Первинні документи з обліку руху виробничих запасів

Первинні документи з обліку руху виробничих запасів

Надходження запасів.

Форми документів, які беруть участь в документальному оформленні при надходженні матеріалів на склад і при їх відпуску зі складу, затвердженні наказом Міністерства статистики України від 21.06.96 р. № 193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини і матеріалів».

Усі розрахункові документи (накладні, ТТН, рахунки-фактури) на матеріали, що надійшли із відповідними додатками до них (специфікації, сертифікати) направляються до фінансового відділу чи бухгалтерії, де вони записуються до реєстру. У реєстрі кожному рахунку присвоюється порядковий номер, який проставляється у правому верхньому куті рахунку.

Зареєстровані у фінансовому відділі (бухгалтерії) документи з додатками передаються до відділу постачання, де вони реєструються в «Журналі обліку надходження вантажів» (ф. М-1). Перевіряється правильність їх оформлення. У відділі постачання перевіряється виконання умов договорів поставки в частині термінів, кількості, ціни та інших вимог. В залежності від результатів перевірки відділ постачання дозволяє оплатити поставку бухгалтерії повністю, частково або взагалі відмовитися від оплати. Після чого всі документи з додатками

щоденно передають до бухгалтерії і яка дає дозвіл на оприбуткування матеріалів на склад.

Матеріали, що надходять на склад, ретельно перевіряють, встановлюють відповідність їх якості, кількості, асортименту умовам постачання і супроводжуючим документам. Якщо не виявлено розходжень, матеріали приймають, при цьому можливі два варіанти оформлення оприбуткування: безпосередньо на основі документів постачальника або шляхом виписування прибуткового ордера. У першому випадку на одному примірнику (постачальника), який підписує матеріально відповідальна особа, ставлять штампи прийому, у другому випадку оформлюють прибутковий ордер (ф. М-4). Прибуткові ордери ведуть для кількісно-сумового обліку матеріалів, що надходять від постачальників або з переробки.

Для отримання ТМЦ на складі постачальникам підприємство виписує на експедитора довіреність (ф.М-2), зареєстровану у журналі реєстрації довіреностей (ф. М-3).

ТМЦ можуть бути придбані матеріально відповідальною особою (під звітними особами) у торгові мережі за рахунок, коштів, виділених на господарські потреби.

У цьому випадку документ, який підтверджує кількість і вартість матеріальних цінностей є товарний чек. Для підтвердження оплати до товарного чека повинні бути додані: чек ЕККА або квитанція до прибуткового касового ордера.

На матеріальні цінності, що надійшли через підзвітну особу, складаються прибуткові ордери, а на товарних чеках, доданих до Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, проставляються відмітки комірника з посиланням на номер прибуткових ордерів.

Після надходження прибуткових документів складається реєстр на здачу документів (ф. М-13), який передається в одному екземплярі у бухгалтерію разом з первинними документами.

У випадках, коли є розбіжності кількості та якості з даними супроводжувальних документів постачальника, а також для матеріалів, що надійшли без платіжних документів складають «Акт про прийняття матеріалів» (ф. М-7).

Акт складається комісією, яка призначається керівником підприємства, до якої входять завідуючий складом, представники відділу постачання (або МВО) та представник постачальника. Акт складається у 2-х примірниках та є підставою для оприбуткування бухгалтерією фактично прийнятих матеріалів. Прибутковий ордер при цьому не заповнюється.

При одержанні вантажів через залізницю старший експедитор повинен перевірити відповідність кількості місць, що надходять, знаків маркування на них з даними супроводжувальних документів. Якщо вантаж прибув у справному вагоні без ознак пошкоджень, експедитор повинен дочекатися вибіркової перевірки маси і стану прибулих матеріалів.

Матеріальні цінності, що надійшли від постачальника автомобільним транспортом, оприбутковуються на склад на підставі товарно-транспортної накладної (ТТН), одержаної від вантажовідправника (ф. М-5).

При виявленні нестачі або псування ТМЦ, що надійшли залізничним, водним, автотранспортом, підприємство повинно вимагати від залізниці, порту, автопідприємства складання комерційного акту і отримати його завірену копію, яка є підставою для відшкодування отримувачу сплаченої вартості вантажу, який не надійшов.

ТМЦ, які надійшли без документів називаються «невідфактурованими поставками». Такі ТМЦ оприбутковують по акту ф. М-7 за існуючими цінами, або виходячи з оцінки попередніх поставок аналогічних ТМЦ.

