Разработка проекта в программе Access на тему "Компьютерный магазин"

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время среди разработчиков базы данных (БД) большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета Microsoft Office 2010. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Основные функции СУБД - это описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.

База данных - это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов - атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру - они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов[1].

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

- добавить в таблицу одну или несколько записей;

- удалить из таблицы одну или несколько записей;

- обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

- найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию[2].

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество записей, либо изменение в таблицах.

Целью является создание базы данных, которая  обеспечит возможность хранения всех необходимых данных, что позволит работникам фирм существенно облегчить работу.

Задачи проекта:

­   исследовать предметную область данного проекта и функции решаемых задач

­   создать концептуальную и реляционную модели базы данных;

­   спроектировать базу данных для хранения информации;

­   обеспечить ведение данных о товаре, персонале, клиентах,

­   проектирование и создание таблиц для хранения данных;

­   разработка запросов, форм, отчетов базы данных, предназначенных для просмотра, редактирования и вывода информации

­   создать удобный интерфейс; сделать информацию максимально легкой для чтения и восприятия

Объект исследования: процесс реализации компьютерных товаров в магазине.

Предмет исследования: учет, движение и реализация товаров в магазине.

Область применения программного продукта. Программный продукт широко используется в большинстве современных сетей крупных магазинов, и торговых центрах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

АНАЛИЗ И ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

 

В качестве СУБД для реализации базы данных «Компьютерный магазин» была использована Microsoft Access.

Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов.

Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения. В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE [3].

В данной работе в качестве предметной области рассматривается компьютерный магазин. Так как существуют большие компьютерные магазины им необходимо иметь свою базу данных, чтобы контролировать информационный поток данных.

Использование базы данных и автоматизированной системы для работы с базой данных существенно упростит работу магазина, а главное вся информация, касающаяся нужного товара, будет храниться в одном месте. Если предоставить данную базу для общего пользования, то клиенты, даже не имея специальной подготовки, смогут самостоятельно заказывать необходимые товары. 

База данных хранит разнообразную информацию о товарах: фирма-поставщик товара, технические характеристики товаров, описание, количество, клиентах, заказах, гарантиях товара.

 База данных решает следующие задачи: учёт товара, выдача данных о поставщиках и поставляемых ими товарах (фирма-поставщик, его реквизиты, наименование товаров, характеристики, цены), а также показывает дату поставки и количество.

Также имеется стоимость товара с наценкой магазина: это разница между стоимостью закупки товара у поставщика и стоимостью реализации товара непосредственно самим магазином.

Информация о фирмах должна быть полной и достаточной для отправления заявки на товар, то есть мы должны иметь точный адрес и телефон фирмы,  должны знать цену закупки товара. Необходимо учесть, что среди названий фирм также могут быть повторения для этого у каждой фирмы должен быть уникальный код.

Исходные данные о магазине: магазин располагается в нескольких помещениях (склад, торговый зал). У фирмы есть поставщики, которые в свою очередь, взаимодействуют с крупными мировыми компаниями компьютерной техники, осуществляющие поставку компьютеров и комплектующих на склад магазина. Так же в магазине есть свой штат сотрудников: менеджеры и консультанты, осуществляющие продажу товара, бухгалтер, кладовщики, грузчики-водители. Клиент, приходя в магазин, взаимодействует с продавцом-консультантом, который, в свою очередь, осуществляет продажу компьютеров, комплектующих, аксессуаров и др.  При покупке товара, клиента заносят в базу, во-первых, для доставки товара по адресу клиента, во-вторых, для удобства последующих заказов. Также клиент получает чек с указанием своего персонального кода, на основании которого со склада ему отгружают необходимый товар, а также на чеке имеется фамилия продавца-консультанта(это необходимо для учета продаж сотрудников). При отсутствии товара на складе работник магазина выбирает отсутствующие товары и на основании этих данных составляет заявку на имя фирмы-поставщика.

Пользователи базой данной «Компьютерный магазин» должны иметь возможность систематизировать список имеющихся товаров, т.е. распределять товары по типу, добавлять новые, иметь возможность быстро найти необходимый товар, поставляющую его фирму, добавить фирму, удалить фирму, иметь возможность заказать товар.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИНФОЛОГИЧЕСКОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

 

Первым этапом и самым главным этапом в процессе проектирования и создания базы данных, является разработка инфологической модели.

