Организация документооборота учреждения

СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТООБОРОТ: СОДЕРЖАНИЕ ПОНЯТИЯ  И ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ  1.1. Развитие документооборота  1.2. Понятие документооборота  Роль документооборота в структуре управления учреждения 1.3. 1.4. Типовые организационные структуры службы делопроизводства  ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ  ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОМИТЕТЕ СОЦИАЛЬНОЙ  ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ 2.1 Основные правила организации документооборота 2.2. Схема движений и технологии обработки документов в комитете  социальной зашиты населения Волгоградской области  2.3 Регистрация документов  2.4 Контроль исполнения документов  ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ  ПРИЛОЖЕНИЯ 3 4 4 5 8 11 14 18 21 25 29 32 33 ВВЕДЕНИЕ Организация   работы   с   организацию документооборота   учреждении,   документами   предполагает   хранение   документов и учреждения. их использование влекущей Документооборот учреждения ­   это   совокупность   взаимосвязанных   процедур, деятельности     обеспечивающих движение   документов   в   учреждении   с   момента   их   создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. [8] Актуальность  темы   заключается   в   том,   что   в   современном   мире существует   огромное   количество   предприятий   и   на   каждом   из   них   есть документы. Эти документы в целом составляют документооборот. Предмет курсовой работы – организация процесса документооборота.  Объектом  исследования в данной работе выступает документооборот в отделе кадров Комитета социальной защиты населения Волгоградской области. Целью  курсовой   работы   является   выявление   основных   правил организации   документооборота   в   Комитете   социальной   защиты   населения Волгоградской области. Задачи курсовой работы: 1. Ознакомиться с содержанием понятия и нормативными  источниками организации документооборота. 2. Изучить организационные формы документооборота на предприятии. 3.   Рассмотреть   процесс   документооборота   и   описать   организацию документооборота. 4.   Проанализировать   принципы   организации   документооборота   в Комитете.  Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемой литературы. ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТООБОРОТ: СОДЕРЖАНИЕ ПОНЯТИЕ И ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ   1.1 .Развитие документооборота Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20­е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства. Были,   сформулировали   основные   положения   организации документооборота,   даны   теоретические   обоснования   главных   положений рациональной организации движения документов ­ распределение документов по   исполнителям,   сокращение   инстанций   их   прохождения,   направление документов   непосредственному   исполнителю,   регламентацию   подписания.   В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая   попытка   нормативной   регламентации   единых   принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте   были   изложены   правила   организации   работы   с   документацией   и документооборота,   правила   приема,   сортировки,   доставки,   исполнения, контроля   отправки   документов,   т.е.   все   этапы   обработки   документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная   система   делопроизводства»   установили   единообразие понимания   документооборота   как   «движение   документов   в   организации   с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная   в   1988   году   «Государственная   система   документационного обеспечения   управления.   Основные   положения.   Общие   требования   к документам   и   службам   документационного   обеспечения»   уточнила   понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот ­ движение документов в организации с момента   их   создания   или   получения   до   завершения   исполнения   или отправки». В целях рациональной   организации   документооборота   все документы   распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы,   направляемые   в   или   поступающие   из   подведомственных   и   т.д. Под   документопотоком понимается   совокупность организаций, документов,   выполняющих   определенное целевое   назначение   в   процессе документооборота. Характеристикой   документооборота   является   его   объем.   Под объемом документооборота   понимается   количество   документов,   поступивших   в организацию   и   созданных   ею   в   течение   определенного   периода   времени, как правило,   ­   важный показатель,   Объем   документооборота     года. используемый   в   качестве   критерия при   решении   вопросов   выбора организационной   формы   делопроизводства, организации информационно­ поисковой   системы   по   документам учреждения, структуры   службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. 1.2. Понятие документооборота Документооборот ­ движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. [2] Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции  и скорость этого движения. Главное правило  документооборота – оперативное   движение   документов   по   наиболее   перспективному   пути   с минимальными   затратами   времени   и   труда.   