчиком   на   адекватность описываемой деятельности и на соответствие требованиям нормативной документации, в том   числе   ГОСТ   Р   ИСО   9001   и   СТО­ГБПОУ   «Сахалинский   техникум   отраслевых технологий и сервиса». После   подписи   разработчиком,   создаваемый   документ   передается   на   проверку   и согласование специалисту по качеству образования и на утверждение директора техникума. Утвержденный документ получает статус оригинала. ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 Для рассылки нового документа с оригинала снимаются копии и распространяются согласно листу рассылки. Устаревшие и заменяемые документы изымаются и уничтожаются. Оригиналы   устаревших   и   заменяемых   документов   помечаются   «Отменен»   и   хранятся   у специалиста по качеству образования.  6.1.3   При   необходимости   внесения   изменений   в   действующие   документы,   документ проходит те же стадии, что и при разработке. На измененном документе указывается новая версия, оригинал документа заменяется новым. На изъятом оригинале ставиться отметка «Отменен» и он перемещается в архив Службы качества. Документы заменяются согласно листу   рассылки.   Заменяемые   документы   (листы)   изымаются   у   подразделений   и уничтожаются.  6.1.4 Электронные варианты всех документов СМК хранятся в Службе качества. 6.2 Внесение изменений  6.2.1   Изменения   к   ДСМК   разрабатываются   при   замене,   добавлении   или   исключении отдельных положений.  6.2.2   Разработку   изменений   проводит   ответственный   исполнитель   подразделения­ разработчика (руководитель процесса).  6.2.3 Для внесения изменения в ДСМК ответственный исполнитель оформляет изменения (Приложение 2) и проект приказа (Приложение 3).  6.2.4   При   изложении   текста   изменения   к   ДСМК   следует   указывать   номера   разделов, подразделов, пунктов, подпунктов.  6.2.5   При   дополнении   текста   ДСМК   новыми   разделами,   подразделами,   пунктами, подпунктами, приложениями или при исключении их из  текста нумерацию действующих разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, приложений изменять не допускается.  6.2.6   Вновь   введенным   пунктам,   подпунктам   и   т.п.   необходимо   присваивать   номера действующих предыдущих пунктов, подпунктов с добавлением строчной буквы русского алфавита и помещать их после действующих.  Пример:  п.3.4 а, Приложение 1а  6.2.7 В случае если пункт, подпункт вводится последним, допускается увеличить его нумерацию. ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 6.2.8   Проект   приказа   о   внесении   изменений   в   ДСК   должен   быть   согласован   с   теми   же подразделениями (должностными лицами), с которыми он был согласован при разработке документа. 6.2.9 Приказ о внесении изменений подписывается директором техникума.  6.2.10 Не позднее следующего дня после подписания приказа ответственный исполнитель передает   электронный   текст   документа   с   внесенным   в   него   изменениями   и   приказом   о внесении изменений специалисту по качеству образования. 6.2.11 Специалист по качеству образования заполняет лист регистрации изменений, вносит изменения   в   оригинал   и   обновляет   электронную   версию   ДСМК,   делает   отметки   об изменении в «Журнале регистрации документов СМК».  6.2.12   Специалист   по   качеству   образования   организует   тиражирование   изменений   в соответствии с Разделом 5 СТО­ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» и рассылку изменений пользователям ДСМК по «Листу рассылки».  6.2.13   При   получении   изменений   к   ДСМК   руководители   подразделений   осуществляют регистрацию изменений в «Листе регистрации изменений» копии ДСМК, вклеивают текст изменения к соответствующему разделу, пункту ДСМК.  6.2.14 Руководители подразделений обеспечивают ознакомление с изменениями персонала подразделений под роспись в «Листе ознакомления».  6.2.15 Копия приказа о внесении изменений хранится вместе с оригиналом ДСМК.  6.3 Аннулирование документов  6.3.1   В   случае   отмены   ДСМК   специалист   по   качеству   образования   проставляет   на титульном листе оригинала документа штамп красного цвета следующего вида: АННУЛИРОВАН Основание__________ Заменён___________ 6.3.2 В оттиске штампа указывается основание (дата и номер приказа) по которому ДСМК утратил силу. ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 6.3.3 Если взамен отмененного ДСМК введен в действие другой документ, то в оттиске штампа также указывается информация об этом документе (обозначение документа).  6.3.4 В случае отмены ДСМК специалист по качеству образования организует ознакомление руководителей подразделений­пользователей ДСМК с приказом об отмене действия ДСМК, и   организует   изъятие   рабочих   экземпляров   недействующего   документа   в   срок,   не превышающего даты введения в действие нового документа, изданного взамен отмененного.  6.3.5   Служба   качества   уничтожает   полученные   от   пользователей   экземпляры недействующего документа и оформляет акт по форме (Приложение 4).  6.3.6 Основание (дата и № приказа), по которому документ утратил силу, информация об изъятии и уничтожении зарегистрированных копий недействующего документа (№ и дата акта) заносятся в «Журнал регистрации документов СМК».  6.3.7 Электронная версия недействующего документа подлежит в день принятия решения (подписания приказа) об отмене документа.  7 УПРАВЛЕНИЕ ВНЕШНЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ  7.1 Управление внешней документацией СМК осуществляется специалистом по качеству образования.  7.2   Внешние   документы   (ГОСТ,   ГОС   и   т.п.)   проходят   проверку   на   адекватность   при планировании работ, в которых они будут использоваться. В случае наличия изменений, новые документы или исправления заказываются в уполномоченных организациях. 7.3 Оригиналы внешних документов хранятся у специалиста по качеству образования. Копии документов   передаются   в   подразделения   по   мере   необходимости   –   по   заявкам руководителей   подразделений.   