О перечне и содержании характеристик  справочных правовых систем и комплексов (СПС) , позволяющих осуществлять их оценку и выбор.

По мере развития и совершенствования СПС, все более возрастали требования пользователей к возможностям таких систем (по объему и составу обрабатываемых документов, по удобству работы и предлагаемому сервису, по оперативности и качеству обработки информационных материалов и т.д.).

В свою очередь, разработчики СПС, идя на встречу этим требованиям, старались изменить и дополнить те или другие характеристики и параметры этих систем.

Необходимо отметить, что любая разрабатываемая или модернизируемая система, находясь в реальных рабочих условиях фирмы или офиса, должна удовлетворять не только требованиям потенциальных пользователей, но и требованиям окружающей среды (например, требованиям соответствия системы уровню развития информационных технологий, складывающейся в стране и регионе  экономической, правовой и кадровой обстановки) и других факторов.

В общих чертах, взаимосвязь требований, предъявляемых к СПС, и их параметров и характеристик, показана на рисунке 1.

Перечень параметров и характеристик СПС  взят из [1].

Рис.1.

Для  правильного выбора СПС необходимо выявить перечень их параметров и характеристик, наиболее существенных для оценки и сравнения таких систем.

 Причем, по мере развития СПС, меняются и подходы к их оценке:  так, например, многие  показатели СПС приобрели «качественный» характер взамен «количественного».

Давайте рассмотрим каждую из этих характеристик и параметров несколько подробней.

Полнота информации в  системе (СПС)

Под ней понимается наличие в системе практически всех документов, необходимых в повседневной деятельности данному пользователю. Таким образом, полнота – понятие субъективное и относительное, и ставить вопрос «Все ли документы есть в системе?» некорректно. Очевидно, что полноту информации, находящейся в системе, следует оценивать не с точки зрения абсолютного числа находящихся в ней документов, а с точки зрения пользователя: «Может ли данная  система показать мне необходимый документ?».

Для более объективной оценки полноты информации, находящейся в системе, можно использовать отношение количества включенных в систему нормативных актов к числу реально существующих. Проблема состоит в том, как практически определить реальное количество правовых актов, принимаемых сегодня в различных органах власти?

Когда речь идет о количестве документов, то следует учитывать и разночтения относительно того, что считать "документом". Например, приложения к нормативному акту или разные редакции закона могут считаться отдельными документами. Часто под документами понимают газетные статьи, комментарии, консультации специалистов, документы местных органов власти. Таким образом, конкретное число документов в системе может выступать в качестве параметра СПС, но при этом важно, чтобы подавляющее большинство пользователей получало те документы, которые им необходимы.

Достоверность документов

Достоверность документов - это соответствие текста документа, включенного в систему, оригинальному тексту документа. Критерием достоверности и аутентичности  является  степень надежности источника получения оригинала документа (источником может быть ведомство, принявшее документ) и степень соответствия информации в системе оригиналу документа. Необходимо отметить, что для правовой информации оригиналом служит официальный экземпляр правового акта или его официальная либо неофициальная публикация в печатных изданиях. Оценка такого важного свойства системы, как достоверность и аутентичность документов  является достаточно сложной  задачей.

Уровень юридической обработка документов

Под юридической обработкой документов понимается совокупность юридических, информационных и технологических процедур по:

-         Определению места документа в системе Российского законодательства (классификация, действие во времени и пространстве и т.д.).

-         Выявлению взаимосвязей между документами и фиксация этих связей при помощи специальных средств (гиперссылки, создание редакций документов и т.п.).

Уровень информационных технологий, реализованный в системе

Под этим уровнем понимается соответствие программной оболочки СПС современному уровню разработки программных продуктов и требованиям операционных систем. Так, например, практически все современные СПС совместимы и позволяют вести совместную работу с такими приложениями MS OFFICE как MS WORD.

Уровень сервиса при работе с системой

Уровень сервиса, который может получить пользователь при работе с системой, складывается из:

1.     Удобства в работе c программной оболочкой системы.

