ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству: ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

II. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ  ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Приказ 2.1.1. Приказами оформляются решения по вопросам основной деятельности и кадровым вопросам. Проекты приказов готовят и вносят деканы, руководители структурных подразделений на основании поручений ректора, проректоров, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по   кадровым   вопросам   готовит   управление   кадров   на   основании   соответствующих представлений. Приказы подписываются ректором или по его поручению проректором университета. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование  возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Обеспечение   правильности   оформления   проектов   приказов   возлагается   на   правовое управление. 2.1.2.   Проекты приказов и приложений к ним визируются деканом или руководителем иного подразделения университета, внесшим проект, начальниками подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также  начальником управления правового обеспечения.   Возражения   по   проекту   приказа,   возникающие   при   согласовании,   излагаются   в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты   приказов,   представляемые   ректору   университета   на   подпись,   визируются проректором в соответствии с распределением обязанностей. 2.1.3.   Проекты приказов докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания. Регламент прохождения приказа по инстанциям ­ не более 3 дней. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно. 2.1.4.  Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью канцелярии и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки. Копия обязательно направляется также исполнителю и в правовое управление. 2.1.5.   Приказ     печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 14. Верхнее поле документа должно составлять 3 см, нижнее ­2 см, левое ­ 2,75 см, правое ­ 2,25 см. Приказ имеет следующие реквизиты. Наименование Федерального Агентства. Наименование  университета. Наименование вида документа ­ приказ. Дата и номер ­ указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата приказа оформляется словесно­цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа. Регистрация приказа осуществляется в Канцелярском отделе. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Например: О стипендиальном обеспечении студентов … Заголовок   к   документам,   оформленным   на   бланках   с   продольным   расположением реквизитов, выравнивается по центру. Текст отделяется от заголовка 2­3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст   приказа   может   состоять   из   2   частей:   констатирующей   (преамбулы)   и распорядительной. В   констатирующей   части   кратко   излагаются   цели   и   задачи,   факты   и   события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула   в   проектах   приказов   завершается   словом   приказываю,   которое   печатается вразрядку. Распорядительная   часть   должна   содержать   перечисление   предписываемых   действий   с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться   на   пункты   и   подпункты,   которые   нумеруются   арабскими   цифрами.   Действия однократного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей ука­ зываются   структурные   подразделения   или   конкретные   должностные   лица.   Последний   пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие­то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый   документ   (пункт   документа)   с   указанием   его   даты,   номера   и   заголовка.   Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу ...». Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.  Подпись   состоит   из   наименования   должности   лица,   подписавшего   документ,   личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Приказы подписывает ректор университета или исполняющий его обязанности. 2.1.6. Проекты приказов о переводе студентов с одного факультета на другой, с одного вуза  в другой,  восстановлений  в и  отчислений  из  после  подготовки  приказа  и  согласования соответствующими подразделениями и должностными лицами передаются в Управление делами и правового обеспечения для проверки и проведения правовой экспертизы. Проекты указанных приказов готовят и представляют на рассмотрение только деканы факультетов   после   прохождения   аттестации   и   наличии   оснований   для   отчисления, предусмотренных Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка (в соответствии с образцами – прилагаются).   2.1.7.  Образец оформления приказа приводится в приложении. 2.2. Материалы ученого Совета  2.2.1.     Заседания   ученого   совета   проводятся   в   соответствии   с   планами   ее   работы, составляемыми на год. 2.2.2.    План работы ученого совета формируется на основе предложений факультетов, других структурных  подразделений,  указаний  ректора,  решений ученого совета и поручений вышестоящих органов. Предложения   структурных   подразделений   в   виде   перечней   вопросов,   подлежащих рассмотрению на ученом совете, предварительно обсуждаются у курирующих проректоров и сдаются ученому секретарю совета до 1 июля текущего года. В предложениях дается точная формулировка вопроса, указываются ответственные за подготовку материалов, докладчики, а также ориентировочная дата рассмотрения. 2.2.3.  На основании предложений структурных подразделений ученый секретарь совета составляет проект плана работы ученого совета. Проект плана работы ученого совета рассматривается на очередном заседании коллегии и с учетом поправок утверждается. 2.2.4.  Материалы к очередному заседанию ученого совета представляются структурными подразделениями ученому секретарю не позднее чем за 7 дней до заседания и состоят из: справки   (в   необходимых   случаях   с   приложениями),   содержащей   краткое   изложение вопроса и обоснование предложений, включенных в проекты решения ученого совета; проекта   постановления  ученого  совета  с   указанием  исполнителей,  сроков   исполнения поручений. 2.2.5.  Справки подписываются председателем соответствующей комиссии. Проекты   решения   ученого   совета   согласовываются   с   заинтересованными   структурными подразделениями,   визируются   их   руководителями,   курирующим   проректором,   в   случае необходимости начальником правового управления. 2.2.6.  Общий объем материалов к заседанию ученого совета не должен превышать 8­10 страниц машинописного текста, пригодного для ксерокопирования. 2.2.7.  Одновременно с материалами к очередному заседанию ученого совета структурные подразделения   представляют   регламент   рассмотрения   вопроса   с   указанием   докладчика, содокладчиков и необходимого времени на прения. Регламент рассмотрения вопроса также включает список лиц, приглашенных на заседание ученого совета, с указанием фамилии, имени, отчества (полностью), должности и места работы. 2.2.8.     Ответственность   за   качество   материалов   и   своевременность   их   представления несут руководители, ответственные за подготовку вопроса. 2.2.9.  В тех случаях, когда материалы не могут быть представлены в указанные сроки или необходимость в обсуждении вопроса отпала, начальник структурного подразделения с ведома курирующего проректора докладывает об этом ректору университета. Его решение доводится до сведения ученого секретаря совета. 2.2.10.   Материалы, представленные с нарушением установленных сроков, включаются ученым секретарем совета в очередную повестку заседания ученого совета только с разрешения председателя совета. 2.2.11.   В случае необходимости материалы к заседанию ученого совета тиражируются ученым секретарем совета и рассылаются по факультетам и управлениям. 2.2.12.   Графические материалы  готовятся  в виде  компьютерной презентации  (набора слайдов) с использованием программ, входящих в стандартный набор  Microsoft  Office  XP, а также стандартных средств, входящих в состав Microsoft Windows XP.  2.2.13.  На заседании ученого совета время для докладов устанавливается в пределах до 15 минут, для содокладов ­ до   10   минут.   В   докладе   (содокладе)   излагаются   вопросы,   дополняющие   и   уточняющие содержание представленных материалов. Для   выступлений   предоставляется   до   5   минут.   При   этом   должны   быть   изложены конкретные предложения и мотивированные изменения предлагаемых решений. 2.2.14.  Решения ученого совета в окончательной редакции готовятся соответствующими подразделениями не более, чем в 3­дневный срок, если не установлены другие сроки. Доработанные   решения   коллегии   визируются   подразделением­исполнителем, руководителями   подразделений,   которым   предусматриваются   задания   и   поручения, курирующим   проректором   и   передаются   на   подпись   председателю   ученого   совета,   ректору университета. Отдельные   решения   ученого   совета   оформляются   приказами   (распоряжениями, инструктивными письмами) и являются обязательными для исполнения.