Урок 1. Создание таблиц базы данных

Урок 1. Создание таблиц базы данных

Рассмотрим последовательность необходимых действий при создании файла и таблиц базы данных. База данных «Учебный процесс» будет состоять из семи таблиц, свойства полей которых приведены в конце этой главы в приложе- нии A.

Для создания файлы базы данных выполним команду меню Файл|Создать.

В окне Создание выберем Новая база данных (рис 1.1).

Рис. 1.1. Создание файла базы данных.

Именуем базу данных, определим папку, в которой будет размещен этот файл и щелкаем кнопкой мыши на значке Создать (рис 1.2).

Рис.1.2. Именование базы данных.

Создание структуры таблицы ГРУППА

Начнем создание таблицы ГРУППА с определения ее структуры в режиме конструктора таблиц. Основные параметры структуры таблицы ГРУППА, представлены в табл. 1.1.

Таблица 1.1. Основные параметры структуры таблицы ГРУППА

В окне базы данных выберем вкладку Создание и нажмем кнопку Конструк- тор таблиц (рис. 1.3).

Рис 1.3. Вызов конструктора таблиц.

В соответствии с приведенными в табл. 3.1 проектными параметрами струк- туры для таблицы ГРУППА в окне конструктора Таблица1:таблица (рис. 1.4) нужно:

Ÿ  В столбец Имя поля ввести в нужной последовательности имена полей НГ, КОЛ, ПБАЛЛ

Ÿ  В столбце Тип данных выбрать нужный тип данных для каждого поля, ис- пользовав кнопку списка

Ÿ  На вкладке Общие задать свойства полей (рис. 1.5):

o    Размер поля, нажав в нем кнопку списка:

o    для текстового поля НГ зададим размер поля 3

o    для числового поля КОЛ выберем значение Байт, определяющее длину целого числа, достаточную для размещения максимального значения поля (40 студентов в группе) (см. рис.1.6)

o    для числового поля ПБАЛЛ выберем Одинарное с плавающей точ- кой

o    Формат поля для поля ПБАЛЛ – Фиксированный

o    Число десятичных знаков для поля ПБАЛЛ – 2

o    Подпись, Условие на значение, Сообщение об ошибке– для каждо- го из полей выберем, как указано в табл. 3.1

Рис 1.4. Окно конструктора таблиц.

Рис. 1.5. Вкладка Общие.

Рис. 1.6. Выбор размера для поля КОЛ (количество студентов в группе) в окне конструктора таблиц

Условие на значение, которое заносится в бланк запроса, является выражени- ем, которое может быть сформировано с помощью построителя выражений (рис. 1.8). Построитель вызывается при нажатии кнопки справа от строки Ус- ловие на значение, в которую выражение должно быть введено (см. рис. 1.7).

Рис. 1.7. Определение свойств поля ПБАЛЛ (средний проходной балл в группе)

Внимание

Для ввода операторов <больше равно> и <меньше равно> существуют специ- альные знаки. Не допускайте пробелов при вводе выражения. Нужные пробе- лы построитель введет сам.

Рис. 1.8. Окно построителя выражений с выведенным списком всех

операторов

После ввода выражения в окно построителя и нажатии клавиши <Enter> Ac- cess выполняет синтаксический анализ выражения и отобразит его в строке Условие на значение.

Теперь определим первичный ключ таблицы. Выделим поле НГ, щелкнув кнопкой мыши на области маркировки слева от имени поля, и нажмем кнопку Ключевое поле во вкладке Конструктор. Признаком установки ключа явля- ется изображение ключа слева от имени поля. Определим свойства ключевого поля в соответствии с табл. 3.1.

Рис. 1.9. Сохранение таблицы.

Таблица ГРУППА появится в списке объектов Таблицы в окне Все объекты

Рис. 1.0. Таблица ГРУППА.

При сохранении таблицы происходит обновление файла базы данных Учеб- ный процесс.mdb.

Упражнение

Создайте структуру таблиц КАФЕДРА, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, СТУДЕНТ. При создании таблиц используйте проектные параметры их струк- туры, которые представлены в приложении A.

Рассмотрим некоторые особенности в создании структуры таблиц КАФЕДРА, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ СТУДЕНТ базы данных “Учебный процесс”.

Использование данных типа Поле объекта OLE(OLE Object)

В таблице КАФЕДРА предусмотрено поле ФОТО, которое должно содержать фотографию заведующего, хранящуюся в формате графического редактора Paint в файле с расширением .bmp. Тип данных такого поля должен быть оп- ределен как Поле объекта OLE (OLE Object). Размещение этого объекта в по- ле производится на этапе заполнения полей таблицы. Объект может быть вне- дренным или связанным.

