Визначення та порядок проведення інвентаризації

Визначення та порядок проведення інвентаризації

Щодня, при здійсненні господарської діяльності на підприємстві, бухгалтер, на підставі первинних документів, відображає господарські операції у регістрах обліку. Це дозволяє отримати повну інформацію про склад, кількість та стан процесів, які відбуваються в організації. Але деякі явища, що впливають на залишки майна підприємства, не можна відстежити одразу. Тому для отримання фактичних даних щодо майна або розрахунків підприємства проводять інвентаризацію.

Згідно із Законом про бухгалтерський облік та фінансову звітність підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію активів і зобов’язань. У Постанові про затвердження порядку подання фінансової звітності визначено обов’язкові випадки проведення інвентаризації.

Інвентаризація – є одним з елементів методу бухгалтерського обліку. Як елемент методу бухгалтерського обліку це поняття вже розглядалось раніше. Тому далі доцільно більш детально розглянути його трактування.

Серед різноманіття поглядів на визначення поняття інвентаризації, визначимо його основні структурні елементи:

1)   метод бухгалтерського обліку;

2)   отримання фактичних показників майна в натуральних вимірниках;

3)     засіб перевірки для співставлення з бухгалтерськими (обліковими) даними.

Отже, як елемент методу бухгалтерського обліку, інвентаризація допомагає отримати необхідну інформацію для бухгалтерського обліку, як засіб перевірки для виконання основних принципів обліку (достовірності).

Об’єктами інвентаризації виступають:

1)   власність: основні фонди, нематеріальні активи, товарно-матеріальні цінності, цінні папери, обсяги незавершеного виробництва;

2)   грошові кошти та інші грошові документи;

3)   фінансові зобов’язання.

Основними задачами інвентаризації, згідно з Інструкцією, є:

1)   виявлення фактичної наявності об’єктів інвентаризації;

2)     установлення надлишків або нестач цінностей і грошових коштів  при співставленні з фактичною наявністю з даними бухгалтерського обліку;

3)     виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили своє первісну якість, застарілі, інші об’єкти, які не використовуються;

4)    перевірка дотримання умов та порядку зберігання матеріальних та грошових цінностей, а також правила утримання та експлуатації основних фондів.

5)         перевірка реальної вартості зарахованих на баланс об’єктів інвентаризації (основних фондів, нематеріальних активів, ТМЦ, цінних паперів та фінансових інвестицій, грошових коштів у касі та на поточному рахунку, грошових коштів у дорозі, дебіторської і кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрати майбутніх періодів, забезпечення та резерви).

На формування задач, поставлених перед інвентаризацією, впливають також стадії діяльності підприємства (рис. 13.1).

Рис. 13.1. Завдання інвентаризації

Розглядається три стадії діяльності, при цьому друга стадія  має декілька етапів облікового процесу, які також впливають на формування задач, поставлених перед інвентаризацією.

До основних задач бухгалтерського обліку відноситься, окрім інших, також необхідність для підприємства та власників проведення інвентаризації. Існує не тільки необхідність проведення інвентаризації, але також її обов’язковість. Серед обов’язкових випадків Інструкцією визначено такі:

1)   будь-які операції з майном державного підприємства;

2)   перед складанням річної бухгалтерської звітності;

3)   при зміні матеріально відповідальних осіб;

4)   при виявленні фактів розкрадань і зловживань, псування цінностей;

5)   за розпорядженням судово-слідчих органів;

6)   у випадку техногенних аварій, пожежі або стихійного лиха;

7)   при передачі підприємства та їх структурних підрозділів;

8)   у випадку ліквідації підприємства.

Водночас, у залежності від випадку проведення інвентаризації, якщо йде мова про обов’язковий випадок проведення інвентаризації, важливо визначити,  коли  її  необхідно  проводити.  Датою  проведення інвентаризації

може бути один з наведених днів:

1)   день здійснення операції – для пунктів 1, 3, 7;

2)   день після закінчення явища – для пункту 6;

3)   день виявлення явища – для пункту 4.

Щодо дати проведення інвентаризації при складанні фінансової звітності, то в Інструкції окремо визначено такі об’єкти, як майно, цінності, грошові кошти та зобов’язання, інвентаризація за якими проводиться не раніше 1 жовтня звітного року. Один раз на три роки може проводитися інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів основних фондів. Бібліотечні фонди підлягають інвентаризації або один раз у п’ять років, або кожен рік, але при цьому інвентаризації підлягає не менше, ніж 20% усіх бібліотечних фондів підприємства.

