Гибкая методика управления проектами

Итак, как мы поняли, в каскадной модели (или жесткой методике) главенствует структурированный подход. Внесение изменений в содержание работ происходит в лучшем случае медленно, либо, если это происходит оперативно, то вносит сумятицу и перенос сроков. Все это делает методику негибкой и неподходящей в тех случаях, когда нам до конца неизвестно, какой результат мы точно хотим получить. Так что же такое гибкая методика и когда она применяется?

Изначально, гибкая методика управления проектами включает в себя целое семейство различных методов по управлению проектами и называется AGILE (от англ. agile – проворный)

Она идеально подходит для таких проектов как разработка программного обеспечения или графический дизайн. Но эта методика не подходит для проектов со строго заданными параметрами и требованиями. Это означает ее применимость для большинства проектов, реализуемых детскими командами. Ведь дети не всегда четко осознают тот результат, который ими будет достигнут и не могут на начальном этапе точно назвать абсолютно все задачи, которые им предстоит выполнить в рамках работы над проектом.

В основе agile лежит идея разделения проекта на несколько МЕЛКИХ ПОДПРОЕКТОВ, каждый из которых будет завершен к определенному сроку – вместо длительного выполнения всего проекта и получения всего результата сразу.

Agile определяется ценностями и принципами, которыми руководствуются команды, описанными в эджайл-манифесте. Он содержит 4 основные идеи и 12 принципов.

Основные идеи:

·          люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов;

·          работающий продукт важнее исчерпывающей документации;

·          готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.

·          сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта.

Не будем перечислять все принципы, которые разъясняет манифест. Давайте остановимся на самых важных в рамках деятельности с детьми. Это:

·          частое получение промежуточных результатов (каждый месяц или неделю);

·          общение заказчика с разработчиками на протяжении всего проекта;

·          регулярное общение команды;

·          работающий продукт - лучший измеритель прогресса;

·          постоянная адаптация к изменяющимся обстоятельствам.

Команда    должна   регулярно    анализировать   возможные    способы   улучшения, повышения эффективности и корректировать свой подход к работе.

То есть гибкая методика основана на том, что при реализации проекта не нужно опираться только на заранее созданные подробные планы. Важно ориентироваться на

постоянно изменяющиеся условия внешней и внутренней среды и учитывать обратную связь от заказчика и пользователей продукта. Это мотивирует детей экспериментировать и искать новые подходы и решения, не ограничивая себя жесткими рамками и стандартами.

Теперь рассмотрим конкретные подходы.

Самый популярный из них —SCRUM.

Подход, созданный в 1986 году, считается самым структурированным из семейства Agile. Он объединяет в себе элементы классического процесса и идеи гибкой методики по

управлению проектами. За счет этого мы получаем отличное сочетание гибкости и структурированности.

Скрам-проект делится на части и позволяет в жестко фиксированные и небольшие по времени итерации – спринты – предоставлять заказчику работающий продукт с наиболее приоритетным и принципиальным функционалом.

Важным аспектом для Scrum являются роли.

Рассмотрим коротко их функционал.

Скрам-мастер. Он проводит совещания и следит за соблюдением всех принципов скрама, а также разрешает противоречия и защищает команду от отвлекающих факторов. Скрам-мастер не может руководить. Да-да, не может – он НЕ руководитель.

Владелец продукта (или Product Owner) - представляет интересы конечных пользователей и других заинтересованных в продукте сторон. Он является неким связующим звеном между заказчиком и командой разработки. Для владельца продукта важно писать задачи со стороны требований заказчика.

Команда (SCRUM Team) - та самая команда разработчиков проекта, состоящая из специалистов разных профилей: программистов, дизайнеров, робототехников, геоинформатиков. Команда является единственным полностью вовлеченным участником разработки и отвечает за результат – как единое целое. Никто, кроме самой команды, скрам- мастера и владельца продукта не может вмешиваться в процесс разработки на протяжении спринта.

Также дополнительно выделяют Пользователей – тех, кто будет пользоваться результатами продукта, и Стейкхолдеров — в Скраме под ними понимают лиц, которые инициируют проект и для кого проект будет приносить выгоду. Они вовлечены в проект только во время первого совещания перед спринтами.

В случае с детским проектом в большинстве случаев роль Владельца продукта и скрам-мастера ложится на плечи наставника – то есть вас.

Проект делится на части, которые все вместе называются заделами продукта, или бэклогом. Затем эти части приоритезируются владельцем продукта. Самые важные части выполняются в первом этапе (спринте), который длится от 1 до 4 недель и имеет одинаковую продолжительность на протяжении всей жизни проекта. При этом количество выбирается исходя из того, сколько задач может решить команда за один спринт.

Каждый этап (спринт) должен иметь цель, которая является мотивирующим фактором и достигается с помощью выполнения задач из списка задач (бэклога). В идеальных условиях каждый день проводятся мини-встречи членов команды, на которых каждый отвечает на вопросы: «Что я сделал вчера?», «Что я планирую сделать сегодня?», «Какие препятствия на своей работе я встретил?». Длительность таких встреч строго ограничена и не должна превышать 15 минут. Это очень важно для определения статуса работы над спринтом, раннего обнаружения возникших препятствий и выработки решений по изменению стратегии.

По окончании этапа проводится оценка эффективности команды с целью спрогнозировать ее ожидаемую эффективность в следующем этапе. Это также помогает выявлять имеющиеся проблемы.

В конце этапа команда представляет заказчику некоторые рабочие части продукта, которые уже можно использовать. Например, сайт с частью функционала или блок программы, которая уже работает (пусть и частично), или робот с базовым функционалом. После этого команда проекта приступает к следующему этапу.

