Организация рабочего места бухгалтера

 Организация рабочего места бухгалтера

От того, каким образом организовано рабочее место бухгалтера, во многом зависит эффективность его работы. Рациональная организация рабочего места бухгалтера предполагает не только оборудование его всем необходимым в соответствии с содержанием и характера выполняемой им выполняется, но и рациональное его размещение, создание комфортных условий труда.

Рабочее место бухгалтера - это пространственная зона, оборудованная необходимыми материальными средствами и техникой и определенным образом организована, в которой осуществляется его трудовая деятельность (то есть это место, где выполняется бухгалтерская работа).

Организация рабочего места бухгалтера - это совокупность мероприятий по оборудованию рабочего места средствами и орудиями труда и их размещение в определенном порядке.

В процессе своей работы бухгалтер работает на компьютере, пользуется телефоном, факсом, модемом, множительной техникой для документов. Его труд - это множество различных движений, которые повторяются много раз и требуют внимания.

Довольно часто работу бухгалтера считают легче по сравнению с другими видами труда только потому, что она очень часто выполняется сидя. В большинстве случаев работа бухгалтера проходит по расчетам и работой на компьютере. Но сидячая работа сама по себе является утомительной из-за того, что связано с постоянным статическим напряжением мышц и многими другими вредными для организма явлениями, которые возникают из-за относительно неподвижное положение тела. Вот почему работа бухгалтера требует рациональной организации рабочего места.

Организация рабочего места бухгалтера предусматривает:

- составление и планировки помещения, в котором оно находится;

- выбор и оборудования рабочего места средствами и предметами труда;

- размещение предметов труда на рабочем месте в определенном порядке.

Рабочее место бухгалтера должно отвечать следующим требованиям;

1. площадь рабочего места должна соответствовать санитарным нормам.

Так, для рядового бухгалтера рабочее место (зона, где размещают конторский стол, стул, шкафы, полки, картотеку) должно занимать площадь не менее 3-4 м2. Для рабочего места главного бухгалтера эти параметры должны составлять 4-6 м2. Кабинет главного бухгалтера или финансового директора предприятия, который часто используется для совещаний и встреч делегаций, должен иметь площадь 24-55 м2, а главного бухгалтера, проводит производственные совещания, - 8-24 м2.

2. мебель в кабинете следует размещать с учетом взаимосвязей главного бухгалтера с подчиненными и последовательности выполняемых работ. Оборудование рабочего места, количество и номенклатура орудий труда должны соответствовать содержанию и особенностям выполняемой работы (например, прием посетителей, проведение совещаний, анализ и обсуждение графических материалов, индивидуальная творческая работа).

Для кабинета используют комнаты с естественным освещением прямоугольной формы. Для окраски стен кабинета используют цвета, которые благоприятно влияют на нервную систему и улучшают освещение-слоновой кости, светло-желтый, светло-голубой, светло-зеленый, светло-бежевый.

3. залогом высокой работоспособности бухгалтера является комфорт его рабочего места. Максимального комфорта и минимального утомления можно достичь в том случае, когда правильно подобраны по размеру стол и стул. Нормальная высота рабочей поверхности стола составляет 70-75 см, соответственно высота стула должна быть в диапазоне от 40 до 45 см. Учитывая разный рост сотрудников лучше всего использовать офисные кресла с сиденьями, поднимаются.

Бухгалтерские реестры и дела с документами и бланки надо располагать таким образом, чтобы они имели постоянное место и их можно было легко найти. Папки с постоянными документами должны быть внесены в учетную номенклатуру, храниться в определенной шкафу со свободным доступом работников бухгалтерии. Папки, которыми часто пользуются в течение рабочего дня, располагаются в пределах рабочей зоны бухгалтера (один-два шага). В конце рабочего дня документы нужно положить в соответствующие папки.

Все технические средства для ручных и механизированных работ (ручки, скрепки, карандаши, ластики, скоросшиватели, линейки, ножницы и т.д.) лучше всего хранить в специально приспособленном месте на столе - органайзере. Это экономит много времени по сравнению с традиционным сохранением средств труда в ящике.

Кабинет бухгалтерии должны убирать дважды в день, если в отделе много клиентов, или один раз в конце рабочего дня. Для поддержания порядка администрация должна запретить в Правилах внутреннего трудового распорядка курение в офисе, потребление пищи, разлива спиртных напитков на рабочем месте и хранения продуктов питания.

Правильная освещенность помещений - фактор создания комфортных условий, благоприятного климата и здоровья сотрудников. Лучше располагать столы таким образом, чтобы естественный дневной свет падал слева от рабочего стола прямо на него. Вентиляция имеет важное значение для сохранения хорошего физического состояния сотрудников и уменьшает опасность распространения инфекционных заболеваний. Оптимальным вариантом является оборудование каждого помещения кондиционером или вентиляцией. При их отсутствии необходимо проветривать помещение что 2:00. Оптимальной является температура помещения 18-22 ° С.

Рабочее место бухгалтера состоит из следующих функциональных зон: рабочая зона и зона отдыха.

Следует оговорить такие характеристики при планировании рабочей зоны бухгалтера:

ü  входные двери должны быть в поле зрения бухгалтера;

ü  письменный стол следует располагать перпендикулярно к окну, желательно, чтобы окно было слева;

ü  письменный стол и кресла должны быть удалены от источника тепла; -

ü  мебель, как правило, за спиной бухгалтера не размещают;

ü  если в одном кабинете два рабочих места, то проход между ними должен быть не менее 10-20 см;

ü  если открыты один шкаф, тумба или ящик стола, они не должны препятствовать доступу к другим шкафов;

ü  рабочее кресло, письменный стол и стол-приставку следует разместить так, чтобы не вставая можно было достать как можно больше предметов. Зону отдыха оборудуют журнальным столиком, креслами для отдыха и тому подобное. Как правило, ее располагают в той части кабинета, которая противоположна рабочей зоны.

Организуя рабочее место главного бухгалтера, следует предусмотреть зону совещаний. В этой зоне размещают стол для совещаний со стульями (креслами) и кресло для председателя. В зависимости от площади кабинета и численности работников, которые обычно участвуют в совещаниях, эта зона может быть организована самостоятельно или совмещенная с основной рабочей зоной. В последнем случае стол для совещаний размещают перпендикулярно к столу бухгалтера. Количество кресел за таким столом не должна превышать 4-5 с каждой стороны.

Для размещения предметов и средств труда непосредственно на письменном столе или тумбе целесообразно учитывать следующие рекомендации:

- не держать на столе ничего лишнего, а только все необходимое;

- письменный стол следует использовать только для текущей учетной работы, а не для складирования папок, документов и других материалов, в том числе и архивных;

- бухгалтерские документы, используемые в текущей работе, необходимо размещать так, чтобы обеспечить быстрый их обзор и поиск;

- компьютер можно размещать как справа, так и слева, а клавиатуру в центре;

- средства связи (телефоны, переговорные устройства) располагают слева от бухгалтера на рабочей поверхности стола или приставной тумбы, что позволяет оставить правую руку свободной для работы;

- канцелярские принадлежности следует хранить в специальных лотках с разделителями. На рабочем месте бухгалтера будут полезными устройства для скрепления и склейки. Шкафы, полки, сейфы, ящики для картотек - неотъемлемые элементы кабинета бухгалтерии. Шкафы должны быть конторские, то есть для хранения дел. Нередко в кабинетах бухгалтеров есть ящики для хранения дел в вертикальном положении. Если в кабинете есть сейф, целесообразно, чтобы он был скрыт какой-то перегородкой или находится вне поля зрения посетителей.