Основу   документооборота   дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по   работе   с   документами,   инструкции   по   делопроизводству,   схемы   пути   прохождения   отдельных   видов   документов. документопотоков, Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей ­ потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они   различаются   по   направлению   и   по   отношению   к   управленческому объекту. По направлению:  горизонтальные ­ связывают организации одного уровня вертикальные ­ нисходящие, восходящие – связывают организации  различных уровней. Восходящие   –   входные,   поступающие   в   вышестоящие   организации   от подчинённых организаций. Исходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям. По отношению к управленческому объекту: Документооборот   образуют   потоки   входящих   (поступающих   из   других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних   (созданных   и   действующих   в   пределах   организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле: Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год). При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии. Движение входящих документов Схема движения входящих документов Движение   входящих   документов   показано   на   рис.   1,   где   цифрами   и буквами обозначено: Рисунок 1 ­ Схема движения входящих документов I II a b c d e 1 2 3   Руководитель (директор) Исполнитель подразделение) Экспедиционная обработка Предварительное   рассмотрение, (структурное сортировка Регистрация Распределение (разметка) Перераспределение (переметка) Корреспонденция Документы,   службой ДОУ Документы,   регистрируемые нерегистрируемые службой ДОУ Документооборот   представляет   собой   главную   организационную проблему   деятельности   службы   делопроизводства   и   проблему   технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства 1.3 Роль документооборота в структуре управления учреждения  Согласно   Основным   положениям   государственной   службы документационного   обеспечения   управления   в   состав   делопроизводственной службы,   как   правило,   включаются:   подразделения   по   учету   и   регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств,  рассмотрению  писем, секретариат,  экспедиция, машинописное  бюро, архив. Служба делопроизводства представлена управлением документационного обеспечения Комитета социальной защиты населения Волгоградской области . В управление   документационного   обеспечения   входят   следующие   отделы: кадровый   отдел,   отдел   документооборота,   отдел   архивного   хранения  Руководит   управлением   документационного   обеспечения документов. председатель комитета.[3] В   обязанности   отдела   управления   документационного   обеспечения административно ­ правового департамента входит: Организовывать   регистрацию   и   учет   документов   (доверенностей,  договоров,   служебных   писем),   поступающих   в   Комитет   извне,   а   также Контролировать   прохождение   документов   (служебных   писем, создаваемых в Комитете.  доверенностей, договоров) в Комитете  на всех этапах.  разбивкой по конкретным документам и участникам согласования)  Еженедельно   готовить   отчеты   о   ходе   согласования   договоров   (с Организовывать   техническое   оформление   и   подготовку   к Организовывать   своевременную   передачу   документов   для Руководить работой по ведению архивного дела в Комитете. Организовывать   работу   по   созданию   справочного   аппарата   по Возглавлять работу по ведению баз данных по документообороту. Контролировать   своевременность   подписания,   отправки   и  подписанию договоров, согласованных в установленном порядке.  представления председателю комитета на рассмотрение и подписание.   получения документов от контрагентов (контрагентам).   документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.  ценности   архивных   документов   (в   составе   постоянно   действующей экспертной комиссии).  восстановления, соблюдения в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.  архивных   копий   и   документов,   составление   необходимых   справок   на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовку данных для Участвовать   в   работе   по   экспертизе   научной   и   практической Обеспечивать контроль состояния документов, своевременности их Организовывать выдачу в соответствии с поступающими запросами составления отчетности о работе архива. Председателю   управления   документационного   обеспечения непосредственно подчиняется Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения. Начальник   отдела   документооборота   управления   документационного обеспечения административно­правового департамента обязан: Обеспечивать   регистрацию   и   учет   документов   (доверенностей,  договоров,   служебных   писем),   поступающих   в   Комитет   извне,   а   также создаваемых в Компании.  бумажном виде (включая обработку результатов такого согласования, а также   визирование   согласованных   договоров   компетентными Координировать процесс согласования договоров в электронном и в должностными лицами Комитета).  председателей   комитета     договоров,   согласованных   в   установленном Обеспечивать техническое оформление и подготовку к подписанию Организовывать   своевременную   передачу   документов   для порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т.д.).  представления председателя комитета на рассмотрение и подписание.   подписания,   отправки   и   получения   документов   от   контрагентов Организовывать   работу   по   обеспечению   своевременности Обеспечивать ведение баз данных по документообороту. (контрагентам). Сектор   делопроизводства   и   работы   с   обращениями   граждан.   Отдела документооборота управления документационного обеспечения. Регистрировать   и   учитывать   документы   (доверенности,   договоры, Документооборота управления документационного обеспечения обязан :  служебные письма), поступающие в Компанию извне, а также создаваемые в Компании.  управления документационного обеспечения административно­правового департамента. Участвовать в ведении делопроизводства отдела документооборота  бумажном   виде   (включая   визирование   согласованных   договоров компетентными должностными лицами Компании).  