Практическая работа к теме «Деловое общение»

Практическая работа к теме  «Деловое общение»

Деловые встречи (беседы). Этапы деловой беседы.

Цели:

·        уяснить сущность и цели деловой встречи (беседы). Изучить основные этапы процесса подготовки и проведения деловой встречи (беседы);

·        получить определенные навыки в подготовке и проведении деловых встреч (бесед).

     Результативность управленческой деятельности во многом определяется владением менеджерами искусством делового общения. В любом деле успех более чем на 50% зависит от умения налаживать личные контакты и толково вести деловые встречи (беседы).

     Процесс проведения деловых встреч можно разделить на несколько этапов:

·        определить цели встречи (беседы);

·        подготовиться к встрече (беседе);

·        работать по плану, учитывая прошлый опыт;

·        собрать информацию о данной организации и ее деятельности;

·        составить рабочий план беседы.

     В день встречи следует:

·        позвонить для подтверждения договоренности;

·        просмотреть утреннюю деловую прессу , чтобы быть в курсе событий, которые могут иметь значение для потенциального клиента;

·        аккуратно, по-деловому одеться;

·        прийти с запасом времени.

     Проведение встречи (беседы).

     Задачами первой фазы беседы являются:

·        установление контакта с собеседником;

·        создание приятной атмосферы для беседы;

·        привлечение внимания;

·        пробуждение интереса к беседе.

     Правильное начало беседы предполагает точное описание целей беседы, взаимное представление собеседников, объявление последовательности рассмотрения вопросов.     При этом следует выяснить, каким временем партнер располагает.

     Нужно избегать любых проявлений неуважения, пренебрежения к собеседнику.

    Фаза передачи информации. Она состоит из следующих элементов: информирование собеседника, постановка вопросов, наблюдение за реакциями собеседника. Это требует терпения, внимания, такта и сосредоточенности. Нельзя допускать и «давления» авторитетом.

     При этом следует применять «Вы – подход», т.е. на первое место выдвигать собеседника, его задачи и проблемы. Мысленно поставить себя на его место, подумать : что его может интересовать, с чем он может согласиться, от чего отказаться.

    Фаза аргументации. Необходимо  хорошо владеть материалом и четко определить цели, которые хотим достигнуть.

     При этом рекомендуется:

·        оперировать простыми, ясными понятиями;

·        применять достоверные аргументы;

·        иметь в виду, что три-четыре ярких довода достигают большего эффекта, чем множество мелких;

·        наиболее сильные аргументы оглашать в начале;

·        всегда открыто признавать правоту собеседника, когда он прав, даже если это может иметь для нас неблагоприятные последствия. Это дает нам право требовать такого же поведения со стороны собеседника;

·        избегать пустых фраз;

·        как можно нагляднее, на конкретных примерах. Излагать собеседнику свои доказательства, идеи;

·        учитывать, что убедительность доказательств зависит от восприятия слушателей, поэтому, сначала следует выявить позицию собеседника, настроить  его благожелательно по отношению к вам. Это достигается путем прямого обращения к собеседнику  «Что вы думаете об этом предложении?» Можно выразить свое одобрение: «Это отличная идея!», «Вы совершенно правы!»;

·        постараться обобщить факты и сведения, сделать выводы и предложить их собеседнику, потому что факты сами за себя никогда не говорят.

Замечания и доводы собеседника нужно воспринимать не как препятствия в ходе беседы, а как ориентиры для нашей аргументации и дополнительных объяснений.

      Способы нейтрализации замечаний или возражений:

1. Ссылки на авторитеты как метод опровержения замечаний, на опыт и высказывания авторитетного для собеседника человека;

2.  «Сжатие» нескольких замечаний, возражений. Воздействие существенно смягчается, если на них отвечать одной фразой, сконцентрировав в ней все существенное, и избегать дискуссий;

3. Условное согласие, т.е. сначала признать правоту собеседника, а потом постепенно перетягивать его на свою сторону.

4. Метод «да, но…». Он основан на том, что мы до определенного момента соглашаемся с собеседником, чтобы уменьшить его желание противоречить нам.

     Причем нам не следует противоречить открыто и грубо, даже если собеседник не прав. Не нужно говорить, к примеру: «…Вы совершенно не правы!». К позиции и мнению собеседника, во всяком случае, нужно относиться с уважением.

5. Признание правоты собеседника. Это нужно сделать, сказав: «Это интересный подход к проблеме, который я, честно говоря, упустил из виду. При принятии решения мы его обязательно учтем».

6. Лаконичность ответа. Чем более сжато мы ответим на замечания, тем это будет убедительнее.

     При окончании беседы необходимо учитывать следующее.

     Нельзя допустить, чтобы после окончания беседы у собеседника остались путаные представления. Присутствующим должна быть понятна каждая деталь нашего вывода.

     Конец сообщения запоминается лучше всего. Поэтому следует отделить завершение беседы от предыдущего. Например, «Давайте подведем итоги».

    После встречи рекомендуется следующее.

     Выполнить анализ проведенной встречи и беседы, дать ей оценку.

     При благоприятном исходе встречи следует (сразу после встречи) составить краткое (1-2 страницы) письмо – коммерческое предложение. В нем подтвердить оговоренные во время встречи решения, включив в него план реализации проекта и смету. Можно приложить дополнительные материалы как подтверждение нашей высокой репутации.