ТЕМА 3. Інструментарій для відображення трансформації фактів господарської діяльності в інформаційні ресурси

ТЕМА 3. Інструментарій для відображення трансформації фактів господарської діяльності в інформаційні ресурси

1.   Інструментарій обліку як основа обробки даних для групування інформації.

2.   Грошове вираження фактів та класифікація видів оцінок.

3.   Система рахунків для групування фактів за окремими об’єктами.

4.   Подвійний запис: обґрунтування, використання, верифікація за допомогою оборотних відомостей.

5.   Регістри обліку – інструмент нагромадження та систематиза- ції даних.

6.   Звітність як інструмент комунікації менеджменту підприємст- ва з користувачами інформації.

 Нормативно-законодавче регулювання

Законодавчі акти, з якими доцільно ознайомитися:

1.       Закон України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Украї- ні" від 16 липня 1999 р. № 966-ХІV.

2.       Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 1 "Загальні вимоги до фінансової звітності", затверджене наказом Міністерства фінансів України від 31 березня 1999 р. № 87.

3.       Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 "Баланс", затвердже- не наказом Міністерства фінансів України від 31 березня 1999 р. № 87 (зі змінами і доповненнями, внесеними наказом Міністерства фінансів Украї- ни від 14 червня 2000 р. № 131).

4.       Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерсь- кому обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.

5.       Порядок подання фінансової звітності, затверджений постановою Ка- бінету Міністрів України від 28 лютого 2000 р. № 419.

6.       Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організа- цій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвер- джений наказом Головного верховного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41.

7.       План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 30 листопада 1999 р. № 291.

8.       Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і орга- нізацій, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30 листо- пада 1999 р. № 291.

Інструментарій обліку як основа обробки даних для групування інформації

Методом обліку є моделювання інформаційного процесу, адекватно- го господарській діяльності підприємства, на основі відображення фактів господарської діяльності, їхнього оцінювання, групування та нагрома- дження у системі рахунків і подвійного запису на них, стискання і розгор- тання даних з метою отримання інформації, необхідної для користувачів.

Для трансформації даних про ФГД в інформацію використову- ють набір інструментів, до яких належать:

 документування (отримання повідомлень ФГД на носіях інформації різних видів (паперові, магнітні, оптичні, голографічні), а також інвентаризація, яка є різновидом документування, оскільки передбачає обов'язкове створення до- кумента про факт інвентаризації;

 оцінювання (кожний факт, зафіксований у документах, оцінюють у грошо- вому вимірнику, хоча факти можуть фіксувати у натуральних чи трудових вимірниках). Калькуляція є модифікованим показником оцінювання об'єктів обліку і не становить окремого методу;

 рахунки (служать як інструмент для групування та нагромадження даних про ФГД, про рух об'єктів обліку протягом облікового періоду та їхній стати- чний стан на кінець звітного періоду). Рахунки призначені для стискання інформації (синтетичні) та розгортання (аналітичні). Рахунки, пов'язані з об'єк- тами спостереження;

 подвійний запис (виражає закон, відповідно до якого ФГД викликають зміни одночасно у двох рахунках – в дебеті одного і в кредиті – іншого);

 регістри обліку (для нагромадження і групування даних);

 звітність (формуляр з набором узагальнених показників господарської діяльності підприємства за певний період, який складається з метою озна- йомлення користувачів з інформацією).

Документ (від лат., що означає “свідоцтво, доказ”) є письмовим до- казом фактичного здійснення факту господарської діяльності або письмо- вим розпорядженням на право її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами нази-

вається документацією. Документація є важливим елементом методу обліку: вона служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентує Положення про докумен- тальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене на- казом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.

Документи мають важливе значення для забезпечення контролю за збереженням майна господарства, раціональним його використанням.

Документи мають і правове (юридичне) значення як письмовий до- каз здійснення господарських операцій, тому вони використовуються су- довими органами при розгляді господарських позовів. Судові органи ви-

знають за документом доказову, юридичну силу в тому разі, якщо їх скла- дено своєчасно і належним чином оформлено.