Чтобы удостовериться в том, что проект отвечает требованиям заказчика (которые, как известно, имеют свойство изменяться со временем), перед началом каждого этапа происходит переоценка ещё невыполненного содержания проекта и внесение в него изменений. В этом процессе участвуют все – команда проекта, скрам-мастер и владелец продукта. И ответственность за этот процесс лежит на всех.

Поговорим немного об инструментах. Для удобства работы по методике Скрам используются специальные доски, которые должны состоять как минимум из трех колонок:

«Сделать»,   «В   процессе»   и   «Сделано».   Они   могут   быть   дополнены   колонками

«Тестируется», «Подтверждается» и «На проверку». На доску в соответствующий столбец прикрепляются стикеры с задачами, которые затем двигают по доске, по мере прогресса. Задачи берутся из первоначального общего списка задач (бэклога).

В колонке «Сделать» собраны все задачи, которые команда взяла в этот этап. Скрам- доска обнуляется в конце каждого этапа. С неё убирают старые карточки и вешают новые.

Итак, плюсы Скрама - гибкость, ориентированность на заказчика продукта и получение результата в конкретный момент времени.

Его недостатки - например, формальная невозможность внесения изменений в задачи спринта. Также важным является упор на самоорганизующуюся многофункциональную команду, что не всегда возможно, особенно в детском проекте.

Для сравнения рассмотрим ещё один вариант гибкой методики создания проекта.

Kanban – это японский термин, который начали использовать применительно к производству в 60-х годах 20-го века в компании Тойота.

В канбане команда может быть как многопрофильной, так и нет. В отличие от скрама, где доска стирается после каждого спринта, в канбане доска находится в постоянно заполненном состоянии.

В канбане нет разделения на роли. С точки зрения планирования Kanban очень демократичен. Здесь нет специальных встреч, на которых высчитывают, как наиболее эфективно реализовать следующий этап.

При непосредственной реализации проекта в скраме есть чёткие рамки по времени этапа (от 1 до 4 недель), а в канбане можно работать беспрерывно. В канбане, в свою очередь, есть ограничения по количеству выполняемых задач для колонок, а в скраме

такого нет. В скраме редко идёт оценка именно по количеству задач, так как задача может занимать как 10 минут, так и 4 часа.

Итак, если вам необходимо обеспечить быструю и эффективную работу по простой схеме, то наиболее интересен для вас будет канбан. Скрам больше подходит, если нужен более глубокий контроль реализации проекта и развитие команды. А также если есть точные и сжатые сроки, в том числе и промежуточные.

Мы рассмотрели несколько подходов и методик по управлению проектами, но как же обеспечить их реализацию и соблюдение принципов? Как было сказано, многие методики появились довольно давно, поэтому существует огромное количество различных инструментов и даже целых систем.

Как пример – это скрам-доска, о которой мы говорили сегодня, и которая может быть представлена в виде обычной таблицы с разлинованными колонками и задачами, написанными на стикерах. Но, конечно же, намного эффективнее использовать современные электронные сервисы.

Например, чтобы построить диаграмму Ганта, необходимую для водопада, достаточно воспользоваться Excel или Google-документами, в которых существуют готовые шаблоны. Для этого нужно сделать, как минимум две колонки: с ДАТОЙ НАЧАЛА и ДЛИТЕЛЬНОСТЬЮ РЕАЛИЗАЦИИ по каждой задаче. Задачи выстраиваются ступенчато, одна под другой по строкам. Обычно добавляют еще и третью колонку – с датой окончания работ по задаче.

Есть более профильные инструменты, которые созданы специально для управления проектами. Они обеспечивают возможность одновременного редактирования несколькими пользователями, интеграцию чатов, облачных хранилищ и многое другое.

Мы обсудим наиболее популярные, удобные и бесплатные сервисы, действующие на сегодняшний момент. В своей основе почти все они универсальны и включают в себя возможности управления проектом как по жесткой, так и по гибкой методике.

Первыми рассмотрим сервисы, в которых есть возможность создавать диаграммы Ганта.

RealtimeBoard. Сервис позволяет получить доступ к огромному числу различных шаблонов: начиная от дорожной карты, заканчивая скрам-доской и блок-схемой. Вы вместе с детьми сможете задать имя команде, выставить количество сотрудников и обозначить роли.

Также есть отдельная программа MS Project, где уже предустановлено несколько версий шаблонов диаграммы, а также сервис GanttPRO.

Для создания скрам-досок также есть много удобных приложений. Самое популярное из них – Trello. Это веб-приложение, в котором пользователь может создавать проекты в виде панели задач, внутри которой эти задачи можно делить по спискам. Сами задачи представляют собой карточки, в которых указываются участники проекта, назначается дата окончания, добавляются контрольные списки и т. д. По каждой задаче можно вести переписку, включать в нее подзадачи, прикреплять рабочие файлы. У программы также есть мобильная версия.

Есть много других систем, которые будут полезны при реализации проектной деятельности:

·          TeamLab.

·          Taskify.us

·          SprintGround

·          Slack

·          Kanbanchi

·          Kanbanflow

А также комбинированные системы: Яндекс.Трекер, Bitrix24, Asana, Wrike О всех этих системах вы можете прочитать в интернете самостоятельно.

Мы с вами познакомились с разными подходами и инструментами по управлению проектами. Однако, важно понимать, что все проекты разные и не существует идеальной системы управления, подходящей для каждого вида проектов. Также не существует системы, которая бы подходила каждому наставнику, руководителю и была удобна для всех членов команды. Ее нужно формировать самостоятельно, настраивая подходы и сервисы

«под себя».

Скачано с www.znanio.ru