Создание отчета

 Создание отчета

Располагая базой данных можно распечатать любую таблицу, запрос или форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально, так как эти инструменты не предназначены для печати. С помощью отчета мож- но получить результаты в высококачественном варианте. В Access 2010 отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать. Но в отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне и предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные до- кументы.

При создании отчета Access всегда оперирует только с одной един- ственной таблицей или запросом. Если необходимо объединить информацию

из нескольких таблиц и (или) запросов в одном отчете, то прежде следует со- брать желаемые данные в новом запросе.

Для создания отчета с помощью Мастера Отчетов:

1.   На вкладке Создание группа Отчеты выберите команду Мастер от- четов.

2.  Укажите имя таблицы или запроса, на основе которых создаете отчет.

3.  Выберите поля, данные которых будут помещены в отчет.

4.  задайте требуемый порядок сортировки полей.

5.  выберите вид макета отчета.

6.  Задайте имя отчета.

7.  Нажмите кнопку Готово.

Для создания отчета самостоятельно без помощи Мастера Отчетов:

1.    На вкладке Создание группа Отчеты выберите команду Конструк- тор отчетов.

2.  На вкладке Конструктор группа Сервис выберите команду Добавить поля.

3.   Укажите имя таблицы, на которой должен базироваться отчет и выбе- рите поля, данные которых будут отображаться в отчете.

Заголовок отчета — печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.

Верхний колонтитул — печатается вверху каждой страницы.

Заголовок группы — печатается перед обработкой первой записи группы.

Область данных — печатается каждая запись таблицы или динамиче- ского набора данных запроса

Примечание группы — печатается после обработки последней записи группы.

Нижний колонтитул — печатается внизу каждой страницы. Примеча- ние отчета — печатается в конце отчета после обработки всех записей.

Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Access 2010 должна "знать" все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Ac- cess получает от операционной системы. Соответственно, принтер в системе должен быть установлен.

Скачано с www.znanio.ru