Бизнес-требования

1.  Бизнес-требования

Идентификация пользователей. Идентификация пользователей вклю- чает в себя две основные концепции – аутентификацию и авторизацию.

В конце обычного письма или документа исполнитель или ответствен- ное лицо ставит свою подпись, чтобы получатель мог убедиться в истинности письма. В конце электронного документа ставится электронная подпись.

Возможность электронной подписи документа позволяет проводить ре- цензирование и проверку подлинности документа. Такая подпись должна га- рантировать подлинность личности, подписавшей документ, и времени, когда эта подпись была проведена. Проверка подлинности подписи может осущест- вляться с помощью общедоступных открытых ключей, в то время как подпи- сать документ может только владелец закрытого ключа.

В документопоток организации может быть вовлечено множество лю- дей, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа документов, с которой он работает. Другими словами, сотрудники выступают в определенной роли относительно системы документооборота. Естественным будет ожидание поддержки в программном продукте таких ролей.

К вопросам авторизации в системе документооборота относятся меха- низмы разграничения доступа к данным и функциям системы. Это, например, наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документы, над которыми работают другие.

Данный подход позволяет соблюдать разграничение доступа к докумен- там: каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов. Каждый из документов может иметь установленные для

него права доступа на чтение, изменение, удаление. Весьма полезными оказы- ваются группы пользователей и делегирование прав доступа к документам.

Например, начальник отдела, уехав в командировку, может делегировать права для работы над документом своему заместителю.

Организация хранилища документов. Организация хранилища доку- ментов является одним из самых важных факторов производительности сис- темы документооборота. При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снижаться в зависимости от напол- ненности базы данных. Поэтому, рассматривая данный вид требований, необ- ходимо четко представлять количественный объем документов (данных), цир- кулирующих в организации.

Чтобы представить объем документопотока необходимо для всех выяв- ленных подразделений и сотрудников организации определить среднее коли- чество документов, циркулирующих при их нормальной деятельности. Также следует рассмотреть периоды пиковой нагрузки, если таковые существуют. Это могут быть периоды квартальных, годовых отчетов, сезонные повышения деловой активности партнеров по бизнесу и т.д.

Пример.

Есть некоторое предприятие, предоставляющее на рынке определенный вид услуг. На текущий момент деятельность предприятия носит стабильный характер, в ближайшие годы планируется увеличение рынка потребителей на 40 %.

Продажа одной услуги сопровождается созданием трех документов – договора на предоставление услуги, акта приема-сдачи работ, договора на сер- висное обслуживание.

В день совершается в среднем 5 сделок. Во время летнего периода количе- ство заключаемых сделок увеличивается в три раза. В начале следующего года

документы за прошедший год отправляются в архив. Итого в год имеем сле- дующее количество документов:

N = (количество месяцев * количество сделок * количество документов на сделку * количество дней в месяце).

Количество документов за основные месяцы (сентябрь – май):

N = 9*5*3*30 = 4050 документов.

Количество документов за летние месяцы (июнь – август):

N = 3*(5*3)*3*30 = 4050.

Получаем: 8100 документов в год.

С     учетом    планируемого    увеличения    рынка    сбыта:    8100 + 8100 *

*40 % = 11340 документов.

Таким образом, система документооборота должна обеспечивать по- стоянную производительность при количестве документов до 12000.

Также стоит обратить внимание на возможность одновременной работы с сервером документооборота нескольких пользователей одновременно. Для этого в дополнение к предыдущему исследованию необходимо проследить ко- личество пользователей, работающих с документами. В идеале производи- тельность системы не должна падать при одновременной работе всех пользо- вателей системы.

Таким образом, получив прогнозируемые нагрузки на сервер, можно представить себе, какую максимальную нагрузку по количеству документов и одновременно работающих пользователей должна выдерживать система.

Другой важный фактор, без наличия которого электронный документо- оборот не имеет смысла, – это поиск документов в хранилище. Для того чтобы определиться, какого вида поиск требуется, необходимо рассмотреть типич- ные операции по поиску документов в бумажном архиве или картотеке. Важно отметить по каким критериям идет поиск.

