Поделиться
Практическое занятие 8.docx
Практическое занятие 8
1. Тема: «Организация документооборота. Формирование и хранение дел».
2. Цель занятия: приобретение практических навыков составления номенклатуры дел и формирования дел.
3. Материальное обеспечение: тетради, ручки, карандаши, листы А4.
4. Исходные данные: Ситуационные задания.
5. Ход работы:
5.1. Рассмотреть методические указания по выполнению практической работе.
5.2. Пользуясь предложенной формой, составьте номенклатуру дел одного структурного подразделения организации.
5.3. Составить отчет.
6. Контрольные вопросы.
6.1. Сформулируйте определение номенклатуры дел.
6.2. Назовите реквизиты номенклатуры дел.
6.3. Как оформляется реквизит «тема документа» в номенклатуре дел?
6.4. Перечислите основные требования к формированию дел в организации.
6.5. Какие сроки хранения документов в организации вы знаете?
7. Литература.
7.1. Гладий Е.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: РИОР: ИНФРА-М, 2013.
7.2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. – М.: Издательский центр «Академия», 2012.
7.3. Чуковенко А.Ю., Янкоеая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унификационные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Методические указания по выполнению практических задач
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура предназначена:
- для группировки исполненных документов в дела;
- учета и обеспечения сохранности дел;
- оперативного поиска документов в делах.
Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является "секретариат" ("дирекция", "отдел документационного обеспечения управления"). Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости.
Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер (секретариат - 1, бухгалтерия - 2 и т.д.).
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1-2(1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).
Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:
название вида документов (приказы, контракты, протоколы);
* краткое содержание ("Переписка с ОАО "Эра" по строительству автостоянки"),
* дата (период), к которому относятся документы дела ("Приказы по основной деятельности за 2016 г.").
В ряде случаев можно использовать термин "Документы" с расшифровкой в скобках их видов, например "Документы (акты, контракты, переписка) об аренде технических средств за 2016 г.".
Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по "Перечню документов с указанием сроков хранения" со ссылкой на соответствующую статью перечня. Этот вопрос решается архивистом предприятия.
В графе "Примечание" проставляются отметки о заведении (незаведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год (например, "Переходящее дело с 2016 г."), изъятых или утерянных делах и т. п.
В графе "Примечание" при большом объеме хранящихся документов указывается против каждого дела номер шкафа и номер полки, где оно хранится.
Количество дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года. При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.
Номенклатура дел составляется дело производственной службой, секретарем- референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия.
Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия.
Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия. Номенклатура дел составляется ежегодно, как правило, в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.
.
Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.
Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.
При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.
Рис. 1.1. Форма номенклатуры дел организации
Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).
Рис. 1.2. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации
В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).
Сводная номенклатура дел организации (рис 1.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 1.2).
Содержание номенклатуры
Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф.
В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).
Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.
Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:
Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.
Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.
Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.
Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.
Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.
Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.
В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.
Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».
Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.
Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.
Рис. 1.3.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 1.3).
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются в службу ДОУ организации и архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.
Сроки хранения документов
В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.
В связи с этим определены разные сроки хранения документов.
Срок хранения документов может быть:
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.
Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.
Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.
В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:
Типовые перечни документов по срокам хранения
Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.
Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.
Определение срока хранения документов
Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.
Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает эксперт- ио-проверочная комиссия архивного учреждения.
Итак, в процессе экспертизы производится:
Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.
Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:
В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.
Рис. 2.1. Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению
По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:
Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.
По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.
Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней (подробнее об описях дел см. раздел 6.2).
Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.
В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2005 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно должно быть включено в акт, составленный в 2009 г. (в этом случае срок хранения дела истекает к 1 января 2009 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации. Пример акта приведен на рис. 2.1.
Задание 1
Составить конкретную номенклатуру дел организации в соответствии с требованиями «Основных правил работы архивов организации» (Ч.3.стр. 183). Для этого изучить структуру, функции и состав документного фонда условной организации и разработать классификационную схему номенклатуры дел. Схема классификации должна соответствовать главной таблице Перечня типовых документов со сроками хранения (Ч.3.стр.215-231). Сформулировать заголовки дел в соответствии с установленными требованиями и одновременно установить сроки их хранения по перечню. Далее провести систематизацию заголовков дел. На общем бланке организации оформить по установленной форме номенклатуру дел, определить состав должностных лиц, визирующих и утверждающих ее.
Приложение 1.
Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности
№ руководителя предприятия
на год подпись И.О. Фамилия 00.00.0000
(место составления)
Наименование раздела
Индекс дела Заголовок дела
(тома)
Кол-во дел (томов, частей)
Срок хранения дела (тома, части) и статьи по перечню
Примечание
1 2 3 4 5
Референт подпись И.О. Фамилия
Заведующий архивом подпись И.О. Фамилия
В 20 г. заведено дел
(цифрами и прописью)
Референт подпись И.О. Фамилия
Заведующий архивом подпись И.О. Фамилия
Образец номенклатуры дел отдела кадров
 |
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
 |
(наименование должности руководителя организации)
(подпись) (расшифровка подписи)
дата
НОМЕРАКЛАТУРА ДЕЛ
Отдел кадров на 20___год
(дата)
Индекс дела
Заголовок
дела (томов, части)
Количество Дел (томов,
Срок хранения Дел ( томов, части)
Примечание
8-2 Должностные инструкции сотрудникам отдела. Копии
8-3 Приказы по основной деятельности. Копии
8-4 Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, отпуска без
Ст.38
3г. Ст.56
3г.
Ст.19 а 75 л.
Ст. 19 б
После замены новыми
Сохранения з/п)
8-5 Приказы по кадрам (отпуска, командировки, взыскания, прощение сотрудников)
8-6 Протоколы заседаний аттестационной комиссии и документы к ним
3г.
Ст.19 в
15 л. ЭПК Документы (протоколы Счетных Комиссий,
8-7 Штатное расписание. Копия 3г.
Бюллетени и др.)- 5л.
8-8 План работы отдела на 20 год
8-9 Отчет о работе на 20 год 3г.
Ст.52
3г.
Ст.167
3г
Ст.294
Формирование дел в организации
Дела формируют в соответствии с номенклатурой дел. По номенклатуре дел определяют, сколько папок для ведения дел необходимо иметь в каждом структурном подразделении, а по заголовку дела — в какую папку надо положить тот или иной документ, т. е. документ своей содержательной частью должен соответствовать заголовку дела.
Есть ряд правил, которые следует неукоснительно соблюдать при формировании дел:
« документы постоянного и временного хранения формируют раздельно;
* подлинники отделяют от копий;
* планы и отчеты группируют в зависимости от периодичности их создания (годовые, квартальные, месячные);
* утвержденные документы помещают отдельно от их проектов (например, планы и отчеты по работе с группируют отдельно от их проектов);
* в дело включают только один экземпляр документа;
каждый документ, помешенный в дело, должен соответствовать требованиям государственных стандартов и нормативов;
* в деле группируют документы одного года, кроме переходящих дел, которые не закрывают в конце календарного года (на пример, личные дела);
* дело не должно содержать более 250 листов, а его толщи на — не превышать четыре сантиметра.
Если есть приложения к документу, сначала помещают сам документ, а затем приложения к нему.
Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу.
Документы в личном деле располагают в хронологическом порядке по мере их поступления.
Плановые и отчетные документы хранят в делах того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план на 1998 г., составленный в 1997 г., следует хранить в деле 1998 г., а отчет за 1998 г., составленный в 1999 г. — в деле 1998 г. Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируют в деле первого года, а отчеты по их выполнению — в деле последнего года.
Документы, подготовленные к заседаниям (например, аттестационной комиссии), помещают после протокола в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписку группируют за календарный год в хронологической последовательности. Сначала помешают инициативное письмо, а затем письмо-ответ.
Место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и/или структурные подразделения федерального органа исполнительной власти).
Примерная форма номенклатуры дел
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
УТВЕРЖДАЮ
наименование
должности
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководителя
организации
__________№_____________ Подпись
Расшифровка подписи
__________________________ Дата
Место составления
на 20___год
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Кол-во единиц хранения |
Срок хранения дела и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела |
||||
|
03-01
|
… |
1 |
постоянно
|
|
Наименование
должности
руководителя службы ДОУ
организации
(подпись) Расшифровка подписи
«__» __________20__г.
ОДОБРЕНО
Протокол заседания
Экспертной комиссии организации
от «__» __________200_г. № ___
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в 20___году на предприятии
|
По срокам хранения |
Всего дел |
В том числе дел |
|
|
переходящих |
с отметкой ЭПК |
|
|
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
Итого: |
|
|
|
Руководитель канцелярии
организации (подпись) Расшифровка
подписи
«__» __________200_г.
Итоговые сведения переданы в архив организации
Должность лица,
передавшего сведения (подпись) Расшифровка
подписи
Учет объема документооборота
Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан за определенный период. При подсчете объема документооборота считают также копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств. Но их считают отдельно от подлинных документов. Результаты подсчета оформляются в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатываются организацией. Например:
В организации может устанавливаться любая периодичность подсчета документооборота: еженедельная, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная. Может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота.
Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности делопроизводственной службы для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.
Скачано с www.znanio.ru
Материалы на данной страницы взяты из открытых источников либо размещены пользователем в соответствии с договором-офертой сайта. Вы можете сообщить о нарушении.