Замечание. OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объекта) – это метод передачи информации в виде объектов между приложе- ниями Windows. Поле объекта OLE является средством, позволяющим уста- новить связь с объектами другого приложения или внедрить объект в базу данных. Объектами могут быть тексты простые и форматированные, рисунки, диаграммы, файлы звукозаписи (.WAV), музыка в формате MIDI (музыкально инструментальный цифровой интерфейс), файлы анимации( .FLI, .MMM), ви- деоклипы (.AVI), электронные таблицы из других приложений, поддержи- вающих это средство. Access, поддерживая OLE, полностью интегрирован с другими приложениями пакета Microsoft Office.

Внедренный объект сохраняется в файле базы данных и всегда является дос- тупным. Двойным щелчком мыши на ячейке, содержащей внедренный объект, открывается возможность редактирования объекта средствами приложения, в котором объект был создан.

Связанный объект сохраняется в файле объекта. Файл объекта можно обнов- лять независимо от базы данных. Последние изменения будут выведены на экран при следующем открытии формы или отчета. При работе с базой дан- ных также можно просматривать и редактировать объект.

Отредактированный связанный объект будет сохраняться в файле объекта, а не в файле базы данных. Связывание объекта удобно при работе с большими объектами, которые нежелательно включать в файл БД, а также с объектами,

используемыми в нескольких формах и отчетах. Если связанный файл объекта перемещен, необходимо повторно установить связь.

Замечание. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо создать элемент управления “Присоединенная рамка объекта”.

Использование данных типа Поле MEMO

В таблице ПРЕДМЕТ предусмотрено поле ПРОГР, которое будет содержать текстовое данное большой длины – краткую программу курса. Для такого по- ля выбирается тип данного – Поле MEMO (Memo). Ввод данных в это поле можно выполнить непосредственно в таблице, либо через область ввода, вы- зываемую нажатием клавиш <Shift>+<F2>.

Если тексты программ по предметам подготовлены в некотором текстовом редакторе, например, Microsoft Word, и хранятся в отдельных файлах, удобно для этого поля задать тип Поле объекта OLE (OLE Object) и при вводе значе- ний в него установить связь с файлами.

Использование данных типа Гиперссылка(Hyperlink)

Специальный тип данных Гиперссылка (Hyperlink) позволяет хранить гипер- ссылки в полях таблиц БД.

Поля с типом Гиперссылка (Hyperlink) используются для перехода к объек- там той же самой или другой базы данных Access, к документам, созданным в различных приложениях Microsoft Office, и расположенным на локальных или сетевых дисках, к страницам Web-серверов и документам других ресурсов в сети Internet или intranet. При щелчке мышью на гиперссылке осуществляется переход к документу, который открывается создавшим его приложением. Подробно создание гиперссылок в таблицах, формах и отчетах будет рассмот- рено ниже. Там же рассмотрено создание гиперссылки в поле таблицы ПРЕ- ПОДАВАТЕЛЬ.

Определение составного первичного ключа

В таблице СТУДЕНТ в составной первичный (уникальный) ключ входят поля НГ и НС. Для определения этого в режиме конструктора таблиц надо выде- лить оба эти поля, щелкая кнопкой мыши на области маркировки при нажатой клавише <Ctrl>. Затем нажать кнопку панели инструментов Ключевое поле .

Аналогично определяются составные ключи в таблицах ИЗУЧЕНИЕ УСПЕ- ВАЕМОСТЬ.

Упражнение

Создайте структуру таблиц ИЗУЧЕНИЕ, УСПЕВАЕМОСТЬ. При создании таблиц используйте параметры, которые представлены в приложении A.

Приложение А. Описание свойств полей таблиц БД «Учебный процесс»

Таблица A.1. Описание свойств полей таблицы СТУДЕНТ

Таблица A.2. Описание свойств полей таблицы ГРУППА

Таблица A.3. Описание свойств полей таблицы КАФЕДРА

Таблица A.4. Описание свойств полей таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

Таблица A.5. Описание свойств полей таблицы ПРЕДМЕТ

Р                                                           MEMO                        грамма

1 Совпадения не допускаются.

Таблица A.6. Описание свойств полей таблицы ИЗУЧЕНИЕ

Таблица A.7. Описание свойств полей таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ

Скачано с www.znanio.ru