Документи використовують при аналізі господарської діяльності, для фінансового контролю, аудиту і документальних ревізій.

Правильно оформлений документ має містити всі показники, потрібні для забезпечення повної інформації про виконану операцію. Показники, що містяться в документі і характеризують операцію, називають ре- квізитами.

Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів в обліку первинні документи мають бути складені в момент здійснення кож- ного факту господарської діяльності або, якщо це неможливо, безпосеред- ньо після її завершення. Документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерством фінансів і Міністерством статистики України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і ві- домствами України, а також виготовлених самостійно, які повинні мати обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.

 Грошове вираження фактів та класифікація видів оцінок

Оцінка пов'язана з фактами, які відображають дискретні моменти змін у складі активів, зобов'язань і капіталу підприємства внаслідок здійснення господарської діяльності. Факти відображають зміни в господарському процесі в натуральному вираженні, оскільки відображення виникає в ре- зультаті впливу об'єктів обліку на відображувальний апарат людини, ана- літико-синтетичної переробки «слідів» цього впливу, а також застосування продуктів переробки як особливих замінників об'єктів.

Оцінка в обліку необхідна для трансформації фактів, виражених у натуральних показниках, в єдиний універ- сальний грошовий вимірник, що забезпечує надання інфо- рмації про різнорідні об'єкти порівнянної форми і змісту.

Оцінка об'єктів обліку характеризується багатоваріа- нтністю і диференційованим підходом до її визначення з врахуванням конкретних ситуацій.

Підходи до оцінювання можуть розглядатися в такому ракурсі:

– за предметами (оцінка різних видів ресурсів);

– за методами (початкова, порівнянна, відновна, оцінка заміщення, реаліза- ційна, рентна, експертна й умовна оцінки);

– за функціями (економічна, податкова, інвестиційна, кредитна, страхова, юридична, адміністративна, статистична, інформаційна).

Оцінки об'єктів мають різне призначення, тому в теорії обліку необхід- но показувати їхнє різноманіття залежно від ситуації, що розширює межі оцінювання та значення для практики.

Для бухгалтерів важливо запам'ятати, що ціна хоча і є елементом системи обліку, але вона обумовлюється завжди договором між продавцями і покупцями, а тому оцінка належить до сфери юридич- ної практики. Саме юридичний аспект робить процес оцінювання багато- варіантним, а вибір оцінки диктується конкретними умовами договорів:

предметом, обставинами, правами і обов'язками сторін, обмеженнями зако- нодавчих актів тощо.

Калькуляція в обліку означає процедуру оцінювання об'єктів. Як пра- вило, кожна одиниця об'єкта обліку в момент надходження на підприємст- во чи вибуття з нього, в тому числі й на різні потреби самого підприємст- ва (виробництво, збут, інвестування тощо), потребує визначення його оцінки відповідно до законодавчих актів чи підзаконних нормативних до- кументів.

Метою калькуляції у вузькому розумінні цього слова є визначення со- бівартості одиниці продукції, робіт, послуг. Цей показник показує фактичну ціну, яка склалася у процесі виробництва з урахуванням цін спожитих фак- торів виробництва (матеріальні, трудові, фінансові ресурси, амортизація основних засобів та ін.). При цьому точність показника собівартості готової продукції перебуває у прямій залежності від точності вхідних цін на отри- мані і списані ресурси на виробництво цієї продукції. У разі неправильно застосованих цін викривляється показник собівартості продукції та фінан- сового результату від її продажу. Завищення вартості спожитих факторів виробництва знижує величину прибутку, а зниження – збільшує її без на- лежних підстав. Завищення величини прибутку може бути фіктивним через заниження собівартості, що призводить до надмірної сплати податків на прибуток у державний бюджет.

Підбиваючи підсумок, можна зробити висновки:

 оцінка є основним інструментом для переведення натуральних вимір- ників у грошовий;

 в обліку використовують різні критерії оцінок, що зумовлено різноманіт- ністю фактів господарської діяльності;

 оцінка передусім виражає юридичні наслідки господарських процесів, а потім– економічні;

 калькуляція є окремим випадком оцінювання об'єктів обліку;

 оцінка забезпечує порівнянність економічних фактів, явищ, подій і проце- сів та їхніх наслідків у сукупності всіх суб'єктів господарювання.

