Базы данных. Для хранения и обработки больших объемов информации используются базы данных. Телефонный справочник является базой данных, в которой хранится информация об организациях (адрес, телефон и т. д.). Записная книжка является базой данных, в которую записывается информация о людях (фамилия, телефон, адрес электронной почты и т. д.). Библиотечный каталог является базой данных, которая хранит информацию о книгах (название, автор, год издания и т. д.).
Каждая база данных хранит информацию о большом количестве объектов одинакового типа (организациях, людях, книгах и т. д.). Объекты одного типа обладают одинаковымнабором свойств, поэтому база данных хранит для каждого объекта значения этих свойств.
База данных позволяет упорядоченно хранить данные о большом количестве однотипных объектов, обладающих одинаковым набором свойств.
Базы данных и системы управления базами данных
Базы данных. Для хранения и обработки больших объемов информации используются
базы данных. Телефонный справочник является базой данных, в которой хранится
информация об организациях (адрес, телефон и т. д.). Записная книжка является базой
данных, в которую записывается информация о людях (фамилия, телефон, адрес
электронной почты и т. д.). Библиотечный каталог является базой данных, которая хранит
информацию о книгах (название, автор, год издания и т. д.).
Каждая база данных хранит информацию о большом количестве объектов одинакового
типа (организациях, людях, книгах и т. д.). Объекты одного типа обладают
одинаковымнабором свойств, поэтому база данных хранит для каждого объекта значения
этих свойств.
База данных позволяет упорядоченно хранить данные о большом количестве
однотипных объектов, обладающих одинаковым набором свойств.
В настоящее время широкое распространение получили компьютерные базы данных.
Например, при работе с электронной почтой используется база данных "Адресная книга".
Табличная форма представления баз данных. Базы данных удобно представлять в
виде таблицы. В каждой строке таблицы размещаются значения свойств одного объекта, а
каждый столбец таблицы хранит значения определенного свойства всех объектов.
Например, в базе данных "Записная книжка" в каждой строке таблицы содержится
информация об определенном человеке, а значения его "свойств": "№", "Фамилия",
"Телефон", "Email" хранятся в различных столбцах (табл. 5.1).
Таблица 5.1. База данных "Записная книжка" в табличной форме
№ Фамилия Телефон Email
1 Сидоров 1111111 sidorov@server.ru
2 Иванов
2222222 ivanov@server.ru
3 Петров
3333333 petrov@server.ru
Столбцы табличной базы данных называют полями. Каждое поле имеет имя и может
хранить данные определенного типа (текст, число, дата/время и т. д.). В базе данных
"Записная книжка" полями являются "№" (число), "Фамилия", "Телефон" и "Email"
(текст).Строки таблицы называются записями (т. е. это записи об объекте). Запись хранит набор
значений, содержащихся в полях базы данных. Записи могут нумероваться с
использованием счетчика (поле "№").
Так, в базе данных "Записная книжка" содержатся три записи, в каждой из которых
хранятся значения четырех свойств.
Достоинством табличного представления базы данных является возможность видеть
одновременно несколько записей. Однако если база данных содержит много полей, а
значения полей содержат много символов, то не очень удобно осуществлять ввод,
просмотр и редактирование записей.
Представление записей базы данных с помощью формы. Для поочередного ввода,
просмотра и редактирования записей базы данных часто используется форма. Форма
позволяет последовательно отображать записи в удобном для пользователя виде.
Обычно на форме размещаются надписи, являющиеся именами полей базы данных, и поля,
в которых отображаются данные выбранной записи базы данных (рис. 5.1).
В процессе создания формы можно указать, какие поля базы данных включить в форму и
как расположить поля в окне формы. Пользователь может подобрать подходящий дизайн
(размер и цвет) надписей, текстовых полей и самой формы.
Рис. 5.1. Первая запись базы данных "Записная книжка", отображенная на форме
Системы управления базами данных (СУБД). Создание баз данных, а также операции
поиска и сортировки данных выполняются специальными программами системами
управления базами данных (СУБД). Таким образом, необходимо различать собственно базы
данных, которые являются упорядоченными наборами данных, и системы управления
базами данных приложения, управляющие хранением и обработкой данных.Система управления базами данных это приложение, позволяющее создавать базы
данных и осуществлять в них сортировку и поиск данных.
Функцию простой СУБД могут выполнять электронные таблицы, а также текстовые
редакторы, путем вставки в документ таблиц. Столбцы таблицы являются полями базы
данных, а в строках таблицы размещаются записи базы данных. Первая строка таблицы
должна содержать имена полей базы данных.
Создание базы данных с использованием СУБД начинается с создания полей базы данных,
установки их типов и ввода имен полей. Затем в режиме таблица или формапроизводится
ввод, просмотр и редактирование записей базы данных. После этого в созданной базе
данных можно осуществлять сортировку и поиск данных.
В текстовых редакторах Microsoft Word и OpenOffice Writer таблицу в документ можно
вставить с помощью команды [ТаблицаВставитъ]. В появившемся диалоговом окне
можно выбрать количество столбцов таблицы (полей базы данных) и количество строк
таблицы (записей базы данных).
В электронных таблицах ввод, просмотр и редактирование записей можно осуществлять
как в режиме таблица, так и в режиме форма. В электронных таблицах Microsoft Excel
для вызова формы необходимо выделить ячейки с данными и ввести команду [Данные
Форма...]. Появится форма, содержащая запись базы данных.
Рис. 5.2. Форма, содержащая первую запись базы данных "Записная книжка"Контрольные вопросы
1. В чем состоят преимущества и недостатки табличного представления баз данных?
2. В чем состоят преимущества и недостатки представления баз данных с использованием
формы?
3. Что такое запись и что такое поле в базе данных?
4. Поля каких типов могут присутствовать в базе данных?
5. Существует ли разница между базой данных и СУБД?
6. Какие приложения могут выполнять функции простой СУБД?
Задания для самостоятельного выполнения
5.1 Практическое задание. В текстовом редакторе создать табличную базу данных
"Записная книжка" (см. табл. 5.1) и ввести три записи.
5.2 Практическое задание. В электронных таблицах создать табличную базу данных
"Записная книжка" (см. табл. 5.1) и ввести три записи с использованием формы (см. рис.
5.1).
5.3 Практическое задание. В текстовом редакторе создать табличную базу данных
"Компьютеры" (см. табл. 5.2) и ввести шесть записей.
