Виды документопотоков

Виды документопотоков

Документооборот в организациях состоит из потоков документов.

Документопотоки   различают    по    направлению    и    по    отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие орга- низации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходя- щие), связывающие организации различных уровней (рис. 4.1).

Вертикальные потоки

Горизонтальные потоки

Рис. 4.1. Документопотоки по направлениям

Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоя- щей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы под- чиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции).

Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исхо- дящий и внутренний документопотоки (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Виды документопотоков

ся из:

Входящий документопоток любой организации (рис. 4.3) складывает-

·        документов вышестоящих организаций, в состав которых входят ди-

рективные указания, нормативные и методические акты, законы, постановле- ния, указы;

·        документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения за- даний, отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот

поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной и другой деятельно- сти), докладных записок, писем, актов;

·        документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рек- ламные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие вы- полнение договоров (акты, счета и др.);

·        обращений граждан, предложений, заявлений, жалоб.

Рис. 4.3. Входящие потоки документов

Исходящий документопоток (рис. 4.4) состоит из документов, созда- ваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. В исходящем потоке выделяются группа распорядительных документов и информационные документы (письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры).

Рис. 4.4. Исходящие потоки документов

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движе- ния, который зависит от состава и содержания документов, разграничения функций руководителей, распределения обязанностей между ними и от при- нятой в организации технологии работ с документами. Стереотипные мар- шруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руково- дству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам (рис. 4.5).

Входящий поток

Рис. 4.5. Маршруты входящих документов

Исходящий поток (рис. 4.6), как правило, пронизывает всю управлен- ческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы го- товят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, от принятой технологии перепечатки текста, реги- страции и отправки.

Рис. 4.6. Движение исходящих документов

Современные методики организации документооборота требуют четкого определения маршрутов документов.

Пример практического использования

На каникулах вы решили подработать, а заодно помочь папе разобрать документацию в фирме. Ее накопилось достаточное количество, т.к. заболел секретарь. Папа привел вас в офис, показал на стол, заваленный документами, и велел отсортировать входящие и исходящие. А сам убежал на важную встречу, не успев ничего объяснить. Да вам и не надо ничего объяснять! Поль- зуясь полученными знаниями, вы смело приступили к работе, и вскоре везде был порядок. Поздравляю вас с премией за качественную работу!