Лекционный материал по теме "Самоменеджмент"

Самоменеджмент 1.Понятие самоменеджмента. Правила и функции самоменеджмента. 2.Аудит личного времени. 3. Матрица времени С.Кови. 1. Время — это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Его важнейшей особенностью является безвозвратность — его нельзя накопить, передать,   взять   в   кредит,   потому   важно   научиться   использовать   его   с максимальной выгодой. Не даром же говорят: время — деньги.  Самоменеджмент (или таймменеджмент) — техника правильного использования времени.  Самоменеджмент   помогает   выполнять   работу   с  меньшими   расходами, лучше   организовать   труд   (следовательно,   получить   лучшие   результаты), уменьшить загруженность работой и, как результат, уменьшить спешку и стрессы.  Самоменеджмент   —   это   последовательное   и   целенаправленное   использование эффективных   методов   работы   в   повседневной   практике,   с   оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих же целей.  У самоменеджмента определен круг правил и функций. 1. Постановка   цели.  Одно   из   правил   эффективного   менеджмента   гласит: «Случайные   успехи   красивые,   но   не   гарантированные.   Запланированные   успехи лучше, поскольку они управляются и случаются чаще». 2. Планирование.  Призвано   обеспечить   рациональное   использование   самого ценного ресурса — времени. Чем лучше спланировано время, тем лучше оно может быть   использовано   в   личных   и   профессиональных   интересах   руководителя. Планирование как составная часть заданий и правил самоменеджмента означает подготовку   к   реализации   цели.   Планирование   ежедневной   работы,   средне—   и долгосрочных задач означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе. 3. Основные правила планирования времени:  3.1. Соотношение   (60:40).  Опыт   показывает,   что   лучше   всего   составлять   план лишь   на   определенную   часть   рабочего   времени   (на   60   %).   Приблизительно половину рабочего дня руководитель проводит не на рабочем месте, потому что работа   требует   взаимодействия   с   людьми,   обмена   информацией.   Всегда   нужно оставлять   определенный   процент   времени   как   резерв   для   неожиданных посетителей, телефонных разговоров. 3.2. Регулярность — системность — последовательность. Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело. 3.3. Реалистичное планирование. Планировать нужно только такой объем задач, с которым работник реально может справиться. 3.4. Заполнение   потерь   времени.  Заполнять   потерю   времени   лучше   но возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня наверстывать потерянное накануне. 3.5. Фиксация   результатов   вместо   действий.  Фиксировать   в   планах   нужно результаты или цель, а не просто какие­либо действия, чтобы усилия были исходнонаправлены   непосредственно   на   достижение   цели.   Это   поможет   избежать внеплановой деятельности. 3.6. Срок   выполнения.  Во   избежание   промедления   и   откладывания   дел,   нужно устанавливать точные сроки выполнения для всех видов деятельности. 3.7. Согласование различных планов во времени.  Чтобы более успешно внедрять свои планы в жизнь, работнику необходимо согласовывать их с планами других людей (начальника, подчиненных, коллег). 4. Принятие   решений.  Принятие   решений   допускает   выбор   первоочередных заданий и дел. Принять решение — значит установить приоритетность. Основная проблема руководителей заключается в том, что они пытаются сразу выполнить слишком   большой   объем   работы   и   распыляют   свои   силы   на   отдельные,   часто несущественные, но кажущихся необходимыми дела. 5. Реализация   и   организация.  Допускает   составление   распорядка   дня   и организацию   трудового   процесса   с   целью   достижения   поставленной   цели. Организация своего рабочего дня должна отвечать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Существуют 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня. Правила начала дня: 1) начинать день с позитивным настроением; 2) начинайте работу по возможности в одно и то же время; 3) повторный обзор плана дня, составленного накануне; 4) сначала — ключевые задания; 5) приступать без раскачивания; 6) согласовать план дня с секретарем; 7) утром заниматься сложными и важными делами, потому что позже менеджер обычно бывает занят текущими делами.  Правила основной части дня: 1) логичная подготовка работы; 2) влиять на фиксацию сроков в собственных интересах; 3) перепроверять весь комплекс работ с точки зрения необходимости отдельных работ; 4) отклонять дополнительно возникающую безотлагательную проблему; 5) избегать незапланированных импульсивных действий; 6) вовремя делать паузу и соблюдать размеренный темп; 7) небольшие однородные задания выполнять серией (при этом только один раз проводится   подготовка   и   в   течение   определенного   времени   руководитель занимается   однородной   деятельностью;   благодаря   непрерывности   и концентрированности на процессе достигается экономия времени; 8) рационально завершать начатое (отвлечение и следующее возвращение к работе требуют некоторого времени, потому начатое дело нужно или доводить до конца, или прерывать в нужный момент); 9) использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности; 10) работать   антициклично   (т.   е.   в   начале   дня   целесообразнее   заниматься важнейшими заданиями, а в более беспокойный период — делами менее важными);11) выкраивать спокойное время для восстановления сил; 12) контролировать время и планы.  Правила завершения рабочего дня: 1) завершить начатые небольшие дела; 2) контроль над результатами и самоконтроль; 3) составить план на следующий день; 4) каждый день должен иметь свою кульминацию. 6. Контроль. Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае —   оптимизации   трудового   процесса.   Все   перечисленные   выше   функции самоменеджмента будут не настолько эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль.  Контроль над результатами труда должен в любом случае производиться после выполнения   задания.  Тот,   кто   хочет   себя   по­настоящему   разгрузить,  не   может отказаться от самоконтроля. 7. Информация и коммуникация.  Это важнейшая фаза, потому что все другие фазы   нуждается   в   ней.   На   руководителя   ежедневно   обрушивается   поток информации,   с   которым   ему   приходится   разбираться.   В   реальной   жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо для эффективной   работы.   Для   того   чтобы   экономить   свое   время,   руководителю необходимо   разработать   рациональный   подход   к   получению,   обработке   и использованию информации. 2. Аудит использования рабочего времени В общем случае слово «аудит» переводится как проверка, оценка соответствия,  инспекция. Компании обычно используют такие формы аудита: ­хронометраж рабочего дня; ­фотография рабочего дня; ­табель учёта рабочего времени; ­видеонаблюдение; ­сервисы автоматического учёта рабочего времени.  Позволяют получить  подробную информацию по каждому сотруднику. Аналитики изучали главные факторы, на которые отвлекаются офисные сотрудники:      1. Личная переписка­ 51,76% офисных сотрудников изучают личную почту в  рабочее время. 2. Просмотр новостей — 43,95% 3. Переписка в ICQ, QIP, Skipe и других месенджерах — 34,11% 4. Социальные сети оказались лишь на 4­м месте — 31,24% 5. Сайты по интересам — 17,98% 6. Сайты по поиску работы — 15,55% 7. Онлайн­покупки — 12,13% 8. Чтение и написание блогов — 7,52% 9. Компьютерные игры — 5,45% 10. Туристические сайты — 4,9%.