Методическая разработка открытого занятия по теме: "Табличный процессор"

Тема 5.2. Табличный процессор ГБОУ СПО СПб ТКУиК Куприянова Елена Львовна

Содержание лекции 1. Общие сведения об интерфейсе MS Excel 2007 2. Файлы MS Excel 2007 3. Строка формул 4. Структура документа MS Excel 2007 5. Перемещение по книге и листу 6. Выделение листов и фрагментов листа 7. Отмена и возврат действий 8. Ввод данных с помощью клавиатуры 9. Ввод чисел, дат, времени 10. О Формулах

Содержание лекции 11. Операторы 12. Использование ссылок в формулах: абсолютные,  относительные, смешанные ссылки 13. Проверка ошибок 14. Математические вычисления 15. Статистические вычисления 16. Работа с примечаниями 17. Защита данных

Общие сведения Лента – главный элемент интерфейса. Удалить ленту, заменить панелями инструментов  из предыдущих версий MS Excel нельзя!

Общие сведения Ленту можно свернуть или восстановить двойным  нажатием по названию вкладки или Ctrl+F1. Содержание ленты для каждой вкладки постоянно  и неизменно.

Вкладки По умолчанию отображается 7 постоянных вкладок: Главная,     Вставка,     Разметка страницы,  Формулы,   Данные,      Рецензирование,       Вид. Дополнительная вкладка: Разработчик.

Вкладки Стандартный набор вкладок заменяется при переходе  из режима создания документа в другой режим:     Предварительный просмотр.

Вкладки Контекстные вкладки – появляются автоматически при  переходе в соответствующий режим либо при выделении  объекта или установке на него курсора. Используются для  работы с таблицами, рисунками, диаграммами и т.п.

Элементы управления Те же самые, что и в MS Word! Кнопки; раскрывающиеся кнопки; списки; раскрывающиеся списки; счетчики; кнопки с меню; флажки; значки (кнопки) группы.

Кнопка Office При нажатии кнопки отображается: – меню основных команд для работы с файлами; – список последних документов; – команда для настройки параметров приложения.

Панель быстрого доступа Расположена в верхней части окна Excel и предназначена  для быстрого доступа к наиболее часто используемым  функциям.

Мини­панель инструментов Содержит основные наиболее часто используемые элементы  для оформления данных. Не отображается автоматически при выделении фрагмента  листа. Для отображения панели щелкнуть правой кнопкой  по выделенной области.

Строка формул Для просмотра и редактирования содержимого выделенной  ячейки можно увеличить высоту строки формул.  Для этого щелкните по кнопке Развернуть строку формул.

Файлы MS Excel 2007 Новый формат файлов, основанный на языке XML. Файлы, которые сохраняются с расширением xlsx,  не могут содержать макросы, написанные на языке  VBA или элементы управления ActiveX. Только файлы с расширением xlsm могут содержать  макросы на языке VBA и элементы управления ActiveX,  хранящиеся в обособленных частях файла.

Структура документа MS Excel 2007 Книга (рабочая книга) – документ MS Excel. Книга состоит из листов. По умолчанию – 3. Мин. число листов – 1, максимальное – не ограничено. Произвольный порядок размещения. Каждый лист имеет уникальное имя. Ярлыки листов находятся в нижней части окна. Листы содержат таблицы, диаграммы, рисунки и другие  объекты. Могут быть листы, содержащие только  диаграмму.

Структура документа MS Excel 2007 Лист состоит из ячеек, объединенных в столбцы и строки. 16834 столбцов, именуются буквами английского алфавита.  Первый столбец – А, последний – XFD. 1048576 строк, именуются арабскими цифрами. Адрес ячейки (ссылка) состоит из заголовка столбца и  заголовка строки (А1, XFD1048576). Ячейка (или диапазон ячеек) может иметь имя. Ячейка может содержать данные (текстовые, числовые,  даты, время и т.п.) и формулы. Ячейка может иметь примечание.

Режимы просмотра листа MS Excel 2007 Режим Обычный – по умолчанию. Для выполнения большинства задач – ввод и обработка  данных, форматирование данных и ячеек, вычисления,  построение диаграмм и т. д. Режим Разметка страницы позволяет изменять данные  и при этом видеть их так, как они будут напечатаны на  бумаге. В этом режиме обычно создают и оформляют  колонтитулы. Режим Страничный – отображается только таблица и  границы страниц.Остальные ячейки листа не отображаются Режим Во весь экран – скрытие большинства элементов  окна.

Масштаб отображения листа Минимальный масштаб – 10% Максимальный масштаб – 400%

Одновременный просмотр частей листа Можно разделить лист по горизонтали и по вертикали на  отдельные области.

Закрепление областей листа Используется при просмотре больших таблиц, чтобы при  прокрутке листа закрепленные строки и столбцы  оставались в окне. Закреплять можно только строки, только столбцы или  и строки и столбцы одновременно. Используется кнопка Закрепить области группы Окно  вкладки Вид.

