Визначення документа. Види документів та їх класифікація

Визначення документа. Види документів та їх класифікація

        Документальна фіксація інформації є обов’язковим еле- ментом управлінської діяльності. Матеріальними носіями інформації, що фіксується, є документи.

Інформація, що міститься в документах, необхідна для стабільної діяльності будь-якої організації, підприємства. На її основі приймаються відповідні упавлінські рішення.

Документ — матеріальний об’єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.

Першими документами на Русі були грамоти. Саме слово документ перекладається з латинської мови як “спосіб доказу”, “взірець”. В українську мову це слово прийшло з російської: за часів Петра І документами почали називати ділові папери, що мали правове (юридичне) значення, тобто слугували доказом чиїхось прав, підтвердженням законності певних дій.

Згiдно з Державним стандартом на термiнологiю дiловод- ства та архiвної справи, документ — це засiб закрiпленя рiзни- ми способами на спецiальному матерiалi iнформацiiї про фак-

ти, подiї, явища об’єктивної дiяльностi i продукти розумової дiяльностi людини.

Як носiй iнформацiї документ є неодмiнним елементом внутрiшньої органiзацiї кожної установи, пiдприємства. Доку- менти забезпечують взаємодiю всiх пiдроздiлiв органiзацiї.

Комунiкативна функцiя документiв забезпечує i зовнiшнi зв’язки установ та пiлприємств.

Документи використовуються для передачi iнформацiї в часi та просторi, тобто мають координуючу функцiю.

Під час роботи з документами необхідно керуватись нор- мативними актами України, стандартами (ДСТУ), які перед- бачають складання документів за певними правилами, веден- ня номенклатури справ, створення архіву підприємства для забезпечення збереження найбільш цінних документів.

В управлінській діяльності використовують головним чи- ном текстові документи, інформація в яких зафіксована будь- яким письмовим способом — рукописним, машинописним, дру- карським. Сукупність документів, оформлених згідно з визна- ченими правилами, називають управлінською документацією. Управлінська документація являє собою систему доку- ментації, що забезпечує управлінські процеси в суспільстві, на

підприємстві, в організації та установі.

Документи створюються через необхідність реалізації тієї чи іншої функції. В документі, як правило, переплітається ве- лика кількість функцій: інформаційна, соціальна, комуніка- тивна,

управлінська, правова, облікова.

Скачано с www.znanio.ru