Особливості сучасних форм документообігу

 Особливості сучасних форм документообігу

Документообіг - послідовність проходження документа від моменту виконання в ньому першого запису до здачі його в архів. Будь-яка економічна задача зважується на підставі різних форм первинних документів, що проходять різні стадії обробки: рух документа  до обробки, у процесі обробки та після обробки. Руху документа до обробки надається особливе значення. Документ, як правило, виникає в ході виконання будь-яких виробничо-господарських операцій у різних підрозділах економічного об'єкта. У процесі його складання можуть брати участь різні виконавці в багатьох підрозділах. Цим і пояснюється складність документообігу. Звичайно тут переважає ручний спосіб формування документа, низький ступінь механізації і автоматизації при його складанні. Найчастіше з'являється кілька копій документів, які надалі  мають свої схеми руху. Спостерігається дублювання реквізитів у різних документах, зайва многоступінчатість і тривалість перебування у виконавців. Все це ускладнює документообіг і збільшує строки обробки [19].

Як показує практика, що зложилася при ручній обробці, система документообігу складна і громіздка внаслідок існування різних форм документів, багатоетапності проходження кожного з них, дублювання тих самих  показників у різних документах. Наприклад, облік здачі готової продукції виконується в багатьох підрозділах: на складі, у відділі маркетингу, бухгалтерії, виробничому відділі, плановому відділі. Крім того, кожний окремий документ, що відбиває будь-яку одну сторону господарського явища, має зв'язок і з іншими документами. Наприклад, за даними обстеження об'єктів інформації і маршрутів облікових документів, кожний показник зустрічається в середньому в трьох- чотирьох документах.

За оцінками фахівців, у світі щодня з'являється більше мільярда нових документів.  Наприклад, у  Росії близько 80% всієї оперативної і довідкової інформації надходить на паперових носіях; 20% - в електронному виді; в основному це текстова інформація, і лише 10% - у вигляді документів, пристосованих для подальшої автоматизованої обробки.

Розвиток комплексної комп'ютеризації галузей, підприємств, організацій, банків зажадало корінного перегляду функцій створення, обробки й зберігання документації, організації електронного документообігу. Поява наприкінці 1980-  х рр. графічного інтерфейсу користувача і технології обробки зображення прискорило поширення концепції електронного документа. У першу чергу це стосується розробки різних підходів для перекладу великої інформації на паперових носіях в електронну форму, число яких подвоюється кожні три роки.

Прогрес у цій області веде до проникнення систем електронного документообігу в усі сфери управління організації - від кадрової служби до бухгалтерії і вищої управлінської ланки, аж до відмови працювати з паперовими документами Електронний документообіг - система, що забезпечує автоматичне проходження всіх стадій обробки інформації документа, починаючи від його створення (або надходження в систему) і закінчуючи здачею в архів. Система електронного документообігу забезпечує формування первинного документа та одержання на його основі різних похідних форм. Системи передбачають посилення контрольних функцій документів, зменшення витрат на їхню обробку, пошук і зберігання. Немаловажними факторами є скорочення площ, на яких зберігається інформація, зменшення вартості її зберігання, збільшення швидкості пошуку і доступу до документів. Все це свідчить про необхідність організації на підприємстві (організації, банку й ін.) електронного документообігу.

Критеріями вибору системи автоматизації документообігу є масштаби підприємства, ступінь його технічної та технологічної підготовки в області комп'ютерної обробки, структура управління, наявність або відсутність інших систем автоматизації управління

Автоматизація документообігу на сучасному етапі реалізується програмними продуктами різного виду:

-  у програмах, призначених для автоматизації діловодства, що забезпечують проходження розпорядницьких і виконавчих документів (листів, розпоряджень, наказів і ін.) до різних виконавців і підрозділів, а також контроль за їх виконанням;

-  у функціональних програмах, що забезпечують реалізацію різних функцій керування, пов'язаних з розрахунками та обробкою різних економічних задач (облікових, фінансових, банківських та ін.).

Розглянемо використання різних видів програм, що реалізують принцип електронного документообігу.

Програми електронного діловодства забезпечують єдиний порядок обробки документів у керуванні справами організації (підприємства), секретаріаті, канцелярії. Їх головні функції полягають у прийомі документів, реєстрації, розгляді, передачі, відправленні, інформаційно-довідковому обслуговуванні, оперативному зберіганні, контролі виконання; систематизації і формуванні справ, складанні описів, передачі справ в архів, а також у використанні електронної пошти.       

