ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7

Тема. Сортировка данных

Цель: Изучить и сформировать навыки сортировки, фильтрации и поиска данных в программе MS Excel.

Время выполнения: 2 ч.

Оборудование: ПК с программным обеспечением: OC Windows, приложения MS Office.

Теоретические сведения.

Одной из наиболее часто решаемых с помощью электронных таблиц задач является обработка списков, которые в каждом конкретном случае могут называться по-разному: телефонные списки, списки активов, пассивов, список товаров и др.

Формирование списка.

Для обеспечения эффективности работы со списками необходимо
соблюдать следующие правила при их создании:

1. Каждый столбец должен содержать однородную информацию.

2. Одна или две верхние строки в списке должны содержать метки, описывающие назначение соответствующего столбца.

3. Необходимо избегать пустых строк и столбцов внутри списка.

Правило 1 предполагает, что, например, при создании списка персонала можно отвести один столбец для табельных номеров работников, другой - для их фамилий, третий - для их имен, четвертый - для даты приема на работу и т.д. Это же правило запрещает размещать в одном столбце разнородную информацию, например, номер телефона и год окончания школы.

Правило 2 обеспечивает присвоение имен полям. Эти имена постоянно используются при обработке списков.

Правило 3 обеспечивает возможность работы со списком как с единым целым. В идеале на рабочем листе не должно быть ничего, кроме списка. Если это невозможно, то список нужно отделить от других данных по
крайней мере одной пустой строкой и пустым столбцом [2].

На рис.4 приведен список из 10 столбцов.

Рисунок 4.

Сортировка списков.

MS Excel предоставляет многочисленные способы сортировки (упорядочения) интервалов ячеек рабочих листов независимо от того, считается ли данный интервал списком. Возможна сортировка по строкам или по столбцам, по возрастанию или убыванию, с учетом или без учета прописных букв.

Пример.

Продемонстрируем сортировку на списке рис.4. Нужно отсортировать список по столбцу Бригада. Для этого:

1) выделите одну ячейку (не интервал) в этом списке;

2) выполните команду Сортировка (Вкладка Данные, группа Сортировка и фильтр);

3) откроется диалоговое окно Сортировка (рис.4);

4) выберите поле, по которому нужно сортировать (в этом примере - Бригада).

Рекомендуется сразу же проверять результат сортировки. Если результат не устраивает, воспользуйтесь командойОтменить и восстановите предыдущий порядок строк в списке. Для восстановления исходного порядка строк в списке после различных сортировок, необходимо до сортировки создать столбец с номерами строк. В нашем примере это столбец №пп. Это позволяет восстановить первоначальный порядок строк, отсортировав список по этому столбцу.

Анализ списка с помощью фильтров.

Отфильтровать список - это значит скрыть все строки кроме тех, которые удовлетворяют заданным критериям. Excel предоставляет две команды фильтрации: Автофильтр- для простых критериев, и Расширенный фильтр - для более сложных критериев.

Команда автофильтр.

Для применения обычного или автофильтра нужно выполнить следующую последовательность действий:

1) выделите какую-либо ячейку в списке;

2) нажать кнопку Фильтр в группе Сортировка и фильтр Справа от каждого заголовка столбца появиться кнопка "Раскрывающийся список" (со стрелкой вниз). Если щелкнуть по этой кнопке, то раскроется список уникальных значений данного столбца, которые можно использовать для задания критерия фильтра. На рис.5 показан результат фильтрации по столбцу Бригада, выбраны только те строки, где значение Бригада равно 21. Номера строк, не удовлетворяющие критериям команд Фильтр (Автофильтр) и Расширенный фильтр, MS Excel просто скрывает. Номера отфильтрованных строк выводятся контрастным цветом, а в строке состояния
появляется сообщение Найдено записей.

Рисунок 5.

Критерии команды Фильтрможно задавать по одному столбцу, затем
полученный список можно отфильтровать по другому столбцу и т.д.

Удаление автофильтров.

Для удаления фильтра по столбцу нужно в раскрывающемся списке критериев этого столбца выбрать параметрВыделить все. Для удаления всех действующих фильтров выберите командуОчистить (Вкладка Данные, группа Сортировка и фильтр). Стрелки раскрывающихся списков критериев удаляются при повторном нажатии кнопки Фильтр[3].

Задание 1.

На листе (рис. 7.1) представлены данные о 17 озерах.

Отсортируйте данные:

а) по названию озера (по возрастанию);

б) по названию озера (по убыванию);

в) по площади озера (по убыванию);

г) по наибольшей глубине (по возрастанию).

Каждое из заданий выполните на отдельном листе одной рабочей книги.

Задание 2.

На листе  представлены данные о крупнейших островах Европы.

Получите таблицу (также из четырех столбцов), в которой данные будутотсортированы:

а) по названию острова (в алфавитном порядке);

б) по площади острова (по убыванию).

Допускается изменение структуры исходной таблицы.

Каждое из заданий выполните на отдельном листе одной рабочей книги.

Задание 3.

Создайте таблицу

Произведите сортировку по фамилиям сотрудников в алфа­витном порядке по возрастанию.

Произведите фильтрацию значений дохода, превышающих1600 р.

Определите по таблице фильтрацией, у кого зарплата меньше 2000р.

Скачано с www.znanio.ru