Значення документаційного забезпечення управління

 Значення документаційного забезпечення управління

Документ виконує багато функцій. Державний стандарт 2732-2004 визначає документ як інформацію, зафіксовану на матеріальному но- сії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі. Ця функція документа особливо важлива в оперативному управлінні. Після використання документа у поточній роботі він ви- конує ще одну важливу функцію  – виступає як історичне джерело.   Ці особливості привертали увагу працівників управління і архівістів. Підготовка, оформлення, прийняття і виконання документів – трудо- містка та складна частина діяльності апарату управління, в якій беруть участь всі категорії управлінських працівників.

У період перебудови системи управління документ виконує ряд теоретичних функцій, які застосовуються у рамках наукових дисцип- лін документознавства та архівоведення.

Технологія управління, зведена до простої схеми, може бути представлена у вигляді прийняття рішення, організації його виконання та контролю за виконанням. Таку схему можна використовувати як у випадку проведення найбільш простого одноразового заходу, так і при організації складних галузевих загальнодержавних систем. Ці системи будуть відрізнятися ступенем підготовки прийняття рішення, органі- зацією його втілення в життя (кадри, фінанси, постачання, реалізація та ін.) і організацією контролю за виконанням. У всіх випадках по- винні бути наявними вказані частини.

Будь-яке рішення не виникає з нічого, воно може бути прийняте тільки на базі інформації з даного питання. При цьому слід зазначити дві важливі умови: по-перше, інформація повинна бути своєчасною, по-друге, вона повинна бути достатньою для прийняття необхідного рішення. Якщо інформація надійшла з запізненням, Ви втрачаєте мож- ливість взяти участь в яких-небудь діях, заходах. Тобто можливість чи шанс втрачені. З іншого боку, якщо інформація недостатня або Ви зна- єте що-небудь наполовину, Ваше рішення може бути не тільки не най- кращим, а навіть помилковим, оскільки Ви не врахували всіх факторів.

На даний час обсяги інформації подвоюються через кожні три роки. Це пов’язано з розвитком суспільства. Будь-який суб’єкт чи конкретна людина може існувати тільки у випадку, коли йде  обмін інформацією.  В умовах ринкових відносин стрімко змінюється економічна ситуація, комерційні підприємства “виживають” тільки тоді, коли вони своєчасно

знають, що, коли, як і скільки коштує. Інформація давно стала товаром. Хто володіє інформацією, той володіє ситуацією, і навпаки.

Це свідчить про суттєві зміни в організації інформаційних ресур- сів у суспільстві, показує, що інформація і документ як її носій здійс- нюють вплив на всі аспекти управління, а також на функціонування різних структур, які впливають на кінцевий результат в економічній сфері.

Інформаційно-документаційне обслуговування виступає голов- ною (основною) забезпечувальною (обслуговуючою) функцією управ- ління, виконання якої потребує спеціальних, професійних знань. Від того, як поставлена ця робота, залежить оперативність, чіткість у дія- льності будь-якого суб’єкта.

Інформаційно-документаційне забезпечення здійснюють спеціа- льні структурні підрозділи: управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат (або секретар-помічник). Ці підрозділи повин- ні бути укомплектовані спеціалістами. Секретар-помічник також по- винен мати спеціальну освіту залежно від рівня керівника і рівня його підготовки.

Робота будь-якого управлінського апарату, як і взагалі будь-яка робота у наш час, повинна виконуватись за умови дотримання вимог наукової організації праці. Тобто це означає, що немає такої роботи, яку б не потрібно було правильно організовувати, і людина, яка вико- нує цю роботу, повинна бути обізнана з особливостями її виконання. Для цього робота повинна бути поділена на певні складові – від най- більш складних до найпростіших операцій. Кожну частину треба від- працювати, тобто організувати якнайкраще, оскільки в будь-якій ро- боті немає дрібниць, все має бути продуманим. Із таких продуманих, правильно організованих операцій і складається наукова організація праці. Як правильно виконувати ту чи іншу роботу, визначають нор- мативно-методичні документи.

