Приложение 9
к учебнометодическому комплекту
по специальности среднего профессионального образования
100801 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров
Государственное автономное образовательное учреждение
среднего профессионального образования
Тюменской области
«Тобольский многопрофильный техникум»
ГЛОССАРИЙ
по ОП.05. Документационное обеспечение управления
для обучающихся по специальности
100801 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаровРассмотрен на цикловой комиссии работников
по профессиональной подготовке
Протокол от «___» ____________2014 г. № ___
Председатель ЦК _________А.Г. Бехер
Рассмотрен на методическом совете ГАОУ СПО
ТО «Тобольский многопрофильный техникум»
Протокол от от «___» ___________2014 г. №
___
Сумкино
2014
Документационное обеспечение управления: Глоссарий. / Сост. Княжева В.В.
Сумкино, 2014. – 12 с.
Рецензент: __________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
2© Княжева В.В., 2014
Содержание
Пояснительная
записка……………………………………………………………………...............................
ГЛОССАРИЙ……………………………………………………………………………………………………….
.
Нормативноправовые
источники
…………………………………………………………….
литература
и
стр
.
4
5
11
3Пояснительная записка
Глоссарий составлен по специальности СПО 100801 Товароведение и экспертиза
качества потребительских товаров с целью оказания помощи обучающимся при изучении
теоретического материала и лучшего понимания специальной терминологии по ОП.05.
Документационное обеспечение управления.
В глоссарии содержится более ста терминов и определений понятий, которые входят в
содержание тем учебной программы ОП.05. Документационное обеспечение управления.
Представленные термины расположены в алфавитном порядке, что обеспечивает
удобство использования глоссария.
Основным источником при составлении глоссария послужил ГОСТ 5114198
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Данный глоссарий может быть интересен обучающимся, студентам, преподавателем,
изучающим и преподающим Делопроизводство или Документационное обеспечение
управление, а также практикам, работающим с документами.
4Глоссарий
Автобиография описание своей жизни, включающее обучение и трудовую
А
деятельность.
Автоматизированная информационная система информационная система,
реализуемая с использованием средств вычислительной техники и связи.
Автор документа физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Адресат лицо или организация получатель документа.
Адресование документа указание получателя документа путем проставления
реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа.
Акт документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные
факты или действия.
Акцепт принятие предложения о заключении контракта одной из его сторон.
Анкета документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.
Аннотация краткая характеристика содержания книга, отчета, статьи, документа.
Архив организация иди ее структурное подразделение, осуществляющие прием и
храпение архивных документов с целью использования.
Баланс предприятия финансовый документ, отражающий состояние денежных
Б
и материальных средств предприятия (расходов и доходов).
Бланк документа набор реквизитов; идентифицирующих автора официального
письменного документа.
Бухгалтерские документы
документы, необходимые для ведения
бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказательством совершения
финансовых, хозяйственных операций.
В
5Ведомость перечень (список) какихлибо данных, расположенных в определенном
порядке.
Виза официального документа реквизит документа, выражающий согласие или
несогласие должностного лица с содержанием документа.
Внешний документ документ, отравленный другим организациям (лицам) или
полученный от них (исходящий или входящий),
Внутренняя опись учетный документ, содержащий перечень документов дела с
указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Внутренний документ официальный документ, не выходящий за пределы
подготовившей его организации.
Входящий документ документ, поступивший в учреждение.
Выписка из документа заверенная копия части документа.
Гриф ограничения доступа к документу реквизит официального документа,
свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий крут
пользователей документа.
Г
Гриф согласования реквизит официального документа, выражающий согласие
учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения реквизит официального документа, придающий нормативный
или правовой характер его содержанию.
Д
Дата официального документа
реквизит официального документа,
содержащий указание на документе время его создания и/или подписания,
утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или
участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления (ДОУ)
отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с
официальными документами.
Доверенность
документ о предоставлении права доверенному лицу на
совершение на совершение какихлибо действий от лица доверителя (предприятия или
гражданина).
