Особливості сучасних форм документообігу
Документообіг - послідовність проходження документа від моменту виконання в ньому першого запису до здачі його в архів. Будь-яка економічна задача зважується на підставі різних форм первинних документів, що проходять різні стадії обробки: рух документа до обробки, у процесі обробки та після обробки. Руху документа до обробки надається особливе значення. Документ, як правило, виникає в ході виконання будь-яких виробничо-господарських операцій у різних підрозділах економічного об'єкта. У процесі його складання можуть брати участь різні виконавці в багатьох підрозділах. Цим і пояснюється складність документообігу. Звичайно тут переважає ручний спосіб формування документа, низький ступінь механізації і автоматизації при його складанні. Найчастіше з'являється кілька копій документів, які надалі мають свої схеми руху. Спостерігається дублювання реквізитів у різних документах, зайва многоступінчатість і тривалість перебування у виконавців. Все це ускладнює документообіг і збільшує строки обробки [19].
Як показує практика, що зложилася при ручній обробці, система документообігу складна і громіздка внаслідок існування різних форм документів, багатоетапності проходження кожного з них, дублювання тих самих показників у різних документах. Наприклад, облік здачі готової продукції виконується в багатьох підрозділах: на складі, у відділі маркетингу, бухгалтерії, виробничому відділі, плановому відділі. Крім того, кожний окремий документ, що відбиває будь-яку одну сторону господарського явища, має зв'язок і з іншими документами. Наприклад, за даними обстеження об'єктів інформації і маршрутів облікових документів, кожний показник зустрічається в середньому в трьох- чотирьох документах.
За оцінками фахівців, у світі щодня з'являється більше мільярда нових документів. Наприклад, у Росії близько 80% всієї оперативної і довідкової інформації надходить на паперових носіях; 20% - в електронному виді; в основному це текстова інформація, і лише 10% - у вигляді документів, пристосованих для подальшої автоматизованої обробки.
Розвиток комплексної комп'ютеризації галузей, підприємств, організацій, банків зажадало корінного перегляду функцій створення, обробки й зберігання документації, організації електронного документообігу. Поява наприкінці 1980- х рр. графічного інтерфейсу користувача і технології обробки зображення прискорило поширення концепції електронного документа. У першу чергу це стосується розробки різних підходів для перекладу великої інформації на паперових носіях в електронну форму, число яких подвоюється кожні три роки.
Прогрес у цій області веде до проникнення систем електронного документообігу в усі сфери управління організації - від кадрової служби до бухгалтерії і вищої управлінської ланки, аж до відмови працювати з паперовими документами Електронний документообіг - система, що забезпечує автоматичне проходження всіх стадій обробки інформації документа, починаючи від його створення (або надходження в систему) і закінчуючи здачею в архів. Система електронного документообігу забезпечує формування первинного документа та одержання на його основі різних похідних форм. Системи передбачають посилення контрольних функцій документів, зменшення витрат на їхню обробку, пошук і зберігання. Немаловажними факторами є скорочення площ, на яких зберігається інформація, зменшення вартості її зберігання, збільшення швидкості пошуку і доступу до документів. Все це свідчить про необхідність організації на підприємстві (організації, банку й ін.) електронного документообігу.
Критеріями вибору системи автоматизації документообігу є масштаби підприємства, ступінь його технічної та технологічної підготовки в області комп'ютерної обробки, структура управління, наявність або відсутність інших систем автоматизації управління
Автоматизація документообігу на сучасному етапі реалізується програмними продуктами різного виду:
- у програмах, призначених для автоматизації діловодства, що забезпечують проходження розпорядницьких і виконавчих документів (листів, розпоряджень, наказів і ін.) до різних виконавців і підрозділів, а також контроль за їх виконанням;
- у функціональних програмах, що забезпечують реалізацію різних функцій керування, пов'язаних з розрахунками та обробкою різних економічних задач (облікових, фінансових, банківських та ін.).
Розглянемо використання різних видів програм, що реалізують принцип електронного документообігу.
Програми електронного діловодства забезпечують єдиний порядок обробки документів у керуванні справами організації (підприємства), секретаріаті, канцелярії. Їх головні функції полягають у прийомі документів, реєстрації, розгляді, передачі, відправленні, інформаційно-довідковому обслуговуванні, оперативному зберіганні, контролі виконання; систематизації і формуванні справ, складанні описів, передачі справ в архів, а також у використанні електронної пошти.
Малі й середні підприємства з невеликим обсягом документообігу, що володіють одним або декількома комп'ютерами, можуть використовувати для автоматизації документообігу текстовий редактор (Word), табличні процесори (MS Excel, Lotus 1-2- 3), системи управління базами даних (Access).
Малі й середні підприємства з більшим обсягом документообігу, а також всі великі підприємства усе ширше використовують спеціальні програми, які носять умовна назва "Системи автоматизації діловодства електронного документообігу (САДЕД)" (На міжнародному ринку подібні пакети звуться "Системи керування електронним документом" - Electronіc Document Management System, EDMS). САДЕД передбачають обробку документів за допомогою застосування послідовності тісно взаємозалежних технологій. Системи САДЕД працюють найчастіше в корпоративних інформаційних системах і реалізують різні комбінації технологій збору, індексування, зберігання, пошуку й перегляду електронних документів.