председателя   комитета   договоров,   согласованных   в   установленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т.д.).  правового департамента документы для представления председателя на рассмотрение и подписание.   отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).  Участвовать в работе по обеспечению своевременности подписания, Передавать   в   административное   управление   административно­ Вести базы данных по документообороту. Организовывать   согласование   договоров   в   электронном   и   в Осуществлять техническое оформление и подготовку к подписанию Составлять описи документов для передачи по назначению. 1.4 Типовые организационные структуры службы делопроизводства. Структура в системе органов управления рассматривается, во­первых, как устойчивая   связь,   т.е.   взаимодействие   элементов   управления,   во­вторых,   как схема   распределения   общего   объёма   функций   органа   управления   между структурными подразделениями и схема их взаимодействия. Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства,   которые   типизированы   в   зависимости   от   принадлежности организаций и учреждений к определённым группам и уровням управления.  [16, с 20­27] Управление   делами создаётся   в   министерствах   и   ведомствах   как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и   координации   делопроизводства   в   центральном   аппарате   и   в   отрасли. Управление   делами   имеют   следующий   типовой   состав   структурных подразделений:     секретариат  инспекция при министре канцелярия Канцелярия создаётся   на   государственных   предприятиях,   в   научно­ исследовательских организациях, высших учебных заведениях, высших учебных заведениях.   В   составе   канцелярии   обычно   создаются   подразделения   (отдел, сектор,   группа)по   приёму   и   обработке   поступающих   и   отправляемых документов,   по   учёту   и   регистрации   документов,   по   контролю   за   сроками исполнения   документов,   по   работе   с   обращениями   граждан,   по   созданию документов   (машбюро,   компьютерный   центр),   копировально­множительное бюро, архив. Общий отдел ­ это служба по работе с документами в исполнительных органах   власти   и   исполнительных   структурах   (мэрии,   префектуры, муниципалитеты)   местного   самоуправления.   [6]   В   структуре   общего   отдела всегда создаётся протокольный отдел, группа писем, приёмная. Секретарь   учреждений (структурного   подразделения)   выполняет   всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры. Основные   положения   ГСДОУ,   регламентируют наименование   и   приблизительную   структуры   делопроизводственной   службы   таким   образом, государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, её названии   и   внутренней   структуре   негосударственных   организаций   принимает руководство   организации.   В   совместных   предприятиях   этот   вопрос   решает правление;   в   акционерных   обществах   ­   учредительная   конференция,   в кооперативах ­ общее собрание членов кооператива. В   соответствии   с   ЕГСД,   делопроизводством   во   всех   учреждениях   и организациях   должно   заниматься   единое   структурное   подразделение   – канцелярия. Документ закрепляет типовую структуру канцелярии и ее типовые функции. В приложении к ЕГСД приводятся типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции некоторых ее работников. Как известно, с момента выхода ЕГСД значимость службы делопроизводства возросла. Уже   с   1980   года   в   крупных   министерства   и   ведомствах   начинают   Расширились   функции   служб создаваться   управления   делами. делопроизводства.  Виды  современных  служб   и  их  функции   были   закреплены более   поздним   документом   ­   Государственной   системой   документационного обеспечения   управления,   о   котором   речь   пойдет   ниже.   Однако   и   сейчас соответствующие   рекомендации   ЕГСД   можно   использовать   как   основу   для организации   и   определения   направлений   деятельности   делопроизводственных подразделений, разработки положений и должностных инструкций. Что   касается   рекомендаций,   включенных   в   раздел   «Механизация делопроизводственных процессов», то их использовать нельзя. Закономерно, что именно   эти   рекомендации   устарели.   Темпы   развития   средств   механизации   и автоматизации   работ   в   сфере   делопроизводства   велики.   Современные технические и программные средства создания и обработки документов в корне изменили   представления   о   работе   с   документной   информацией.   Изменения происходят   столь   быстро,   что   закрепить   их   каким   либо   методическим документом просто невозможно. Отдельно   нужно   остановиться   на   еще   одном   направлении,   которое содержит   рекомендации   по   рациональной   организации   документооборота   и текущего хранения документов. Именно эта часть ЕГСД может оказать помощь работникам   современных   служб   делопроизводства,   включая   секретарей руководителей предприятий и структурных подразделений. Независимо от того, традиционная или автоматизированная система делопроизводства применяется   остаются   неизменными   принципы   организации на   предприятии, документооборота, его основные характеристики, этапы движения документов и, наконец, содержание проводимых делопроизводственных операций на каждом из этих этапов. ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОМИТЕТЕ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ Комитета   социальной   защиты   населения   Волгоградской   области   (далее именуется   –   Комитет)   и   обеспечивает   деятельность   Комитета   в   сфере информационных   технологий,   защиты   информации,   делопроизводства   в Комитете и подведомственных учреждениях. