Тема 7 МЕЖДУНАРОДНАЯ ПЕРЕПИСКА

Тема 7
МЕЖДУНАРОДНАЯ ПЕРЕПИСКА

         В результате изучения данной темы студент должен:
знать
- основные форматы бумаги по международным стандартам;
- существующие расхождения с форматами ИСО;
- требования к заполнению бланков на международном уровне;
- основные реквизиты международного письма, правила их оформления;
- основные виды деловой корреспонденции для зарубежных партнеров;
уметь
- различать форматы бумаги по международным стандартам;
- заполнять бланк в соответствии с международными стандартами;
- определять основные реквизиты международного письма;
- определять виды писем в международной корреспонденции;
- правильно составлять и отвечать на письма зарубежных партнеров;
владеть
- навыками заполнения бланков в соответствии с международными стандартами;
- навыками правильного написания письма зарубежным партнерам.

7.1. Международные стандарты по оформлению документов
7.1.1. Форматы бумаги

         В соответствии с международными стандартами для создания управленческих документов используются листы бумаги, размеры которых устанавливает ИСО 216:1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В».

Система форматов бумаги по требованиям ИСО 216:1975 основывается на метрической системе и строится так, что каждый последующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части (параллельно наименьшей стороне листа).

Буквы А или в указывают ряд форматов, а цифра - число делений, которые были произведены, начиная с основного формата, обозначаемого 0. Например, формат А4 соответствует формату А0, деленному на четыре части. Все форматы одной серии геометрически подобны друг другу. Площади двух последовательных форматов относятся как 2:1.

Основным является ряд форматов А (ИСО - А ряд), вспомогательным - ряд в (ИСО - В ряд). Форматы ряда в используются, когда необходимы форматы, занимающие промежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А.

Стандартом предусмотрены также специально установленные длинные форматы, которые получают делением любых соответствующих производных форматов из двух выше указанных рядов на 3, 4 и 8 равных частей, параллельно наименьшей стороне листа.

Форматы бумаги (ряд А) (рис. 7.1). Для создания управленческой документации используются форматы: А3, А4, А5, А6. Формат АЗ применяется для больших таблиц, карт или диаграмм. Основным форматом для других официальных документов является формат А4. Для небольших по объему документов используется формат А5. Формат А6 предназначен для почтовых открыток и почтовых карточек.

        

Закрепленные в стандарте ИСО 216:1975 нормы ведут свое начало от системы форматов бумаги, установленных в немецком стандарте DIN 476 еще в 1922 г. Принятие международного стандарта в этой области стало возможным благодаря тому, что к 1975 г. большинство стран мира перешло на форматы бумаги по DIN 476. В России эти форматы были приняты в 1934 г. и в настоящее время они приведены в ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы».

Внедрение международных форматов бумаги в ряде стран (США, Канада и др.) столкнулось с определенными трудностями, связанными с затянувшимся переходом этих стран к метрической системе. Например, в США стандартом ANSI X3/151-1987 установлены форматы бумаги, отличающиеся от форматов по ИСО 216:1975 и имеющие следующие неофициальные названия: «Letter» (216 х 279 мм), «Legal» (216 x 356 мм), «Executive» (190 х 254 мм), «Ledger/Tabloid» (279 х 432 мм).

Расхождения с форматами ИСО вызывает целый ряд неудобств, особенно в области международных связей. Так, формат ИСО А4 на 6 мм меньше по ширине и на 18 мм больше по длине, чем формат «Letter». Эти несовпадения вызывают затруднения при копировании документов, приводят при автоматизированной обработке текстов к потере информации (например, нумерации страниц), вызывают необходимость проведения переформатирования текста и изменения программного обеспечения для работы с текстами.

7.1.2. Проектирование бланков

Формы документов разрабатываются с использованием вспомогательных средств, установленных стандартом ИСО 3535:1977 «Листы для разработки форм и схемы размещения».
         Лист для разработки форм - это схема размещения реквизитов, содержащая указатели полей и сетку линий, определяющую расположение напечатанных реквизитов. Лист для разработки форм применяется там, где расположение реквизитов с заранее напечатанным текстом точно определено таким образом, чтобы вся информация была помещена внутри границ. Образец листа приведен в приложении к стандарту. Он отпечатан на бумаге формата А4 и может использоваться для проектирования форм до этого размера включительно.