Системи САДЕД розрізняються як за функціональними можливостями, так і за технічними рішеннями. Системи припускають введення документа в систему (у ряді випадків - скануванням) і перетворення його графічного образа в текстовий файл.
Сучасні системи САДЕД використовують технологію адаптивного розпізнавання образа, досягнення в області нейронних мереж і штучного інтелекту, що дозволяє вирішити проблему розпізнавання тексту без помилок і організувати пошук інформації в електронній формі.
Системи електронного документообігу орієнтовані на максимальне використання електронних документів, що передбачає подолання психологічного бар'єра як користувачами, так і керівниками організацій. Основою систем електронного документообігу є:
- рольове робоче місце, що передбачає оснащення робітника організації комп'ютером із установленими на ньому функціональними компонентами системи, що дозволяють вирішувати вузьке коло задач відповідно до ролі цього працівника в документообігу організацій;
- бізнес- функція, що встановлює маршрут руху документа по організації, що задається адміністратором системи. Звичайно маршрут визначає рух документа від начальників до безпосередніх виконавців.
У сучасних установах основним технологічним інструментом роботи з документами є комп'ютери, встановлені на робочих місцях виконавців і керівників і об'єднані в обчислювальну мережу. Таким чином, з'явилася можливість використовувати обчислювальну мережу для переміщення документів і централізовано відслідковувати хід діловодного процесу.
При виборі системи електронного документообігу враховуються такі критерії, як інтеграція з іншими автоматизованими системами й базами даних, легкість освоєння, зручність роботи, забезпечення роботи в мережах, надійність системи і захист від несанкціонованого доступу.
Особливу увагу організації документообігу приділяють підприємства з більшим документообігом, де найбільш раціональним є створення електронної системи силами фахівців самого підприємства або шляхом індивідуального замовлення фірми, що спеціалізується в цій області. Високі вимоги до електронного документообігу - система повинна пройти спеціальну сертифікацію і тестування; забезпечувати захист від втрати, розкрадання та навмисного псування документів.
На українському й російському ринках пропонується досить широкий вибір прикладних програм для автоматизації керування документообігом. Найбільш відомі системи: "Флагман. Документообіг"; система автоматизації документообігу "Бос-Референт"; "1C:електронний документообіг"; "Галактика" - модуль "Управління документообігом""; "Кодекс: Документообіг" і ін. Наведені системи створюються фірмами, які спеціалізуються на поставці комплексних рішень по автоматизації керування підприємством і мають солідний досвід роботи на українському й російському ринках.
Таблица 2.2 - Організація електронного документообігу при продажі товарів
АРМ |
Формування первинної документації |
Склад реквізитів документа |
АРМ складу |
Формування прайс-аркуша і передача його в АРМ служби маркетингу |
Найменування товару, кількість, відпускна ціна |
АРМ маркетингу |
виписка рахунку покупцеві для оплати товарів (на підставі прайс-аркуша) |
Найменування товару, кількість, відпускна ціна, ПДВ, акцизи, сума всього |
АРМ складу |
Виписка накладних на відпустка товару (на підставі даних рахунків) |
U |
АРМ маркетингу |
Виписка рахунку- фактури (на підставі даних накладної) |
ct |
АРМ маркетингу |
Формування книги продажів (на підставі рахунку-фактури) |
—"— |
АРМ-БАНК бухгалтерії |
Формування проводки про оплату рахунку (на підставі виписки, що надійшла з банку) |
Дт; Кт; сума до оплати із ПДВ |
АРМ обліку матеріалів бухгалтерії |
Формування проводки реалізації товару (на підставі накладної) |
Дт; Кт; сума без ПДВ, сума ПДВ |
Господарські операції, зареєстровані на одному АРМ, відбиваються в інших АРМ шляхом формування всіляких документів: прайс-аркуша, рахунку, накладній, рахунку-фактури та книги продажів.
Система " Клієнт-Банк" змінює способи спілкування користувача з банком, дозволяє йому вирішувати свої задачі, минаючи операціоніста не виходячи зі свого офісу. Наявність ноутбука дозволяє сучасному бізнесменові здійснювати платежі практично в будь-якому місці, де є телефонний зв'язок.
Розроблена і постійно розвивається система розрахунків клієнтів з банком за допомогою спеціальних засобів - банківських карт (VІSA, Eurocard / Master Card), пластикових грошей (STB CARD і ін.), що забезпечують грошовий обіг за допомогою системи електронних безготівкових розрахунків у торгівлі, сервісному обслуговуванні. Для здійснення взаєморозрахунків між різними країнами в 1975-1976 гг. була створена система міжнародних банківських телекомунікацій SWІFT, що поєднує банки багатьох країн. В Україні в цю систему включений ряд банків і число їх постійно збільшується. Удосконалення документообігу відбувається на основі електронної пошти та електронного підпису, що значно підвищує ефективність банківських операцій.
Материалы на данной страницы взяты из открытых источников либо размещены пользователем в соответствии с договором-офертой сайта. Вы можете сообщить о нарушении.