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации,   федеральными   конституционными   законами,   федеральными законами,   указами   и   распоряжениями   Президента   Российской   Федерации, постановлениями   и   распоряжениями   Правительства   Российской   Федерации, иными   правовыми   актами   Российской   Федерации,   Уставом   Волгоградской области, законами Волгоградской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора   Волгоградской   области,   постановлениями   Администрации Волгоградской области, настоящим Положением, приказами Комитета. Отдел   осуществляет   свою   деятельность   во   взаимодействии   с федеральными   органами   исполнительной   власти   и   их   территориальными органами, органами исполнительной власти Волгоградской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Волгоградской области, общественными и иными организациями. Отдел подчиняется непосредственно заместителю председателя Комитета, курирующему Отдел. Структура   комитета   является   матричной,   т.к.   предполагает одновременное   группирование   на   одном   уровне   управления   по   нескольким критериям. Рисунок 2 ­ Структура комитета социальной защиты населения Волгоградский области Отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности приказом председателя комитета. В   случае   временного   отсутствия   начальника   отдела   его   обязанности исполняет  заместитель начальника отдела. Структура   и   штатная   численность   отдела   определяется   штатным расписанием Комитета в установленном порядке. В состав отдела входит сектор   являющийся делопроизводства   и   работы   с   обращениями   граждан, функциональным подразделением  отдела,  осуществляющим документационное обеспечения   Комитета,   а   также   обеспечение   соблюдения   установленного порядка рассмотрения обращений, заявлений и жалоб граждан, контроль за их исполнением. Начальник   отдела   руководит   Отделом,   несет   персональную ответственность   за   организацию   работы   Отдела,   выполнение   возложенных   на Отдел задач и функций, отвечает  за состояние антикоррупционной  работы в   повышение   квалификации   работников   Отдела,   координирует отделе, деятельность   подведомственных   учреждений   по   вопросам,   относящимся   к компетенции Отдела.   Заведующий   сектором   несет   персональную   ответственность   за организацию   и   осуществление   документационного   обеспечения   Комитета,   а также   обеспечения   соблюдения   установленного   порядка   рассмотрения обращений, заявлений и жалоб граждан, контроля за их исполнением   Начальник   Отдела   готовит   должностные   регламенты   на   работников Отдела,   вносит   предложения   по   их   поощрению   или   привлечению   к дисциплинарной ответственности.   Работники   Отдела   назначаются   на   должность   и   освобождаются   от должности приказами председателя Комитета. Основными задачами Отдела являются:  Обеспечение разработки, внедрения и эксплуатации автоматизированных информационных   систем,   внедрение   и   сопровождение   информационно­ коммуникационных средств в установленной сфере деятельности Комитета.   Организация   предоставления   Комитетом   и   подведомственными учреждениями государственных услуг в электронной форме, развитие системы межведомственного   электронного   взаимодействия,   создание,   развитие   и эксплуатация информационных сервисов.   Организация обеспечения необходимых организационных и технических мер в Комитете и подведомственных учреждениях по защите информации от   изменения, неправомерного   или   случайного   доступа, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных   уничтожения, действий   при   обработке   персональных   данных   в   информационных   системах персональных   данных   (далее   –   ИСПДн)   в   соответствии   с   действующим законодательством. Участие в обеспечении соблюдения режима секретности в области автоматизированных средств хранения информации.   Формирование   и   реализация   единой   политики   по   развитию информационных   технологий   и   коммуникаций   в   сфере   и   социальной   защиты населения на территории Волгоградской области.   Оказание   методической,   консультативной   и   практической   помощи   по эксплуатации программных средств работникам Комитета и подведомственных учреждений.   Оказание  технической  поддержки  по  обслуживанию вычислительной  и организационной   техники,   администрированию   локальных   вычислительных сетей,   каналов   связи,   информационно­коммуникационной   сети   Интернет, электронной почты, настройке и установке программного обеспечения. Организация и проведение совместно с функциональными управлениями (отделами,   секторами)   контроля   полноты   и   достоверности   баз   данных автоматизированных информационных систем.   Обеспечение   целостности,   достоверности   и   сохранности   баз   данных автоматизированных информационных систем.   Сбор,   обобщение   и   подготовка   предложений   по   совершенствованию автоматизированных информационных систем.   Организация,   руководство,   координация,   контроль   и   осуществление документационного обеспечения Комитета: Обеспечение единого порядка документационного обеспечения Комитета, и подведомственных ему учреждений.   Организационно ­ методическое руководство, координация и контроль деятельности   структурных   подразделений   Комитета   по   вопросам делопроизводства, рассмотрения письменных обращений граждан и архивного дела.   Обеспечение   соблюдения   установленного   порядка   рассмотрения обращений, заявлений и жалоб граждан, контроль за их исполнением. В соответствии с возложенными задачами Отдел осуществляет следующие функции: Организует обеспечение работы структурных подразделений  Комитета  в сфере использования информационных и коммуникационных технологий.   