 Система рахунків для групування фактів за окремими об’єктами

Система обліку отримує дані, класифікує їх та обробляє таким чи- ном, щоб отримати упорядковану й корисну інформацію для системи ме- неджменту.

Рахунки є елементами облікової системи, між якими існують інфор- маційні зв'язки. На рахунках знаходять відображення об'єкти обліку – фак- ти господарської діяльності, які показують зміни в елементах спостере- ження.

Для всіх речей, предметів характерна кількісна визначеність (певна ве- личина, число, обсяг, темп перебігу процесів, ступінь розвитку властивос- тей). Кількість є такою визначеною однорідністю, яку реально чи уявно мо- жна поділити на однорідні частини та скласти ці частини у ціле.

Однорідність предметів – основна ознака кількості, що характеризує ту чи іншу групу предметів. Відмінності між неподібними предметами ма- ють якісний характер, а відмінності між подібними предметами – кількісний характер.

Рахунок – це спосіб групування, поточного обліку та контролю за наявністю і рухом капіталу в обороті підприємства, джерел його утворення, господарських процесів та їхніх результатів. Для конк- ретних видів майна, його джерел і господарських процесів відкри- вають окремі рахунки.

Рахунок має вигляд двосторонньої таблиці, в одній частині якої фіксу- ється збільшення, в іншій – зменшення. Ліва сторона рахунка називається дебет (від лат. що означає "винен" або "мати", "одержати"), а права сторона – кредит (від лат. слова, що означає "вірити", "довіряти"). Зробити записи в лі- вій частині рахунку – це означає дебетувати рахунок, а у правій – кредитувати його. На рахунку може бути на початок періоду залишок (наявність) активів, зобов'язань чи капіталу. Такий залишок називають початковим сальдо.

Сума (разом) записів господарських операцій за дебетом або кредитом рахунка за певний період без початкового сальдо називається оборотом. Всі рахунки мають власні номери (коди) та назви, передбачені Планом рахунків.

Отже, рахунок є двосторонньою таблицею, на кожній з двох сторін якої ві- дображаються факти господарської діяльності одного й того самого типу (на одній стороні плюс – збільшення, надходження; на іншій стороні мінус – змен- шення, витрачання).

Рахунки обліку призначені для групування і поточного обліку однорідних операцій. Вони відкриваються як для активних, так і для пасивних статей бала- нсу. Розрізняють активні та пасивні (залежно від того, в якій частині балансу відображається сальдо рахунка).

Активні рахунки призначені для обліку наявності та руху активів підприємства; пасивні – для обліку наявності та руху капіталу, забезпечення і зобов'язань. Активні рахунки відо- бражають активи підприємства за їхніх складом і розміщен- ням, їхнє сальдо записують в активі балансу. Початкове і кінцеве сальдо на активних рахунках записують у дебеті. Факти господарської діяльності, що збільшують активний ра- хунок, записують за дебетом, що зменшують – за кредитом. Кінцеве сальдо визначається як різниця між сумою початко- вого сальдо і дебетових оборотів та кредитових оборотів.

Пасивні рахунки характеризують капітал, забезпечення та зобов'язання. Залишки за такими рахунками відобра- жають у пасиві балансу. Початкове і кінцеве сальдо на пасивних рахунках записують у кредиті. Факти господарсь- кої діяльності, що збільшують пасивний рахунок, запису- ють за кредитом, що зменшують – за дебетом. Кінце- ве сальдо визначається як різниця між сумою початково- го сальдо і кредитових оборотів та дебетових оборотів.

