Отчет-практики студентов Делопроизводителей

20.04.24г

Учебная практика

ПМ.01 Документационное обеспечение деятельности организации

Задание 1.

Организация труда при выполнении работ на компьютере. Прием и обработка входящих документов. Изучение перечни документов, не подлежащих регистрации службой документационного управления. Изучение заполнения, оформления реквизитов требования бланкам.

Организация труда при выполнении работ на компьютере включает в себя следующие аспекты:

1. Организация рабочего места: удобное расположение компьютера, наличие эргономичной мебели, правильная освещенность и вентиляция.

2. Планирование рабочего времени: установление четкого графика работы, регулярные перерывы для отдыха и разминки.

3. Использование специальных программ и приложений для повышения эффективности работы, автоматизации рутиных задач и организации рабочего процесса.

4. Соблюдение правил безопасности при работе с компьютером: использование защитного программного обеспечения, регулярное обновление антивирусных программ, резервное копирование данных.

Что касается приема и обработки входящих документов, необходимо следовать определенным процедурам и правилам:

1. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного управления, может включать в себя копии документов, письма с информационным характером, служебные записки и т.д.

2. Прием и обработка входящих документов должны осуществляться в соответствии с установленными правилами организации, в том числе сроками исполнения, распределением по исполнителям и т.д.

Входящие документы могут быть доставлены:

·         по почте;

·         курьером;

·         электронной почтой;

·         по факсу.

Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется работником службы делопроизводства или секретарем-референтом (в небольших организациях).

2.Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:

·         первичную обработку;

·         предварительное рассмотрение (разметку);

·         регистрацию;

·         рассмотрение документов руководством;

·         направление на исполнение;

·         контроль исполнения;

·         исполнение документов;

·         подшивку документов в дела.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного управления.

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

2. Графики, наряды, заявки, разнарядки <*>.

3. Учебные планы, программы. Копии <*>.

4. Аттестационные листы, кадровые справки и т.п. <*>.

5. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

6. Прейскуранты, курсы валют. Копии.

7. Нормы расхода материалов.

8. Поздравительные письма и пригласительные билеты.

9. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени) <*>.

10. Формы статистической отчетности

Правила заполнения, оформления реквизитов требования бланкам.

Правила заполнения и оформления реквизитов на бланках документов могут варьироваться в зависимости от организации и типа документации. Однако, обычно следующие реквизиты являются обязательными для большинства документов:

1. Наименование организации: полное официальное наименование организации, с указанием формы собственности (например, ООО "Рога и копыта").

2. Юридический адрес: адрес местонахождения организации, включая почтовый индекс.

3. ИНН/КПП: индивидуальный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет в налоговом органе.

4. Банковские реквизиты: номер расчетного счета организации, название банка, БИК банка.

5. Контактная информация: телефон, факс, электронная почта для связи.

6. Дата составления документа: день, месяц, год.

7. Регистрационный номер документа: номер, присваиваемый документу для учета и контроля.

8. Подпись и печать: подпись ответственного лица и печать организации.

Важно также учитывать специфику конкретного вида документов и требования законодательства к их оформлению. Например, для договоров могут быть установлены дополнительные обязательные реквизиты, такие как данные сторон, предмет договора, сроки исполнения и т.д.

При заполнении и оформлении бланков документов необходимо придерживаться установленных правил и стандартов организации, чтобы обеспечить правильность и законность документооборота.