Разрабатывает   топологию   и   доменную   архитектуру   многоуровневой информационной сети Комитета и подведомственных учреждений.   Принимает   участие   в   деятельности   рабочих   групп   и   других совещательных   органов,   совещаниях   и   иных   мероприятиях   по   вопросам, отнесенным к компетенции Отдела, в том числе по поручению председателя Комитета или его заместителей. Готовит предложения по объему средств бюджета Волгоградской области на финансовое обеспечение деятельности  Комитета  и подведомственных  ему учреждений в сфере информационных технологий и защиты информации.    Обеспечивает   поддержку   и   развитие   системы   автоматизированного бухгалтерского   учета   и   отчетности   в  Комитете  и   подведомственных учреждениях.   Осуществляет   подготовку   и   контроль   исполнения   государственных контрактов   и   договоров   на   поставку   товаров,   оказание   услуг   и   выполнение работ   в   сфере   информационных   технологий   и   коммуникаций   для   нужд Комитета. 2.1 Основные правила организации документооборота  оперативное   прохождение   документа,   с   наименьшими   затратами времени;  максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение   документа   должно   быть   оправданным,   необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); порядок   прохождения   и   процесс   обработки   основных   видов  документов должны быть единообразными. Соблюдение   этих   правил   позволяет   реализовать   основной организационный   принцип   службы   делопроизводства   ­   возможность централизованного   выполнения   однородных   технологических   операций.  Основой   структуры   любого   документооборота   является   документ.   Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе Комитета   социальной   защиты   населения   Волгоградской   области   согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей. Организация документооборота ­ это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. [12] Организация документооборота объединяет   всю   последовательность   перемещений   документов   в   аппарате управления Комитета социальной защиты населения Волгоградской области, все операции   по   приему,   передаче,   составлению   и   оформлению,   отправке   (и подшивке)   документов   в   дело.   Документооборот   является   важной   составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный   документооборот   ускоряет   прохождение   и   исполнение документов в Комитете социальной зашиты населения Волгоградской области. Порядок   прохождения   документов   и   организация   всех   операций   при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в Комитете социальной   защиты   населения   Волгоградской   области   и   табелем унифицированных форм документов. Разделяют   централизованный   документооборот   и   документооборот уровня   структурного   подразделения.   В   централизованный   документооборот входит   вся   документация,   подлежащая   централизованной   регистрации. Документы,   учитываемые   только   в   структурных   подразделениях,   составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как   правило,   централизованный   документооборот   представлен организационно­распорядительной   документацией,   а   документооборот   уровня   специализированной   документацией, структурного   подразделения   ­ обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно­распорядительные документы). В   Комитете   социальной   защиты   населения   Волгоградской   области существует   отдельное   структурное   подразделение,   в   задачи   которого   входит обеспечение централизованного документооборота. Выделяют   три   основных   типа   документов,   составляющих централизованный документооборот. Входящие. Входящий документ ­ документ, поступивший в учреждение. Большинство   входящих   документов   должны   порождать   соответствующие исходящие,   в   установленные   сроки.   Сроки   могут   быть   установлены нормативными   актами   ,   предписывающими   то   или   иное   время   ответа   на соответствующий   входящий   документ   или   могут   быть   указанные непосредственно во входящем документе. Исходящие.   Исходящий   документ   ­   официальный   документ, отправляемый  из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом   организации   на   входящие   документы.   Некоторая   часть   исходящих документов   готовится   на   основе   внутренних   документов   организации. Небольшое   число   исходящих   документов   может   требовать   поступления входящих документов (например запросы в другие организации). Внутренние.   Внутренний   документ   ­   официальный   документ,   не выходящий   за   пределы   подготовившей   его   организации.   Данные   документы используются для организации работы Комитета социальной защиты населения Волгоградской области, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся   организационно­правовые, документы.   организационно­распорядительные   Самостоятельные   группы   внутреннего   документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.    Через   канцелярию   проходят   не   все   внутренние   документы,   а   только переписка наиболее крупных структурных подразделений комитета социальной зашиты населения Волгоградской области (особенно если они территориально разнесены)   и   приказы   председателя   комитета.   Через   канцелярию   также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы. 2.2 Схема движения и технология обработки документов в Комитете социальной зашиты населения Волгоградской области Порядок   прохождения   документов   и   организация   всех   операций   при работе с ними, регламентирован инструкцией  по делопроизводству  Комитета социальной защиты населения Волгоградской области. [9] Выделяют   три   основных   типа   документов,   составляющих централизованный документооборот кадровой службы. Входящие документы: Документы, поступившие, в   Комитет начинают свой путь к исполнению (структурного   подразделения   общего   отдела).   