Устаревшие   и   замененные   документы   изымаются   и уничтожаются.   Рассылка   и   изменения   внешних   документов   регистрируется   в   «Журнале регистрации документов СМК. ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 Стадии управления и матрица распределения ответственности и полномочий при управлении документацией СМК Должностные лица РК Директор  ИК Руководители процессов  ДП, СТО Руководители процессов  Стадии управления 1 Определение потребности в документе  2 Планирование разработки  Специалист по качеству образования  Руководители процессов  Специалист по качеству образования  ОЭ, РЭ  Руководители процессов  ОЭ, РЭ  Руководители процессов  Руководители процессов  ОЭ, РЭ  Приложение 1 ДИ, ПСП Директор,  Руководители процессов,  Руководители подразделений  Директор,  Руководители подразделений  Руководители подразделений  ОЭ, РЭ  3 Разработка, оформление  4 Определение статуса документов при разработке из числа:  5 Проверка  6 Утверждение, ввод в действие  Директор  Директор  7 Регистрация, учет  Специалист по качеству образования  Специалист по качеству образования  Директор  Руководители процессов  Специалист по качеству образования  Руководители процессов  Специалист по качеству образования  Директор  Специалист по качеству образования  Руководители процессов  Специалист по качеству образования Руководители подразделений  Директор  Руководители подразделений  Специалист по качеству образования Отдел кадров ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 ОИТИ  Специалист по качеству образования  Специалист по качеству образования – ОИТИ  Специалист по качеству образования  Специалист по качеству ОИТИ  Специалист по качеству образования  ОИТИ  Отдел кадров  Специалист по качеству образования Отдел кадров – ОЭ (ДИ)  8 Тиражирование, распределение  9.Хранение:  – место хранения  – сроки хранения  образования – ОЭ  Руководители процессов, подразделений, должностные лица – РЭ  До переиздания  Руководители процессов, подразделений  Директор  Руководители процессов  Руководители процессов  Специалист по качеству образования  Архив Службы качества  1  – ОЭ  Руководители процессов, подразделений, должностные лица ­ РЭ  До переиздания  Руководители процессов, подразделений  Директор  Руководители процессов  Руководители процессов  Специалист по качеству образования  Архив Службы качества  1  Специалист по качеству –ОЭ(ПСП)  На рабочих местах – РЭ(ПСП)  До переиздания  Руководители подразделений  Директор  Руководители подразделений  Отдел кадров  Руководители подразделений  На усмотрение руководителей подразделений  ОЭ  Руководители подразделений, должностные лица – РЭ До переиздания  10 Анализ, актуализация, внесение изменений, переутверждение 11 Отмена  Специалист по качеству образования  Директор  Директор  12 Изъятие, утилизация  Специалист по качеству образования  13 Архивирование:  ­место хранения  ­сроки хранения, лет  Специалист по качеству образования  Архив Службы качества  1 ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 Оформление изменений к документу Приложение 2 ИЗМЕНЕНИЯ №_______________  _________________________________________________________________  наименование ДСМК и его обозначение  Принято и введено в действие Приказом №___ от «___» ___________ 20__г.  Дата введения «___» ____________ 20__г. ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 Форма проекта приказа на введение ДСК в действие Государственное бюджетное профессиональное   образовательное учреждение «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Приложение 3 от «___»__________20__г.  №_____  ПРИКАЗ ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 1 «О внесении изменений  _____________________»  № изменения ДСК  Преамбула  П Р И К А З Ы В А Ю :  1 Внести в ___________________ изменение ____________ с «___»_________ 20__г.  обозначение и наименование ДСК № и наименование изменения ДСК дата  Текст изменения прилагается.  2 Установить срок введения изменения с «___»_________ 20__г.  дата  3   Специалисту   по   качеству   образования   […]   организовать   рассылку   изменений зарегистрированным пользователям согласно «Листу рассылки».  4   Руководителям   подразделений   […]   организовать   ознакомление   подчиненного   персонала   с изменениями, его внедрение и внесение изменений в учетные экземпляры ДСМК.  5 ________________________________________________________________________.  описание мероприятий, которые необходимо исполнить для введения изменений  6 Контроль за выполнение настоящего приказа возложить на ____________________.  должность, фамилия. инициалы Директор техникума Приложение 4 Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» АКТ ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 от «___»__________20__г.№_____ О списании и уничтожении недействующей ДСК На основании приказа от «__» __________ 20__г. № _________ изъяты и уничтожены Дата номер приказа следующие зарегистрированные копии недействующего ______________________________: обозначение и наименование недействующего документа Номер рабочих экземпляров Наименование подразделения­пользователя Количество экземпляров Примечание Всего внесено в акт и подлежит уничтожению _________ зарегистрированных копий.  Специалист по качеству образования ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ Порядковый номер изменений Основание (ссылка на документ, содержащий текст Дата введения изменения Изменения внёс Фамилия инициалы Подпись вносившего изменения, дата внесения ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 изменений) ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ДП управление документацией обозначение согласуемого документа ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Управление документацией СМК­ДП­ 4.2.3­03­2017 СОГЛАСОВАНО Заместитель директора по УР, представитель руководства  Заместитель директора по ВР  Заместитель директора по НМР