Тема. Аудит учета денежных средств и операций в валюте

Тема. Аудит учета денежных средств и операций в валюте

Лекция № 1

План

1.      Задачи аудита операций с денежными средствами

2. Нормативная база и источники проведения аудита операций с денежными средствами

3. Методика проведения аудита кассовых операций

4. Типовые ошибки, выявленные в ходе проведения аудита

Литература: [7], с.88-102

1. Задачи аудита операций с денежными средствами

Важной составляющей аудиторской проверки финансово-хозяйственного состояния предприятия является аудит денежных средств, который проводится по следующим направлениям: аудит кассовых операций; аудит операций на текущем счете, аудит операций на валютном и других счетах в банках. Исследуя эти направления, можно сделать вывод о целесообразности и эффективности использования денежных средств клиентом.

В процессе аудита операций с денежными средствами необходимо решить следующие основные задачи:

- ознакомиться с условиями хранения наличных денег и других денежных документов в кассе;

- изучить фактический порядок документального оформления операций по поступлению и выбытию денежных средств, ведение кассовой книги и книги регистрации денежных документов, учета кассовых операций;

- установить законность и достоверность операций по поступлению и списанию средств с банковских счетов и правильность их отражения.

Освоение методики аудита кассовых операций является важным, исходя из следующих причин: денежные средства являются наиболее ликвидными и быстро реализуются активами клиента, они носят массовый и распространенный характер, движение наличных происходит через кассовые операции, поэтому во время аудита они исследуются сплошным методом. Особое внимание уделяется вопросу обеспечения сохранности денег и соблюдения кассовой дисциплины.

2. Нормативная база и источники проведения аудита операций с денежными средствами

В процессе аудиторской проверки необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:

- Положением "О ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным Постановлением Правления НБУ № 72 от 19.02.2001 г.

- Законом Украины "Про бухгалтерский учет и финансовую отчетность в Украине" от 16.07.1999 г.

- Приказом Минфина Украины №291 "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета и инструкции о его применении" от 30 ноября 1999 г.

- Инструкцией № 3 "Об открытии банками счетов в национальной и иностранной валюте", утвержденной постановлением правления НБУ № 121 от 27 мая 1996 г. с изменениями и дополнениями) и др.

Основными источниками информации проверки кассовых операций являются первичные документы:

- приходные и расходные кассовые ордера;

- квитанции на взнос наличных в банк или на оплату услуг других организаций;

- расчетно-платежные (платежные) ведомости на выплату заработной платы, отпускных, материальной помощи, стипендий и других выплат; трудовые соглашения на выполнение и оплату определенных работ; акты инвентаризации наличных денег в кассе; договор о материальной ответственности; кассовая книга; отчеты кассира; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; учетные регистры (ведомости, журналы, машинограммы) по счетам "Касса", "Счета в банках", "Прочие денежные средства";

- Главная книга.

К источникам также следует отнести следующие отчетные документы:

- баланс предприятия (форма № 1);

- отчет о движении денежных средств (форма № 3);

- книга учета кассовых расходов и др.

Доказательство аудитор получает с помощью приемов:

§     участие в инвентаризации кассовой наличности;

§     наблюдение за проведением кассовых операций;

§     устный опрос;

§     получение письменного подтверждения;

§     проверка арифметических подсчетов;

§     анализ полученных данных.

3. Методика проведения аудита кассовых операций

Начиная исследование операций с денежными средствами, аудитору целесообразно получить как можно более полную информацию о внутренний контроль на данном участке учета. Выяснить, как на предприятии соблюдаются кассовой дисциплины, насколько жестко контролируются операции с денежной наличностью, в том числе с валютой, насколько четко обеспечивается санкционирование различных платежей с текущего и других счетов предприятия (можно путем фактической проверки).

Важным способом получения данных является тестирование по заранее подготовленными вопросами, в частности, это могут быть такие вопросы:

-заключено соглашение о материальной ответственности кассира;

-созданы ли условия, обеспечивающие сохранность денежных средств;

-полностью заполняются реквизиты в кассовых документах;

-проводятся ли внезапные проверки кассы;

-как придерживаются установленного лимита кассы;

-проверяется ли соответствие проведенных банковских операций договорам и др.