Відрізняються активні рахунки від пасивних своїм економічним змістом та будовою. Економічний зміст визначає, що обліковується на рахунку: якщо на рахунку обліковується майно, то рахунок активний, якщо джерела майна – то рахунок пасивний. Сальдо активних рахунків завжди дебетове, оскільки активні рахунки призначені для обліку наявності та руху матеріальних цінно- стей підприємства і не можна витратити цінностей більше, ніж є в наявності. Відповідно сальдо пасивних рахунків завжди кредитове. Пасивні рахун-

ки призначені для обліку наявності та руху капіталу за джерелами утворення або зобов'язань підприємства, і недоцільно погашати зобов'язання в біль- шому обсязі, ніж є у підприємства.

 Подвійний запис: обґрунтування, використання, верифікація за допомогою оборотних відомостей

Подвійний запис на рахунках є одним зі специфічних прийомів обліку. Його суть полягає в тому, що кожна господарська операція в обліку відо- бражається одночасно на двох рахунках, за дебетом одного та кредитом іншого на одну й ту саму суму.

Наприклад, якщо підприємство отримує готівку в банку, то в резуль- таті такої операції грошей у касі стає більше, а на поточному рахунку – ме- нше. Відповідно збільшується дебет рахунка "Каса" і зменшується кредит рахунка "Поточні рахунки в банках" на суму отриманої готівки. Якщо під- приємство отримує товарно-матеріальні цінності у постачальників, то цих цінностей (матеріалів, палива, товарів тощо) на складах підприємств стає більше, але одночасно на вартість цих цінностей зростає заборгованість підприємства перед постачальниками. Якщо за товарно-матеріальні цінно- сті підприємство розраховується з постачальниками, то грошових коштів на поточному рахунку стає менше, але одночасно знижується і заборго- ваність перед постачальниками. За допомогою подвійного запису здійсню- ється подвійне відображення засобів на рахунках обліку, викликаних відпо- відною господарською операцією. Механізм дії подвійного запису полягає в одночасному і взаємопов'язаному відображенні кожного факту господарсь- кої діяльності в дебеті одного рахунка і в кредиті іншого в однакових сумах. Подвійний запис в інформаційній теорії розуміють як процес відо- браження зв'язків між об'єктами обліку за допомогою рахунків через входи

і виходи у мікросистемах обліку, якими виступають рахунки.

Кожний з рахунків розглядають як мікросистему, що має вхід (дебет) та вихід (кредит), а через входи і виходи рахунок взаємодіє з множиною інших рахунків, утворюючи замкнуту систему. У системі рахунків факти господарської діяльності відображають на основі аналізу їхнього змісту та обов'язково з визначенням рахунка, в якому сума записується на вхо- ді та в якому – на виході. Такий зв'язок називають кореспонденцію рахун- ків.

Запис однієї суми на двох рахунках – на одному за дебетом, а іншому за кредитом, називається кореспонденцією рахунків, або обліковим записом, а задіяні рахунки – кореспондуючими.

Інакше кажучи, кореспонденцію рахунків розуміють як форму вираження взаємозв'язку між двома і більше рахунками, що виникають при відображенні на них господарських операцій методом подвійного запису.

За ступенем деталізації облікової інформації рахунки поділяють на синтетичні й аналітичні. Синтетичні рахунки – це рахунки, на яких облік господарської діяльності підприємств ведеться узагальнено. Синтетичні рахунки призначені для обліку інформації про склад і рух майна підпри- ємства, коштів, джерел їхнього утворення в узагальненому вигляді і в грошовому вимірнику. Для детальної характеристики об'єктів обліку ви- користовують аналітичні рахунки, в яких, крім грошового вимірника, застосовують натуральні і трудові вимірники.

Облік, здійснюваний на підставі аналітичних рахунків, називають аналітичним обліком. Наприклад, до синтетичного рахунка "Розрахунки з підзвітними особами" відкривають аналітичні рахунки за прізвищами під- звітних осіб.

Між синтетичними й аналітичними рахунками існує нерозривний зв'язок:

– на рахунках синтетичного й аналітичного обліку сальдо розміщується на одній і тій самій частині рахунка;

– якщо дебетують (кредитують) синтетичний рахунок, то однаково дебетують (кредитують) його аналітичні рахунки;

– кожну операцію на рахунках синтетичного обліку записують загальною сумою, а на відповідних аналітичних рахунках – частковими сумами;

– сума залишків і оборотів за всіма аналітичними рахунками має дорівню- вати залишку й оборотам відповідного синтетичного рахунка.