Цель инфологического моделирования - обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности Сущность - любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Сущностями могут быть люди, места, самолеты, рейсы, вкус, цвет и т.д. Необходимо различать такие понятия, как тип сущности и экземпляр сущности. Понятие тип сущности относится к набору однородных личностей, предметов, событий или идей, выступающих как целое. Экземпляр сущности относится к конкретной вещи в наборе., связи между ними и их свойства (атрибуты) Атрибут - поименованная характеристика сущности. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей..

Ключ - минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся.

Связь - ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных - это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи.

Между двумя сущностям, например, А и В возможны четыре вида связей.[4]

Выделим основные сущности:

-          сущность «Товары»;

-          сущность «Технические характеристики»;

-          сущность «Описание товара»;

-          сущность «Гарантии»;

-          сущность «Поставщики»;

-          сущность «Поставка»;

-          сущность «Сотрудники»;

-          сущность «Категории»;

-          сущность «Клиенты»;

-          сущность «Заказы».

Сущность «Товары» содержит информацию о товаре, который находится на витрине компьютерного магазина. Поля, находящиеся в этой таблице: код товара, наименование, стоимость закупки, стоимость продажи, количество, наличие, изображение, категории, гарантии.

Сущность «Поставщики» содержит в себе данные о поставляющих фирмах: код поставщика, фирма поставщик, представитель поставщика, адрес и телефон.

Сущность «Поставка» содержит информацию о датах поставки товаров фирмами-поставщиками. Атрибуты: код поставки, код поставщика, дата поставки.

Сущность «Сотрудники» содержит информацию обо всех сотрудниках, работающих в данном магазине, такую как: код сотрудника, ФИО, должность,  дата рождения, адрес, телефон.

Сущность «Клиенты» содержит информацию обо всех клиентах, совершивших заказ. Атрибуты: код клиента, ФИО, адрес и  телефон.

Сущность «Заказы» содержит информацию обо всех клиентах, ожидающих заказ на данный момент. Содержит в себе такие атрибуты как: код заказа, код товара, код сотрудника (оформивший заказ), код клиента, дата размещения и дата исполнения.

Сущность «Гарантии» содержит информацию о гарантиях на предоставленные товары. Содержит в себе атрибуты: код и срок гарантии.

Сущность «Категории» содержит информацию о категориях товара. Содержит в себе такие атрибуты как: код и категория.

Сущность «Технические характеристики» содержит информацию о характеристиках предоставленного товара. Содержит в себе такие атрибуты как: код товара, наименование товара, технические характеристики.

Сущность «Описание товара» содержит информацию о предоставленном товаре. Содержит в себе такие атрибуты как: код товара, наименование товара, описание товара.

В результате описания сущностей была построена схема данных (рис 1).

 

 

Рисунок 1. Схема данных

 СОЗДАНИЕ ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА

 

3.1 Таблицы

 

Разбивка данных по таблицам произведена на основании логической модели применительно к системе управления базами данных Microsoft Access. Все необходимые данные включены в следующие таблицы:

 

Таблица «Товары» (рис.1).

 

 

Рисунок 2. Товары

 

 

Таблица «Технические характеристики» (рис.3).

 

 

Рисунок 3. Технические характеристики

 

 

Таблица «Сотрудники» (рис.4).

 

 

Рисунок 4. Сотрудники

Таблица «Поставщики» (рис.5).

 

 

Рисунок 5. Поставщики

 

 

Таблица «Поставки» (рис.6).

 

 

Рисунок 6. Поставки

 

 

Таблица «Описание товара» (рис.7).

 

 

Рисунок 7. Описание товара

 

 

Таблица «Клиенты» (рис.8).

 

 

Рисунок 8. Клиенты

 

 

Таблица «Категории» (рис.9).

 

 

 

Рисунок 9. Категории

 

 

Таблица «Заказы» (рис.10).

 

 

Рисунок 10. Заказы

 

 

Таблица «Гарантии» (рис.11).

 

 

Рисунок 11. Гарантии

 

 

 

 

3.2  Построение форм

 

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД − это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

·  ввода и просмотра информации базы данных,

·  изменения данных,

·  печати данных,

·  создания диаграмм, сообщений и пр.

В режиме конструктора была создана главная форма, облегчающая навигацию по БД «Компьютерный магазин». Главная форма БД «Компьютерный магазин» обеспечивает доступ к основным элементам БД – товарам, сотрудникам, информации по поставкам, клиентам, поставщикам, гарантиях на товар и категориях товара (рис.12).