По результатам тестирования устанавливается фактическое отношение администрации к организации учета и обеспечения сохранности и целевого использования денежных средств на предприятии. Соответственно, аудитор определяет для себя объекты повышенного внимания при планировании контрольных процедур, последовательность этапов проведения аудита, конкретные источники получения данных, уточняет аудиторский риск.

Аудитор проверяет учет денежных средств по согласованной программе.

Наличие денег, ценных бумаг, денежных документов, оплаченных санаторно-туристическими путевками, почтовыми марками, бланков строгой отчетности определяются при инвентаризации и оформляется заключение о проверке кассы следующего содержания:

Заключение о проверке кассы

м. Киев 20 января 2002 г.

Мною, аудитором С. С. Савчуком осуществлена проверка кассы совместного предприятия. Инвентаризация проведена с участием кассира П. П. Саенко и главного бухгалтера В. В. Кравченко.

- Установлено руб.

1. Наличие денег 6000 руб.

2. Остаток наличных денег на 20.10.2015 г. в соответствии 30000 руб. до отчета кассира

3. Поступило денег в кассу по приходным кассовым документам № 13-18 по 20.10.2015 г.

4. Выдано из кассы по расходным кассовым ордерам № 140-150 по 20.10.2015 г.

5. Остаток денег на момент проверки по данным учета (строки 2+3-4)

6. Результат: недостача (строки 5 - 1) или излишки 4000 руб.

7. Последние номера приходных и расходных кассовых документов и соответствующие суммы

20 октября 2015 г. Аудитор С. С. Савчук

После осуществления инвентаризации кассы аудиторы начинают выполнение других процедур. Аудит кассовых операций должен проводиться в соответствии с разработанной программой по следующим направлениям:

-проверка правильности документального оформления операций по кассе;

-оценка полноты и своевременности оприходования денежных средств;

-анализ правильности списания денежных средств на расходы;

- проверка соблюдения кассовой дисциплины;

-проверка правильности отражения кассовых операций в учете.

Приступая к проверке кассовых операций, аудитор выявляет правильность их документального оформления (полнота заполнения реквизитов приходных и расходных документов; обязательная регистрация приходных и расходных ордеров, платежных ведомостей и др., наличие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств, отсутствие исправлений, подчисток и т.п.).

Для этого изучаются отчеты кассира с первичными документами и кассовая книга. Последняя должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана печатью и вестись в одном экземпляре. Дополнительные кассовые книги разрешается вести на предприятиях, которые имеют кассы в подразделениях, территориально удаленных от административного помещения, а также в случае осуществления операций с наличной валютой (по каждой валюте отдельно). Записи в кассовой книге должны быть идентичны записям в отчете кассира и подтверждаться первичными документами. Если на предприятии учет кассовых операций компьютеризирован, то допускается ведение кассового дневника, письма которого распечатываются на принтере в двух экземплярах (первый экземпляр периодически сшивается в виде книги, второй - является отчетом кассира).

В этом случае аудитор должен убедиться (самостоятельно или с помощью эксперта) в защищенности программы от несанкционированного доступа кассира и других лиц с целью изменения нумерации документов (программа должна генерировать следующий номер приходных и расходных документов автоматически при их подготовке и печати бланка).

Во время аудита кассовых операций используются следующие формы первичных документов: "Приходный кассовый ордер", "Расходный кассовый ордер", "Журнал регистрации приходных и расходных ордеров", документы без ордерного оформления оприходования и выдачи денег, "Кассовая книга", учетные регистры к счету "Касса", журналы, балансы за соответствующие даты, выписки банков, материалы внутреннего аудита, выводы различных экспертов, сведения денежных средств и др.

Кассы предприятий принимают наличные деньги по приходным кассовым ордерам, подписанные бухгалтером и кассиром. Эта операция заверяется печатью или штампом кассира или оттиском кассового аппарата. Наличные деньги из кассы предприятия выдается по расходным кассовым ордерам и надлежаще оформленными документами: платежными ведомостями, заявкам на выдачу денег, счетам с проставленными на этих документах штампы с реквизитами расходного кассового ордера. Эти документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером и кассиром или уполномоченными ими лицами. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера должны быть заполнены четко. В этих документах не должно быть никаких подчисток или исправлений.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются в специальном журнале. Все поступления и выдача денег учитываются в кассовой книге, записи в которой осуществляет кассир сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру. В конце рабочего дня кассир подводит итоги операций за день, выводит остатки денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию отчет кассира, который составляется ежедневно.

