Создание сложных документов слиянием данных различных типов

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ ПО ИНФОРМАТИКЕ В СПО

Тема:

 Создание сложных документов слиянием данных различных типов

Цель работы: научиться использовать операцию слияния в среде текстового процессора MS WORD

Краткая теория.

Слияние относится к процессам, ускоряющим создание серии однотипных документов, содержащих блоки постоянной информации  и уникальные элементы. С помощью слияния можно создать следующие документы:

1.                  Комплект конвертов, где обратные адреса одинаковы (постоянны), а адреса получателя уникальны.

2.                  Сообщения электронной почты или список рассылки электронной почты. Основное содержание всех сообщений или рассылок является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, имя, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию -это уникальная информация.

3.                  Рассылкабумажных писем-уведомлений, открыток или  пригласительных на какое – либо мероприятие и т. д.

Можно указанный перечень документов создать вручную и потратить на это много времени. А можно воспользоваться средством автоматизации создания серии однотипных документов – слиянием. Для этого создаём один документ, содержащий одинаковую (постоянную) информацию для всех экземпляров документов, а уникальную информацию для каждого экземпляра оформляем в этом же документе в виде полей (полей слияния). Этот документ будем называть  основным документом.Процесс слиянияпредполагает наличие ещё одного документа – источника данных для заполнения уникальных элементов основного документа. Таким образом, слияние– это объединение информацииОсновного документа с Источником данных. В результате слияния получаем новый документ, который назовём Составной документ.

Текстовый процессор  MS WORD имеет ряд вкладок, среди которых и вкладка   Рассылки, где сосредоточены все операции по слиянию.

Введём некоторые определения, используемые в практическом задании.

Основной документ — документ, содержащий постоянные  данные, например: обратный адрес или текст письма и поля слияния.

Источник данных — файл, содержащий уникальные сведения, предназначенные для  вставки в поля слияния основного документа. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии.

Поле слияния- поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить уникальные данные из источника данных.

Составной документ — документ, полученный в результате слияния основного документа с данными из источника данных.

Процесс слияния можно разделить на ряд укрупнённых этапов:

• создание Основного документа и Источника данных,
• подключение к Основному документу Источника данных,
• размещение вОсновном документеполей слияния,
• выполнение слияния и сохранение полученногоСоставного документа или же вывод на печать результатов слияния.

Задание:

1. Создайте в папке MS Word  папки Документы папки Яндекс.  Диск папку с именем Слияние.
2. Создайте основной документ в текстовом процессоре MS Word. Примерная форма основного документа представлена ниже.

3. Сохраните документ в папке Слияниепод именем Сертификат.

4. Создайте источник данных. Источник данных можно создавать в среде MS Word, MS Excel или MS Access, MS Outlookи т. д.. В нашем случае,  это будет файл MS Excelсо списками сотрудников компании.

5. Откройте табличный процессор  MS Excel, создайте таблицу следующего вида:

6. Сохраните таблицу  в папке Слияниепод именем Владельцы.

7. Перейдите в документ Сертификат(основной документ).

8.                  Подключите источник данных к основному документу. Для этого в файле Сертификатперейдите во вкладку Рассылки. Большинство элементов вкладки будут недоступны. Нажмите кнопкуВыбрать получателей и выберите команду Использовать существующий список.

9.                  В окнеВыбор источника  данных найдите файл источника данных (Владельцы). Далее дважды щелкните по значку файла источника данных(Владельцы) или выделите его и  нажмите кнопкуОткрыть.

10.              В появившемся окнеВыделить таблицу выберите таблицу, из которой будут извлекаться данные для слияния. Этим шагом заканчивается процесс подключения источника данных к основному документу. Обратите внимание, что после подключения, стали  доступны элементы вкладкиРассылки.

11.              Вставьте поля слияния  в основной документ. Для этого: установите курсор в место основного документа, куда требуется вставить поле слияния, щелкните по стрелке кнопкиВставить поле слияния и выберите из списка вставляемое поле.

12.              Таким же образом вставьте в  основной документ все необходимые поля слияния.

13.              Кроме полей слияния можно  вставить в документ другие поля Word. Так, с помощью кнопки Правиламожно вставить поле MERGEREC, в котором будет отображаться  номер текущей записи данных. В нашем примере в поле MERGEREC, размещённом после фразы «Подарочный сертификат №» будет автоматически генерироваться номер сертификата.

14.              Основной документ готов к слиянию. Для удобства просмотра документа можно затенить поля слияния (кнопкаВыделить поля слияния). Вместо наименований полей можно отобразить их значения (кнопка Просмотр результатов). Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись и полемПерейти к записиможно провести предварительный просмотр результата  объединения документов.

15.              Выполните затенение полей и предварительный просмотр составного документа.

16.              Отмените выделение полей слияния.

17.              Выполните слияние в новый документ. Для этого: нажмите кнопкуНайти и объединить и выберите команду Изменить отдельные документы

18.              В окне Составные новые      документы выберите записи источника данных, которые следует      использовать для слияния. ВыбираемВсе.

19.              Результатом слияния будет новый      документ, который содержит текст основного документа со вставленными      значениями полей из источника данных. Текст основного документа      повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый      фрагмент документа заканчивается разрывом раздела.

20.              Полученный документ можно  напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.

21.              Сохраните составной документ в  папке Слияниепод именем Пакет.

22.              Закройте текстовый процессор MS WORD.

Контрольные вопросы:

а)      Как использование процедуры слияния влияет на эффективность работы сотрудника офиса

б)      Дайте определение основного документа и приведите примеры таких документов

в)      Найдите форму документа из своей будущей профессиональной деятельности, которую можно идентифицировать, как основной документ, обоснуйте свой выбор

г)      Дайте определения источника данных

д)      Какие варианты сред, в которых создаются основные документы и источники данных, вы знаете

е)      Дайте определение поля слияния. В какой форме вставляются поля слияния в основной документ (посредством какого механизма)

ж)    Какие инструменты слияния в MS Word вы знаете

з)      Основные требования к источнику данных, созданному в MS Word, MS Excel и других средах

и)     Дайте характеристику полей, размещённых в списке «Правила»

к)      Верно ли утверждение, что MS Word создает копию основного документа для каждой записи источника данных

л)