Окрім синтетичних і аналітичних рахунків, у бухгалтерському обліку ви- користовують субрахунки, які застосовують для додаткового групування усередині синтетичного рахунка. Законодавством встановлено, що підпри- ємство самостійно приймає рішення щодо ведення аналітичного обліку та відкриття рахунків третього і нижчих порядків.

Алгоритм формування облікового запису:

1.     Відповідно до змісту факту господарської діяльності визна- чають економічні об’єкти, які підлягають відображенню в об- ліку.

2.     Встановлюють рахунки, субрахунки, які служать для відо- браження визначених об’єктів.

3.     Визначають, які рахунки за характером (активні, пасивні, активно-пасивні).

4.     Визначають характер змін (збільшення, зменшення).

5.     Виходячи з принципів відображення господарських опера- цій на рахунках обліку, встановлюють, який рахунок необхід- но дебетувати, який – кредитувати.

6.     Записують проводку.

План рахунків – це систематизований перелік рахунків, який визначає ор- ганізацію всієї системи обліку на підприємствах, в організаціях і установах з ме- тою одержання інформації, необхідної для управління і контролю.

План рахунків бухгалтерського обліку, який діє нині в Україні, затвер- джений наказом Міністерства фінансів України 30 листопада 1999 р. і ре- гулюється Інструкцією про застосування плану рахунків. У ньому за де- сятковою системою наведені коди (номери) й найменування синтетичних рахунків (рахунків першого порядку) й субрахунків (рахунків другого по- рядку). Першою цифрою коду визначено клас рахунка, другою – номер синтетичного рахунка, третьою – номер субрахунка. Нові синтетичні ра- хунки можуть бути введені лише Міністерством фінансів України. Субра- хунки підприємства використовують для потреб управління, контролю, аналізу та звітності. Підприємства на свій розсуд можуть вводити нові субрахунки – другого і третього порядків зі збереженням кодів субрахунків Плану рахунків.

Структура Плану рахунків максимально пристосована до форми фінансової звітності.

Рахунки, на яких обліковують однорідні види активів або зобов’язань, об’єднані у відповідні класи. Таких класів є 10, кожен з яких має кодове значення від 0 до 9:

1.     Необоротні активи

2.     Запаси

3.     Кошти, розрахунки та інші активи

4.     Власний капітал та забезпечення зобов’язань

5.     Довгострокові зобов’язання

6.     Поточні зобов’язання

7.     Доходи і результати діяльності

8.     Витрати за елементами

9.     Витрати діяльності

0.     Позабалансові рахунки                 

Рахунки класу 0-7 є обов’язковими для всіх підприємств. Рахунки класу 9 ве- дуть всі підприємства, крім суб’єктів малого підприємництва, які ведуть тільки ра- хунки класу 8.

 Методичні вказівки щодо розв’язування задач

Приклад 1

На основі наведеної кореспонденції рахунків сформулювати зміст гос- подарських операцій.

1) Д-т 23 К-т 20; 2) Д-т 91 К-т 66; 3) Д-т 23 К-т 91; 4) Д-т 26 К-т 23; 5) Д-т 66

К-т 64; 6) Д-т 30 К-т 31.

Розв’язання 

1.       Д-т 23 К-т 20 – передано у виробництво виробничі запаси.

2.    Д-т 91 К-т 66 – нарахована заробітна плата управлінському персоналу цеху.

3.       Д-т 23 К-т 91 – списано змінні загальновиробничі витрати.

4.       Д-т 26 К-т 23 – передана з виробництва на склад готова продукція.

5.    Д-т 66 К-т 64 – утримано із зарплати працівників податок на доходи фі- зичних осіб.

6.       Д-т 30 К-т 31 –   отримана в касу з поточного рахунка готівка.

Приклад 2

За наведеними господарськими операціями про рух грошових коштів за поточним рахунком вказати кореспонденцію рахунків.

Скачано с www.znanio.ru