Организация документооборота.

Организация документооборота. Документооборот — это путь движения документа с момента первых записей и до сдачи в архив.

Понятие документооборота включает в себя составле­ние графика прохождения документов, контроль за пра­вильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работающих с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены сле­дующие требования:

— первичные учетные документы, принимаемые бух­галтерией, должны иметь все обязательные рекви­зиты;

— при приеме документов должна проверяться правильность арифметических вычислений; документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов (например, в накладных на получение това­ров должна быть выделена сумма НДС для воз­можности принятия НДС к возмещению);

— все исправления в документах должны быть заве­рены подписями лиц, ответственных за их состав­ление с указанием даты исправления;

— по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).

Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет пер­сональную ответственность.

Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.

При составлении графика документооборота учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.