У сфері управління головним чином працюють з інформацією і документами, які виступають її носіями. Документ – об’єкт і резуль- тат праці в сфері управління.

Робота з інформаційно-документаційного забезпечення склада- ється з однакових операцій. Тільки одними суб’єктами вона викону- ється традиційними методами (вручну), іншими – за допомогою засо- бів механізації та автоматизації. Але всі етапи роботи з документами залишаються. Тому будь-який елементарно грамотний працівник управлінського апарату повинен не тільки правильно складати і офо- рмляти документи, але й знати, які види робіт виконуються з ними.

Будь-яка праця сьогодні удосконалюється шляхом впровадження нових  машин  та  процесів.  У  сфері  управління  механізувати можна

тільки роботу з документами і автоматизувати опрацювання інформа- ції, яка міститься в документах.

Але машинне опрацювання документів ставить свої вимоги. Від- носно документів це вимоги щодо їх формату, порядку оформлення, викладу тексту.

Документ також можна розділити на свої найпростіші складові частини (реквізити) і до кожної частини є правила правильного її на- писання та оформлення. Ці правила закріплені ДСТУ 4163-2003 “Уні- фікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (далі – ДСТУ 4163-2003) [20]. Вимоги до оформлення документів також досить детально описані в системі до- кументаційного забезпечення управління, оскільки в усіх документах можна виділити однакові складові частини (реквізити), вивчивши по- рядок складання та оформлення цих реквізитів  (написання  адреси, дат, грифів погодження, затвердження, порядок підписання та ін.).

Одним документом оформлюється тільки одноразова дія. Доку- менти виступають у тісній взаємодії один з одним і утворюють систе- му документації. Державний стандарт дає визначення системи доку- ментації як сукупності взаємопов’язаних документів у визначеній сфері діяльності.

Існують системи фінансової, первинної та облікової бухгалтерсь- кої документації бюджетних об’єктів і суб’єктів, обліково-грошової документації, організаційно-розпорядчої та ін. Таким чином, кожний управлінець повинен вміти вилучати і знати ту систему документації,  з якою він працює. Наприклад, працівник відділу кадрів повинен зна- ти і вміти складати та оформляти всі кадрові документи, а також кон- тракти і трудові угоди. Але найбільш загальними є організаційно- розпорядчі документи, з якими доводиться мати справу будь-якому управлінцю. Сюди належать такі організаційні документи, як статут, положення, інструкції; розпорядчі документи-накази, розпорядження, вказівки, ухвали, рішення; інформаційно-довідкові – акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, а також найбільш масові види слу- жбових документів – листи, телеграми, телефонограми. Кожний вид названих документів має свої особливості в оформленні і викладі тек- сту, які неважко вивчити.

Порядок роботи з документами теж розподіляється на певні етапи. Кожний етап має свої прийоми найкращого його виконання. Почина- ється ця робота з надходження і первинного опрацювання документів. Цей етап є обов’язковим, незалежно від способу передачі інформації: поштою, особисто, телеграфом, факсом. Як правило, ця робота ведеться

централізовано й складається із чисто технічних операцій, детально описаних у правилах та інструкціях.

Реєстрація документів – важливий етап. В процесі реєстрації ве- деться облік отриманих документів, але найголовнішим є запис пока- зників про документ, які дозволяють організувати контроль за його виконанням і інформаційно-довідкову роботу з документами, тобто в процесі реєстрації закладається банк даних про документи, які цирку- люють в об’єкті чи суб’єкті.

З реєстрацією документів тісно пов’язаний наступний етап – кон- троль за виконанням. Правильно організований строковий контроль дозволяє знати в будь-який момент, що має бути виконано, і допома- гає суб’єкту ефективно спланувати свій робочий день.

Від постановки реєстрації документів залежить і організація інфо- рмаційно-довідкової роботи. Служба інформаційно-документаційного обслуговування або секретар зобов’язані за кілька хвилин видати дові- дку: де, у кого, на якій стадії роботи знаходиться будь-який документ, а також відповісти на запитання: в яких документах міститься інфор- мація з тієї чи іншої проблеми, що вас цікавить. Реєстрація може про- водитись в ручному режимі – на картках або в автоматизованому – на комп’ютері. Технологія реєстрації документів добре викладена в нор- мативно-методичних посібниках.