Скрытие и отображение столбцов и строк Временно ненужные для работы столбцы и строки листа  можно скрыть. 1. Выделить один или несколько столбцов / строк. 2. В контекстном меню выбрать команду Скрыть. Для отображения: выделить столбцы слева и справа от скрытых, в контекстном меню выбрать Отобразить.

Перемещение по книге Для перехода к нужному листу книги щелкнуть мышью по  соответствующему ярлыку листа в нижней части окна  книги. Если необходимый ярлык не отображен в строке ярлыков,  то для перехода к ярлыку нужного листа можно  воспользоваться кнопками прокрутки ярлыков. Переход между листами с помощью клавиатуры:  1. Ctrl + Page Up – переход к листу, расположенному слева  от активного листа. 2. Ctrl + Page Down – к листу, расположенному справа.

Перемещение по книге Полный список листов книги: 1. Щелкнуть правой кнопкой мыши по любой кнопке  2. прокрутки ярлыков. 2. В контекстном меню выбрать нужный лист. Если в книге более 15 листов, для перехода к листу: 1. В контекстном меню выбрать команду Все листы 2. В диалоговом окне Переход к листу текущей книги  выбрать нужный лист.

Перемещение по книге Чтобы облегчить поиск нужных ярлыков, их можно  пометить разными цветами. 1. Щелкнуть по ярлыку листа правой кнопкой мыши. 2. В контекстном меню выбрать команду Цвет ярлычка,  затем выбрать цвет в палитре цветов.

Перемещение по листу 1. С использованием мыши. 2. С использованием клавиатуры: Page Up, Page Down, Home; Ctrl +  – переход к правому краю текущей области; Ctrl +  – к левому краю; Ctrl +  – к нижнему краю; Ctrl +  – к верхнему краю; Ctrl + Home – переход в начало листа; Ctrl + End – переход в последнюю ячейку на листе  (в самой нижней используемой строке крайнего справа  используемого столбца; Alt + Page Up – переход на экран влево; Alt + Page Down – на экран вправо.

Перемещение по листу 3. С использованием средств Microsoft Excel. Раскрывающийся список Имя в строке формул содержит  имена ячеек и диапазонов ячеек. – открыть список, выбрать требуемое имя или – ввести с клавиатуры адрес нужной ячейки и нажать  клавишу Enter.

Выделение листов Использование ярлыков листа. У выделенного листа цвет ярлыка ярче, чем у остальных  листов. Выделенным всегда является текущий лист. Выделение нескольких рядом расположенных листов: – щелкнуть мышью по ярлыку первого листа из группы; – при нажатой клавише Shift щелкнуть мышью по ярлыку  последнего листа из группы.

Выделение листов Выделение нескольких произвольно расположенных  листов: – щелкнуть мышью по ярлыку первого листа из группы; – при нажатой клавише Ctrl щелкайте мышью по ярлыкам  необходимых листов. Выделение всех листов книги: – щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку любого  листа; в контекстном меню выбрать команду Выделить все  листы.

Выделение фрагментов листа Всегда выделена хотя бы одна ячейка. Эта ячейка  обведена толстой линией. Одиночный выделенный  фрагмент листа также обведен толстой линией. Ячейки затенены, кроме одной, как правило, самой  левой верхней ячейки. Цвет шрифта, цвет заливки и  рамок ячеек при выделении не изменяются.

Выделение фрагментов листа Выделение одной ячейки с помощью мыши: – навести на нее указатель мыши в виде белого креста; – один раз щелкнуть левой кнопкой мыши. Выделение диапазона смежных ячеек: – навести указатель мыши в виде белого креста на  крайнюю ячейку выделяемого диапазона; – нажать на левую кнопку мыши; – не отпуская ее, распространить выделение на  смежные ячейки. Описание диапазона смежных ячеек – через  двоеточие левая верхняя и правая нижняя ячейки,  например, А1:С12.

Выделение фрагментов листа Выделение нескольких несмежных ячеек: – выделить первую ячейку; – выделить каждую следующую – при нажатой клавише  клавиатуры Ctrl. Выделение несколько несмежных диапазонов: – первый диапазон выделяется обычным образом; – каждый следующий диапазон – при нажатой клавише  клавиатуры Ctrl. Описание диапазона несмежных ячеек – через точку  с запятой каждый диапазон, например, А1:С12; Е4:Н8.

Выделение всех ячеек листа Один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по  прямоугольнику левее заголовков столбцов.

Отмена и возврат действий Отмена последнего выполненного  действия: нажать кнопку Отменить в  Панели быстрого доступа. Отмена сразу нескольких последних  действий: 1. Щелкнуть по стрелке кнопки  Отменить. 2. Выбрать действие, начиная с  которого следует отменить все  действия, расположенные выше него  в списке. Отмена не более 100 действий!