Вартість товарно-матеріальних цінностей, що знаходяться в дорозі, повинна бути підтверджена платіжними дорученнями постачальників і квитанціями (накладними) залізничного або водного транспорту зі штампом станції (причалу) прибуття, що підтверджує знаходження вантажу в дорозі, а за товарно- матеріальними цінностями, що не вивезені зі складів місцевих постачальників, - охоронними розписками, підписаними керівником та головним бухгалтером підприємства.

ТМЦ вважаються такими, що знаходяться в дорозі, тільки протягом визначеного терміну для їх доставки від місця відвантаження до місця призначення. Після закінчення цього терміну вживаються заходи щодо розшуку вантажу та пред’являється претензія.

При опрацюванні первинних документів звертається увага на:

     відповідність виконання умов контракту (оплата, страхування, транспортних витрат);

     правильність таксування первинних документів для визначення облікової ціни отриманих товарно-матеріальних цінностей із врахуванням послуг посередника, транспортних витрат, мита та інших витрат;

     наявність та правильність оформлення податкової накладної, якщо отримувач є платником податку на додану вартість.

Матеріали власного виробництва, а також отримані від списання і ліквідації основних засобів і нематеріальних активів оприбутковуються за накладною (ф. М- 12, М-13).

Загальний алгоритм порядку документування операцій з надходження запасів:

1.     Надходження запасів на склад.

2.     Перевірка документів постачальника (сертифікат якості, накладна, товарно-транспортна накладна, рахунок).

3.     Перевірка запасів за кількістю і якістю. При виявленні розходжень формується комісія, складається акт і пред’являється претензія постачальнику.

4.     Складання прибуткового ордеру.

5.     Запис у картці складського обліку запасів.

6.     Запис у книзі обліку залишків матеріалів.

7.     Складання реєстру документів з надходженні і передача їх до бухгалтерії.

8.     Перевірка правильності оформлення документів.

9.     Відображення операцій з надходження запасів на рахунках бухгалтерського обліку у накопичувальних відомостях (Відомість 3.1, 3.3) і журналі 3 бухгалтерського обліку.

Списання запасів

Виробничі запаси зі складів підприємства відпускають в цехи для виготовлення продукції, на господарські потреби, а також на сторону для переробки або реалізації як надлишкові чи непотрібні.

Порядок документального оформлення операцій з відпуску запасів зі складу підприємства залежить від того, для яких потреб вони відпускаються: систематично на виробничі потреби або епізодично в цехи та відділи на адміністративні або інші потреби.

Для систематичного випуску ТМЦ виписується лімітно-забірна картка (ЛЗК) (ф. М-8), що виписуються відділом постачання на один або декілька матеріалів. ЛЗК виписується в двох примірниках, один – для цеха-отримувача, другий – для складу.

Ліміт розраховується виходячи із потреб в матеріалах по нормам для виконання виробничої програми. Комірник відпускає ТМЦ тільки в межах встановленого ліміту.

У випадках збільшення або зменшення програми з випуску продукції вносяться зміни у раніше встановлений ліміт: закреслюється попередній і проставляється зверху новий.

При відпуску матеріалів комірник проставляє в двох екземплярах ЛЗК дату і кількість, після чого виводять залишок ліміту по кожному номеру і представник цеху розписується в ЛЗК. По закінченню місяця або при використанні ліміту ЛЗК здається в бухгалтерію для подальшої обробки.

Впровадження ЛЗК має переваги:

-         дозволяє накопичити дані про відпуск матеріалів, що скорочує потік документації;

-         дозволяє своєчасно виявити відхилення від встановлених норм, їх причини і винуватців.

Недоліки впровадження ЛЗК:

-         здається 1 раз у місяць в бухгалтерію, що ускладнює їх обробку і призводить до нерівномірного навантаження бухгалтерів;

-         витрачають своє контрольне значення при невиконанні робочої програми.

Відпуск матеріалів, потреба в яких виникає періодично або понад встановленого ліміту, оформлюється вимогою, яка виписується в двох екземплярах: 1 – з розпискою отримувача залишається у завідуючого складом, 2 - з розпискою завідуючого складом у отримувача. Надлімітний відпуск може бути проведений тільки з дозволу керівника підприємства. Вимога виписується по ф. М-10.

Відпуск матеріалів на сторону (продаж) виконується на підставі договорів і письмового розпорядження керівника підприємства. Відпуск оформлюється накладною ( ф. М-11).

Внутрішнє переміщення матеріалів зі складу, по складу оформлюють також накладною (ф. М-11) як і здача відходів виробництва на склад і повернення невикористаних у виробництві матеріалів.