Лист имеет указатели полей: левого 20 мм; верхнего - 10 мм. На листе нанесены вертикальные и горизонтальные линии. Расстояние между вертикальными линиями - 2,54 мм (1/10 дюйма), что соответствует вертикальным линиям на Схеме размещения. Расстояние между горизонтальными линиями - 8,466 мм (1/3 дюйма).

Схема размещения - лист бумаги, снабженный шкалами и другими указателями, которые соответствуют характеристикам большинства пишущих машин. Схема размещения предназначена для расположения информации: на формах, для которых расположение реквизитов оставляется на усмотрение проектировщика. Схема размещения предназначена для проектирования форм больших размеров (АЗ и др.). Расстояние между вертикальными линиями в схеме - 2,54 мм (1/10 дюйма); горизонтальными - 4,233 мм (1/6 дюйма).

Требования к бланкам на международном уровне устанавливает стандарт ИСО 8439:1990 «Конструкция бланков. Основная схема расположения». Для бланков используются форматы бумаги А4 и А5L. На бланке выделяется область текста и поля.

Поля бланков устанавливаются по ИСО 3535:1977:

- левое - 20 мм;

- верхнее - 10 мм.

Текстовая область для формата А4 составляет: 183х280 мм; для формата А5L - 183х131 мм. Указанные размеры могут применяться также для других форматов ряда А или для других форматов, не определенных стандартами ИСО. Информация должна располагаться в текстовой области независимо от того, какой формат бумаги применяется.

Межстрочный интервал и шаг письма при создании документов устанавливает стандарт ИСО 4882:1979 «Офисные машины и оборудование для обработки данных. Интервалы между строками и знаками». Межстрочный интервал равен 4,233 мм (1/6 дюйма); шаг письма - 2,54 мм (1/10 дюйма).

По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали - на колонки. Текстовая зона документа формата А4 разделяется на 72 горизонтальных шага (72х2,54 мм. - 183 мм), разбитых на восемь колонок по 9 шагов. Линии слева, ограничивающие колонки, обозначены С0 - C8.

Текстовая область, как правило, разбивается на поля (зоны):

- поле сведений об отправителе документа (issuer field);

- поле ссылок (reference field);

- поле адреса (address field).

Сведения об отправителе документа включают его наименование, логотип и при необходимости указание на подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе документа (почтовый адрес, телефон, телекс, телеграфный адрес и т. д.), которые нельзя поместить в данном поле, указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка.

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода, дат и других сведений. Поле адреса предназначено для указания одного или двух адресов.

В стандарте ИСО 8439:1990 определены правила размещения лишь трех полей (зон) на бланке. Оформление других реквизитов документов обычно регламентируется инструкциями, принимаемыми на национальном уровне или на уровне отдельных ведомств и организаций. Например, в инструкциях регламентируется порядок оформления таких реквизитов писем, как указание на конкретное лицо, «К сведению» (Attention Line); заголовок (Subject Line); подпись (Signature); указание на приложение (Enclosure); указание на рассылку копий (CC Notation) и др.

Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации документации. Эти правила выработаны национальными службами - ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3:1988 и др.).

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов (рис. 7.2), в том числе стандартами установлены:

- форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216:1975);

- межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);

- формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990).

 

 

 

 

В международных стандартах и в российском ГОСТ Р 7.0.97-2016 по-разному установлены правила оформления полей документа (табл. 7.1).

 

При построении бланков международных писем по вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали - на колонки. Текстовая область документа форма А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.
         Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителей документа (issuer field), поле ссылок (reference feld) и поле адреса (address field).

Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 7.0.97-2016) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180:1993.

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.

На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости - подразделение или лицо, имеющее отношение к документу. Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.

7.1.3. Реквизиты международного письма

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать реквизиты, представленные в табл. 7.2.

 

         Сведения об отправителе. На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение и управление информационными потоками».

Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки - цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 453/12, где 453 - порядковый номер письма, а 12 - номер дела.

Ссылка может иметь такой вид:

- «In your please refer to EL/КД/15621» («В Вашем ответе просим ссылаться на EL/КД/15621»);

- «Kindly mention Ex 16/1716 in your reply» («Просим упомянуть Ех 16/1716 в Вашем ответе»).

Дата письма проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601:1998 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2017.04.01. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2017 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2017 г., а в США - как 7 июня 2017 г. Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 10 June 2017 (10 июне 2017). К традиционным британским способам относятся следующие  варианты оформления даты: 20 Feb. 2017; 20 February 2017. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2017. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.