Після первинного опрацювання та реєстрації документ надходить на виконання. Цей етап пов’язаний з проблемою прямоточності руху документа. Рух документа до виконавця відбиває систему організації управління. При чіткому розподілі обов’язків та делегуванні повнова- жень документ відразу потрапляє на виконання. При зацентралізова- ній системі управління, коли керівник бере на себе вирішення всіх, навіть дрібних питань, кожний документ надходить до нього на резо- люцію і після цього надходить на виконання. Підготовлений документ буде йти, таким чином, знизу-вгору – від виконавця, з численними по- годженнями, до керівника на підпис. Рух документа наочно відбиває оперограма і дозволяє побачити всі повторні та зайві операції.

Наступний етап – поточне збереження документів. Будь-який до- кумент після того, як в процесі управління використана зафіксована в ньому інформація, виконує функцію збереження та накопичення ін- формації з тим, щоб до цієї інформації знову можна було повернутися, коли в цьому виникне потреба. Для цього документи повинні бути ро- зміщені так, щоб потрібний документ можна було знайти за лічені хвилини. Оскільки документів, які відкладаються в процесі роботи суб’єкта, багато, їх організація в поточному збереженні потребує по- передньої класифікації, тобто розподілення на групи (справи) для оперативного їх пошуку. Для розподілу документів по справах  розро-

бляється найпростіший класифікатор – номенклатура справ. Це сис- тематизований перелік заголовків справ, які ведуться в суб’єктах.

Номенклатура – найважливіший документ у діловодстві. Добре складена номенклатура справ дозволяє мати чітко налагоджене пото- чне збереження документів. Однак складання номенклатури потребує спеціальних знань. Багаторічний досвід роботи зі складання номенк- латури дозволяє стверджувати, що скласти номенклатуру може лише спеціаліст у галузі діловодства або архівіст. Якщо суб’єкт не може сам кваліфіковано скласти номенклатуру, потрібно звернутися в архівну службу. Обкладинки справ заводяться відповідно до номенклатури. Оформлення обкладинок та розподіл документів усередині справ та- кож повинні проводитись з урахуванням спеціальних правил.

Складання номенклатури справ, формування справ та їх збере- ження пов’язані з експертизою цінності документів. Під експертизою розуміють визначення практичного та наукового значення документів, визначення термінів їх зберігання. Залежно від цінності документів вони можуть  мати  різні  терміни  зберігання:  короткострокові  (до  10 років), довгострокового зберігання (в основному, це документи щодо особового складу, які зберігаються 25–75 років) та постійні. Те- рміни зберігання документів можна визначити в спеціальних довідни- ках, які називаються “Переліки документів за термінами зберігання”. Вони бувають типові та відомчі. Типовий перелік існує для управлін- ських документів, науково-технічної документації, кіно- і фотодоку- ментів; відомчі переліки майже для усіх сфер діяльності (культури, охорони здоров’я, кінематографії, сільського господарства та ін.). Ві- домчий перелік більш докладно охоплює документи, які створюються в процесі діяльності визначеної сфери. Терміни зберігання документів визначаються при формуванні справ, оскільки в одну справу не дозво- ляється формувати документи постійного та тимчасового термінів зберігання. В іншому випадку документи доведеться перегрупувати. Порядок проведення експертизи та оформлення її результатів добре викладені в нормативно-методичних документах.

І, нарешті, завершальним етапом роботи з документами є підго- товка справ для довгострокового зберігання або для здачі  їх в архів.  В оперативній роботі, як правило, справи використовуються два  роки

–    поточний рік та минулий. Справи за попередні роки треба опрацю- вати і передати до архіву суб’єкта (якщо він є) чи перекласти для збе- рігання в іншу шафу. Опрацювання справ проводиться відповідно до встановлених правил. Якщо цю роботу проводити регулярно, кожного року, справи суб’єкта будуть у повному порядку і пошук потрібних справ і документів не буде складним.