Регистрация документов

 Регистрация документов

Обрабатывая входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию, в службе ДОУ проводят ее регистрацию.

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме,  фиксирующая  факт  его  создания,   отправления или получения*.

Хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет дальнейший процесс работы с документами. Поэтому оптимизация, рационализация и автоматизация делопроизводства всегда начинаются со знакомства с самой системой регистрации.

Цель регистрации  - обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует, подтверждает факт его создания или получения.

Процесс регистрации - это перенос с документа реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, карточку, форму базы данных ПЭВМ), позволяет создать базу данных о документах организации, что является основой последующей работы с документами (контроль за сроками их исполнения, информационно-справочная работа по документам).

Принципы регистрации документов:

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (на электронном носителе).

*  ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. К ним относятся, например:

·       рекламные письма;

·     поздравительные письма и телеграммы;

·     приглашения, программы конференций, семинаров, совещаний;

·    печатные издания (книги, каталоги,  журналы, брошюры);

·    пакеты с пометкой «лично»;

·    копии    нормативных   документов,   постановлений    и    распоряжений государственных органов;

·    информационные материалы.

В каждой организации должен быть перечень нерегистрируемой корреспонденции, который утверждается руководителем и при необходимости обновляется. Как правило, такой перечень помещается как приложение к инструкции по делопроизводству.

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие -  в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов может производиться в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа. Например, отдельно могут регистрироваться приказы руководителя по основной деятельности и приказы по личному составу.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализовано: в местах создания и исполнения документов, например:

·    плановая документация - в плановом отделе;

·    снабженческая документация - в отделе снабжения;

·    протоколы и решения коллегиальных органов - в секретариате;

·     распорядительные документы, подписанные руководством организации, -

в службе ДОУ;

·     документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе ДОУ.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству в организации.

Документы регистрируются в традиционных журналах, регистрационно- контрольных формах (РКФ) или электронных формах базы данных  организации.

В настоящее время существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Регистрационные графы в журнале, на карточке и на компьютере существенных различий не имеют. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется регистрационно- контрольная форма (приложение 10).

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, по классификатору видов документов и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Для создания оптимальной поисковой системы установлен следующий  состав основных реквизитов регистрации:

·     наименование организации (автора или корреспондента);

·     наименование вида документа;

·     дата и регистрационный номер документа;

·     дата и индекс поступления;

·     заголовок к тексту (краткое содержание документа);

·     резолюция (исполнитель, поручение, автор, дата);

·    срок исполнения документа;

·     отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав реквизитов регистрации в зависимости от характера документов может дополняться другими реквизитами:

·     гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

·     внутренняя переадресация документов по исполнителям;

·     количество листов документа;

·     наличие приложений;

·     перенос сроков исполнения;

·     срок хранения документа и др.

Для   обеспечения эффективного  использования  информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам.

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники, например:

·    классификатор видов деятельности;

·    классификатор видов документов;

·    классификатор корреспондентов;

·    номенклатура дел и др.

Существенно расширяет возможности поиска полнотекстовая база данных, которая позволяет вести поиск необходимых документов не только по реквизитам документа, но и по отдельным фразам или ключевым словам документа.

Автоматизированная система регистрации, созданная, например, с помощью системы управления базами данных «СУБД - Microsoft Access», позволяет сформировать запросы поиска документа не только для разового использования, но и создать необходимую «библиотеку запросов» по различным параметрам поиска.

Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется федеральными органами исполнительной власти

в пределах их компетенции либо непосредственно собственником информации в соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации»*.

Скачано с www.znanio.ru