Договор (контракт) документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении
какихлибо отношений и условий их регулирования.
Докладная записка — документ, адресованный руководству, содержащий
изложение какоголибо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Документация оформленная по единым правилам совокупность, документов.
Документирование
запись информации на различных носителях по
установленным правилам.
Документ (документированная информация)
зафиксированная на
материальном носителе информация, позволяющая ее идентифицировать.
Документ личного происхождения документ, созданный лицом вне сферы его
служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания
или получения до завершения исполнения или отправления.
Документы постоянного хранения
документы, которым установлено
бессрочное (вечное) хранение.
6Дубликат документа повторный экземпляр подлинника документа, имеющий
юридическую силу.
Жалоба письменное или устное обращение физических или юридических лиц в
государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых
законом интересов
Ж
Журнал учета документов журнал, составленный по определенной форме и
содержащий сведения о документах и операциях с ними.
Заголовок официального документа реквизит документа, кратко излагающий
З
его содержание.
Заголовок дела краткое обозначение сведений о составе и содержании
документов в деле.
Заголовочная часть документа совокупность реквизитов: "Эмблема организации",
"Наименование организации", "Справочные данные об организации", "Наименование вида
документа", "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылка на
регистрационный номер и дату документа", "Заголовок к тексту".
Заявление документ, содержащий просьбу или предложение.
Знак обслуживания условное обозначение, зарегистрированное государством,
предназначенное для отличия услуг одних юридических или физических яиц от
однородных услуг других.
И
Индекс дела; номер дела цифровое и/или буквенноцифровое обозначение дела
в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Индексация документов присвоение документам порядковых номеров и условных
обозначений при регистрации.
Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия
(по делопроизводству) документ, регламентирующий правила, приемы и процессы
создания документов, и порядок работы с ними на предприятии.
Информация сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и
процессах независимо от формы их представления.
Информационная система
организационно упорядоченная совокупность
документов (массивов документов) и информационных технологий.
Исковая давность
срок для защиты права по иску лица, право которого
нарушено.
Исковое заявление заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или
юридическому лицу, составленное по определенной форме.
Исходящий документ официальный документ, отправляемый из учреждения.
Картазаместитель
К
документ, помещаемый на место выданного дела и
содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.
Квитанция расписка, выданная организацией и подтверждающая получение денег
или материальных ценностей
Коммерческая тайна производственная, научнотехническая, управленческая,
финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей
(получение прибыли,
получение добросовестного
преимущества над конкурентами),
которую предприниматель относит к
конфиденциальной.
предотвращение ущерба,
7Коммерческий акт документ о нарушениях (недостаче, порче, хищении),
допущенных при транспортировке грузов. Коммерческий акт служит основанием
получателю груза для предъявления претензии о возмещении убытков стороне,
допустившей порчу груза.
Контрагент одна из сторон контракта, договора.
Контракт см. договор.
Контроль исполнения документов совокупность действий, обеспечивающих
своевременное исполнение документов.
Конфиденциальная информация документированная информация, доступ к
которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.
Копия документа
документ, полностью воспроизводящий информацию
подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий
юридической силы.
Копия документа, заверенная копия документа, на которой в соответствии с
установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей
юридическую силу.
Кредитное письмо письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по
контракту.
Личная карточка документ, составляемый на работника и содержащий краткие
сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т д.).
Личное дело совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его
Л
образовании, трудовой деятельности, семейном положении.
Н
Накладная документ, содержащий сведения о грузе и гарантиях его доставки.
Номенклатура дел
систематизированный перечень наименований дел,
заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном, порядке.
Нормативный документ документ, изданный уполномоченным на то органом и
устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на
обязательное применение.
О
Организационнораспорядительный документ вид письменного документа, в
котором фиксируют решение административных и организационных ВОПРОСОВ, а также
ВОПРОСОВ управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов
власти, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работы с документами организация документооборота, хранения и
использования документов в текущей деятельности учреждения.
Оригинал документа первый, подлинный экземпляр документа.
