Создание и редактирование схем данных

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

1.     Перейти во вкладку «Работа с базами данных».

2.     Нажать на кнопку «Схема данных».

3.     Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».

4.     Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».

5.     Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

1.     Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.

2.     В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».

3.     Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

1.     Перейти во вкладку «Создание».

2.     Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».

3.     В новом окне нажмите на кнопку SQL.

4.     В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.

5.     Нажмите кнопку «Выполнить».

6.     На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

1.     Перейти во вкладку «Создание».

2.     Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».

3.     В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

4.     Кликните по кнопке «Выполнить».

5.     Откройте созданную таблицу.

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

·         для заполнения кортежа:
INSERT INTO Преподаватели
VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);

·         для редактирования записи:
UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;

·         для удаления:
DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

1.     Откройте интересующую таблицу.

2.     Перейдите во вкладку «Создание».

3.     Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Совет! Рекомендуется использовать «Разделенную форму» – кроме самого шаблона, в нижней части будет отображаться миниатюра таблицы, которая сделает процесс редактирования еще более наглядным.

4.     С помощью навигационных кнопок переходите к следующей записи и вносите изменения.

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

1.     Перейдите во вкладку «Создание».

2.     Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».

3.     Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.

4.     Добавьте необходимый уровень группировки.

5.     Выберите тип сортировки каждого из полей.

6.     Настройте вид макета для отчета.

7.     Выберите подходящий стиль оформления.

Внимание! В официальных документах допускается только стандартный стиль оформления.

8.     Просмотрите созданный отчет.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

1.     Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».

2.     Вручную расширьте интересующие столбцы.

3.     Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Совет! Рекомендуем ознакомиться со статьей: «Включаем и настраиваем проверку орфографии в Microsoft Word».

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Скачано с www.znanio.ru