«Создание таблиц баз данных»

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ДЛЯ СТУДЕНТА по выполнению практической работы по дисциплине  « Информационные технологии в профессиональной деятельности» «Создание таблиц баз данных» Специальность «Сестринское дело» Преподаватель Дроздова  Я.А. Цели:  Изучить интерфейс программы  Microsoft Access, объекты программы и основные  режимы работы.  Создать таблицы базы данных ,назначить ключевые поля  Задать свойства, заполнить таблицы данными. СПРАВОЧНЫЙ  МАТЕРИАЛ: С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД).  СУБД  ­это   комплекс   программных   средств,   предназначенных   для   создания структуры   новой   базы,   наполнения   ее   содержанием,   редактирования   содержимого   и визуализации   информации   (отбор   отображаемых   данных   в   соответствии   с   заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода). Microsoft Access ­ система управления базами данных является реляционной СУБД для операционной системы Microsoft Windows. В реляционной СУБД хранятся данные, между которыми установлены связи. В MS Access предусмотрены все необходимые средства для хранения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.  Основными объектами базы данных являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Таблицы  –   это   основные   объекты   базы   данных.   В   таблицах   хранятся   все   данные, имеющиеся в базе, и структура базы (поля, их типы и свойства). Формы  – это средства для ввода данных. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать.  Запросы  –   это   объекты,   которые   служат   для   извлечения   данных   из   таблиц   и предоставления их пользователю в удобном виде.  Отчеты − это объекты базы данных, представляющие информацию в виде, удобном для её восприятия и анализа пользователями. Отчеты предназначены для вывода данных на экран или на печатающее устройство (принтер).  Макросы  и   модули   –   эти   категории   объектов   предназначены   как   для   автоматизации повторяющихся операций при работе с системой управления базами данных, так и для создания новых функций путем программирования.  ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ: 1. Создать таблицы базы данных, в соответствии с составленной структурой 2. Назначить в каждой таблице ключевое поле, поле связывания. 3. Задать свойства полей. 2 4. Связать таблицы 5. Заполнить таблицы данными по заданию. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ: Создание базы данных начинается с открытия файла, к котором она будет храниться. Для этого в MS Access нужно произвести следующие действия: выполнить команду  Файл  → →   Новая БД ; «ЛПУ»   ).  (название «персонального» ЛПУ    в файловом окне указать путь и имя файла    →  Создать БД  После этого на экране откроется основное окно с заголовком «ЛПУ» • построение структур таблиц; • ввод данных в таблицы. Сначала   надо   описать   структуры   таблиц.   Следует   начать   с   таблиц,   которые создаются на первом, подготовительном этапе работы приемной комиссии. Главной здесь является таблица «ПАЦИЕНТЫ». Описать  структуру  таблицы — значит указать имена всех полей, а также тип и свойства каждого поля; назначить главный ключ  (первичный ключ).  В  режиме Таблица  → Создать. Из списка предлагаемых способов создания таблицы надо выполнить команду  следует выбрать   → Конструктор.  На экране откроется окно конструктора таблиц. На рис. 6 показано заполненное окно конструктора для таблицы «Факультеты». Рис. 1. Конструктор таблиц. Имена полей указываются в графе  «Имя поля»,  соответствующие им типы — в графе «Типы данных». Графу «Описание» заполнять не обязательно. В нижней половине окна конструктора присутствует таблица  «Свойства поля».  В ней указываются размер поля, формат поля и некоторые другие свойства. Смысл каждого параметра поясняется комментирующим текстом. Кроме того, всегда можно обратиться к справочнику, нажав на клавишу  F1.   На   рис.   6   отражены   свойства   поля  «Факультет».  Основным   свойством текстового   поля   является   его   длина.   Предельное  значение   длины   —   255  символов.   В данном случае выбрана длина 30. С одной стороны, длину текстового поля нужно задавать такой, чтобы в него поместилось любое возможное значение этого поля, с другой стороны, нужно помнить, что лишняя длина — это расход памяти компьютера, которая конечна. 3 Для   поля   КОД_Пациента   указан   тип   ­  счетчик.   Такой   тип   счетчика   удобно использовать как первичный ключ таблицы. Значениями этого поля будут числа. Числовой тип присваивают тем полям, со значениями которых возможны в дальнейшем какие­то вы­ числительные   действия,   полям,   обозначающим   размерные   величины.  Над   кодом специальности (КОД_СПЕЦ) не имеет смысла выполнять вычисления, поэтому его можно определить   как   –  счетчик.   Все   остальные   поля   имеют  текстовый   тип  и   длину   30 символов. Выбор   главного   ключа  производится   следующим   образом: устанавливается на ключевое поле «КОД_ФК» и выполняется команда  Правка  вое поле.    указатель →  Ключе ­ В дальнейшем информацию о структуре  каждой  таблицы будем представлять в табличной форме. На примере таблицы «ФАКУЛЬТЕТЫ» она выглядит так:  Структура таблицы «ФАКУЛЬТЕТЫ» Имя поля Тип поля КОД_ПАЦИЕНТА Счетчик Паспорт Фамилия Имя Отчество Дата рождения Текстовый Текстовый Текстовый Текстовый Дата Длина (формат) Длинное целое 30 30 30 Текстовый Далее с помощью конструктора описывается структура таблицы «ЛЕЧЕНИЕ». Структура таблицы «ЛЕЧЕНИЕ»: Имя поля Код_лечения Паспорт Дата процедуры Назначение Тип поля Счетчик Текстовый Дата Текстовый Длина (формат) Длинное целое 12 Полный формат 30 После выполненных действий на вкладке  «Таблицы»  окна базы данных появятся названия созданных таблиц: «ПАЦИЕНТЫ» и «ЛЕЧЕНИЕ». Ввод данных в таблицы. Теперь   организуется   ввод   данных   в   эти   таблицы.   Вводить   данные   можно непосредственно в бланк таблицы или в режиме формы(см.Практическую работу № 3).  Чтобы  начать ввод  данных  в таблицу «ПАЦИЕНТЫ» необходимо вывести  ее на экран : щелкнуть мышью по ее имени на закладке «Таблицы» и выполнить команду → Открыть. Открытую таблицу можно просматривать, редактировать, можно добавлять в нее новые записи.  4 Рис. 2. Таблица «ПАЦИЕНТЫ» в MS Access до ввода данных. Для связывания таблиц надо: 1. Заполнить таблицу «ПАЦИЕНТЫ» 2. Открыть  незаполненную таблицу «ЛЕЧЕНИЕ» в режиме «конструктор» 3. В поле связывания выбрать тип «Мастер подстановок» 4. В открывшемся окне диалога выбрать пункт   объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса .Нажать кнопку «Далее» 5. В следующем окне диалога из списка выбрать таблицу для связывания.  Нажать кнопку «Далее» 5 6. Перенести   поля   для   просмотра   в   таблице   «ПАЦИЕНТЫ».  Нажать   кнопку «Далее» 7. В   следующем   окне   диалога   выберите   сортировку(порядок   расположения записей). Нажать кнопку «Далее» 6 В результате на поле окна «Схема данных» появятся образы двух таблиц.  После связывания таблиц  следует заполнять таблицу «ЛЕЧЕНИЕ».  ЛИТЕРАТУРА 1. Н.Д. Угринович. Информатика – 9. 2. Информатика. Задачник­практикум в 2 т. / Под ред. И.Г. Семакина, Е.К. Хеннера.  Том 2. 3. С.М.Авдошин и др.Информатика: ГИА: Учебно­справочные материалы для 9  класса. 7