Вимоги до тексту документа

Вимоги до тексту документа

Текст (21) — головний реквізит документа. Зміст доку- мента має бути бездоганним у юридичному відношенні.

Документи треба писати коротко, точно, зрозуміло.

Завдання документа — переконати, тому головна вимога до викладу змісту — достовірність і об’єктивність, ла- конічність при повноті інформації.

Треба уникати використання архаїзмів та канцеляризмів, русизмiв та iншомовних слiв за наявiностi слiв рiдної мови, а також сленгу, жаргону.

Правильно складеним є лише той діловий папір, який на- писаний офіційно-діловою мовою.

Риси ділового стилю:

·      Нейтральний тон викладу, відсутність емоційності. Особистий суб’єктивний момент не повинен проявлятися у діловому тексті.

·      Виразна логічнiсть тексту. Важливо дотримуватись логічної послідовності викладу та слідкувати за причинно- наслідковими зв’язками між частинами тексту.

·      Точність. Вона досягається вживанням слів тільки в словниковому значенні, широким використанням термінів, цифрових даних. Не допускається двозначність тлумачення слів.

Одноманітність викладу, яка означає, що всі документи одного виду мають однакову композицію, в них використову- ються речення однакової побудови. Навіть слова нерідко ви- користовуються одні й ті ж самі — це сприяє кращому, швид- кому сприйняттю документа.

·      Лаконiчнiсть.

При підготовці документа слiд дотримуватись певних принципів (рис. 2).

Об’єктивність тексту забезпечується точно знайденими фактами, констатацією дій організації уже здійснених чи здійснюваних.

Повна об¢єктивність досягається високим ступенем безо- собовості, відсутністю будь-яких суб¢єктивно-оцінювальних моментів у викладі тексту.

Рис. 2. Принципи (основні вимоги) до підготовки документа

Логічна послідовність.

Ознаки логічної послідовності:

·      тісний логічний зв¢язок усіх компонентів документа;

·      чітко виявлені причинно-наслідкові зв¢язки між повідомлюваними фактами в межах одного речення і в межах усього документа, повним його текстом;

·      протиставлення, яке виражається словами “проте”, або “однак”;

·      логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім); мети (з цією метою, для цього, тому); результа- тивності (отже, таким чином, в результаті, загалом); констатація якогось місця в документі (наприклад, зок- рема, як-то).

Логічна послідовність викладу тексту досягається також за рахунок чіткого розподілу тексту документа на окремі пункти (нумерація, буквені позначення, абзаци тощо), а також виділення головного, основного, найважливішого серед фактів, що повідомляються.

Повнота інформації. Повний — це документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов¢язані з вирішенням питання, що розглядається. У тексті ніщо не пропущено, нічого не треба до- мислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей.

Якість викладу, точність опису. Між цими вимогами до тексту документа існує такий зв¢язок: чим глибше працівник проникає в сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим яснішою буде во- на для тих, хто ознайомлюється з цим документом.

Перш ніж викласти остаточний варіант документа, треба детально обдумати його, дібрати такі слова і вирази, які повніше і точніше передають думку. Важливо чітко й точно формулювати прохання, пропозиції, накази, вдало виділяти і наголошувати основну думку.

Свобода від суперечностей. Це найважливіша вимога, то- му що суперечності в тексті документа проявляються у невідповідності фактів один одному або взаємно виключають- ся. Суперечність може проявитись і в тому, що зміст тексту не відповідає формі документа (прохання викладається у формі наказу).

Переконливість викладу забезпечується обгрунтуванням висловленої думки, доказовістю матеріалу, точністю фактів і цифрових даних.

Текст документа повинен бути коротким, у ньому мають бути лише основні, найважливіші положення й аргументи, а конкретні докази та розрахунки, таблиці оформляються в до- датку. Переконливий, аргументований текст документа може прискорити прийняти правильне рішення, створити умови для укладання контракту (угоди), змінити строки виконання зобов¢язань та ін.

Типізація мовних засобів — це стандартизація мови служ- бових документів, використання ключових слів і типізованих зворотів. Це різні види документів, які потребують своїх типiзованих слів (у наказі — наказую; у постанові — постанов- ляємо; у листі — гарантуємо, надсилаємо і т. п.).

Етикет ділових паперів. Найважливішим проявом етикету є переконливість тексту документа. Більшість ділових паперів оформлюють від третьої, а не першої особи. Це посилює гро- мадський характер документа.

Мовний етикет не вичерпується вживанням стандартних зворотів, що висловлюють ввічливість. Він повинен пронизу- вати діловий папір увесь, від адреси до підписів, включаючи і спосіб викладу тексту.

Укладачеві тексту слід ретельно вишукувати належну форму викладу думки.

Виклад повинен бути стриманим і не допускати неприхо- ваного прояву роздратування, злої насмішки і грубощів. Текст документа, укладений у різкому тоні, викличе відповідь у та- кому ж різкому й нестерпному тоні, що знижує ефективність ділових стосунків і створює нервові, напружені взаємовідно- сини між організаціями.

При написанні тексту ділового листа слід пам¢ятати, що

очікуваний результат може бути лише підказаний, але аж ніяк не нав¢язаний адресатові. Тому не слід викладати прохання у формі жорсткої вимоги. Доречніше просити не “Вашого пози- тивного рішення”, а просто розгляду висловленого прохання і винесення певного рішення. Негативне враження справляє і надмірна ввічливість.