Например, в рассматриваемой выше организации очень часто произво- дится поиск по названию организации-партнера, в редких случаях поиск про- водится по наименованию предоставленной услуги. Следовательно, система поиска должна обеспечивать поиск документа по полям документа, в данном конкретном случае – по реквизитам заказчика и условию сделки. Может ока- заться необходимым контекстный поиск по вложенным файлам. Например, когда к документу присоединен файл в формате MS Word и необходимо оты- скать этот документ по фразе, входящей во вложенный файл. Также необхо- димо выяснить производительность поиска документов при увеличении ко- личества документов, хранимых в базе данных.

Работа с документами. Гибкость системы электронного документообо- рота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставля- ет для работы с документами. Идеальным вариантом является случай, когда

существующие бумажные документы имеют   эквивалентное   отображение в электронной форме, другими словами, документ одного типа на бумаге и на экране выглядит одинаково.

Также необходимо рассмотреть типичные операции с документами, про- водимые в организации, и выяснить возможность их проведения в СЭДО, по- сле чего выяснить удобство использования данных операций. Наиболее час- тыми операциями являются создание, поиск и редактирование документа.

При работе с большим количеством входящей и исходящей корреспон- денции будут представлять интерес конвертация (преобразование) докумен- тов из других типов файлов и возможность хранения документов других фор- матов в хранилище.

Наличие функции истории документа, или журналирования операций, позволит проследить действия, проводившиеся над документом в течение его жизни. Это даст возможность выяснить, каким пользователем проводилась та или иная операция. Например, журнал может иметь следующий вид:

Еще одним полезным механизмом работы с документами является от- слеживание версий документов. Это может оказаться полезным при наличии большого количества исполнителей, работающих с документом, каждый из которых может редактировать документ.

Исполнитель, работая над документом, редактирует его и создает свою версию документа. Ответственный за документ сотрудник собирает версии документа, выбрав от каждого исполнителя его часть работы, и получает окончательный вариант документа.

Например, в аналитический отдел на доработку поступил документ, со- стоящий из трех частей: анализ проблемы, предложение решения и оценка бу- дущих результатов.

Проработка каждой из частей документа была поручена сотрудникам А, Б и В соответственно. Каждый из них внес поправки в свою часть и создал свою версию документа. После этого начальник отдела сделал новую версию документа, собрав ее из частей документов, подготовленных исполнителями,

– часть «Анализ» от А, «Предложение решения» от Б и «Оценка результатов» от В (рис. 12.2).

СЭДО позволяет отслеживать подобные операции и при совместной ра- боте с документами упростить создание конечных версий.

Рис. 12.2. Схема обработки документа

Работа с бизнес-логикой. Делопроизводство подразумевает не только запись и извлечение документов из хранилища, но и различного рода дейст- вия над документами – рецензирование, работу над документами, различные процессы, порождающие и использующие в своей деятельности эти докумен- ты.

Невозможно создать программный комплекс, автоматизирующий дело- производство и подходящий под процессы делопроизводства всех предпри- ятий. Следовательно, система электронного документооборота должна обла- дать механизмом, позволяющим реализовать бизнес-процессы предприятия и гибко под них подстраиваться.

Одной из наиболее распространенных функций систем электронного документооборота является работа с маршрутом документа. Это необходимо для организаций, имеющих положение о делопроизводстве, в котором регла- ментируется работа с различными видами документов.

Например, заявка от клиента поступает в канцелярию, затем начальнику отдела по работе с клиентами, он в свою очередь назначает сотрудника для выполнения данного задания. После выполнения работы сотрудник составля- ет отчет и направляет документ обратно в канцелярию (рис. 12.3).

Рис. 12.3. Маршрут документа

На каждом из этапов возможны какие-то дополнительные задачи для лица, работающего с документом. СЭДО должна поддерживать проведение подобных операций. Редактирование подобных действий должно вызывать как можно меньше затруднений. Если предлагаемый продукт содержит воз- можность создания собственных маршрутов и редактирование (создание) пользовательских задач и действий, то это предоставляет широкие возможно- сти по расширению функциональности системы в будущем.