Знакомство с программой МойОфис Таблицы

За последние несколько лет приложения МойОфис для работы с текстом, таблицами и презентациями стали популярными в образовательных учреждениях. И тому есть ряд причин: наш продукт «МойОфис Образование»  легко интегрируется с электронными образовательными платформами, а лицензии для государственных школ и детских садов доступны бесплатно. Также мы придаем особое значение методической базе по использованию приложений.

Сегодня мы сделаем короткий обзор на приложение для работы с электронными таблицами из набора «МойОфис Образование». Оно позволяет создавать и редактировать табличные документы и сохранять их в различных форматах: xlsx, ods и собственный формат xods. Также вы можете сохранить файл в популярных форматах PDF, PDF-A, csv, txt и других. Работать в «МойОфис Таблица» одинаково удобно с стационарного компьютера и ноутбука на операционных системах Windows, Linux.

Чтобы плюсы работы в «МойОфис Таблица» для педагогов были более наглядными, рассмотрим конкретные инструменты работы с документом. И начнем с интерфейса.

Интерфейс

Основные элементы управления редактором мы собрали в верхней части окна, над рабочей областью. Сразу под строкой заголовка, находится командное меню. В нем расположен набор команд, отвечающих за основные функции приложения. Для удобства все команды в меню сгруппированы. Опускаемся ниже, и видим панель инструментов. Здесь находятся инструменты для работы с документом. Между панелью инструментов и рабочей областью находится строка формул. Она состоит из поля диапазона, кнопки вставки функции и служит для ввода и редактирования данных и формул. Сама же рабочая область представляет собой таблицу из обозначенных цифрами строк и буквами — столбцов.

Для получения краткой справки о каждом из элементов панели инструментов достаточно навести указатель мыши на этот элемент. Также в меню Справка вы можете выбрать команду Справка или нажать клавишу [F1] для вызова окна справочной системы. Еще больше подробностей о работе с интерфейсом «МойОфис Таблица» можно узнать в этом видео.

Построение таблицы

При построении таблицы мы обратимся к ряду инструментов, таких как ввод данных, автозаполнение, копирование и вставка и др.

Для начала осуществите ввод данных:

1. выделите ячейку для ввода;

2. введите данные с помощью клавиатуры или вставки скопированных данных из буфера обмена;

3. завершите процесс ввода нажатием клавиши Enter на клавиатуре или выделением любой другой ячейки.

Используйте автозаполнение для автоматической записи данных в смежные ячейки:

1. введите содержимое в одну или несколько ячеек;

2. выделите ячейки;

3. наведите курсор мыши на правый нижний угол выделенных ячеек -– чёрный квадрат (курсор примет вид руки);

4. нажмите и удерживайте нажатой левую кнопку мыши;

5. переместите угловой маркер автозаполнения по диапазону ячеек, который необходимо заполнить.

При заполнении таблицы можно использовать данные из других источников (табличного файла, текстового файлов, веб-страницы и т.д.), путем копирования и вставки. Для копирования информации достаточно использовать сочетание клавиш [CTRL]+[C], а для вставки — [CTRL]+[V].

 После вставки скопированная формула сразу дает результат

Для удобного создания таблиц вы можете использовать множество других функций. Так для редактирования заголовков таблиц или комфортного размещения объемного текста в таблице можно использовать объединение ячеек. А для быстрого поиска в документе можно использовать меню Поиска на боковой панели. Подробнее об этих инструментах «МойОфис Таблица» можно узнать в этом видео.

Форматирование ячеек

Одним из важнейших инструментов форматирования ячеек является набор действий для форматирования шрифта. На панели инструментов мы вы найдете тип, размер, цвет и другие параметры, необходимые для вашего документа.

В комплекте с приложениями МойОфис поставляются и бесплатные шрифты XO Fonts, которые являются метрическими аналогами популярных иностранных шрифтов. Их использование позволяет корректно отображать документы, ранее созданные в других иностранных редакторах. По умолчанию в «МойОфис Таблица» размер шрифта XO Thames 12 пт, но его легко изменить.