Проведення інвентаризації має свої особливості.

Згідно з Інструкцією характерною для всіх видів перевірок, незалежно від об’єкта, є такі етапи проведення інвентаризації:

1)    створення постійно діючої комісії. До складу такої комісії входять керівники структурних підрозділів, головний бухгалтер, голова – керівник підприємства чи його заступник.

До основних завдань цього типу комісій відносять:

-   профілактичні роботи щодо забезпечення збереження цінностей;

-   організаційні роботи щодо проведення інвентаризації;

-       контрольні перевірки правильності проведення інвентаризації та вибіркові перевірки товарно-матеріальних цінностей у міжінвентаризаційний період;

-        здійснюють післяінвентаризаційну роботу з інвентаризаційними різницями (правильність визначення, повторні перевірки, розглядають письмові пояснення і таке інше).

2)    створення робочої інвентаризаційної комісії. До складу цієї комісії входять інженер, технолог, механік, товарознавець, економіст, бухгалтер та інші робітники добре обізнані в об’єкті інвентаризації. Очолює таку   комісію

представник керівника підприємства.

До основних завдань робочої комісії відносять:

-           безпосереднє проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, цінних паперів, незавершеного виробництва;

-           участь у визначенні результатів інвентаризації (визначенні інвентаризаційних різниць);

-   внесення пропозицій щодо удосконаленню процесів руху, зберігання, обліку товарно-матеріальних цінностей;

-   своєчасність та дотримання правил проведення інвентаризації;

-     оформлення протоколу за результатами інвентаризації з внесенням пропозицій щодо виявлених інвентаризаційних різниць;

3)        проведення інвентаризації. На цьому етапі робоча комісія у присутності матеріально відповідальної особи проводить підрахунки, зважування об’єктів інвентаризації, які готуються матеріально відповідальною особою для зручності підрахунку завчасно, або у присутності комісії, якщо перевірка позапланова (раптова);

4)       складання інвентаризаційного опису, форма якого затверджена постановою №241 Державного комітету СРСР зі статистики. У цій Постанові наводяться декілька видів описів, залежно від об’єкта інвентаризації;

5)        етап контрольної перевірки. На цьому етапі постійно діюча інвентаризаційна комісія в присутності членів робочої комісії перевіряє за описом дані з найбільш цінних матеріальних цінностей. У випадку виявлення значних відхилень створюється нова робоча комісія і проводиться повторна інвентаризація;

6)        складання документів за результатами перевірки. Якщо дані контрольної перевірки співпали з даними робочої комісії, то результати інвентаризації фіксуються в інвентаризаційній відомості. Якщо ж були виявлені значні відхилення і проведена повторна інвентаризація новою робочою групою, то складається акт інвентаризації і робиться запис у книзі реєстрації   контрольних   перевірок.   Усі   форми   документів    затверджені

Інструкцією про проведення інвентаризації;

7)          опрацювання результатів інвентаризації: визначення причин відхилень, прийняття рішень щодо виявлених відхилень, відображення результатів у регістрах бухгалтерського обліку.

Окрема увага в Інструкції приділяється особливостям проведення інвентаризації деяких її об’єктів. Зауважимо коротко ці правила.

Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей.

1)      послідовне пересування у ході перевірки за місцями зберігання об’єктів, з можливим опломбуванням приміщень.

2)       складання декілька інвентаризаційних описів наявних товарно- матеріальних цінностей: власних; у дорозі; не сплачених вчасно; тих, що знаходяться на складі інших підприємств.

3)          товарно-матеріальні цінності під час інвентаризації можуть оприбутковуватися чи видаватися зі складу, але з фіксацією в окремій відомості та з відповідними відмітками.

Окремі особливості має інвентаризація незавершеного виробництва, незавершеного капітального будівництва та незавершеного ремонту:

1)   вказується стадія та ступінь завершеності, кількість та об’єм робіт;

2)       матеріальні цінності, які не зазнали ще обробки, не повинні вказуватися в описі за цим об’єктом, а враховуватися в окремому інвентаризаційному описі як товарно-матеріальні цінності;

3)               інвентаризація незавершеного виробництва визначається розрахунковим шляхом;

4)   перевірка обладнання, яке передано та не використано в будівництві;

5)      перевірка стану об’єктів за якими призупинено роботи, а також об’єктів, які завершені та не введені в експлуатацію. Виявлення причин.