Так, особенно в последние годы, интерфейс прикладных программ (и правовых, в частности) стал все более и более подчиняться стандартам (например, стандартам интерфейса фирмы Microsoft). Это обстоятельство выгодно и разработчику и пользователю. Для пользователя удобно привыкнуть один раз к стандартным интерфейсным решениям для того, чтобы избежать проблем, связанных с привыканием к нестандартному интерфейсу.

Удобство в работе создает и наличие качественного руководства пользователя, а также аппарата помощи и подсказок. О реализации систем помощи и справок в современных СПС разговор отдельный.

Возможность работы с СПС в сети давно уже стала ее необходимым атрибутом. Об удобствах для пользователя, которые он может получить, работая с сетевой версией СПС, лучше всего говорить на примере конкретной СПС .

2.     Сервисного обслуживания, поддержки и сопровождения, предоставляемого фирмой-разработчиком системы пользователю.

В сервисное обслуживание, поддержку и сопровождение СПС, поставленную пользователю может входить:

-  периодическое обновление и корректировка информационных баз системы пользователя;

-  организация "горячей линии" (для ответов на вопросы пользователя);

-  обучение пользователя приемам работы с системой и др.

-  информационное обеспечение (буклеты, пособия, материалы конкурсов и т.п.)

Стоимость 

Стоимость  системы и услуг по ее сопровождению.

Могут быть и другие параметры и характеристики, например, такие как: стабильность фирмы-разработчика системы или возможности СПС по организации процедуры поиска, работы со списками найденных документов и с текстом документа.

Общий подход к оценке возможностей и эффективности таких систем и комплексов представляется следующим:

1)      На первом этапе определяется перечень показателей и критериев (комплексных показателей) оценки СПС, с указанием веса каждого показателя или критерия в процентах. Сумма весов всех показателей и критериев составляет 100%.

2)      На втором этапе все показатели разделяются на группы или разделы,

причем, каждому разделу присваивается свой вес, выражающий важность раздела относительно других разделов показателей оценки СПС. Все показатели и критерии заносятся в таблицу (смотрите, например, Таблицу 1.1).

Таблица 1.1.

3)      Определяются обобщенные критерии оценки варианта той или другой СПС, с привлечением специалистов (экспертов) и методов экспертного опроса.

Читателю, не являющемуся специалистом в данной области, такой подход при выборе СПС вряд ли будет интересен и полезен.

Исходя из этого, предлагается более простой, "бытовой" подход при выборе и оценке таких систем и комплексов.

В основу такого подхода может быть положен следующий тест, который Вы применяете, например, при приходе в Ваш офис представителя фирмы - разработчика СПС, с предложением купить ту или другую систему подобного типа.

1.     Стоимость системы и устраивающего Вас, варианта ее сопровождения.

2.     Полнота и качество информации в системе:

·        Попросите представителя фирмы - разработчика системы на 2х-3х конкретных примерах, представляющих для вас практический интерес, продемонстрировать возможности по поиску необходимых документов и работе с их содержанием.

·        Посмотрите, как поступает система с документами, срок действия которых истек.

·        Для более точной оценки поисковых возможностей системы, попросите представителя  фирмы - разработчика один и тот же документ найти с использованием разных процедур поиска и обратите внимание на оперативность и качество этих процедур поиска.

3.     Удобства в работе c программной оболочкой системы. Убедитесь в том, что интерфейс программной оболочки соответствует стандартам фирмы MS и позволяет вести совместную работу правовой системы с такими приложениями как MS Word  и  MS Excel.

Особое внимание следует обратить на возможности системы, связанные с возможностями ее справочной системы и инструкции по работе пользователя.

4.       Уровень сервисного обслуживания, поддержки и сопровождения, предоставляемого фирмой-разработчиком системы пользователю. Оцените весь спектр услуг, которые Вам готова оказать  фирма - разработчик предлагаемой системы.

5.       Соответствие поисковых и сервисных возможностей  СПС привычкам и методам работы пользователя. Очень часто, этот пункт можно поставить на одно из первых мест: ибо, если , например, бухгалтеру данная система не подходит прежде всего потому, что ему(ей) неудобно с ней работать, то , собственно, о чем дальше говорить.

ЛИТЕРАТУРА

1.Н.П. Морозов, С. Б. Чернокнижный. Справочные правовые системы. СПб., ВЕСЬ. 2003.