Думка, що її не висловлено у прямій формі, повинна вип- ливати із самої логіки фактів, а це надає більшої сили й пере- конливості документові. Недоречним є іронізування, прояви грубощів, багатослівні дорікання та ін.

Етикет проявляється і в підписанні ділових паперів з до- триманням службового рівня при підписанні документів- відповідей. Відповідь на лист, підписаний директором, має бу- ти підписаний також директором, а не його заступником. Ети- кет вимагає дотримання практики одного чи кількох підписів, залежно від документа.

Текст документів рекомендується умовно поділяти на дві частини: у першій — обгрунтування, у другій — висновки, про- позиції, рішення, розпорядження або прохання.

Текст документа повинен містити певну і аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не не- суть змістового навантаження.

Зміст має бути пов’язаний з виданими раніше документа- ми з цього питання.

Для економії часу на складання службових документів од- норідні або близькі за змістом документи повинні уніфікову- ватися. Суцільний зв’язний текст документа може складатись за трафаретом або макетом, що містить постійну інформацію і пропуски для внесення змінної інформації.

Трафаретні тексти розроблюють структурні підрозділи — підготовлюють у вигляді збірників таких текстів, бланків доку- ментів з трафаретними текстами, у формі зразків текстів і вво- дять у дію наказом керівництва. Трафаретні тексти використо- вуються так: виконавці заповнюють бланки з трафаретними текстами, з яких друкують необхідну кількість примірників, а заповнений виконавцем трафарет підшивають до справи.

не нав¢язаний адресатові. Тому не слід викладати прохання у формі жорсткої вимоги. Доречніше просити не “Вашого пози- тивного рішення”, а просто розгляду висловленого прохання і винесення певного рішення. Негативне враження справляє і надмірна ввічливість.

Думка, що її не висловлено у прямій формі, повинна вип- ливати із самої логіки фактів, а це надає більшої сили й пере- конливості документові. Недоречним є іронізування, прояви грубощів, багатослівні дорікання та ін.

Етикет проявляється і в підписанні ділових паперів з до- триманням службового рівня при підписанні документів- відповідей. Відповідь на лист, підписаний директором, має бу- ти підписаний також директором, а не його заступником. Ети- кет вимагає дотримання практики одного чи кількох підписів, залежно від документа.

Текст документів рекомендується умовно поділяти на дві частини: у першій — обгрунтування, у другій — висновки, про- позиції, рішення, розпорядження або прохання.

Текст документа повинен містити певну і аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не не- суть змістового навантаження.

Зміст має бути пов’язаний з виданими раніше документа- ми з цього питання.

Для економії часу на складання службових документів од- норідні або близькі за змістом документи повинні уніфікову- ватися. Суцільний зв’язний текст документа може складатись за трафаретом або макетом, що містить постійну інформацію і пропуски для внесення змінної інформації.

Трафаретні тексти розроблюють структурні підрозділи — підготовлюють у вигляді збірників таких текстів, бланків доку- ментів з трафаретними текстами, у формі зразків текстів і вво- дять у дію наказом керівництва. Трафаретні тексти використо- вуються так: виконавці заповнюють бланки з трафаретними текстами, з яких друкують необхідну кількість примірників, а заповнений виконавцем трафарет підшивають до справи.

Додатки до нормативного акта та розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей акт або відповідний розпорядчий документ, його дату і номер. Цю відмітку ставлять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

За наявності кількох додатків на них проставляють поряд- кові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 і т.д. Знак № (номер) перед цифровим позначенням додатка не ставиться.

Якщо додаток складається з декількох аркушів, на всіх на- ступних аркушах у правому верхньому куті роблять напис: “Продовження додатка”.

Додатки до вихідних документів візують на двох примірниках; один з них направляють за адресою, а другий за- лишається у справах організації.

Додатки до нормативних актів підписують керівники структурних підрозділів, відповідальні за їх розробку, на лиць- овій стороні останнього аркуша додатка із зазначенням дати.

Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, повинні мати відмітку в тексті документа про їх на- явність.

Такі додатки повинні мати порядковий номер і відмітку з посиланням на пункт тексту документа, який вони поясню- ють, та повну назву документа. Якщо назва документа переви- щує кілька рядків, то її дозволяється скоротити.

Відмітку ставлять у верхньому правому куті першого ар- куша додатка.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку про наявність додатків оформлюють за формою:

Додаток: на 6 арк. у 3 прим.

Якщо документ має додатки, які не названо в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазна- ченням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану комплексної пе- ревірки організації у І кварталі 1999 р., на 6 арк. у 2 прим.

2. Графік проведення перевірок дотримання вимог інструкції з діловодства структурними підрозділами ор- ганізації на 1999 р., на 2 арк. у 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, що має до- датки, то позначку про наявність додатка оформляють так:

Додаток: Висновок експертної комісії від 25.04.99 №18- 25/158 і додаток до нього, всього на 25 арк. у 3 прим.

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.

При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на     арк.

Якщо додаток направляється не в усі зазначені в доку- менті адреси, відмітку про наявність додатка оформлюють за формою:

Додаток: на 6 арк. у 3-х прим., у першу (або другу тощо) адресу.