Таблица 5.2. База данных "Компьютеры"
№ Тип компьютера Процессор Память
1 Настольный
Pentium 4 512
2 Портативный
Pentium 3 256
3 Настольный
Pentium 4 256
4 Настольный
Pentium 3 128
5 Портативный
Pentium 4 128
6 Портативный
Pentium 3 64
"№" числовое поле счетчика записей базы данных;
"Тип компьютера" текстовое поле;"Процессор" текстовое поле;
"Память" числовое поле.
5.4. Практическое задание. В электронных таблицах создать табличную базу данных
"Компьютеры" (см. табл. 5.2) и ввести шесть записей с использованием формы.
Система управления базами данных (СУБД),
Назначение и основные функции.
База данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о
группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.
Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется
система управления базами данных (СУБД). СУБД используются для упорядоченного
хранения и обработки больших объемов информации.
СУБД организует хранение информации таким образом, чтобы ее было удобно:
просматривать,
пополнять,
изменять,
искать нужные сведения,
делать любые выборки,
осуществлять сортировку в любом порядке.
Классификация баз данных:
1. По характеру хранимой информации:
— Фактографические (картотеки),
— Документальные (архивы)
2. По способу хранения данных:
— Централизованные (хранятся на одном компьютере),
— Распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерных сетях).
3. По структуре организации данных:
— Табличные (реляционные),
— Иерархические,Информация в базах данных структурирована на отдельные записи, которыми называют
группу связанных между собой элементов данных. Характер связи между записями
определяет два основных типа организации баз данных: иерархический и реляционный.
В иерархической базе данных записи упорядочиваются в определенную
последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться
последовательным «спуском» со ступени на ступень. Иерархическая база данных по своей
структуре соответствует структуре иерархической файловой системы.
Реляционная база данных, по сути, представляет собой двумерную таблицу.
Столбцы таблицы называются полями: каждое поле характеризуется своим именем и
топом данных. Поле БД – это столбец таблицы, содержащий значения определенного
свойства.
В реляционной БД используются четыре основных типов полей:
Числовой,
Символьный (слова, тексты, коды и т.д.),
Дата (календарные даты в форме «день/месяц/год»),
Логический (принимает два значения: «да» «нет» или «истина» «ложь»).
Строки таблицы являются записями об объекте. Запись БД – это строка таблицы,
содержащая набор значения определенного свойства, размещенный в полях базы данных.
Системы управления базами данных позволяют объединять большие объемы информации и
обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определенным критериям и т. п.
Современные СУБД дают возможность включать в них не только текстовую и
графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы.
Простота использования СУБД позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к
программированию, а пользуясь только встроенными функциями. СУБД обеспечивают
правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.
Популярные СУБД FoxPro, Access for Windows, Paradox. Для менее сложных
применений вместо СУБД используются информационнопоисковые системы
(ИПС), которые выполняют следующие функции:
хранение большого объема информации;
быстрый поиск требуемой информации; добавление, удаление и изменение хранимой информации;
вывод ее в удобном для человека виде.
Системы управления базами данных и экспертные системы
2.4.1. Основные понятия Баз данных
Развития вычислительной техники осуществлялось по двум основным направлениям:
применение вычислительной техники для выполнения численных расчетов;
использование средств вычислительной техники в информационных системах.
Информационная система – это совокупность программноаппаратных средств, способов и
людей, которые обеспечивают сбор, хранение, обработку и выдачу информации для
решения поставленных задач. На ранних стадиях использования информационных систем
применялась файловая модель обработки. В дальнейшем в информационных системах
стали применяться базы данных. Базы данных являются современной формой организации,
хранения и доступа к информации. Примерами крупных информационных систем являются
банковские системы, системы заказов железнодорожных билетов и т.д.
База данных – это интегрированная совокупность структурированных и взаимосвязанных
данных, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие
принципы описания, хранения и обработки данных. Обычно база данных создается для
предметной области.
Предметная область – это часть реального мира, подлежащая изучению с целью создания
базы данных для автоматизации процесса управления.
Наборы принципов, которые определяют организацию логической структуры хранения
данных в базе, называются моделями данных.
Существуют 4 основные модели данных – списки (плоские таблицы), реляционные базы
данных, иерархические и сетевые структуры.В течение многих лет преимущественно использовались плоские таблицы (плоские БД)
типа списков в Excel. В настоящее время наибольшее распространение при разработке БД
получили реляционные модели данных. Реляционная модель данных является
совокупностью простейших двумерных таблиц – отношений (англ. relation),т.е. простейшая
двумерная таблица определяется как отношение (множество однотипных записей
объединенных одной темой).
От термина relation (отношение) происходит название реляционная модель данных. В
реляционных БД используется несколько двумерных таблиц, в которых строки называются
записями, а столбцы полями, между записями которых устанавливаются связи. Этот
способ организации данных позволяет данные (записи) в одной таблице связывать с
данными (записями) в других таблицах через уникальные идентификаторы (ключи) или
ключевые поля.
Основные понятия реляционных БД: нормализация, связи и ключи
1. Принципы нормализации:
В каждой таблице БД не должно быть повторяющихся полей;
В каждой таблице должен быть уникальный идентификатор (первичный ключ);
Каждому значению первичного ключа должна соответствовать достаточная информация о
типе сущности или об объекте таблицы (например, информация об успеваемости, о группе
или студентах);
Изменение значений в полях таблицы не должно влиять на информацию в других полях
(кроме изменений в полях ключа).
2. Виды логической связи.
Связь устанавливается между двумя общими полями (столбцами) двух таблиц.
Существуют связи с отношением «одинкодному», «одинкомногим» и «многиеко
многим».Отношения, которые могут существовать между записями двух таблиц:
один – к одному, каждой записи из одной таблицы соответствует одна запись в другой
таблице;
один – ко многим, каждой записи из одной таблицы соответствует несколько записей
другой таблице;
многие – к одному, множеству записей из одной таблице соответствует одна запись в
другой таблице;
многие – ко многим, множеству записей из одной таблицы соответствует несколько
записей в другой таблице.
Тип отношения в создаваемой связи зависит от способа определения связываемых полей:
Отношение «одинкомногим» создается в том случае, когда только одно из полей
является полем первичного ключа или уникального индекса.
Отношение «одинкодному» создается в том случае, когда оба связываемых поля
являются ключевыми или имеют уникальные индексы.
Отношение «многиекомногим» фактически является двумя отношениями «одинко
многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа
двух других таблиц
3. Ключи. Ключ – это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и
позволяющий установить связь с записями в другой таблице. Существуют ключи двух
типов: первичные и вторичные или внешние.
