Виды документов и общие требования к их содержанию и оформлению

Виды документов и общие требования к их содержанию и оформлению.

Классификация документов является организующим началом
при анализе существующих форм и разработке новых. Документальная информация в сельскохозяйственных предприятиях и объединениях классифицируется по видам, выделяется пять групп документов.        

1. Организационно-распорядительная документация (админи­стративная или деловая) применяется для выполнения организа­ционно-распорядительной функции работников управления, содер­жит как внутреннюю, так и внешнюю корреспонденцию. С этой до­кументацией работает практически весь аппарат управления.

2. Планово-учетная документация используется для планирова­ния, финансовой деятельности, технико-экономического анализа, бухгалтерского и статистического учета, материально-технического снабжения, реализации продукции и др.

3. Оперативно-производственная документация предназначена для оперативного планирования и регулирования производства.

4. Технологическая и техническая документация охватывает весь комплекс документов по технической подготовке и обслуживанию производства, капитальному строительству и ремонту, контролю качества продукции.

5. Документация учета личного состава кадров включает документы по приему, подготовке и переподготовке их в связи с развитием производства.

По форме документация подразделяется на текстовую (ру­кописи, журналы, книги, бланки); графическую или изобразитель­ную (чертежи, схемы, карты, диаграммы, планы и т. д.); аудиовизуальную (звукозаписи, диапозитивы, теле-кинофильмы и  т. п.).

По назначению деловые документы подразделяются на: стан­дартные, типовые, индивидуальные. Документы, оформление кото­рых проводится в определенной последовательности и по строго обязательным правилам, называются стандартными (доверенность, бланки плановых заданий, командировочное удостоверение и т. п.). Эти документы содержат стандартный текст и свободные места для заполнения.

Если для документов, кроме формы, устанавливается и опреде­ленное содержание, то это типовые документы (договоры контрак­тации сельскохозяйственной продукции, инструкции и т. д.). Типи­зация позволяет создавать документы, одинаковые по форме и со­держанию, что облегчает оформление и пользование ими.

К индивидуальным (общим) документам относятся те, в кото­рых оформляются различные действия и отношения (протоколы, служебные письма, заявления, просьбы, требования и т. д.). В ос­новном они оформляются по усмотрению работников, то есть наи­более рационально, для достижения конкретно поставленной цели, учитывая общепринятые нормы.

По содержанию документы могут быть простыми и сложными. Простой документ содержит информацию по какому-либо одному вопросу (факту, событию, явлению) в разрезе одного показателя. Такие документы легко обрабатываются. В сложных документах отражается несколько вопросов, которые, как правило, относятся к нескольким структурным подразделениям или исполнителям (приказы, плановые и отчетные документы).

По месту составления документы делят на внутренние, созданные на данном предприятии и используемые внутри него (например, график рабочей недели аппарата управления и т. п.), и внеш­ние, поступившие от других предприятий, организаций (отдельных лиц) или направленные им.

По происхождению различают документы официальные (слу­жебные) и личные (заявления, письма, жалобы и т. п.), полученные от работников данного предприятия.

По степени гласности документы бывают секретные и несекрет­ные. Секретные документы имеют в правом верхнем углу пометку о секретности.

По степени подлинности документы делят на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - это документ, соответствую­щим образом оформленный и подписанный  должностным лицом.

Копия – точное воспроизведение подлинника (оригинала), за­свидетельствованное в установленном порядке и имеющее одина­ковую с ним юридическую силу. Выписка - копии, воспроизводя­щие часть интересующего текста документа. Правильность состав­ления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Отпуски - полные копии отосланных документов, подши­ваемые в дело предприятия-отправителя. Правильность удостове­ряется пометкой «верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

Чтобы обладать юридической силой, документы должны содер­жать ряд элементов, называемых реквизитами. Совокупность рек­визитов документа, расположенных   в определенной   последова­тельности на листе бумаги, называется его формуляром. Форму­ляр документа должен содержать все необходимые для оперативной работы с ним сведения. Формуляр, характерный для определенной разновидности   документов,   называется   типовым   формуляром. Состав реквизитов различных документов зависит от содержания документа, его назначения и способа обработки. В стандартных документах   за   каждым   отдельным   реквизитом   закреплено определенное место. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие  и  неправильное указание ка­кого-либо реквизита делает документ недействительным. Рекви­зиты в документе располагают с учетом логической   последова­тельности операций по его подготовке, оформлению и использова­нию, что облегчает восприятие документа. Реквизиты (кроме тра­фаретного текста) помещаются в левом верхнем углу листа на расстоянии 3-3,5 см от края, что позволяет читать документ, подшитый в дело. Верхнее правое поле используется для простав­ления различного рода отметок, резолюций.