Тип шрифта и размер выбираются в раскрывающихся списках Шрифт и Размер на панели инструментов.

Также на панели инструментов, можно выбрать начертание: полужирный, курсив, подчеркнутый. Чтобы решить эту задачу быстрей, просто выделите текст и воспользуйтесь сочетаниями клавиш: [CTRL]+[B], [CTRL]+[I], [CTRL]+[U].

А для выбора цвета шрифта воспользуйтесь кнопкой Цвет текста на панели

инструментов. При нажатии левой кнопки мыши по стрелке кнопки отображается палитра, в которой можно выбрать один из множества предустановленных цветов.

При редактировании можно изменить и другие параметры текста с помощью панели инструментов и «горячих клавиш». Точно так же легко управлять текстом в ячейках с помощью команд выравнивания, поворота или переноса по словам, а также внести изменения в формирование границ ячеек.

Вычисления в таблицах

Рассмотрим вычисление в таблицах на примере работы с функцией. Функция — это предустановленная формула, для вычисления которой могут потребоваться аргументы. У любой функции в формуле есть имя и круглые скобки. Если функция имеет аргументы, то они будут располагаться в круглые скобках. Если аргументов нет, то скобки будут пустыми.

Для использования функции:

1. выделите ячейку, в которой должен быть результат вычисления функции;

2. вставьте функцию одним из способов: нажатием кнопки Вставить функцию на боковой панели или в строке формул, затем введением знака «=» (равно);

3. начните набирать имя функции;

4. выберите требуемую функцию из списка щелчком левой кнопки мыши;

5. заполните аргументы функции, если они есть;

6. нажмите [ENTER] на клавиатуре или кнопку в строке формул.

Обработка больших объемов данных

Табличный документ можно использовать в качестве базы данных, которая хранит в себе большой объём информации. Для того, чтобы функции по сортировке, фильтрации и группировке данных работали корректно, следует заполнять документ по определенным правилам. Благодаря соблюдению этапов заполнения вы сможете формировать разнообразные отчёты в виде отдельных таблиц, закрывающих задачи. 

Правила построения базы данных:

• данные в столбцах только одного типа;
• первая строка — заголовки столбцов;
• данные первого столбца уникальны – это порядковые номера;
• не используйте объединение ячеек;
• не оставляйте пустыми строки и столбцы;
• новые данные добавляйте в первую пустую строку в конце таблицы.

Сохранение и экспорт документа

Для того, чтобы сохранить внесённые в документ изменения, в меню Файл выберете команду Сохранить. В случае, если вы сохраняете документ впервые, то перед вами появится окно Сохранить как. Проделайте в нём следующие действия:

1.   введите имя сохраняемого файла;

2.   выберете папку, в которой файл будет храниться;

3.   при необходимости выберите тип файла (xlsx, ods, xods);

4.   кликните по кнопке Сохранить.

Данные из табличного файла могут быть экспортированы в форматах PDF и PDF/A-1. Разберемся с алгоритмом действий на примере работы с файлом в pdf:

1.   в меню Файл нажмите команду Экспорт;

2.   введите имя файла;

3.   выберете папку, в которую хотите выгрузить файл;

4.   нажмите кнопку Сохранить.

С помощью «МойОфис Таблица» можно создавать целые группы документов для ведения отчетности по работе с учениками и студентами. Автоматизированные расчеты и удобный интерфейс позволяют легко планировать образовательный процесс и курировать проекты учащихся в детских садах, школах, колледжах и вузах. А пользоваться электронными таблицами так же, как и другими нашими приложениями можно без подключения к интернету. Скачать набор «МойОфис Образование» и оценить преимущества всех продуктов для совместной работы с документами и коммуникаций можно нашем официальном сайте.

Скачано с www.znanio.ru