Первичный ключ – это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений
которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает
значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется
для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.Внешний (вторичный) ключ это одно или несколько полей (столбцов) в таблице,
содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ
определяет способ объединения таблиц.
Из двух логически связанных таблиц одну называют таблицей первичного ключа или
главной таблицей, а другую таблицей вторичного (внешнего) ключа или подчиненной
таблицей. СУБД позволяют сопоставить родственные записи из обеих таблиц и совместно
вывести их в форме, отчете или запросе.
Существует три типа первичных ключей: ключевые поля счетчика (счетчик), простой ключ
и составной ключ.
Поле счетчика (Тип данных «Счетчик»). Тип данных поля в базе данных, в котором для
каждой добавляемой в таблицу записи в поле автоматически заносится уникальное
числовое значение.
Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные
номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно
определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющиеся
значения или значения Null.
Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений
каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей.
Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух
таблиц многие ко многим.
Необходимо еще раз отметить, что в поле первичного ключа должны быть только
уникальные значения в каждой строке таблицы, т.е. совпадение не допускается, а в поле
вторичного или внешнего ключа совпадение значений в строках таблицы допускается.Если возникают затруднения с выбором подходящего типа первичного ключа, то в качеcтве
ключа целесообразно выбрать поле счетчика.
Программы, которые предназначены для структурирования информации, размещения ее в
таблицах и манипулирования данными называются системами управления базами данных
(СУБД). Другими словами СУБД предназначены как для создания и ведения базы данных,
так и для доступа к данным. В настоящее время насчитывается более 50 типов СУБД для
персональных компьютеров. К наиболее распространенным типам СУБД относятся: MS
SQL Server, Oracle, Informix, Sybase, DB2, MS Access и т. д.
Создание БД. Этапы проектирования
Создание БД начинается с проектирования.
Этапы проектирования БД:
Исследование предметной области;
Анализ данных (сущностей и их атрибутов);
Определение отношений между сущностями и определение первичных и вторичных
(внешних) ключей.
В процессе проектирования определяется структура реляционной БД (состав таблиц, их
структура и логические связи). Структура таблицы определяется составом столбцов,
типом данных и размерами столбцов, ключами таблицы.
К базовым понятиями модели БД «сущность – связь» относятся: сущности, связи между
ними и их атрибуты (свойства).
Сущность – любой конкретный или абстрактный объект в рассматриваемой предметной
области. Сущности – это базовые типы информации, которые хранятся в БД (в
реляционной БД каждой сущности назначается таблица). К сущностям могут относиться:
студенты, клиенты, подразделения и т.д. Экземпляр сущности и тип сущности это разные
понятия. Понятие тип сущности относится к набору однородных личностей, предметов или
событий, выступающих как целое (например, студент, клиент и т.д.). Экземпляр сущностиотносится, например, к конкретной личности в наборе. Типом сущности может быть
студент, а экземпляром – Петров, Сидоров и т. д.
Атрибут – это свойство сущности в предметной области. Его наименование должно быть
уникальным для конкретного типа сущности. Например, для сущности студент могут быть
использованы следующие атрибуты: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения,
паспортные данные и т.д. В реляционной БД атрибуты хранятся в полях таблиц.
Связь – взаимосвязь между сущностями в предметной области. Связи представляют собой
соединения между частями БД (в реляционной БД – это соединение между записями
таблиц).
Сущности – это данные, которые классифицируются по типу, а связи показывают, как эти
типы данных соотносятся один с другим. Если описать некоторую предметную область в
терминах сущности – связь, то получим модель сущность связь для этой БД.
Рассмотрим предметную область: Деканат (Успеваемость студентов)
В БД «Деканат» должны храниться данные о студентах, группах студентов, об оценках
студентов по различным дисциплинам, о преподавателях, о стипендиях и т.д. Ограничимся
данными о студентах, группах студентов и об оценках студентов по различным
дисциплинам. Определим сущности, атрибуты сущностей и основные требования к
функциям БД с ограниченными данными.
Основными предметнозначимыми сущностями БД «Деканат» являются: Студенты,
Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость.
Основные предметнозначимые атрибуты сущностей:
студенты – фамилия, имя, отчество, пол, дата и место рождения, группа студентов;
группы студентов – название, курс, семестр;
дисциплины – название, количество часов
успеваемость – оценка, вид контроля.Основные требования к функциям БД:
выбрать успеваемость студента по дисциплинам с указанием общего количества часов и
вида контроля;
выбрать успеваемость студентов по группам и дисциплинам;
выбрать дисциплины, изучаемые группой студентов на определенном курсе или
определенном семестре.
Из анализа данных предметной области следует, что каждой сущности необходимо
назначить простейшую двумерную таблицу (отношения). Далее необходимо установить
логические связи между таблицами. Между таблицами Студенты и Успеваемость
необходимо установить такую связь, чтобы каждой записи из таблицы Студенты
соответствовало несколько записей в таблице Успеваемость, т.е. один – ко – многим, так
как у каждого студента может быть несколько оценок.
Логическая связь между сущностями Группы – Студенты определена как один – ко –
многим исходя из того, что в группе имеется много студентов, а каждый студент входит в
состав одной группе. Логическая связь между сущностями Дисциплины – Успеваемость
определена как один – ко – многим, потому что по каждой дисциплине может быть
поставлено несколько оценок различным студентам.
На основе вышеизложенного составляем модель сущность – связь для БД «Деканат»
Модель сущность – связь для БД Access
стрелка является условным обозначением связи: один – ко – многим.
Для создания БД необходимо применить одну из известных СУБД, например СУБД
Access.Системы управления базами данных и экспертные системы
2.4.2. Система управления базами данных Mіcrosoft Access 2003 и ее основные
возможности
Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами
данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере
(ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных
систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).
СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального
проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при
минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную
информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.
К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:
• Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.
• Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного
обновления полей и каскадного удаления записей.
• Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с
использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и
аппарата алгебры логики.
• Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и
отчетов).
Пользовательский интерфейс MS Access 2003
Интерфейс пользователя MS Access – это комплекс программ, который реализует диалог в
процессе работы пользователя с приложением Access.
После загрузки MS Access на экране появится главное окно, в котором размещается окно
базы данных. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме
«Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД и «Создать
файл».При выборе команды «Создать файл» в области задач изменится режим на «Создание
файла».При выборе команды «Новая база данных» откроется окно диалога «Файл новой базы
данных», в котором необходимо выбрать имя диска и директории для хранения БД, а
также имя БД (тип файла устанавливается по умолчанию «Базы данных Microsoft Office
Access») и щелкнуть на кнопке «Создать», будет сохранен файл с расширением .mdb.
