Электронные документы и электронный документооборот

Электронные документы и электронный документооборот

Информационная база учета представлена ​​базой данных (БД), в которой хранятся учетные данные в виде остатков на начало года и бухгалтерских проводок с начала года по счетам, а также базой знаний, которая содержит описания форм входных документов (бумажных или машинных), плана счетов бухгалтерского учета, применяемого на предприятии, классификаторы учетных номенклатур, формы входных и выходных документов (регистры учета, формы отчетности) и алгоритмы обработки учетной информации. В соответствии с этим, этапами технологии учетного процесса на ЭВМ будут:

Ø сбор учетных данных и введения их в ЭВМ;

Ø формирование информационной базы;

Ø обработка информации на ЭВМ;

Ø выдача исходной информации;

Ø работа в диалоговом режиме;

Ø хранения информации.

Каждый из этих этапов предусматривает создание того или иного документа, как носителя экономической информации, но уже в электронном, а не бумажном виде. Отсюда преимуществами автоматизированного документирования являются:

- экономия труда по изготовлению первичного документа и ввода данных в ЭВМ - эти операции осуществляются одновременно;

- уменьшение ошибок из-за возможности визуального и машинного контроля;

- одновременное создание документа и осуществления бухгалтерской регистрации - аналитической и синтетической. Первичное документирование как предыдущий учетный акт отпадает. Стадия первичного документирования объединяется (совпадает) с текущей хронологической и систематической бухгалтерской регистрацией, текущим учетом.

- нет необходимости во вспомогательных документах и ​​регистрах - групувальних ведомостях и таблицах, журналах. их заменяет магнитное среду внешней и оперативной памяти ЭВМ. При необходимости данные могут выводиться на экран или печататься на бумаге, технический прогресс в обществе, охвативший и область информатики, распространился на документоведение и, в частности, документы и документооборот.

- при электронной технологии понятие "документ" в его организационном, правовом, экономическом и другом аспектах не исчезает, однако меняются формы и методы составления и использования документов в процессах управления.

Электронный документ - это зафиксированная информация в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа в соответствии с Положением о документальном обеспечении записей утвержденным Министерством финансов Украины. Требования к электронному документу:

Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и превращен электронными средствами в визуальную форму. - Визуальной формой представления электронного документа является отображение данных, содержащихся в нем, электронными или средствами на бумаге в форме, пригодной для восприятия его Содержания человеком.

Электронный документ должен иметь обязательные подписи лиц, которые позволили выполнения хозяйственной операции и ее оформления электронными средствами, а также лиц, выполнили эту операцию.

- В случае отсутствия одного из этих подписей электронный документ не может иметь юридического статуса.

Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронными цифровыми подписями лиц, принимавших участие в его создании.

При использовании электронного документа различными пользователями, его хранят на нескольких электронных носителях информации, каждый из электронных экземпляров считается оригиналом электронного документа.

В случае преобразования его в бумажную форму в нескольких экземплярах каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу. Колеей электронного документа на бумаге является визуальное представление электронного документа на бумаге, заверенный в порядке, установленном законодательством для первичных документов.

Электронный документ может быть юридическим доказательством совершения операций только в случае наличия электронной цифровой подписи, который идентифицирует подписанта и подтверждает целостность данных в электронной форме.

Законом Украины "Об электронной цифровой подписи" от 22 мая 2003 № 852-IV определено, что:

- электронная подпись - данные в электронной форме, прилагаются к другим электронным данным или логически с ними связаны и предназначены для идентификации подписанта этих данных;

- электронная цифровая подпись - вид электронной подписи, полученной в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который добавится к этому набору или логически с ним объединяется и дает возможность подтвердить его целостность и идентифицировать подписчика. Электронная цифровая подпись накладывается с помощью личного ключа и проверяется с помощью открытого ключа;

- средство электронной цифровой подписи - программное средство, программно-аппаратный или аппаратное устройство - предназначены для генерации ключей, наложения и / или проверки электронной цифровой подписи;

- личный ключ - параметр криптографического алгоритма формирования электронной цифровой подписи, доступный только подписчику;

- открытый ключ - параметр криптографического алгоритма проверки электронной цифровой подписи, доступный субъектам отношений в сфере использования электронной цифровой подписи;

- засвидетельствования действия открытого ключа - процедура формирования сертификата открытого ключа;

- сертификат открытого ключа - документ, выданный центром сертификации ключей, который удостоверяет действие и принадлежность открытого ключа подписчику. Сертификаты ключей могут распространяться в электронной форме или в форме документа на бумаге и использоваться для идентификации личности подписчика. Закон Украины "Об электронных документах и ​​электронном документообороте" от 22 мая 2003 № 851-IV устанавливает основные организационно-правовые основы электронного документооборота и использования электронных документов. Законом № 851 определено, что электронный документ может быть создан, передан, сохранен и превращен электронными средствами в визуальную форму. Визуальной форме представления электронного документа является отображение данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком.

Электронный документ не может быть применено как изображение:

·        свидетельства о праве на наследство;

·        документа, в соответствии с законодательством может быть создан только в одном оригинальном экземпляре, кроме случаев существования централизованного хранилища оригиналов электронных документов;

·        в других случаях, предусмотренных законом.

Электронный документооборот (оборот электронных документов) - совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов. Порядок электронного документооборота определяется государственными органами, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности согласно законодательству. Отправка и передача электронных документов осуществляются автором или посредником в электронной форме с помощью средств информационных, телекоммуникационных, информационно-телекоммуникационных систем или путем отправки электронных носителей, на которых записан этот документ. Электронный документ считается полученным адресатом со времени поступления автору сообщения в электронной форме от адресата о получении этого электронного документа автора, если иное не предусмотрено законодательством или предварительной договоренности между субъектами электронного документооборота.

Субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях. Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

При хранении электронных документов обязательно соблюдение следующих требований:

1) информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступной для дальнейшего использования;

2) масс быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;

3) при наличии должна храниться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.

Электронный документооборот осуществляется в соответствии с законодательством Украины или на основании договоров, определяющих взаимоотношения субъектов электронного документооборота. Использование электронного документа в гражданских отношениях осуществляется согласно общим требованиям совершения сделок, установленных гражданским законодательством.

Кабинет Министров Украины постановлениями от 28 октября 2004 № 1452, № 1453, № 1454 утвердил "Порядок применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности", "Типовой порядок осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти "," Порядок обязательной передачи документированной информации ". Эти нормативные акты регулируют порядок использования электронных документов.