Там   они   подвергаются экспедиционной   обработке,   которая   заключается   в   проверке   правильности доставки   корреспонденции,   вскрытии   конвертов,   проверке   целостности вложений   и   предварительной   сортировке   документов   на   регистрируемые   и нерегистрируемые.   Нерегистрируемые   документы   и   документы   с   пометкой «лично» передаются по назначению. В комитете социальной зашиты населения Волгоградской области   обязательно составляется перечень нерегистрируемых пересматривается. документов, ежегодно который       два Регистрируемые  Документы на имя Комитета  и без указания конкретного адреса; документы делятся на           потока:   Документы   в   адрес   структурных   подразделений. Документы   первого   потока   передаются   в   канцелярию,   второго   потока   ­   в структурные   подразделения.   При   централизованной   регистрации   все   выше указанные документы поступают в канцелярию. Помощники   руководителя   или   работник   канцелярии   производят   Целью предварительное   рассмотрение   поступивших   документов. предварительного   рассмотрения   поступивших   документов   является распределение   документов,   не   требующих   обязательного   рассмотрения руководством,   установление   подразделения   или   лица,   которым   должен   быть направлен   этот   документ.   Отсюда   следует,   что   при   предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес председателя комитета социальной   зашиты   населения   Волгоградской   области   и   в   структурные подразделения   организации.   Председателю   комитета   социальной   защиты населения   Волгоградской   области   вышестоящих   органов   управления   и документы,   содержащие   информацию   по   важнейшим   вопросам   деятельности организации   (Комитета).   Остальные   документы   передаются   руководителям структурных   подразделений   организации   (Комитета)   или   непосредственно исполнителям.   При   наличии   в   учреждении   подразделения   по   рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции. Документы передаются председателю Комитета  или исполнителям в день поступления   комитет   социальной   зашиты   населения   Волгоградской   области. Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются   руководителям   Комитета   и   структурных   подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях. Исходящие   документы.   Проект   исходящего   документа   составляет исполнитель,  правильность   его   оформления   проверяет   секретарь.  Исходящие документы   оформляются   в   двух   экземплярах,   за   исключением   факсов   и телефонограмм,   составляемых   в   одном   экземпляре.   Проект   исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации. В   соответствии   с   ГОСТ   Р   6.30­2003,   если   документ   проходит согласование   с другой  организацией,  не автором  документа, то  согласование оформляется   реквизитом   «грифом   согласования   документа»   Документ, проходящий   согласование   внутри   организации   (учреждения)   оформляется реквизитом «визы согласования документа». Подготовленный   проект   исходящего   документа   представляется   на подпись   председателя   вместе   с   материалами,   на   основании   которых   он готовился.    К   проекту   документа   исполнитель   прилагает   список   организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. Целесообразно   Комитета   социальной   зашиты   населения   Волгоградской области  установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только председатель комитета социальной зашиты населения Волгоградской области, но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными. Председатель   Комитета   в   праве   внести   изменения   и   дополнения   в   его   на   доработку. подписываемый   документ   или   вернуть После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается   на   регистрацию.   Отправляемые   документы   регистрируются   в «Журнале   регистрации   исходящих   документов».   После   регистрации   и присвоения   исходящему   документу   регистрационного   номера   необходимо зафиксировать   его   рукописным   или   машинописным   способом   на   обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На Комитете социальной защиты населения Волгоградской области имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления. Отправка   исходящих   документов   происходит   в   тот   же   день.   Второй экземпляр   отправляемых   документов   или   единственный   экземпляр   факса (телефонограммы) подшиваются в дело. Внутренние документы. Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах   Комитета   Прохождение   их   на   этапах   подготовки   и   оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Особенность   движения   внутренних   документов   является   то,   что маршруты их различны для отдельных видов документов. Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих   и   внутренних   документов   за   определенный   период   времени. Учет объема документооборота организуется для установления: ­   загрузки   Комитета,   его   подразделений   и   службы   документационного обеспечения управления; При   определении   объема   документооборота   однократно   обязательно учитываются   все   документы.   Подсчет   входящих,   исходящих   и   внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии,   изготовленные   средствами   оперативного   размножения.   Общий   объем документооборота   выражается   дробью,   числитель   ­   количество   основных документов, знаменатель ­ количество копий. 