К общим реквизитам организационно-распорядительных доку­ментов относится: изображение герба РБ; эмблема; изображение правительственных наград; наимено­вание организации или предприятия (автора документа) и его адрес; номер телефона; номер счета в банке; название вида доку­мента (приказ, протокол и т. д.); место составления или издания; заголовок к тексту; текст; подпись; отметка об исполнении доку­мента. Настоящий перечень реквизитов неполный. В конкретных документах их может быть больше или некоторые из них могут от­сутствовать.

Все основные документы предприятия должны, как правило, печататься на бланках, что придает информации официальный ха­рактер, облегчает использование документа и его исполнение, по­вышает культуру управления. Бланк документа - это лист бумаги стандартного размера с заранее напечатанными элементами-рек­визитами. Каждое предприятие должно иметь бланки для служеб­ных писем и бланки для всех других документов.

Текст является основным реквизитом документа. Содержание его должно соответствовать наименованию документа, факты, ко­торые приводятся в документе, должны быть достоверными, фор­мулировки - правильными в юридическом отношении. В доку­менте должен быть заголовок, отражающий содержание документа и суть действия, например «О подготовке и проведении сева». Этим обеспечивается четкость содержания документа при регист­рации, сокращается время его прохождения и рассмотрения руко­водителем, облегчается систематизация дел и др.

Обычно в документах соблюдается следующая последователь­ность изложения: вводная часть, где указывается основание со­ставления документа, далее раскрывается сущность вопроса (до­казательства) и в заключение излагаются выводы и предложения (решения, просьбы и т. д.). В ряде случаев текст документа может содержать лишь заключение (приказы, распорядительную часть и т. п.).

В любом документе проставляется дата его подписания или утверждения, кроме протоколов или актов, где датой является время указанного события. Дата проставляется лицом, подписы­вающим или утверждающим документ. Если документ готовится не на бланке, то его дата указывается ниже текста слева от подписи.

Проект документа предварительно согласовывается, что поз­воляет определить правильность предлагаемых решений, учесть интересы  различных подразделений и служб, а также соответствие документа действующему законодательству. Согласование выражается визированием документа соответствующими должно­стными лицами либо проставлением грифа согласования. Согла­сование документа производится как внутри предприятия, так и вне его. Отметка о согласовании (гриф, виза) проставляется на последней странице документа или на отдельном листе.

В служебных документах употребляется официально-деловой стиль. Характерным для него являются слова и термины, приме­няющиеся в административно-канцелярской речи, редкое исполь­зование средств образного письма и выражения личных чувств автора. Документ необходимо писать разборчиво, чтобы он легко читался, без ошибок и помарок. Текст необходимо располагать в соответствии с установленным порядком, при соблюдении интер­валов, с разделением его на составные части (главы, параграфы, пункты, абзацы). В документах не следует допускать специфи­чески местных и двусмысленных слов и выражений, искажения об­щепринятых формулировок, сокращений.

Учитывая роль, которую выполняют документы в процессе уп­равления, руководители и специалисты предприятий должны знать основные требования, которые предъявляются к их проектированию:

1. Документ должен быть издан полномочным органом или должностным лицом соответствующей компетенции.

2. Документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указаниям вышестоящих органов.

3. Документ должен быть достоверным и отвечать задачам конкретного руководства, то есть основываться на фактах и содержать определенные и реальные предложения или указания.

4. Документ должен быть составлен по установленной форме.

5. Форма документа должна отвечать поставленной цели и принятым на предприятии методам работы, быть удобной в использовании.

6. Документ должен обеспечивать возможность фиксировать
информацию в логичном и заранее установленном порядке, облегчать нахождение соответствующей информации путем отчетливых заголовков, наименований граф и т. п.

7. Форма документа должна обеспечивать легкое внесение необходимых записей в соответствии с принятым способом обработки документов и др.

8. Документ должен быть составлен точно, полно, ясно, сжато, убедительно.

Точным документом считается тот, который отражает действи­тельное положение дел, не допускает двойного толкования.

Документ считается полным, если содержание его исчерпывает все обстоятельства дела, связанные с решением вопроса. Доку­мент, в котором нет лишних слов и повторений, является сжатым.

Полная обоснованность и емкое доказательство делают его убе­дительным.

Документ приобретает юридическую силу после того, как он подписан лицом, которому предоставлено на это право соответст­вующими положениями.