Документ как система (материальная и информационная составляющие)

Практическое занятие 2.2. Документ как система (материальная и информационная составляющие)

1)    Материальная (физическая) составляющая документа

Материальная составляющая – одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он не существует. Это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и во времени. Определяется носителем информации– материальным объектом, специально созданным для хранения и передачи информации.

Назначение документа – хранить и передавать информацию, и это обуславливает его специфическую материальную конструкцию, которая обеспечивает выполнение документами главной функции, обеспечивает удобство перемещения в пространстве, устойчивость для хранения информации во времени, приспособленность для физиологических возможностей чтения сообщения.

Информация документа закреплена на специальном материале(бумага и пр.), имеющем определённуюформуносителя (лист, лента и пр.). Информация всегда фиксируется каким-либо способом записи с использованием набора средств (краска и др.) и инструментов (ручка, принтер и т. п.). Таким образом, материальную основу документа создают: 1) материальная основа 2) форма носителя информации 3) способ документирования или записи информации.

Материальная основа документа (мод)

МОД – совокупность материалов, используемых для записи сообщения (текста, звука, изображения) и составляющих носитель информации. Делятся на естественные (природные материалы) и искусственные (бумажные и полимерные).

Бумажные – деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты и др.

Полимерные(шеллак, полихромвинил, полупроводник и пр.) – виниловые диски, фото- и кино плёнки, магнитные и оптические диски – материальные носители такой информации, которая чаще всего не может быть зафиксирована на бумаге.

б) форма носителя информации (лента, лист, карточка, барабан, диск, нитка и т. п.)

Форма материального носителя информации

Носитель информации– материальный объект, предназначенный для хранения и передачи информации.

Форма носителя информации– специальная конструкция материального носителя, обеспечивающая выполнение документом его основной функции, делающая его удобным для хранения и использования.

В зависимости от формы носителяразличаютлистовые, кодексовые, карточные, ленточные, дисковые и комбинированныедокументы.

Листовой документсуществует в виде одного или нескольких листов печатного материала любого формата без скрепления (деловой документ, листовка, газета и т. п.).

Кодекс – наиболее распространённая форма книги

Карточный документ– карточка установленного формата на материале повышенной плотности и износостойкости, иногда с особыми свойствами (открытка, перфокарта, проездной в метро, карта таксофона, банковская карта и пр.).

Ленточный документ– непрерывна полоса материала с записью информации (магнитная лента, кинолента, лента кассового аппарата).

Дисковый – документ в виде диска.

в) способ документирования или записи информации

2) Информационная составляющая документа

Информационная составляющая документа

Документ создаётся для хранения и передачи социальной информации во времени и/или пространстве. Документ организует и систематизирует информацию, представляет её в фиксированном виде. Информация в документе подаётся в определённом порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.

В документе информация и носитель взаимосвязаны. Однако для понимания сущности документа необходимо условно разделить информационную и материальную стороны документа и рассмотреть их отдельно.

Социальная информация– способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых воздействий в обществе. Обобщённо социальная информация – это сведения, предназначенные для передачи в обществе. Является объектом изучения документоведения, а также других наук документно-коммуникационного цикла.

По социальному назначениюинформация подразделяется намассовуюиспециальную.Массовая предназначена для всех членов общества, и делится напублицистическую, эстетическуюиобыденную.Специальная предназначена для отдельных социальных групп (в частности, специалистов), делится нанаучную, техническую, планово-экономическую, коммерческуюи др. виды.

По способу отражения информациичеловеческим сознанием информация в документе делится налогическуюиэстетическую.

Логическая информация– результат познания и логического осмысления законов природы, общества и мышления. Различается в соответствии с принадлежностью к различным областям человеческой деятельности. В познавательной деятельности информация –научно-вспомогательная, научно-просветительская, художественно-познаватеньная. В практически-преобразующей информация –технологическая, организационно-производственная, управленческая.

Эстетическая информация– результат образно-ассоциативного, преимущественно художественно-эстетического отражения действительности. В соответствии с различными физиологическими особенностями восприятия распространяется различными видами искусства. После фиксации на соответствующих материальных носителях получаются различные виды документов, циркулирующие преимущественно в сфере искусства. Логическая и эстетическая информация могут быть взаимосвязаны.

По способу распространенияинформация бывает:опубликованная (распространяемая посредством тиражного размножения документов) инеопубликованная(не рассчитанная на широкое распространение и не прошедшая официальной апробации).

По степени переработки: первичная(содержит непосредственные результаты, например НИР) ивторичная(полученная в результате переработки первичной информации).

По отраслевому делению: техническая, правовая, медицинская, биологическая, историческая,и др.

а) информация, социальная информация (массовая и специальная информация, логическая и эстетическая информация и др.);

б) документная информация.