2.3. Регистрация документов Регистрация   документа   ­   запись   учетных   данных   о   документе   по установленной   форме,   фиксирующая   факт   его   создания,   отправления   или получения. Следуя   определению,   регистрация   документа   ­   это   присвоение   ему индекса   и  проставление   его  на   документе   с  последующей   записью  данных  о документе   в   журнале   регистрации   или   регистрационной   карточке.   Целью регистрации   является   обеспечение   учета,   контроля   и   поиска   документов. Основным   принципом   регистрации   документов   является   однократность. Каждый   документ   должен   регистрироваться   только   один   раз. Входящие   документы   регистрируются   в   день   поступления,   исходящие   и внутренние документы ­ в день подписания. Регистрации   подлежат   документы,   требующие   учета,   исполнения   и использования   в   справочных   целях.   В   инструкции   по   делопроизводству Комитета   в   приложении   представлен   перечень   документов,   не   подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается председателем Комитета социальной зашиты населения Волгоградской области, если   он   включает   нерегистрируемую   документацию   всего   Комитета,   или руководителем   того   структурного   подразделения,   на   документы   которого перечень распространяется. При   регистрации   документов   используются   следующие   основные справочные   материалы:   перечень   документов,   не   подлежащих   регистрации службой   делопроизводства;   перечень   структурных   подразделений   с   их условными обозначениями; номенклатура дел. Индексация документов. Индексация   документов   в   делопроизводстве   ­   это   проставление   их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа ­ цифровое или буквенно­цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации. Индекс  входящего,  исходящего и  внутреннего документа,  как  правило, состоит   из   индекса   дела   по   номенклатуре   и   регистрационного   номера документа, например: регистрационный номер 06­10/96 входящего документа включает: ­ 06 ­ индекс структурного подразделения; ­ 10 ­ номер соответствующего дела по номенклатуре; ­   96   ­   индивидуальный   порядковый   номер   входящего   документа, присвоенный ему при регистрации. Индексами   распорядительных   документов   и   протоколов   являются   их регистрационные   номера,  которые   присваиваются   самостоятельно  в  пределах каждого   вида   документов.   Индексы   заявлений   и   жалоб   граждан   могут   быть дополнены первой буквой фамилии автора документа. На   всех   входящих   документах   проставляется   регистрационный   номер документа,   фиксирующий   факт   и   время   поступления   документа   на   комитет социальной   зашиты   населения   Волгоградской   области.   Место   проставления штампа определено ГОСТР 6.30 ­ 2003 Формы регистрации документов и порядок их заполнения. В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в     Комитете     используют   три   формы   регистрации   документов:   журналы   и карточки,   и   третья   форма   регистрации,   использованием   персонального компьютера ­ автоматизированная электронная Рисунок 3 ­ Организация контроля исполнения В  структурных  подразделениях  комитета  социальной зашиты населения Волгоградской области  применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.   ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ Таблица 1 Индекс Дата Адрес Краткое Кому документа отправки документа содержание О.В. Васильева 06­10/96 А.В. Кагитин  77/ 01­03 Для   регистрации   всех   категорий   входящих,   исходящих   и   внутренних 18.06.2017 25.03.2006 05­16/100 документов   карточная   более   удобная   форма   регистрации.  Форма  карточки  ­ регистрационно­контрольная   карточка,   расположение   в   ней   необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определен в организации (учреждении)   и   утвержден   в   инструкции   по   делопроизводству. Бланки   регистрационно­контрольной   карточки   могут   быть   изготовлены   как типографским   способом,   так   и   методом   оперативной   полиграфии   на   бумаге формата   А5   (148х210   мм).   Допускается   цветовое   различие   карточек. Количество   экземпляров   регистрационной   карточки   определяется   числом справочных   и   контрольных   карточек   во   всех   структурных   подразделениях   и звеньях,   в   которых   документ   будет   исполняться   и   контролироваться. Бланки   регистрационно­контрольной   карточки   должны   изготавливаться типографским   способом   или   методом   оперативной   полиграфии   на   бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек. РЕГИСТРАЦИОННО­КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА лицевая сторона Таблица 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 КОРРЕСПОНДЕНТ ИНДЕКС ДОКУМЕНТА ДАТА ОТПРАВКИ ПОСТУПЛЕНИЯ (НОМЕР) ДАТА ИНДЕКС ДОКУМЕНТА ДОКУМЕНТА ДОКУМЕНТА КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН ДОКУМЕНТ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ оборотная сторона ДАТА ИСПОЛНИТЕЛЬ КОМУ КЕМ ПОДПИСАН ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИ РАССЫЛКА ФОНД № ОПИСЬ № ИСХОД № № ДЕЛА КОЛ­ВО ЛИСТОВ ДЕЛО № Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ее ячейка. Наиболее   рациональным   ведением   контрольных   операций   регистрации документов   является   использования   персонального   компьютера,   который   в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран   номера   документов   в   назначенный   день   для   проведения   над   ними контрольных операций. 2.4. Контроль исполнения документов Контроль   исполнения   документов   ­   совокупность   действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов в Комитете социальной зашиты   населения   Волгоградской   области   обеспечивает   их   своевременное   и качественное исполнение. Рисунок 4 ­ Контроль исполнения документов Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений   руководители   структурных осуществляют   руководители   учреждения, подразделений   и   уполномоченные   ими   лица.   