            Малі й середні підприємства з невеликим обсягом документообігу, що володіють одним або декількома комп'ютерами, можуть використовувати для автоматизації документообігу текстовий редактор (Word), табличні процесори (MS Excel, Lotus 1-2- 3), системи управління базами даних (Access).

Малі й середні підприємства з більшим обсягом документообігу, а також всі великі підприємства усе ширше використовують спеціальні програми, які носять умовна назва "Системи автоматизації діловодства електронного документообігу (САДЕД)" (На міжнародному ринку подібні пакети звуться  "Системи керування електронним документом" - Electronіc Document Management System, EDMS). САДЕД передбачають обробку документів за допомогою застосування послідовності тісно взаємозалежних технологій. Системи САДЕД працюють найчастіше  в корпоративних інформаційних системах і реалізують різні комбінації технологій збору, індексування, зберігання, пошуку й перегляду електронних документів.

Системи САДЕД розрізняються як за функціональними можливостями, так і за технічними рішеннями. Системи припускають введення документа в систему (у ряді випадків - скануванням) і перетворення його графічного образа в текстовий файл.

Сучасні системи САДЕД використовують технологію адаптивного розпізнавання образа, досягнення в області нейронних мереж і штучного інтелекту, що дозволяє вирішити проблему розпізнавання тексту без помилок і організувати пошук інформації в електронній формі.

Системи електронного документообігу орієнтовані на максимальне використання електронних документів, що передбачає подолання психологічного бар'єра як користувачами, так і керівниками організацій. Основою систем електронного документообігу є:

-  рольове робоче місце, що передбачає оснащення робітника організації комп'ютером із установленими на ньому функціональними компонентами системи, що дозволяють вирішувати вузьке коло задач відповідно до  ролі цього працівника в документообігу організацій;

- бізнес- функція, що встановлює маршрут руху документа по організації, що задається адміністратором системи. Звичайно маршрут визначає рух документа від начальників до безпосередніх виконавців.

У сучасних установах основним технологічним інструментом роботи з документами є комп'ютери, встановлені на робочих місцях виконавців і керівників і об'єднані в обчислювальну мережу. Таким чином, з'явилася можливість використовувати обчислювальну мережу для переміщення документів і централізовано відслідковувати хід діловодного процесу.

При виборі системи електронного документообігу враховуються такі критерії, як інтеграція з іншими автоматизованими системами й базами даних, легкість освоєння, зручність роботи, забезпечення роботи в мережах, надійність системи і захист від несанкціонованого доступу.

Особливу увагу організації документообігу приділяють підприємства з більшим документообігом, де найбільш раціональним є створення електронної системи силами фахівців самого підприємства або шляхом індивідуального замовлення фірми, що спеціалізується в цій області. Високі вимоги до електронного документообігу - система повинна пройти спеціальну сертифікацію і тестування; забезпечувати захист від втрати, розкрадання та навмисного псування документів.

На  українському й російському ринках пропонується досить широкий вибір прикладних програм для автоматизації керування документообігом. Найбільш відомі системи: "Флагман. Документообіг"; система автоматизації документообігу "Бос-Референт"; "1C:електронний документообіг"; "Галактика" - модуль "Управління документообігом""; "Кодекс: Документообіг" і ін. Наведені системи створюються фірмами, які спеціалізуються на поставці комплексних рішень по автоматизації керування підприємством і мають солідний досвід роботи на українському й російському ринках.

Таблица 2.2 - Організація електронного документообігу при продажі товарів

Господарські операції, зареєстровані на одному АРМ, відбиваються в інших АРМ шляхом формування всіляких  документів: прайс-аркуша, рахунку, накладній, рахунку-фактури та книги продажів.

Система " Клієнт-Банк" змінює способи спілкування користувача з банком, дозволяє йому вирішувати свої задачі, минаючи операціоніста  не виходячи зі свого офісу. Наявність ноутбука дозволяє сучасному бізнесменові здійснювати платежі практично в будь-якому місці, де є телефонний зв'язок.

Розроблена і постійно розвивається система розрахунків клієнтів з банком за допомогою спеціальних засобів - банківських карт (VІSA, Eurocard / Master Card), пластикових грошей (STB CARD і ін.), що забезпечують грошовий обіг за допомогою системи електронних безготівкових розрахунків у торгівлі, сервісному обслуговуванні. Для здійснення взаєморозрахунків між різними країнами в 1975-1976 гг. була створена система міжнародних банківських телекомунікацій SWІFT, що поєднує банки багатьох країн. В Україні в цю систему включений ряд банків і число їх постійно збільшується. Удосконалення документообігу відбувається на основі електронної пошти та електронного підпису, що значно підвищує ефективність банківських операцій.