В главном окне появится окно БД с назначенным именем, например «Деканат: база данных
(формат Access 2000). В Access2003 для новых баз данных по умолчанию используется
формат файла Access 2000, необходимый для обеспечения совместимости с базами данных
предыдущих версий. Для того чтобы изменить формат файлов Access 2000, необходимо в
меню главного окна выбрать команду «Сервис / Служебные программы / Преобразовать
базу данных» и указать нужный формат.Для изменения используемого по умолчанию формата файлов при создании новой базы
данных необходимо выбрать команду Сервис / Параметры, активизировать вкладку
«Другие» и в списке «Формат файла по умолчанию» выбрать из списка Access 2002—2003.
Главное окно приложения Microsoft Access состоит из следующих областей:
• строка заголовка;
• строка меню;
• панель инструментов;
• окно базы данных;
• строка состояния.
1) В строке заголовка находится системное меню в виде пиктограммы, расположенной
слева от названия главного окна: «Microsoft Access».
2) Строка меню содержит группы команд объединенные по функциональному признаку:
Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка. Команды, содержащие в меню
аналогичны командам в редакторах Word, Excel и в других приложениях Office.
3) Панель инструментов. При запуске Access по умолчанию активизируется одна панель
инструментов. На панели инструментов расположены наиболее часто используемыекоманды. Перед созданием БД необходимо ознакомиться с главным меню и панелью
инструментов.
4) Окно базы данных имеет:
• строку заголовка;
• панель инструментов, на которой расположены следующие кнопки: Открыть;
Конструктор; Создать; Удалить; Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица;
• панель "Объекты": таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули
• область окна со списком возможных режимов создания новых объектов или просмотра и
редактирования существующих объектов (в этой области также отображаются списки
имеющихся в этой базе таблиц, форм, запросов и т.д.)
5) Строка состояния находится внизу главного окна и предназначена для вывода краткой
информации о текущем режиме работы.
Рассмотри более подробнее окно БД.
В строке заголовка окна базы данных отображается ее имя.
Команды панели инструментов окна БД:
• Открыть – открытие выделенного объекта (таблицы, запроса, формы и т.д.) в режиме
страницы;
• Конструктор открытие выделенного объекта в режиме конструктора;
• Создать – создание объекта базы данных;
• Удалить – Удаление выделенного объекта;
• Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица – представление объектов базы
данных в окне базы данных в соответствующем виде.
Панель "Объекты":• Таблица – двумерные таблицы, которые используется для хранения данных в
реляционных базах данных. Данные хранятся в записях, которые состоят из отдельных
полей. Каждая таблица содержит информацию о сущностях определенного типа (например,
студентах).
• Запрос средство для отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям. С
помощью запросов можно выбрать из базы данных только необходимую информацию
• Форма – средство, которое позволяет упростить процесс ввода или изменения данных в
таблицах БД, что обеспечивает ввод данных персоналом невысокой квалификации.
• Отчет средство, которое позволяет извлечь из базы нужную информацию и представить
ее в виде, удобном для восприятия, а также подготовить для распечатки отчет, который
оформлен соответствующим образом.
• Страницы страницы доступа к данным представляют собой специальную Webстраницу,
предназначенную для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными,
которые хранятся в базах данных Microsoft Access или БД MS SQL Server.
• Макрос набор макрокоманд, создаваемый пользователем для автоматизации
выполнения конкретных операций.
• Модуль объект, содержащий программы на языке Visual Basic, применяемые в
некоторых случаях для обработки данных.
Область со списком возможных режимов создания объектов.
В этой области кроме списка режимов создания объектов отображаются созданные
объекты (например, таблицы, формы и т.д.), которые можно просматривать или
редактировать. Для этого необходимо выделить требуемый объект, например, таблицу и
нажать кнопку "Открыть" или "Конструктор".
Нажатие кнопки “Открыть” активизирует режим таблицы, в котором можно просматривать
и редактировать данные в выбранной таблице. Нажатие кнопки “Конструктор” открывает
таблицу в режиме конструктора, предназначенном для просмотра и изменения структуры
таблицы.
Системы управления базами данных и экспертные системы
2.4.3. Создание базы данных (таблиц и связей между ними)При первом открытии окна базы данных Access всегда активизирует вкладку Таблицы и
выводит на экран список режимов создания таблиц:
• Создание таблицы в режиме конструктора;
• Создание таблицы с помощью мастера;
• Создание таблицы путем ввода данных
Для создания новой таблицы можно выбрать любой из этих режимов. Можно выбрать
Мастер таблиц для определения полей таблицы с помощью списков образцов таблиц и
полей. Для создания произвольной таблицы целесообразно пользоваться режимом
Конструктора. Режим Создание таблицы путем ввода данных используется, как правило,
для редактирования и ввода данных в уже существующие таблицы.
Напомним, что таблицей Access является совокупность данных объединенных общей
темой. Для каждой сущности назначается отдельная таблица, чтобы не было повторений в
сохраненных данных. Таблицы состоят из записей и полей. Количество полей в записи
определяется на стадии проектирования таблицы, поэтому прежде чем создавать таблицу с
помощью приложения Access, необходимо четко представлять ее структуру.
Величина и тип полей определяется пользователем. Необходимо выбирать размеры полей
не слишком большими, так как при завышенных размерах полей бесполезно расходуется
память БД. Для создания связей между таблицами они должны иметь ключевое поле,
поэтому необходимо назначить ключевое поле каждой таблице.
Чтобы задать первичный ключ в режиме Конструктора, необходимо выделить требуемое
поле, а затем щелкнуть на пиктограмме «Ключевое поле», расположенной на панели
инструментов. Для назначения Внешнего (Вторичного) ключа в режиме Конструктора,
необходимо выделить поле и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле
из списка выбрать значение Да (Совпадения допускаются).
Для выбора необходимого режима создания таблиц можно дважды щелкнуть на один из них
в списке режимов, откроется требуемый режим. Кроме того, можно щелкнуть на
пиктограмме «Создать» в окне БД, откроется окно диалога «Новая таблица», и в нем
выбрать требуемый режим создания таблицы.При выборе режима Мастер таблиц откроется окно «Создание таблиц», в котором с
помощью образцов таблиц и полей легко сформировать поля новой таблицы.
Но если в окне «Создание таблиц» нет требуемого образца таблицы, то необходимо
выбрать режим Конструктора, откроется окно Конструктора таблицСостав (структура) таблицы определяется в области проекта таблицы, которая состоит из
трех колонок:
• Имя поля;
• Тип данных;
• Описание.
