Виды писем

Деловое письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, между учреждениями и частными лицами.
Особенности:
составляется на специальном бланке;
должно быть посвящено одному вопросу (может рассматриваться два и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение);
не должно быть большим по объему;
составляется грамотно, аккуратно, без исправлений, кратко, логически последовательно, содержательно, с точными и ясными характеристиками и выводами;
содержит объективные сведения об излагаемых событиях фактах, в необходимых случаях сопровождается разъясняющими и дополняющими материалами.

единого стиля оформления;
ровной линии строк, букв, правильного размещения пробелов между знаками, буквами, цифрами;
соблюдения установленных полей;
правильного расположения реквизитов: заголовка, адресата, подписи, приложений;
одинаковых абзацных отступов.

Не рекомендуется текст письма :
начинать с названия организации (Министерство природных ресурсов не считает возможным …), так как письма оформляются на бланках, где уже обозначено название организаций. Начинать текст письма с названия организации (автора) допускается в случаях, когда в конкретной ситуации общения необходимо подчеркнуть значимость автора, его особую роль или заинтересованность в решении вопроса.

начинать со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос (На ваш запрос от 12.04.2015 № 08-22/80 сообщаем, что), поскольку для записи сведений о поступившем письме при ответе заполняется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

пересказывать содержание поступившего письма, поскольку у организации-автора сохраняется копия письма. Исключение только являются письма-ответы на обращения граждан, в которых необходимо изложить содержание заявления, предложения или жалобы гражданина.

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов.
Основное содержание – информирование корреспондента о высылке ему определенных документов, также может содержаться дополнительная информация, поясняющая содержание материалов, которые составляют приложение к сопроводительному письму.
Используемое начало: Представляем, направляем, высылаем.
Например, В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам; В подтверждение нашей договоренности направляем Вам, На основании соглашения направляем Вам, Согласно Вашей просьбе высылаем.
Обязательный реквизит сопроводительного письма – приложение (указывается количество листов и количество экземпляров).
Например, Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Приложение: 1. Заявление соискателя на 1 л. в 1 экз.
2. Выписка из трудовой книжки на 2 л. в 1 экз.
3. Список опубликованных работ на 12 л. в 1 экз.

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого получение информации, услуг, товаров, инициирование действий, необходимых организации, автору.
Основное содержание – ситуация инициирования, вводная часть (события, имевшие место), причина составления письма, просьба, вытекающая из ситуации. Или: обоснование, описание, заключение.
Стандартные выражения: В соответствии с ..(чем?) просим …; На основании (чего?) предлагаем..; Согласно (чему?)…; Ссылаясь (на что?)....
Стандартные глаголы-просьбы: прислать, выслать, направить, сообщить, подтвердить, предоставить, представить.
Используемое начало: В связи с … просим Вас рассмотреть вопрос, обращаемся к Вам с просьбой, просим Вас предоставить информацию, предлагаем Вам провести служебную проверку.
Например, В связи с тем, что служебные обязанности работников администрации связаны с поездками по территории района, убедительно просим Вас предусмотреть в бюджете района средства для приобретения автомобиля.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое с предложением сотрудничества, участия в различных мероприятиях и других ситуациях.
Особая задача – привлечь внимание, заинтересовать, побудить к действию.
Начало письма с конкретного предложения, а не с обоснования или объяснения причин.
Например: Предлагаем Вам продолжить начатую в прошлом году совместную работу по обучению персонала…..В подтверждении нашей договоренности предлагаем Вам..
Основное содержание: что именно предлагается, перечислить наиболее важные условия, цель данного предложения. Если предмет предложения нуждается в детализации, конкретизации, пояснении, то эта информации излагается в приложении или второй части письма.

