Технологические особенности организации событийных мероприятий

Технологические особенности организации событийных мероприятий

Н.Л. Кондрашина,

ЦРТДЮ города Кирова, методист

Любое event - мероприятие является формой социально – культурной деятельности, соответственно, в процессе его разработки актуально использование такой технологии, как социально – культурное проектирование, выделим основные этапы разработки и реализации проекта:

-                   определение аудитории, на которую направлен проект. Аудитория может быть определена по социально – биологическому, психологическому, профессиональному и другим признакам (пол, возраст, ценностные ориентации, уровень социальной адаптации и пр.);

-                   характеристика социокультурных проблем аудитории. Этот этап очень важен для грамотной постановки целей и задач и включает в себя определение ситуационных и системных противоречий, решение которых лежит в области социально – культурной деятельности;

-                   постановка целей, как представления идеальной модели решения определенных проблем аудитории, и определение задач, как последовательных этапов достижения поставленной цели;

-                   определение формы реализации проекта (концерт, конкурс, фестиваль, клуб, ивент, тур, спортивный праздник и т.п.);

-                   разработка содержания деятельности, которое включает в себя: определение направлений деятельности, её содержания, базы реализации, исполнителей и сроков и пр.;

-                   расчет бюджета, в том числе затраты на все основные и сопутствующие затраты на проект;

-                   определение источников финансирования проекта (бюджетные средства, спонсорская помощь, средства, полученные от коммерческой деятельности и т.п.) [1].

Такая последовательность научно обоснована и технологически обусловлена для достижения максимального эффекта от реализации такого проекта, как event.

Достичь необходимой эффективности такого проекта, как event - мероприятие, можно только при соблюдении целого ряда условий, как-то: оригинальность идеи, подбор оптимальных форм, методов и средств донесения ее до целевой аудитории, четко спланированных и согласованных действий всех участников. Системообразующим фактором здесь является цель. Опираясь на теоретические исследования и личный профессиональный опыт, можно представить основные элементы технологической системы управления событийным мероприятием.

Основные элементы системы управления событийным мероприятием

Целеполагание является важнейшей частью процесса подготовки любого event - мероприятия и включает в себя определение и постановку конкретной, прогнозируемой и диагностируемой цели или целей, как идеального образа проектируемой (разрабатываемой) программы. Наличие цели обеспечивает возможность постановки основных задач и анализа эффективности программы в целом.

Финансирование event - мероприятия, включает в себя весь комплекс расходов и их источников на проведение программы, в том числе прямые расходы (оборудование инвентарь, декорации, призы, оплата труда, печатная продукция, фото и видеосъемка и пр.), а также дополнительные организационные расходы (доставка оборудования, переговоры с поставщиками и участниками, организация освещения, информационные письма и пр.). Однако, всегда следует помнить, что затраты не должны превышать желательный эффект от мероприятия.

Планирование определяет процесс подготовки и event - мероприятия и его этапов. В частности, план разрабатывается так, чтобы было четкое его соответствие целям и задачам, были исключены все спорные моменты и вопросы в отношении качества и сроков исполнения собственно мероприятия, а также каждого из его подготовительных этапов.

Кадровое обеспечение является крайне важным моментом для достижения целей. Достаточное количество и высокий профессиональный уровень специалистов, зачастую, играют главную роль в успешном проведении мероприятия и превращении его в настоящее событие для аудитории[2].

Не менее важным элементом event - мероприятия является коммуникация, в том числе анонс, реклама, освещение в СМИ и PR планируемого event - мероприятия, которые должны обеспечить общественный резонанс и необходимый отклик у потенциальной аудитории. По этой причине организация event - мероприятия должна включать четкий и регламентированный план коммуникационного, информационного и общественного эффекта от проведения мероприятия[3].

С точки зрения основания к разработке event - мероприятия, этот процесс предстает в одном из таких вариантов как:

-                   специалисты – организаторы разрабатывают свою концепцию и планируют мероприятие, опираясь на собственные творческие идеи. Они прогнозируют предполагаемых участников, изучают целевую аудиторию, ищут спонсоров и т.п.;

-                   специалистами – организаторами в соответствии с пожеланиями и требованиями заказчика формируется концепция event - мероприятия. Заказчик лично финансирует его, поскольку благодаря event он получает возможность достичь определенных целей и необходимого эффекта посредством проведения уникального мероприятия;

-                   сам заказчик разрабатывает концепцию события, а потом выбирает творческую группу (подрядчика) для реализации задуманного.

В любом из этих вариантов технологический процесс подготовки и проведения мероприятия имеет логичную структуру, как систему последовательных действий, ведущих к достижению цели[4].

-                   разработки программы;

-                   характеристика планируемой и потенциальной аудитории;

-                   участники мероприятия, его спонсоры, волонтеры, заказчики и пр.;

-                   индивидуальные цели участников мероприятия по итогам его проведения (аудитории, заказчиков, спонсоров, партнеров и пр.);

-                   уникальность и оригинальность замысла, а также творческий подход к его практическому воплощению;

-                   разграничение как от подобных анимационных мероприятий, а также дистанцирование от концептуальных, художественно - творческих характеристик, форм, методов, средств и технологий других подобных анимационных программ;

-                   время и место проведения анимационной программы относительно других мероприятий;

-                   наличие необходимых и достаточных человеческих, материальных, технических, финансовых, организационных и других ресурсов.[5]

Эти факторы необходимо учитывать уже в процессе подготовки event - мероприятия.