Типы данных необходимо выбрать из раскрывающегося списка:
• Текстовый – алфавитно–цифровые данные (до 255 байт)
• Поле МЕМО длинный текст или числа, например, примечания или описания (до 64000
байт)
• Числовой текст или комбинация текста и чисел (сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов)
• Дата/время – даты и время (8 байт)
• Денежный используется для денежных значений (сохраняет 8 байтов)
• Счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на
1) или случайных чисел при добавлении записи (4 байта)
• Логический – данные, принимающие только одно из двух возможных значений,
например, «Да/Нет» (1 бит)• Поле объекта OLE – для вставки следующих объектов: рисунки, картинки, диаграммы и
т.д. (до 1 Гбайта)
• Гиперссылка – адрес ссылки на файл на автономном компьютере или в сети (сохраняет
до 64 000 знаков)
• Мастер подстановок создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы
или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в
списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.
В области «Свойства поля» назначают свойства для каждого поля (например, размер,
формат, индексированное поле и т.д.). При создании структуры таблицы в первую колонку
вводят Имя поля, затем необходимо нажать клавишу Enter и выбрать тип данных (по
умолчанию Access назначает тип данных, если этот тип данных не подходит, то выберите
самостоятельно из раскрывающегося списка). Затем введите в третью колонку описание
поля.
Рассмотрим технологию создания структуры таблиц для сущностей
"Деканат", модель "сущность – связь" которой изложена в разделе 4.4. В модели "сущность
– связь" предоставлена вся необходимая информация о каждой таблице и о связях между
ними.
базы данных
2.4.3.1.Создание структуры таблиц
Создание БД с помощью СУБД Access начинается с создания структуры таблиц и
установки связей между таблицами.
Итак, при выборе режима Конструктор будет отображено окно Конструктора таблиц, в
котором необходимо определить структуру новой таблицы Таблица 1 (см. рисунок
Таблица1: таблица). Первую таблицу создадим для сущности Студенты.
В первую строку колонки Имя поля вводим код студентов (КодСтудента) и нажимаем
клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Тип данных, где из
раскрывающегося списка выбираем тип данных Счетчик. Затем нажимаем клавишу Enter,
при этом курсор переместится в колонку Описание, при необходимости вводим описание
данных, которые будут вводиться в это поле таблицы.Определяем первую строку таблицы (поле КодСтудента) как поле первичного ключа, для
этого выделяем ее и выбираем команду Правка Ключевое поле или щелкаем на
пиктограмме Ключевое поле на панели инструментов, слева от имени поля появится
изображение ключа. Если поле сделано ключевым, т.е. полем первичного ключа, то
свойству Индексированное поле присваивается значение Да (совпадения не допускаются).
Далее во вторую строку Имя поля вводим код группы (КодГруппы) и выбираем тип данных
числовой. Назначаем это поле полем Внешнего ключа, для этого необходимо выделить
поле КодГруппы и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле из списка
выбрать значение Да (Совпадения допускаются).
Затем в третью строку Имя поля вводим Фамилия, и выбираем тип данных текстовый. При
этом в нижней части экрана в разделе Свойства поля появляется информация о свойствах
данного поля. При необходимости туда можно вносить изменения, выполнив щелчок в
соответствующей строке, удалив предыдущее значение и введя новое.
Далее создаются остальные поля в соответствии с данными, представленными в модели
"сущность связь".
После создания структуры таблицы необходимо сохранить ее. Выбрать Файл Сохранить,
или Сохранить, как... В окне Сохранение ввести имя для созданной таблицы: Студенты,
затем ОК.
Ниже показано окно Конструктора для таблицы Студенты, входящей в состав БД Деканат.Далее создаются структуры остальных таблиц: Группы студентов, Дисциплины,
Успеваемость.После создания структуры таблиц, входящих в БД "Деканат", необходимо установить
связь между ними.
Системы управления базами данных и экспертные системы
2.4.3. Создание базы данных
2.4.3.2. Установка связей между таблицами в СУБД Access
После создания структуры таблиц (Студенты, Группы студентов, Дисциплины,
Успеваемость) для сущностей базы данных "Деканат" необходимо установить связи между
таблицами. Связи между таблицами в БД используются при формировании запросов,
разработке форм, при создании отчетов. Для создания связей необходимо закрыть все
таблицы и выбрать команду "Схема данных" из меню Сервис, появится активное
диалоговое окно "Добавление таблицы" на фоне неактивного окна Схема данных.В появившемся диалоговом окне Добавление таблиц необходимо выделить имена таблиц и
нажать кнопку Добавить, при этом в окне "Схема данных" добавляются таблицы. После
появления всех таблиц в окне Схема данных необходимо закрыть окно Добавление
таблицы, щелкнув левой кнопкой мыши на кнопке Закрыть.
Следующий шаг это установка связей между таблицами в окне Схема данных. Для этого в
окне Схема данных необходимо отбуксировать (переместить) поле КодГруппы из таблицы
Группы на соответствующее поле таблицы Студенты, в результате этой операции появится
окно "Изменение связей".
В появившемся окне диалога "Изменение связей" необходимо активизировать флажки:
"Обеспечить целостность данных", "каскадное обновление связанных полей" и "каскадное
удаление связанных записей", убедиться в том, что установлен тип отношений одинко
многим и нажать кнопку Создать.В окне Схема данных появится связь одинкомногим между таблицами Группы студентов
и Студенты. Аналогичным образом надо связать поля КодСтудента в таблицах Студенты и
Успеваемость, а затем поля КодДисциплины в таблицах Успеваемость и Дисциплины. В
итоге получим Схему данных, представленную на рисунке.
После установки связей между таблицами, окно Схема данных необходимо закрыть. Далее
необходимо осуществить заполнение всех таблиц. Заполнение таблиц целесообразно
начинать с таблицы Группы студентов, так как поле Код группы таблицы Студенты
используется в качестве столбца подстановки для заполнения соответствующего поля
таблицы Студенты.
2.4.3.3. Заполнение таблиц
Заполнение таблиц можно начать и с заполнения таблицы Студенты. В окне Базы данных
выделяем нужную таблицу, затем выполняем щелчок на кнопке Открыть. На экране
появится структура таблицы БД в режиме таблицы. Новая таблица состоит из одной
пустой строки.
Заполнение производится по записям, т.е. вводится информация для всей строки целиком.
Поле счетчика заполняется автоматически. После ввода первой записи пустая запись
смещается в конец таблицы. Переход к следующему полю осуществляется нажатием
клавиши ТаЬ.