Письмо-ответ (согласие, отказ) – разновидность писем, являющихся ответами на поступившую просьбу, запрос, предложение.
Смысловые части: обоснование, принципиальное согласие (не согласие) с предложением, дополнительная информация.
Общие фразы: Сообщаем Вам, что…, Доводим до Вашего сведения, что…., Информируем Вас о том, что ….., Согласны рассмотреть Ваши предложения.., Считаем невозможным применение данных методов …, Надеемся, что это не отразится на дальнейших …, Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество…
Не следует:
начинать текст фразой, указывающей номер поступившего запроса (ссылка на дату и номер есть в реквизитах);
пересказывать в ответном письме содержание поступившего, связь устанавливается с помощью заголовка текста.

Письмо - сообщение, уведомление, извещение – письма, направленные на информирование адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес (вызовы на совещания, мероприятия).
Стандартные выражения писем-сообщений: Сообщаем Вам, что…, Информируем Вас о том, что ….., Доводим до Вашего сведения, что…., Считаем необходимым поставить Вас в известность, что…, Ставим Вас в известность, что….
Письма-извещения, письма-уведомления: обычно начинаются указанием даты, места, времени мероприятия. Уведомляем Вас о …., Уведомляем, что …

Информационное письмо – деловое письмо, в котором сообщаются адресату сведения официального характера (о свершившемся факте, мероприятии и пр.). Письма носят типовой характер, большую рассылку.
В письмах содержатся отдельные положения законодательства или иных актов, рекомендации, предложения по их применению, разъяснения.
Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до двух-трех страниц.
Ранее это были «циркулярные письма» - письма, рассылаемые группе адресатов в целях сообщениях какой-либо важной информации.

Письмо-напоминание, письмо-требование – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей. Письмо состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае невыполнения.
Ключевые фразы письма-напоминания: Напоминаем Вам, Вторично напоминаем Вам, Обращаем Ваше внимание на то, что…., Ставим Вас в известность, что …, Считаем необходимым обратить Ваше внимание на…
Ключевые фразы письма-требования: Требуем выполнить взятые на себя обязательства, Срочно требуем выслать (предоставить, перечислить, выполнить).

Письмо – приглашение – деловое письмо этикетного характера, особая разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы.
Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату:
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемый Петр Михайлович!
Уважаемые господа!
В письмах-приглашениях могут использоваться следующие выражения:
Приглашаем Вас принять участие в …
Просим Вас принять участие в ….
Имеем честь пригласить Вас…
Примите наше приглашение …

Композиция текста делового письма: последовательность смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение).
С точки зрения композиции: простые и сложные (детальное описание, анализ ситуации, мнений, доказательств).
Простые письма обычно состоят из одной-двух смысловых частей, сложные письма – из трех и более.

Письмо, состоящее из одной части – это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности и прочее.

Письмо может состоять из двух смысловых частей: первая – обоснование (изложение причин написания), вторая заключение (просьба, отказ, напоминание и пр.). Обоснованием в письме может быть ссылка на документ (нормативный акт, распорядительный документ и пр.) либо описание конкретных обстоятельств, сложившейся ситуации или формулировка цели. Как минимум из двух композиционных частей должны состоять письма-отказы, необходимо, чтобы отказ был обоснован.

К типу простых писем относятся сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания и др.

Сложные письма:
вступление, формулировка темы;
основная часть;
заключение.

Вступление – это формулировка темы письма, объясняющая причины или повод написания.
Основная часть письма – смысловой центр, раскрытие темы, которая дается через описание сложившейся ситуации, ее анализ. В этой же части письма приводятся доказательства, позволяющие автору в заключительной части сделать вывод, высказать предложение, мнение, сформулировать просьбу или отказ.
Заключение – это итог рассмотрения темы, представляющий собой вывод в виде предложений, мнений. Требований, просьб, напоминаний и пр. Заключение обычно начинается словом, являющимся ключевым в выводе (просим, предлагаем выполнить, напоминаем о необходимости, сообщаем выводы комиссии, приглашаем принять участие, рекомендуем и пр.). Если в заключении содержится отказ, он формулируется как отрицание: не располагаем, не нуждаемся, не считаем целесообразным, не можем обеспечить и пр.