Бухгалтерские документы могут изучаться как в хронологической последовательности, так и по группам качественно однородных хозяйственных операций. Хронологическую проверку документов может осуществлять только аудитор, имеет опыт, поскольку при этом необходимо исследовать различные кассовые, товарные, расчетные операции, ссылаясь на многочисленные законоположения и нормативные документы. Легче изучать документы по группам однородных операций.

Аудиторы используют различные методы фактического и документального контроля. Выбор метода и техника проведения аудита зависит от таких факторов:

- особенности работы предприятия;

- форма ведения бухгалтерского учета;

- финансовое состояние предприятия;

- программа аудита;

- объем документооборота и др.

Примером методов аудита могут быть: встречная проверка, взаимная сверка внутренних документов предприятия и контрольные сравнения и др.

Проверив правильность документального оформления кассовых операций, аудитор устанавливает законность совершения кассовых операций, соответствие их Положению "О ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденного Постановлением Правления НБУ № 72 от 19.02.2001 г.

При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выявлению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности (поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, выручки, взносов арендной платы и других внереализационных доходов). Аудитор должен запросить справку о выданные чековые книжки. Поступления из банка проверяются с помощью сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучается через сверку сумм в приходно-кассовом ордере (ПКО), накладных и счетах-фактурах, лентах кассового аппарата и др. Возврат неиспользованных авансов анализируется по ПКО. Внереализационные доходы должны подтверждаться соответствующими соглашениями, актами, справками.

Проверяя расходование наличных денег из кассы, аудитор должен обратить внимание на юридическую обоснованность выдачи денег (наличие приказов на премирование сотрудников, оказание материальной помощи, командировки, выдачу средств на представительские расходы, доверенностей от сторонних организаций, исполнительных листов и др.). Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку (на зарплату, на выплату различных пособий и др.), соблюдение лимита кассы. Для проверки правильности использования наличных денег, соблюдение предельных размеров расходов целесообразно составить вспомогательную таблицу.

Одновременно следует проверить обоснованность выделения НДС в приходных и расходных кассовых документах, отражения их в учете. Изучается также соблюдение лимита расчетов наличными между юридическими лицами. Устанавливаются факты оплаты сотрудникам осуществленных хозяйственных расходов без оформления авансовых отчетов, повторной оплаты по ранее оформленным документам, выплат "подставным лицам", присвоение денежных сумм по подложным документам и др.

В завершение исследуется правильность указанной в учетных регистрах по счету 30 "Касса" корреспонденции счетов, подсчета оборотов и остатков. Для этого сверяются данные кассовой книги, отчета кассира и учетного регистра за соответствующий месяц, период по датам. Выявлены различия между показателями, которые сравниваются, означают наличие ошибок, которые могут быть как непреднамеренными, вызванными невнимательностью бухгалтера при подсчете, так и преднамеренными. Последние требуют получения письменных объяснений и оперативного информирования руководителя предприятия. В любом случае обнаруженные аудитором ошибки и недостоверные данные обязательно регистрируются в его рабочих документах.

4. Типовые ошибки, выявленные в ходе проведения аудита

Типовые ошибки, выявленные в ходе проведения аудита

-отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;

-выплаты подотчетным лицам на основании оправдательных документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;

-несоблюдение лимита расчетов наличными между юридическими лицами;

- проведение расчетов с населением без применения контрольно-кассовых машин;

-некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;

-арифметические ошибки при подсчете оборотов. Практика подтверждает возможность различных случаев нарушений, в частности: выплата денег за фиктивными счетами и документами, взятыми из архива прошлых периодов и использованных повторно; подделки подписей получателей; изменение текста документов;

- включения в расчетно-платежных документов подставных лиц; завышения сумм расчетно-платежных ведомостей на выплату заработной платы, отпускных премий; неоприходование денег, полученных кассиром по чекам в банке; списание сумм в больших размерах, чем требуется по документам; повторное списание средств за одним документом, неправильный подсчет за кассовыми документами и отчетами, присвоение депонированной заработной платы.