Для заполнения поля MEMO в таблице (колонка Место рождения) нажимаем комбинациюклавиш , предварительно установив курсор в поле MEMO. Открывается
диалоговое окно Область ввода, после ввода или редактирования данных в этом окне
щелкаем на кнопке ОК.
После заполнения таблица Студенты имеет следующий вид.
Аналогичным образом заполняются остальные таблицы: Группы Студентов, Успеваемость,
Дисциплины.В приложении Access применяются различные методы перемещения по таблице.
Переходить от записи к записи можно с помощью: клавиш управления курсором; кнопки из
области Запись, расположенной внизу таблицы в режиме таблицы; команды Правка
Перейти.. Для перемещения от поля к полю (слева направо) применяются клавиши Tab и
Enter, а в обратном направлении Shift+Tab.
Поиск данных в таблице большого объема, который выполняется с помощью кнопок
перехода, может занять много времени, поэтому для поиска и замены данных в полях
необходимо использовать команду Правка Найти. Откроется окно диалога. В поле
Образец диалогового окна поиска указывается искомый объект и осуществляется поиск.
Для замены данных в полях необходимо перейти на вкладку Замена.
После создания структуры таблиц, их заполнении и установки связей между таблицами
можно приступать к построению запросов.Системы управления базами данных и экспертные системы
2.4.4. Создание (формирование) запросов
Запрос (query) – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос,
сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос. Применяются два типа
запросов: по образцу (QBE – Query by example) и структурированный язык запросов (SQL
– Structured Query Language).
QBE запрос по образцу – средство для отыскания необходимой информации в базе
данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в
окне Конструктора запросов.
SQL – запросы – это запросы, которые составляются (программистами) из
последовательности SQL – инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с
входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на
основе SQL – запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне
проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL.
Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на
удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является
запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю
информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.
2.4.4.1. Создание запроса на выборку с помощью Мастера
При создании query необходимо определить:
• Поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации
• Предмет поиска в базе данных
• Перечень полей в результате выполнения запроса
В окне база данных выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание
query с помощью мастера, появится окно Создание простых запросов.В окне мастера выбрать необходимую таблицу (таблицу источник) из опции Таблицы и
запросы и выбрать поля данных. Если query формируется на основе нескольких таблиц,
необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника.
Затем в окне Мастера надо выбрать подробный или итоговый отчет и щелкнуть на кнопке
Далее. После этого необходимо задать имя запроса и выбрать один из вариантов
дальнейшего действия: Открыть query для просмотра данных или Изменить макет запроса
и нажать кнопку Готово. В результате чего получите готовый query.
2.4.4.2. Создание запроса на выборку с помощью Конструктора
С помощью конструктора можно создать следующие виды запросов:
• Простой
• По условию
• Параметрические
• Итоговые
• С вычисляемыми полямиЧтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В окне
база данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме
Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на
фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку».
В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу – источник или несколько таблиц из
представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и
щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно
«Запрос: запрос на выборку» станет активным.
Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна
размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и
отражает связь между ними.
В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в
котором каждая строка выполняет определенную функцию:
• Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе
• Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле
• Сортировка – указывает тип сортировки
• Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране
• Условия отбора задаются критерии поиска
• Или – задаются дополнительные критерии отбораВ окне «Запрос: запрос на выборку» с помощью инструментов формируем query:
• Выбрать таблицу – источник, из которой производится выборка записей.
• Переместить имена полей с источника в Бланк запроса. Например, из таблицы Группы
студентов отбуксировать поле Название в первое поле Бланка запросов, из таблицы
Студенты отбуксировать поле Фамилии во второе поле Бланка запросов, а из таблицы
Успеваемость отбуксировать поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины
отбуксировать поле Название в четвертое поле Бланка запросов.
• Задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировка для любого
поля, появится кнопка открытия списка режимов сортировки: по возрастанию и по
убыванию. Например, установить в поле Фамилия режим сортировки – по возрастанию.
• В строке вывод на экран автоматически устанавливается флажок просмотра найденной
информации в поле.
• В строке "Условия" отбора и строке "Или" необходимо ввести условия ограниченного
поиска – критерии поиска. Например, в поле Оценка ввести "отл/A", т.е. отображать все
фамилии студентов, которые получили оценки отл/A.
• После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется
окно диалога Сохранить – ответить Да (ввести имя созданного запроса, например, Образец
запроса в режиме Конструктор) и щелкнуть ОК и вернуться в окно базы данных.Чтобы открыть query из окна базы данных, необходимо выделить имя запроса и щелкнуть
кнопку Открыть, на экране появится окно запрос на выборку с требуемым именем.
Чтобы внести изменения в query его необходимо выбрать щелчком мыши в окне базы
данных, выполнить щелчок по кнопке Конструктор, внести изменения. Сохранить запрос,
повторить его выполнение.
Параметрические запросы
Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся
друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается
критерий, который может изменяться по заказу пользователя.
Последовательность создания параметрического запроса:• Создать query в режиме конструктора или открыть существующий запрос в режиме
конструктора, например «Образец запроса в режиме Конструктор».
• В Бланк запроса в строке Условия отбора ввести условие отбора в виде приглашения в
квадратных скобках, например [Введите фамилию]
• Закрыть окно Запрос на выборку, на вопрос о сохранении изменения ответить – Да.
Вернуться в окно базы данных, где созданный query будет выделен.
• Выполнить query, щелкнув по кнопке: Открыть. В появившемся на экране окне диалога
«Введите значение параметра» надо ввести, например фамилию студента, информацию об
успеваемости которого необходимо получить, выполнить щелчок по кнопке ОК.
Системы управления базами данных и экспертные системы
2.4.5. Проектирование форм и работа с ними
Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с
помощью форм. Форма в БД это структурированное окно, которое можно представить
так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов
управления.
Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается.
Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме
таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат.
Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.
Форма предоставляет возможности для:
• ввода и просмотра информации базы данных
• изменения данных
• печати
• создания сообщений
Способы создания форм:
• Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)• Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по
содержанию)
• Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в
форме одновременно отображаются данные для одной записи)
• Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме
отображаются все записи)
• Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)
• Автоформа: сводная таблица
• Автоформа: сводная диаграмма
• Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)
• Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы
Excel)
Алгоритм создания форм следующий:
• Открыть окно БД
• В окне БД выбрать вкладку Формы
• Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД
• В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и
источник данных
• Щелкнуть на кнопке ОК2.4.5.1. Создание формы с помощью Мастера
Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них – выбрать Мастер форм
в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание
форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и
щелкать на кнопке Далее.