Непосредственный   контроль   за исполнением   документов   возлагается   на   службу   документационного обеспечения управления Комитета. В   структурных   подразделениях   Комитета   контроль   за   исполнением   ответственное   за   делопроизводство. документов   осуществляет   лицо, Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного   доведения   документа   до   исполнителя,   предварительной проверки   и   регулирования   хода   исполнения,  учета   и   обобщения   результатов контроля исполнения документов, информирования председателя Комитета . Срок исполнения документа ­ срок, установленный нормативно­правовым актом, организационно­распорядительным документом или резолюцией. Существует   два   вида   срока   исполнения   документа:   типовой   и индивидуальный.  Типовой   срок   исполнения   документа   ­   срок   исполнения   документа, установленный нормативно­правовым актом. Индивидуальный   срок   исполнения   документа   ­   срок   исполнения документа,   установленный   организационно   ­   распорядительным   документом организации или резолюцией. Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на   контроль.   На   документе   поставленном,   на   контроль   в   соответствии   с  ГОСТ Р 6.30­2003 делается отметка знаком «К» или штампом «КОНТРОЛЬ». Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.30­2003, реквизит 27 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Также ставится отметка и в контрольно­ревизионной карточке. Данные   о   ходе   и   результатах   контроля   за   исполнением   документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по   ускорению   исполнения   документов   и   повышению   исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Движение   документов   в   организации   с   момента   их   создания   или получения   до   завершения   исполнения   или   отправки   называется документооборотом. Цель курсовой работы была достигнута. Проведя анализ организации   документооборота   Комитета   социальной   зашиты   населения Волгоградской области   я пришла к выводу, что от четкости и оперативности обработки   и   движения   документа   зависит   скорость   получения   информации, необходимой   для   выработки   решения.   Поэтому   в   Комитете   организация документооборота всегда уделяется большое внимание. В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства   и   документооборота   говорит   о   благополучии   данного предприятия   и   его   руководства.   Это   означает   полную   управляемость подчинённых   руководству   аппарата,   их   компетентность,   солидарность   и дисциплинированность. Также я пришла к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение   документооборота   достигается   за   счет   сокращения   количества инстанций,   проходимых   документами,   сокращения   и   убыстрения   операций, производимых   с   ними,   сокращения   объема   документооборота.   Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к без документным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также   более   четкое   распределение   функций   между   структурными подразделениями   Комитета   социальной   зашиты   населения   Волгоградской области  и исполнителями, конкретное и оперативное руководство. СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ  Нормативно­правовые акты  1. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной службы Росси от 27.11.2000 №68 2. Справочная правовая система «Консультант Плюс» 3.   Делопроизводство   в   системе   государственного   управления.   (Учебно­ пособие).­М.: «Издательство РАГС»,2003­372с 4.   ГОСТ   Р   6.30­2003.   Унифицированные   системы   документации. Унифицированная система организационно­распорядительной документации.   Федеральный   закон   Российской   Федерации   «Об   информации   5. , информатизации и защите информации» от 20.02.1995 №24 – ФЗ (в редакции от 10.01.2003) Основная литература 6. Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ). ­ М.: Бизнес ­школа. Интел Синтез, 1994. 7.  Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. ­ М.: Приор, 1997. 8.  Веселов П. В. Современное деловое письмо и промышленности. — М.: 1999. 9.  Инструкция делопроизводства комитета социальной защиты населения  10.  Демидова А. К., Смирнов Э. Л. Русская коммерческая корреспонденция. ­ М.: Русский язык, 1985. 11.   Машинопись и основы делопроизводства./ Сост. А. П. Корнеева и А. М. Ашелина. ­ М.: Просвещение, 1999. 12.  Самыкина И. В. «Практическое руководство для секретаря». ­ М.: БИНОМ, 1995 13. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000. 14. Стенюков М .В.Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия М.:2004 Дополнительная литература   15.  Денисов В. Word 97 c самого начала. ­ СПб: Питер, 1997. 16.   Иритикова В. С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. ­ № 1 – С. 20­27 17.   Кузнецова   Т.   В..   «Делопроизводство   (документационное   обеспечение управления)» ­ М.: ЗАО «Бизнес­школа «Интел­Синтез», 2003. 18. Кудрявцев В. А. и коллектив авторов «Организация работы с документами»: учебник ­ М.: ИНФРА­М, 1998 19.  Кузнецова Т. В. и др. Секретарское дело /Т. В. Кузнецова, Г. А. Серова, В. И. Андреева, Н. А. Литвинцева. – М.: журн. «Секретарское дело», 1996. – 490 с.: им. – (Специальный выпуск Журнала «Секретарское дело»). 20.   Курицкий   Б.  Я.   Организация   делопроизводства   и   управления   в   офисе.   ­ Санкт­Петербург: BVH, 1997. 21.Перечень   типовых   управленческих   документов,   образующихся   в деятельности организации, с указанием сроков хранения