 

 

Рисунок 12. Главная форма

 

 

По нажатию на одноименные кнопки кнопочной формы появятся соответствующие формы, позволяющие просматривать необходимую информацию (рис.13-18):

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 13. Товары

 

 

Рисунок 14. Поставщики

 

 

 

 

Рисунок 15. Информация о поставках, заказах, клиентах

 

 

Рисунок 16. Категории

 

 

Рисунок 17. Информация о сотрудниках

 

 

Рисунок 18. Гарантии

 

 

3.2 Запросы и отчёты

 

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на   печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета.

В проекте мы используем следующие запросы и отчеты (рис19).

 

 

Рисунок 19. Запросы

 

 

 

­   Сотрудники.

Данный отчёт содержит в себе такие данные как: код сотрудника, ФИО, дата рождения, должность, телефон и адрес(рис.20).

 

 

Рисунок 20. Сотрудники

 

­   Товары .

Данный отчёт содержит в себе такие данные как: код товара, наименование, стоимость закупки, стоимость продажи, количество, наличие (рис.21).

 

 

Рисунок 21. Товары

 

 

­   Поставщики.

Данный отчёт содержит в себе такие данные как: код поставщика, фирма поставщик, представитель поставщика, телефон, адрес (рис.22).

 

 

Рисунок 22. Поставщики

­    

­   Категории.

Данный отчёт содержит в себе такие данные как: код, наименование категории и подчиненный отчет(рис.23).

 

 

Рисунок 23. Категории

­   Гарантии.

Данный отчёт содержит в себе такие данные как: код, срок гарантии и подчиненный отчет (рис.24).

 

 

Рисунок 24. Гарантии

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В настоящее время базы данных применяются почти во всех сферах человеческой деятельности. Так как с помощью электронных баз данных работа персонала организации, будь то хоть компьютерный магазин, становится быстрой, качественной и удобной.

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление,  выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

­    таблицы для сохранения данных;

­    запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

­    формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

­    отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.

В данной  работе была создана программа автоматизации учета товаров в компьютерном магазине. Структурно программа представляет собой реляционную базу данных, которая содержит данные о компьютерном магазине.

Описанная в этой работе база данных должна быть полезна при работе в данной области.

В ходе проделанной работы, были созданы:

­    10 таблиц;

­    7 запросов;

­    10 форм;

­    5 отчетов;

Областью применения данной программы автоматизации компьютерного магазина может стать автоматизированное рабочее место менеджера-консультанта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.     Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2008. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002

2.     Бондарева Г.А., Сахарова Е.В., Королькова Л.Н., Информатика. Методические указания. Ставрополь, СТИС, 2006

3.     Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 1989.

4.     Гончаров А. Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами., Москва, 2004г.

5.     А. Д. Хомоненко, В. М. Цыганков, М. Г. Мальцев; под ред. проф. А. Д. Хомоненко Базы данных: учеб. для вузов.- 4-е изд., перераб. и доп.- СПб.: Корона принт, 2004.- 736 с. 

6.     Глушаков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных: Учебный курс. - Харьков: ФОЛИО, М.: ООО «Издательство АСТ»; 2007. – 504 с.

7.     Евдокимов В.В. и др. Экономическая информатика. Учебник для вузов / Под ред. д.э.н. проф. В.В. Евдокимова. – СПб.: Питер, 1997. –С.467-488

8.     Т. Конноли, К. Бегг Базы данных: проектирование, реализация сопровождение: теория и практика : пер. с англ.- 2-е изд., испр. и доп.- М.: Вильямс, 2001.- 1111с. 

9.     Ф. Д. Ролланд Основные концепции баз данных: пер. с англ. - М.: Вильямс, 2002.- 254 с. 

10. Харитонова И.А., Михеева В.Д. Microsoft Access 2000. – СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 2000. – 654с.

11. К. Дейт. Введение в системы баз данных, 6-е издание -Пер. с англ. К.; М.; СПб.: Издательский дом "Вильямс", 2000.

12. Кириллов В.В. Структурированный язык запросов (SQL). – СПб.: ИТМО, 1994. – 80 с.

13. Куправа Т.А. Создание и программирование баз данных средствами СУБД.

14. Системы управления базами данных. Справочник. М., Финансы и статистика, 1984.

15. Справочная система MS-Access 98

16. Тиори Т., Фрай Дж. Проектирование структур баз данных. В 2 кн., – М.: Мир, 1985. Кн. 1. – 287 с.: Кн. 2. – 320 с.

17. Ульман Дж. Базы данных на Паскале. – М.: Машиностроение, 1990. – 386 с.

 

Скачано с www.znanio.ru