Способы и технологии создания запросов и отчетов в MS Access. Критерии отбора информации

Способы и технологии создания запросов и отчетов в MS Access. Критерии отбора информации. Средствами MS Access возможно построить несколько типов запросов: простой запрос (запрос-выборка), перекрестный запрос, повторяющиеся значения, записи без подчиненных.

Простой запрос позволяет отобразить определенные поля из нескольких таблиц или запросов.

Перекрестный запрос производит вычисления (сумма, среднее) и выводит данные в компактном формате, подобному формату электронной таблицы.

Повторяющиеся значения – это поиск одинаковых записей в одной таблице или запросе.

Записи без подчиненных – создание запроса на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице.

Запросы могут быть построены с помощью Мастера запросов или в режиме Конструктора.

Независимо от того, какой из способов используется, при создании простого запроса необходимо выполнять следующие требования:

1)  Указать, какие поля и из каких таблиц (источник данных) будут включены в запрос. Таблицы должны быт связаны межу собой.

2)  Описать вычисляемые поля, т. е. те поля, которые будут содержать результат вычислений данных из имеющихся полей (например, средний балл успеваемости студента по результатам сдачи экзаменов).

3)  Описать все выполняемые над записями таблиц групповые операции. Под групповыми операциями понимается объединение записей (строк) по одному полю (столбцу) с одинаковым значением (например, объединить в группу  всех  студентов,  получивших  на  экзамене  по  истории  оценку  ―10‖,  и подсчитать их средний балл по остальным предметам).

4)  Указать условие отбора. Под условием отбора понимается логическое выражение, позволяющее отбирать только те записи (строки), которые удовлетворяют поставленному в выражении условию (например, вывести список студентов, которые не ликвидировали задолженности до 1 июня). Изменить условия отбора в запросе можно, добавив в него функцию, выражение. Кроме того, с помощью условий можно настроить запрос таким образом, чтобы перед его выполнением у пользователя запрашивались необходимые данные (параметрический запрос).

Полученные запросы можно использовать как источник данных для форм, отчетов и других запросов.

MS Access предоставляет различные способы создания отчетов (Мастер отчетов, Конструктор отчетов, Простой отчет, Отчет). Эти средства позволяют создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц или запросов. Любой вид отчета позволяет:

проводить сложное оформление и представлять данные в удобной

форме;

группировать   записи,    проводить   вычисления    (итоговое,   среднее

значение, проценты);

включать графические объекты, например, графики и диаграммы.

Технология построения отчетов аналогична технологии построения запросов.

В MS Access макет отчета разбит на несколько разделов.

Заголовок отчета печатается один раз в начале отчета и может содержать: логотип компании, название отчета, дату/время. Если заголовок включает какой-либо вычисляемый элемент управления, например, функцию суммирования, то сумма рассчитывается для данных всего отчета.

Верхний колонтитул выводится на печать вверху каждой страницы отчета. Его можно использовать, если необходимо повторять название отчета на каждой страницы, набирать заголовки столбцов данных.

Заголовок группы печатается перед каждой новой группой записей (группа – это записи, которые объединены по какому-либо общему признаку). Раздел может содержать название группы, вычисляемый элемент управления, который рассчитываться только для группы. В отчете может быть несколько разделов заголовков групп в зависимости от количества уровней группировки.

Область данных печатается один раз для каждой строки данных из источника записей (таблиц, запросов). В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

Примечание группы выводится на печать в конце каждой группы записей. Включает обобщенные сведения о группе. В зависимости от количества уровней группировки также может быть несколько примечаний группы.

Нижний колонтитул располагается внизу страницы и используется для нумерации страниц, печати любой постраничной информации.

Примечание отчета печатается один раз в конце отчета. Раздел применяется для отображения итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Вычисляемые элементы управления – элементы управления, для которых источником данных является выражение, а не поле. Выражение включает операторы, например, = и +, имена других элементов управления, имена полей, функции и константы. В выражение можно включать данные из таблиц или запросов, а также из другого элемента управления в отчете.