В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для
этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем
доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку
>>.
Например, выберем источник – таблицу Студенты и все ее поля, а затем необходимо
щелкнуть на кнопке Далее.В этом окне надо выбрать внешний вид формы, например в один столбец и щелкнуть Далее.
После выбора стиля формы (например, официальный), требуется перейти в последнее
окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя формы и
указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить
макет формы.
После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для
просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для
ввода и просмотра записей в таблицу Студенты.2.4.5.2. Создание формы с помощью Конструктора
Для создания формы Студенты необходимо выполнить следующие действия:
1. Запустить программу Microsoft Access и открыть БД
2. В окне БД выбрать вкладку Формы. Выполнить щелчок по кнопке Создать. Появится
диалоговое окно Новая форма. В этом окне необходимо выбрать из списка пункт
Конструктор. Затем в списке "Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос"
выбрать имя таблицы (например, Студент). Выполнить щелчок по кнопке ОК. На экране
появится окно Форма 1.
3. Если на экране отсутствует список полей выбранной для построения формы таблицы,
выбрать пункт меню Вид / Список полей.
4. Поля из списка переместить на форму (по одному или предварительно выделив с
использованием клавиши Shift и мыши, для выделения всех полей выполнить двойной
щелчок мышью на заголовке окна Список полей)
5. Разместить поля на форме в нужных местах по разработанному образцу
6. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:• Выделить объект (поле с именем) щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры
перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему
именем или отдельно от него.
• Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом
верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде ладони позволяет перемещать объект
вместе с привязанным к нему именем, в виде ладони с вытянутым указательным пальцем
перемещает один объект.
• Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в
форме. Затем отпустить кнопку мыши.
• Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной
щелчок мышью. В открывшемся диалоговом окне Надпись выбрать вкладку Макет и
выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.
• Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор
примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном
направлении, затем отпустить кнопку мыши.
• Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или выбрать команду Правка /
Удалить.
7. Сохранить форму, выбрав из меню Файл команду Сохранить как, и в открывшемся окне
выбрать режим сохранения «в текущей базе данных», затем щелчок по кнопке ОК.
8. Просмотреть форму в режиме Конструктора, выполнив щелчок по кнопке Открыть.9. Если вид формы не удовлетворяет, открыть форму в режиме Конструктор и внести
необходимые изменения, затем сохранить форму Файл — Сохранить или выполнить
щелчок по пиктограмме Сохранить.
Системы управления базами данных и экспертные системы
2.4.6. Создание отчета как объекта базы данных
Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в
печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде,
удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и
анализа данных.
При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором
хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые
имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию
из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних
и нижних колонтитулов.
2.4.6.1. Структура отчета в режиме Конструктора
Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним
текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.
К числу таких элементов относятся:
• Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета.
Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или
констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале
отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в
меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
• Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов,
даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для
добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду
Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно.
Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.• Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы.
Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые
для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для
размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель
элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота
значение 0.
• Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы.
Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы,
печатающихся снизу на каждой странице отчета.
• Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие
итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета.
Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу
отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета.
Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид
команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и
удаляет области заголовка и примечаний отчета
2.4.6.2. Способы создания отчета
В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:
• Конструктор
• Мастер отчетов
• Автоотчет: в столбец
• Автоотчет: ленточный
• Мастер диаграмм
• Почтовые наклейкиМастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой
простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает
шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет
можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно
быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.
Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:
• В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать.
Появится диалоговое окно Новый отчет.
• Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
• В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных
таблицу или запрос.
• Щелкнуть на кнопке ОК.
• Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору
пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет
увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
• В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета
указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.
Изменение масштаба отображения отчета
Для изменения масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть
всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране
отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В
увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в
центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу
окна.
Печать отчета
Для печати отчета необходимо выполнить следующее:
• В меню Файл щелкнуть на команде Печать.
• В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.
• Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".
• Щелкнуть на кнопке ОК.
Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного
просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный
просмотр.
Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр
Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные
страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины
левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне
Параметры страницы (меню Файл).
При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета +
левое поле + правое поле <= ширина бумаги.
Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:
• изменить значение ширины отчета;
• уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.
2.4.6.3. Создание отчета
1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных
«Деканат»).
2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу(например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра,
который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде
3. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование
отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора
необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access.
На экране появится отчет в режиме Конструктора.
Редактирование:1) удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных;
2) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
3) Измените надпись в заголовке страницы
• В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты.
• Поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял
форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции.
• Введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.
4) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в
Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.
5) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный
просмотр, чтобы просмотреть отчет
Форматирование:
1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»
2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.
3) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный
просмотр, чтобы просмотреть отчет.
Изменение стиля:
Для изменения стиля выполните следующее:• На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат,
откроется диалоговое окно Автоформат.
• В списке Стили объекта "отчет автоформат" щелкнуть на пункте Строгий и затем
щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.
• Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном
вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь
стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат.
• Сохранить и закрыть отчет.
Системы управления базами данных и экспертные системы
2.4.7. Создание главной кнопочной формы
Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может
использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы
являются объекты форм и отчётов.
Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для
создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы.
Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с
уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих
макросов.
Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует
группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было
понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы,
отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных
кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.
Технология создания кнопочных форм следующая:
1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);
2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например,
формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);
3) создать элементы главной кнопочной формы;
4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;
6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.
Структура кнопочных форм может быть представлена в следующем виде.
Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных,
(например, «Успеваемость_ студентов») и выполнить команду Сервис / Служебные
программы / Диспетчер кнопочных форм. Если кнопочная форма ранее не создавалась, то
откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм»,
в котором надо нажать кнопку «Да», тем самым подтвердить создание кнопочной формы.
В результате будет создана страница Главной кнопочной формы.
Далее можно создать еще три страницы кнопочной формы: Формы ввода данных, Отчеты иЗапросы. Для этого следует щелкнуть на кнопке «Создать» и в появившемся окне ввести
имя новой страницы «Формы ввода данных»
и щелкнуть на кнопке «ОК». Будет создана страница кнопочной формы «Формы ввода
данных». Аналогичным образом надо создать еще две страницы, в итоге получим четыре
страницы кнопочных форм, которые отображаются в окне «Диспетчер кнопочных форм».