Отмена и возврат действий Возврат последнего отмененного  действия: нажать кнопку Вернуть в  Панели быстрого доступа. Возврат сразу нескольких  последних действий: 1. Щелкнуть по стрелке кнопки  Вернуть. 2. Выбрать действие, начиная с  которого следует отменить все  действия, расположенные выше него в списке.

Ввод данных с использованием клавиатуры Ввод данных в ячейку или в строку формул. 1. Выделить ячейку. 2. Ввести данные с клавиатуры непосредственно в  ячейку или в строку формул. 3. Подтвердить ввод: – нажать Enter или Tab; – нажать кнопку Ввод (галочка) в строке формул; – выделить другую ячейку на листе (нельзя при вводе формул).

Ввод данных с использованием клавиатуры При вводе неправильного символа – удаление  BackSpace. По умолчанию все данные в ячейке вводятся одной  строкой. Переход к новой строке (новому абзацу)  в ячейке – Alt + Enter.

Ввод данных с использованием клавиатуры Отказ от ввода данных в ячейку – клавиша Esc или  кнопка Отмена (крестик) в строке формул. Содержание в ячейке – до 32767 символов. Длина записи для формулы – 8192 символа. Текст ячейки не помещается по ширине столбца, а  ячейки справа не содержат данных – текст отображается  на листе на соседних ячейках справа. Ячейки справа содержат какие­либо данные – текст на  листе не отображается. Текст в строке формул отображается полностью.

Использование автозавершения Первые символы, вводимые в ячейку, совпадают с  символами записи, ранее введенной в этом столбце –   недостающая часть записи может быть введена  автоматически. Нажать клавишу Enter. Только для записей, которые содержат текст или  текст в сочетании с числами.

Ввод чисел Первоначальный ввод числа в ячейку – отображается  число из 11 цифр. Ширина столбца может автоматически  увеличиться. Ввод большего числа – число в экспоненциальном  формате. Ширина столбца уменьшена, число не помещается в  ячейке – вместо числа отображаются символы #

Ввод чисел Наибольшее число в ячейке – 9,99999999999999*10307.  Точность представления чисел – 15 разрядов. Десятичные дроби от целой части числа отделяют  запятой. Числа с простыми дробями – простую дробь от целой  части числа отделяют пробелом. В строке формул  простая дробь отображается как десятичная.

Ввод чисел При вводе числа в формате текста, они не должны  распознаваться как числа. Например, номера банковских  счетов, номера телефонов, коды, почтовые индексы,  номера домов, квартир и т. п. В Microsoft Excel перед числом необходимо ввести знак  апострофа ('). Этот знак отображается только в строке  формул, но не отображается в ячейке.

Ввод дат и времени Тип "дата" – начиная с 1 января 1900 года. Тип "текст" – до 1 января 1900 года. Ввод даты: число месяца, месяц, год. Разделители: точка (.), дефис (­), дробь (/). Пример: Ввод даты 12 августа 1918 г. 12.8.1918  или 12­8­1918  или 12/8/1918 Независимо от способа ввода, первоначально дата  в ячейке отображается в полном формате!

Ввод дат и времени При вводе года можно ограничиться двумя цифрами,  если речь идет о датах с 1 января 1930 года по  31 декабря 2029 года. Пример: Ввод даты 12 апреля 1961 г. 12.4.61  или 12­4­61  или 12/4/61 Независимо от способа ввода, первоначально дата  в ячейке отображается в полном формате!

Ввод дат и времени Для дат первого десятилетия XXI века год можно  указывать одной цифрой. Пример: Ввод даты 2 ноября 2002 г. 2.11.2  или 2­11­2  или 2/11/2 Независимо от способа ввода, первоначально дата  в ячейке отображается в полном формате!

Ввод дат и времени При вводе даты текущего года можно ограничиться  вводом только числа месяца и месяца. Пример: Ввод даты 2 ноября сего года. 2.11  или 2­11  или 2/11 Дата в ячейке первоначально будет отображена  в кратком формате! Ввод текущей даты – комбинация клавиш Ctrl + ;

Ввод дат и времени Порядок ввода времени: час, минуты, секунды. Секунды вводить не обязательно. Разделители – двоеточие (:) Пример: Ввод времени 14 часов 12 минут 00 секунд. 14:12 Ввод текущего времени – комбинация клавиш Ctrl + Shift + ;

Правка содержимого ячеек Замена содержимого: выделить ячейку, ввести новые  данные и подтвердить ввод. Редактирование содержимого: непосредственно в ячейке  или в строке формул. 1. Щелкнуть по ячейки два раза левой кнопкой мыши  или выделить ячейку и нажать клавишу F2. 2. Щелкнуть в строке формул левой кнопкой мыши. После редактирования обязательно подтвердить ввод!

Проверка правописания в документе Excel проверяет только орфографию! Используется кнопка Орфография во вкладке  Рецензирование.