Вимоги до тексту документа

Вимоги до тексту документа

Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловод- стві можна складати мовою відповідної національної меншини, поряд  з державною мовою. Документи, що надсилають зарубіжним адреса- там, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Основою службового документа є текст, який має чітко й переко- нливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст – це головний реквізит службового документа, що розкри- ває його зміст.

Текст документа складається з логічних елементів: вступу, дока- зу, закінчення.

Вступ – підготовка до сприйняття документа (зазначається при- від, що призвів до укладання документа).

Доказ – суть питання: докази, пояснення, міркування тощо. Закінчення – формулювання мети, заради якої готується документ. Текст документа повинен містити певну аргументовану  інформа-

цію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повто- рень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантажен- ня. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логіч- но узгоджену інформацію про управлінські дії  та  використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анке- тними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих доку- ментах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистич- них, бухгалтерських, планових та інших документах.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.

У вступі зазначається причина написання документа; в основній ча- стині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, мірку- вання; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

1.  Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила, Інститут просить, Ректорат клопочеться...

2.  Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояс- нювальні записки, накази.

3.  Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синта- ксичних конструкцій.

4.  Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

5.  Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Ва- шого відома, що; Нагадуємо Вам, що; Підтверджуємо з вдячністю; У порядку надання матеріальної допомоги; У порядку обміну дос- відом; У зв’язку з вказівкою; Відповідно до попередньої домовле- ності; Відповідно до Вашого прохання...

6.  Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Врахову- ючи; Беручи до уваги; Розглянувши; Вважаючи...

7.  Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літерату- рної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

8.  Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присуд- кові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки – пі- сля опорного слова, вставні слова – на початку речення).

9.  Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції – Вами ще не висловлені пропозиції...

10.  Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Міністерство не гарантує...

11.  Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...

12.  У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую; Пропоную...

13.  Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абре- віатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

14.  Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, вель- мишановний, високоповажний...