Для улучшения работы, выявление возможных случаев нарушений по данным первичной бухгалтерской документации и обеспечения полноты изучения кассовых операций целесообразно применять специальную ведомость аудитора относительно контроля хранения наличности.

Подписи

Документ как предмет аудита является средством обоснованности бухгалтерских записей и подтверждения достоверности совершенных финансово-хозяйственных операций.

Для того чтобы обнаружить использование фиктивных счетов или справок на выполнение работы в прошлых годах, взятых из архива и приложенных к отчету кассира, аудитор должен тщательно проанализировать расходы, сосредоточив внимание на статьях, в которых есть значительное увеличение по сравнению с задачей. Известно, что чаще всего из архива берут документы на оплату различных работ, связанных с погрузкой и разгрузкой материальных ценностей, текущим ремонтом, строительством и т.д. В сомнительных случаях следует проверить, выполнялись ли эти работы, а также идентифицировать личные подписи лиц, которые получали деньги, руководителей и даты совершения операций. Документы прошлых лет, взятые из архива, отличаются как по внешнему виду (помятые, проколотые, обрезанные, подклеены, выполненные на бумаге другого цвета), так и по форме.

Необходимо тщательно изучить кассовые операции по выдаче сумм, списывают на производственные и другие счета без последующего представления отчетов об использовании этих сумм. Важным элементом аудита кассовых операций является проверка правильности отражения их на счетах бухгалтерского учета. Целесообразно разоблачены нарушения вследствие неправильно оформленных документов отразить в ведомости аудитора. Изучается правильность разнесения хозяйственных операций из отчета кассира в журнале или ведомости за соответствующими корреспондентскими счетами, придерживаясь утвержденного плана счетов бухгалтерского учета и инструкции о его применении. Результаты такой проверки целесообразно оформлять соответствующими таблицами, которые прилагаются к материалам аудита, однако аудитор сам решает, как ему оформлять результаты аудита.

Во время аудита на предприятии, следует обратить внимание на законность совершения операций по поступлению и выбытию денежных документов по счету "Прочие денежные средства", на котором ведется обобщенная информация о наличии и движении денежных документов в национальной и иностранной валютах (почтовых марок, марок гербового сбора, оплаченных проездных документов, оплаченных путевок в санатории, пансионатов, домов отдыха и т.п.) и о средствах в пути. Необходимо провести проверку на правильность корреспондирующих счетов по дебету этого счета - по кредиту счетов долгосрочная дебиторская задолженность, касса, счета в банках, расчеты с разными дебиторами, долгосрочные займы, краткосрочные займы, расчеты по другим операциям и по кредиту этого счета с дебетом счетов - капитальные инвестиции, расчеты с разными дебиторами, чрезвычайные расходы, расчеты по оплате труда и т.д.

Во время аудита кассовых операций целесообразно применять нормативный методический прием проверки на соответствие произведенных денежных операций действующему нормативно-правовому акту. Кроме этого, в зависимости от совершенных хозяйственных операций и направлений аудита по договору с заказчиком применяется ряд других способов и методических приемов, в частности сравнение, арифметические подсчеты, встречные проверки и др.

С принятием новых стандартов бухгалтерского учета предприятия должны составлять отчет о движении денежных средств, который до этого успешно использовался в международной практике. Так, отчет о денежных средствах содержит информацию о поступлении и выбытии денежных средств в результате операционной, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия. В этом отчете есть информация не только сами денежные средства, а и об их эквиваленты (высоколиквидные краткосрочные инвестиции, которые легко превращаются в наличные деньги).

Для составления отчета о денежных средствах необходима такая информация:

- баланс за отчетный и предыдущий год;

- отчет о прибылях и убытках за текущий год;

- дополнительная информация (из Главной книги) о некоторых операциях, включающих выплату и поступления денежных средств.

Международные стандарты определяют цель составления отчета о движении денежных средств и необходимость его включения в отчетность компании. Украина, разрабатывая эту форму отчетности, взяла за основу логический отчет, который используется в большинстве стран Запада, и сегодня украинским предприятиям разрешается использовать как прямой; так и косвенный методы расчета денежных средств от операционной деятельности. Следовательно, аудитор, проводя проверку состояния денежных средств, необходимо учесть указанные нововведения, с тем чтобы иметь возможность эффективно, избегая упущений и ошибок, проанализировать денежные операции предприятия за отчетный период.