Інвентаризація витрат майбутніх періодів, забезпечень та резервів майбутніх витрат та платежів проводиться за таким алгоритмом:

1)       перерахування залишку забезпечень за методикою, вказаною в Інструкції;

2)      перегляд сум винагороди за вислугу років та при необхідності спасання надлишку на витрати;

3)     установлення за документами суми витрат майбутніх періодів та резерву сумнівних боргів.

Інвентаризація розрахунків в узагальненому вигляді проводиться таким чином:

1)     попередньо роздані виписки підприємствам-дебіторам пред’являються інвентаризаційній комісії для визначення залишків;

2)     перевірка поставок без документів;

3)     заборгованість перед банками, податковими органами, фінансовими установами повинна бути врегульована безпосередньо з цими організаціями;

4)     визначення заборгованостей за якими закінчився термін позивної давнини.

Інвентаризація грошових коштів повинна проходити згідно з Положенням №637 про ведення касових операцій. Тут є декілька особливостей:

1)    перед проведенням інвентаризацій матеріально-відповідальна особа дає розписку за встановленою формою;

2)    при інвентаризації перерахунку підлягають усі матеріальні цінності, які зберігаються у касі з перерахунком купюр усіх готівкових коштів;

3)       після проведення інвентаризації каси комісією складають Акт інвентаризації, форма якого встановлена Положенням №637.

Крім того, у деяких нормативних документах Міністерства фінансів України, Держказначейства та інших організацій також указують на особливості інвентаризації деяких об’єктів, які вже не підлягають розгляданню в подальшому в цьому питанні, але які необхідно враховувати при здійсненні господарської діяльності.

Під час заповнення інвентаризаційної відомості при співставленні фактичних даних, отриманих під час інвентаризації, з документарними можуть виникнути відхилення, які називають інвентаризаційними різницями.

До них відносять:

-      нестачі (фактично товарно-матеріальних цінностей менше ніж за даними обліку). У межах норм або більше;

-    надлишки (фактично товарно-матеріальних цінностей більше ніж за даними обліку);

-    пересортиця (з деяких товарів більше, а з деяких товарів менше, ніж за даними обліку).

Виявлені відхилення підлягають вивченню та встановленню причини виникнення. Серед причин можуть бути природні явища:

-       звичайні (не враховані процеси: випаровування) та надзвичайні (стихійні лиха);

-     створені: недбалість або злочинний задум.

Причини відхилення визначають порядок відображення цих фактів в обліку підприємства.

1)     причина: звичайне природне явище – на підприємстві розраховані норми природного убутку. Нестачі списують на витрати виробництва або обігу;

2)      причина: надзвичайне явище. Нестачі списують на надзвичайні витрати підприємства;

3)   причина: пересортиця. Можливі декілька ситуацій:

-      надлишки та нестачі товарно-матеріальних цінностей однакового найменування та в однаковій кількості, які виникли в один і той самий період та у тієї самої матеріально відповідальної особи, - можливе взаємне зарахування;

-         надлишки та нестачі товарно-матеріальних цінностей різного найменування, у різній кількості, які виникли у різних осіб або в різні проміжки часу. Необхідно враховувати окремо надлишки зі збільшенням залишків цих цінностей та віднесенням на інші операційні доходи. Нестачі можна  віднести  на  винну  особу  або   як  нестачі  зверх  норм   убутку        з

віднесенням до складу інших операційних витрат, якщо не встановлені конкретні винні особи;

-     надлишки та нестачі можуть бути зараховані (з умовою першого пункту), коли вартість цінностей за якими виявлена нестача, більша за вартість цінностей, за якими встановлено надлишок. У цьому випадку виниклу різницю відносять на винну особу або на витрати, якщо її не встановлено;

4)   недбалість або злочинний задум. У цьому випадку нестачі відносять на винну особу з урахуванням Порядку визначення розміру збитку від розкрадань, нестач, знищення і псування матеріальних цінностей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України.

У ході підготовки, проведення інвентаризації та на етапі виявлення інвентаризаційних різниць повинні бути присутніми відповідальні особи. Керівник підприємства відповідає за організацію інвентаризації відповідно з правилами, умовами, порядком, у визначений термін, крім випадків, коли йдеться про обов’язкову інвентаризацію.

Якщо у ході перевірки виявлено порушення, то результати інвентаризації можуть бути невизнані. Члени робочих комісій є відповідальними за результати, які вони зафіксували в інвентаризаційних описах.

Матеріально відповідальні особи відповідають за інвентаризаційні різниці, які виявлено у ході перевірки, якщо доведена їх причетність. У разі невиконання кожним з перерахованих своїх обов’язків, вони несуть адміністративну, а в деяких випадках і кримінальну відповідальність.