После этого создаем элементы ГКФ, для этого в «Окне диспетчер кнопочных форм»
выделяем страницу «Главная кнопочная форма» и щелкаем «Изменить», откроется новое
окно «Изменение страниц кнопочной формы».В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента
кнопочной формы»,
в котором выполняем следующее:
• вводим текст: Формы для ввода данных;
• выбираем из раскрывающегося списка команду: Перейти к кнопочной форме;
• выбираем из списка кнопочную форму: Ввод данных в формы, щелкаем на кнопке «ОК».
В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы
«Формы для ввода данных».
Аналогичным методом надо создать элементы: «Запросы» и «Отчеты», а затем элемент
(кнопку) "Выход из БД".В результате в окне «Изменение страницы кнопочной формы» будут отображаться все
элементы главной кнопочной формы.
Кнопочная форма появится в списке в области окна базы данных на вкладке Формы на
панели Объекты, а на вкладе Таблицы в списках появится таблица Switchboard Items.
Дважды щелкнув на надписи "Кнопочная форма", откроется Главная кнопочная форма.
Для того чтобы эта форма отображалась при запуске базы данных, необходимо выполнить
команду Сервис/Программы запуска, и в открывшемся окне выбрать "Кнопочная форма" из
раскрывающегося списка, кроме того, надо снять флажки Окно базы данных и Строка
состояния. Можно также ввести заголовок и значок приложения.Но на этом создание кнопочных форм еще не законченно, так как на подчиненных
кнопочных формах (Формы ввода данных, Отчеты, Запросы) нет элементов. Каким
образом поместить элементы на подчиненные формы рассмотрим в следующем разделе.
Системы управления базами данных и экспертные системы
2.4.8. Создание подчиненных кнопочных форм: отчеты и формы
Для создания элементов кнопочной формы "Формы ввода данных" необходимо запустить
базу данных (например, «Успеваемость студентов» с главной кнопочной формой) и
выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм.
Откроется окно "Диспетчер кнопочных форм". Затем нужно выделить «Формы ввода
данных» в окне «Диспетчер кнопочных форм»и щелкнуть на кнопке Изменить, откроется окно диалога «Изменение страницы кнопочной
формы».
В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение страницы
кнопочной формы»,
в котором выполняем:
• вводим текст: Студенты;
• выбираем из раскрывающегося списка команду: Открыть форму для изменения;
• выбираем из списка кнопочную форму: Студенты, щелкаем на кнопке «ОК».
В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент «Студенты». После
создания по такой же технологии элемента «Группы студентов», он тоже будет
отображаться в окне.Далее требуется создать кнопку возврата в главную кнопочную форму, для этого щелкаем
на кнопке «Создать» и в появившемся окне выбираем команду «Перейти к кнопочной
форме», выбираем «Главная кнопочная форма» и вводим «Перейти к главной кнопочной
форме». Нажимаем на кнопке «ОК»
и закрываем окно «Изменение страницы кнопочной формы».
Запустим главную кнопочную форму в окне БД, в которой щелкнем на кнопке "Формы
ввода данных", откроется "Формы ввода данных".Создание элементов для кнопочной формы "Отчеты" осуществляется по той же
технологии, в результате получим.
Технология создания подчиненной кнопочной формы "Запросы" будет рассмотрено в
следующем разделе.
Системы управления базами данных и экспертные системы
2.4.9. Создание подчиненной кнопочной формы: запросыДля создания элементов подчиненной кнопочной формы "Запросы" необходимо запустить
базу данных (например, «Успеваемость_студентов» с главной кнопочной формой) и
создать макросы "Открыть Запрос" или "Открыть Таблицу" с уникальными именами, а
затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.
При создании макроса "Успеваемость студентов" надо выбрать вкладку "Макросы" и
щелкнуть на пиктограмме "Создать", откроется окно диалога "Макрос". В этом окне в
раскрывающемся списке выберите макрокоманду "Открыть Запрос" и из раскрывающегося
списка выберите имя запроса "Успеваемость студентов",
затем щелкните на кнопке "Закрыть". В появившемся окне "Сохранить изменения макета
или структуры объекта Макрос1?" щелкните на кнопке "Да". Откроется окно
"Сохранение", в котором надо указать имя макроса "Успеваемость студентов" и щелкните
на кнопке "ОК".
Имя макроса сохранится в списке макросов в окне БД. После создания и сохранения
макроса "Параметрический_запрос" в окне БД будут отображаться имена созданных
макросов.Для создания элементов кнопочной формы запроса "Успеваемость студентов" необходимо
выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм.
Откроется "Диспетчер кнопочных форм".
Затем нужно выделить «Запросы» в окне «Диспетчер кнопочных форм» и щелкнуть на
кнопке Изменить, откроется окно диалога «Изменение страницы кнопочной формы».В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение страницы
кнопочной формы»,
в котором выполняем:
• вводим текст: Отчет: Успеваемость студентов;
• выбираем из раскрывающегося списка команду: Выполнить макрос;
• выбираем из списка кнопочную форму: Успеваемость студентов, щелкаем на кнопке
«ОК».
В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы
«Отчет: Успеваемость студентов». После создания по такой же технологии элемента
«Параметрический_запрос», он тоже будет отображаться в окне.
Далее требуется создать кнопку возврата в главную кнопочную форму. В результате в окне
«Изменение страницы кнопочной формы» будут отображаться все элементы кнопочной
формы "Запросы".
Далее закроем окна «Изменение страницы кнопочной формы» и "Диспетчер кнопочных
форм". В окне БД на вкладке "Формы" щелкнем на надписи "Кнопочная форма", откроетсяГлавная кнопочная форма. В Главной кнопочной форме щелкнем на кнопке Запросы,
откроется кнопочная форма "Запросы".
Таким образом, создана кнопочная форма "Запросы", которая является подчиненной
кнопочной формой.
Системы управления базами данных и экспертные системы
2.4.10. Экспертные и обучающиеся системы
Экспертные системы являются одним из основных приложений искусственного интеллекта.
Искусственный интеллект – это один из разделов информатики, в котором
рассматриваются задачи аппаратного и программного моделирования тех видов
человеческой деятельности, которые считаются интеллектуальными.
Результаты исследований по искусственному интеллекту используются в
интеллектуальных системах, которые способны решать творческие задачи, принадлежащие
конкретной предметной области, знания о которой хранятся в памяти (базе знаний)
системы. Системы искусственного интеллекта ориентированы на решение большого класса
задач, к которым относятся так называемые частично структурированные или
неструктурированные задачи (слабо формализуемые или неформализуемые задачи).
Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач,
подразделяются на два вида:
Базы данных и системы управления базами данных.docx