В процессе планирования и разработки актуальны такие технологии как «мозговой штурм», метод брейнрайтинг «635» и другие приёмы решения задач и генерации творческих идей.

Оценка востребованности event - мероприятия проводится посредством анализа социально – культурных проблем аудитории, опросов, фокус-групп и т.п., что способствует получению достоверных сведений об интересах целевой аудитории. М. Сондер в своей работе по организации событийных мероприятий дает совет, который полностью применим для подготовки анимационной программы: «планируя мероприятие, организаторы должны оценить не только ожидаемые действия от пришедшей аудитории, но и то, что эта аудитория в действительности будет делать во время мероприятия».[6]

Здесь речь идет обо всех аспектах, относящихся к проведению event - мероприятия. К примеру, организаторам важно сделать так, чтобы каждому из его участников и зрителей нашлось комфортное место, соответствующее его интересам и потребностям, т.е. еще на этапе разработки программы организаторам важна проработка размещения идентификаторов собственно анимации, определенного зонирования пространства на территории проведения, специализированных «артефактов», элементов декораций и прочее, а также конкретную программу запланированных действий. В роли особенно эффективных идентификаторов, включая отдельные этапы event - мероприятия, могут стать реплики ведущих, символика события, музыка, конкурсы, элементы внутреннего и внешнего оформления, декорации, видеоряд и др.

Event-индустрия имеет ряд специфических особенностей, которые обусловлены необходимостью соблюдения баланса возможностей проведения мероприятия, и необходимостью его превращения в уникальное событие.

Управление должно исходить из того факта, что при ограниченных ресурсах и временных рамках, а также строгих требованиях к качеству и соблюдению технических условий необходимо организовать и провести мероприятие в четком соответствии с его целями и задачами.

Здесь важно обратить внимание на то, что, эффективность достижения целей требует работы с индивидуальными решениями, субъективными восприятиями и психологическим эффектом, чем на финансовых показателях и технических приемах и средствах. По этой причине в event-индустрии расширяется применение методологических форм в процессе организации и управления мероприятиями.

В event - менеджменте проект является организацией и проведением мероприятия, как совокупности специализированных задач, обусловленных достижением поставленной цели, имеющей уникальный и неповторимый характер. На подготовительном этапе, технология event – менеджмента эффективна в комбинации с технологиями управления проектами.

На этом основании, подготовка event - мероприятия, начинается с исследования и разработки проекта, и непременно должна учитывать такие факторы как:

-                   планы организаций и частных лиц – партнеров;

-                    участников мероприятия и его спонсоров, волонтеров и пр.;

-                   индивидуальные особенности целей партнеров, спонсоров и участников мероприятия по итогам его проведения.

-                   Оригинальность идеи, которая должна отличаться творческим подходом к ее воплощению на практике. Дистанционное отстраивание как от аналогичных событий в данной сфере, так и от концепций, визуально-смысловых характеристик и методов воплощения события на аналогичных мероприятиях, проводимых другими организаторами. Временные параметры события и сроки его реализации во взаимосвязи с проводимыми одновременно мероприятиями, целевой аудиторией, погодными условиями, социально-экономической обстановкой и т.п. Качественные и количественные характеристики человеческих, материальных, технических, финансовых, организационных и других ресурсов, которые имеются в наличии. На стадии исследования при подготовке к проведению мероприятия организаторы должны проработать каждый из указанных факторов. На стадии планирования события часто применяются методы мозгового штурма, метод «635» и иные аналогичные приемы генерации идей, способов решения, стоящих перед организаторами события вопросов, что способствует получению максимально возможного числа творческих идей для решения отдельных задач при организации события.

Оценку востребованности планируемых мероприятий проводят, исследуя методы опросов, фокус-групп и т.п. Это позволяет получать достоверные сведения об интересах целевой аудитории. «Планируя мероприятие, организаторы должны оценить не только ожидаемые действия от пришедшей аудитории, но и то, что эта аудитория в действительности будет делать во время мероприятия»[7]. Здесь речь идет обо всех аспектах, относящихся к проведению мероприятия. К примеру, организаторам важно сделать так, чтобы каждому из его участников нашлось комфортное место, соответствующее его интересам и потребностям. Т.е. еще на этапе разработки мероприятия организаторам важна проработка размещения идентификаторов собственно события, определенного зонирования пространства на территории проведения, специализированных обозначений и конкретную программу запланированных действий. В роли особенно эффективных идентификаторов, включая отдельные этапы события, могут стать реплики ведущих, символика события, музыка, конкурсы, элементы внутреннего и внешнего оформления, декорации, видеоряд и др.

Таким образом, технологический процесс организации и проведения event - мероприятия представляет собой систему последовательных действий по достижению поставленной организаторами целей и включает в себя определение его концептуальной основы, постановки целей и задач, формирование ресурсной базы, определения форм, методов и средств организации и проведения, его маркетинга и PR, процесса управления в процессе проведения, а также последующей аналитической работы, включая определение критериев и показателей эффективности. Такой подход можно считать универсальным, однако каждая аудитория имеет свои отличия, обусловленные их профессиональными, социобиологическими, психофизическими и другими особенностями.

Соответственно, технологический процесс организации и проведения event – мероприятия включает в себя определение его концептуальной основы, постановки целей и задач, формирование ресурсной базы, определения форм, методов и средств организации и проведения, его маркетинга и PR, процесса управления в процессе проведения, а также последующей аналитической работы.

Скачано с www.znanio.ru