Отметка о поступлении документа отметка, проставляемая на нижнем поле
входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.
Оферта письменное предложение о заключении контракта на определенных условиях.
Официальный документ документ, созданный юридическим или физическим
лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление документа проставление необходимых реквизитов, установленных правилам
документирования.
Оформление дела подготовка дела к хранению в соответствии с установленными
правилами.
8Персональные данные сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни
П
гражданина.
Печать
элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на
документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц,
фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Письменные доказательства документы (акты, контракты, письма делового иди
личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.
Подлинник (официального) документа
официального документа.
первый или единичный экземпляр
Подлинный документ документ, сведения об авторе, времени и месте создания
которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают
достоверность его происхождения.
Подпись реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись
полномочного должностного лица.
Пользователь информации субъект, обращающийся к информационной системе или
переднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.
Правила документирования
требования и нормы, устанавливающие порядок
документирования.
задач.
Право подписи полномочие должностного лица на подписание документов.
Приказ правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных
Проект документа предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный
для рассмотрения.
Протокол документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на
собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.
Р
Распоряжение правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов.
Регистрация документов запись учетных данных о документе по установленной
форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа
цифровое или буквенноцифровое обозначение, присваиваемое документу при его
регистрации
Резолюция документа реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной
должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Реквизит документа обязательный элемент оформления официального документа.
Рекламация письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в полученной
продукции или выполненной работе.
Решение документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения
производственных задач, вопросов.
Служба делопроизводства секретариат, канцелярия, управление делами,
общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной
функцией является работа с документами.
С
Служебный документ официальный документ, используемый в текущей
деятельности организации.
Справка документ, содержащий описание и/или подтверждение тех или иных
фактов, событий.
9Срок исполнения документа срок, установленный нормативноправовым
актом, организационнораспорядительным документом или резолюцией.
Тайна переписки конституционное право, обеспечивающее неприкосновенность
всех видов почтовых отправлений, телефонных переговоров и других сообщений, запрет
на вскрытие, знакомство и оглашение содержания корреспонденции
Т
Текстовый редактор (процессор) программное изделие, дающее широкий спектр
возможностей для создания документов и работы с ними (Word, Лексикон и т. л).
Товарный знак
условное обозначение, зарегистрированное государством,
предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от
однородных товаров других.
Ф
Факсимиле 1. воспроизведение техническими средствами копии оригинала: 2.
клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись на документах.
Файл совокупность данных, записанных на машинном носителе под определенным
именем.
Физическое лицо
правоотношений.
гражданин, являющийся участником гражданских
Фирма
предприятие, компания, организация в производственной, торговой,
транспортной, банковской и других сферах, обладающая нравами юридическое лица и
преследующая коммерческие цели.
Формирование дела
группирование исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формуляробразец модель построения документа, устанавливающая область
применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и
основные реквизиты.
Экспертиза ценности документов отбор документов на государственное
Э
хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертная комиссия (ЭК)
комиссия, состоящая из квалифицированных
работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего
хранения и выделения к уничтожению.
Юридическое лицо предприятие или организация, выступающая в качестве
Ю
носителя прав и обязанностей.
Юридическая сила документа свойство официального документа, сообщаемое
ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком оформления.
1011Нормативноправовые источники
1. ГОСТ 5114198 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Литература
2. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник для СПО
7е изд. Стер. М.: ИЦ «Академия» 2010.
3. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к
ГОСТ Р 6.302003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационнораспорядительной документации. требования к оформлению
документов. – 2е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Издво Проспект, 2005. – 216 с.
12Авт.составитель:
Княжева В.В., преподаватель общественных дисциплин I квалификационной категории
ГАОУ СПО Тюменской области «Тобольский многопрофильный техникум».
ГЛОССАРИЙ
по ОП.05. Документационное обеспечение управления
для обучающихся по специальности
100801 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров
13
Приложение 9. Глоссарий.doc
