Формирование дел

Формирование дел

На обложке каждого заводимого дела помещается название организации полное или сокращенное, если оно официально признано (ММИЭИФП). Под ним пишется название структурного подразделения (Финансовый отдел). Ниже указывается индекс дела по номенклатуре (дело № 01-05). Далее поме- щается заголовок дела, который переносится на обложку дела без изменений. Внизу обложки указывается срок хранения дела. Все данные выносятся на об- ложку в самом начале заведения дела.

Толщина дела не должна превышать 250 листов, иначе дело разделяется на тома.

1.  Хранение дел

Дела формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации.

Дела должны помещаться в запирающихся шкафах, сейфах на полках вертикально в соответствии с номенклатурой дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и вре- менного хранения составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются дан- ные о каждом подшиваемом документе.

Внутренняя опись документов дела №            

Описи на дела составляются в двух экземплярах в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управ- ления. Опись подписывается составителем с указанием его должности, согла- суется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Один экземпляр описи остается в структурном подразделении, другой передается вместе с де- лами в ведомственный архив.

В архив организации передаются все дела постоянного и временного хранения и по личному составу. Передача производится только по описям, вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела тщательно сверяются с описью, затем шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи и но- мера дела. Сдача дел оформляется актом.

Ранние документы дошли до нас благодаря древним архивам. Прежде всего, это были собрания документов правителей государств и городов.

Одной из древнейших библиотек, дошедших до нашего времени, счита- ется библиотека ассирийского царя (VII век до н. э.). В ней были собраны сот- ни глиняных книг, состоящих из табличек одного размера. На каждом листе было написано название книги и номер таблички. Был также создан каталог – списки с названием книг и числом строк в каждой таблице.

Широкую известность также получила Александрийская библиотека, первая в истории публичная библиотека. Все произведения существовали только в оригинальных рукописях на папирусе или пергаменте. Документы для нее собирались из всех стран культурного мира того времени. В начале I века до н. э. общее число свитков доходило до 700 тысяч. В Александрийской библиотеке возникла совсем новая наука – классификация (распределение со- чинений по разделам и составление каталога с обозначением автора и назва- ния каждой книги).

С развитием книгопечатания существенно расширились возможности создания архивов и библиотек. Начали появляться частные библиотеки.

В настоящее время в мире действует широкая сеть архивов, как государ- ственных, так и ведомственных. Появление компьютеров и электронных до- кументов определило новые возможности – создание электронных архивов и доступ к ним из любой точки земного шара с помощью всемирной сети Ин- тернет.

Архивы, библиотеки, музеи – хранители документального наследия че- ловечества.   Организация   работы   архивов,   пополнение   их   документами и обеспечение сохранности документов является важнейшей задачей архиво- ведения.

Хранятся документы не в виде мертвого груза, а для того, чтобы ими пользовались в течение тех сроков, пока они представляют ценность.

Пример практического использования

К вашей маме пришла подруга, которая недавно устроилась на новую работу. Фирма переформировывается, старые работники уволены, новые – мало что знают. Подруге приходится работать с различными документами, ко- торые она вынуждена подолгу искать в разных шкафах и папках. Начальник нервничает, а она очень устает. Вы можете ей посоветовать поискать перечень всех папок, т.е. номенклатуру дел, и обратить внимание на то, что в каждой папке должен быть список документов, входящих в дело, т.е. опись. Если этого не найдется, то стоит затратить какое-то время, чтобы составить эти докумен- ты, и тогда будет значительно проще работать.