Адресат («внутренний адрес»). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны. Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

В стандарте ИСО 11180:1993 содержится лишь рекомендация придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

Для написания полного почтового адреса частных лиц используются элементы, представленные в табл. 7.3.

         Ниже приведены примеры написания адресов частных лиц:

- Mr. Walter EGGERS
3040 Idaho Ave NW Apt#621
WASHINGTON D.C. 20016
USA

 

- Mr. Adam SIMPERINGHAM
37 Franklin Road
Freemans Bay
AUCKLAND
NEW ZEALAND

 

Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:

- название организации - например, Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO;

- указание на род деятельности или изделия - например, фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян;

- название отдела или подразделения организации - например, отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий отдел;

- пункт доставки;

- почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

- название территории или провинции и (или) название страны. Последние три элемента при написании адреса юридического лица указываются так же, как при написании адреса частного лица.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, затем почтовый адрес.

Приведем пример:

- Continental Supply Company
3 12 Sixth Avenue New
York, N. Y. 11011
USA

 

Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже - название фирмы, затем - почтовый адрес. Например:

- Mr. G. H. Black, Chairman,
A. Smith and Ch., Ltd.
London SWL 75 C
England

Если адресат - мужчина, то перед его фамилией ставят сокращенное слово Mr. - от Mister («господин»). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. («эсквайр»), которое ставится после фамилии. Например: «E. F. White, Esq».

Перед фамилией следует указывать имя или инициалы. Например: «Mr. Harold Brown», «Mr. A. White».

Если адресат - женщина, то перед фамилией ставится сокращенное слово Mrs. от Mistress («госпожа») или слово Miss, если женщина не замужем. Например: «Mrs. Rosainda Jones», «Miss G. Black».

Имя и фамилию лица при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена. Например:

- «E. F. Jons, D. M.» (Doctor of Medicine - доктор медицинских наук);

- «A. B. Smith, M. P.» (Member of Parliament - член парламента);

- «G. H. Dlack, K. C.V.O.» (Knight Commander of the Victorian Order - кавалер ордена Королевы Виктории).

 

Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресате (Chairman - председатель, President - президент, председатель, Managing Director - директор-распорядитель, Secretary - секретарь, Chief Accountant - главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и т. д.).

Если же известны и фамилия, и должность адресата, то они указываются следующим образом:

Артикль перед названием должности в таких случаях не употребляется.
При написании почтового адреса принята такая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны. Например:
- Индастриал Хаус 34-41
Крейгроуд Болтон ВА4 8ТФ
ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

 

Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы.

Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.

Указание на конкретное лицо «К сведению». Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка - указание на конкретное лицо - помещается отдельной строкой под адресом. Например: «Attention: Mr. P. Cooper», или «Attention of: P. Cooper», или «For the Attention of Mr. P. Cooper».

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например: «Attention of the Sales Manager» или «Аttention - Sales Department».

Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:

- «Уважаемые господа» - к организации в целом: «Dear Sirs Gentlemen» (в США);

- «Уважаемый господин» - к мужчине, если неизвестно его имя: «Dear Sir»;

- «Уважаемая госпожа» - к женщине, если неизвестно ее имя: «Dear Madam;

- «Уважаемый г-н Смит» - к мужчине: «Dear Mr. Smith»;
         - «Уважаемая г-жа Смит» - к замужней женщине: «Dear Mrs. Smith;

- «Уважаемая г-жа Смит» - - к незамужней женщине: «Dear Miss Smith;

- «Уважаемая г-жа Смит» - к женщине, если неизвестно ее семейное положение: Dear Ms. Smith;

- «Дорогой Джон» - к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу: «Dear John».

Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении поставок», «О заполнении договора».

Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н...») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.

В первой части могут использоваться следующие фразы:

- «...We are writing to inquire about...» («...Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о...»);

- «We are writing in connection on with...» («Мы пишем в связи с»);

- «We are interested ... and we would like to know...» («Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать...»).

Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами:

- «We would advise...» («Мы хотим сообщить...»);

- «It is my pleasure...» («С удовольствием сообщаю, что...»);

- «We bed to inform you that...» («Имеем честь сообщить Вам, что...»).
         Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:

- «Could you please tell me ...» («Сообщите, пожалуйста,...»);
- «Please let me know if...» («Пожалуйста, сообщите...»);
- «I should be glad to know if...» («Я был бы рад узнать...»).
         Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:
- «Thank you for your letter of (date)...» («Благодарю Вас за письмо от (дата)...»);
- «We have received your letter of (date)...» («Мы получили Ваше письмо (дата)...»).
         В деловой переписке используются следующие выражения благодарности и внимания:
- «It is very kind of you to...» («Очень любезно с Вашей стороны...»);
- «I am writing to thank you very much indeed for...» («Пишу, чтобы поблагодарить Вас за...»);
- «May I take this opportunity of thanking you for...» («Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас...»);
- «Thank you for contributing so much to...» («Благодарим за Ваш большой вклад в...»);
- «Please, accept me sincere (deep) appreciation for your help...(«Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь...»).
         Извинения могут начинаться такими словами:
- «We must apologise for...» («Мы должны извиниться за...»);
- «We apologise for...» («Мы извиняемся за...»);
- «We are extremely sorry for...» («Мы очень огорчены из-за того, что...»);
- «I wish to offer me sincere apologies for...» («Хочу принести свои самые искренние извинения за...») и т. п.
         После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:
- «I look forward to receiving your soon reply...» («Буду ждать Ваш ответ...»);
- «Looking forward to hearing from you...» («С нетерпением жду ответа...»).
         В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации:
- «I hope that this information will help you» («Надеюсь, что эта информация Вам поможет»);
- «Please, do not hesitate to contact me if you need any further information» («Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация»).
         Заключительная формула вежливости. В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения:
- «Yours faithfully»;
- «Yours truly»;
- «Yours very truly».

Указанные фразы можно перевести как «С уважением», «Искрение Ваш», «Наилучшие пожелания».
         В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:
- «Dear Sirs/Sir/Madam/Yours faithfully»;
- «Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith/Yours sincerely»;
- «Dear John/Best wishes».
         В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма.
Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.
         Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например: «Yours sincerely Mr. S. Basuki Manager».

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства. Например:

- For a. Smith and Co., Ltd
D. Whith
Export Department

         Перед подписью может стоять отметка «р. р.». - «за», «от имени», или «Per pro» - «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

Отметка о наличии приложений. В письмах зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosure», если приложение одно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например: «2 Enclosures».

Возможно сокращенное обозначение: «Епс.». В отметке о приложениях могут быть названы документы-приложения.

Указание на рассылку копий письма. В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с. с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например: «с. с. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyerse».

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («without copies»).

Постскриптум. За рубежом допускается внесение дополнительной информации в дело после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами Р.S. (от лат. post scriptum - «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись.

Оформление второго и последующих листов письма. В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма №...». Например: «Continuation Sheet No.....».

Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация, которой оно адресуется, и дата. Например:

«Mills and Green Continuation Sheet No
Messrs. A. Smith and Co., Ltd
12 May 2017»

 

Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме последней, пишется: «Сontinued» - или сокращенное: «Cont'd» (Countd), что значит «имеется продолжение».

7.2. Подготовка деловой корреспонденции для зарубежных партнеров

         Приведем основные примеры текстов писем с зарубежными партнерами.

7.2.1. Встречи, обмен визитами

Dear Sirs,

We thank you for notifying us that Mr... is to visit us on (date).
We shall be pleased to receive him and discuss our mutual business interests.
Yours faithfully,...

Уважаемые господа!
Благодарим вас за извещение о визите господина... к нам (дата).
Рады будем встретить его и обсудить с ним наши взаимные деловые интересы.
С уважением.....

Dear Mr...
During the International Furniture Fair you've visited our stand and were interested in our new products, in particular, in office furniture.
I would be very glad to discuss with you the possibility of office furniture selling in your country and thus to establish relations with your соmраnу.
We could meet at our Headquarters in Moscow unless you prefer to have a meeting at your company in Canada.
Hope to have a meeting with you very soon.
Yours faithfully,...

Уважаемый господин...!
Во время работы Международной мебельной ярмарки Вы посетили наш стенд и проявили интерес к нашим новым товарам, в частности к офисной мебели.
Я буду рад обсудить с Вами возможность продажи офисной мебели в вашей стране и, таким образом, установить связи с вашей фирмой. Мы могли бы встретиться в нашей головной конторе в Москве или по вашему усмотрению -
в вашей фирме в Канаде.
Рассчитываю на скорую встречу с Вами. С уважением,...

Dear Sirs,
In connection with your inquiry and in confirmation of our talk with your representative Mr... we are informing you that we could send a group of specialists to conduct a course of training at your company.
The general conditions on which we usually send our specialists abroad are the following:
You are to reimburse us for the following expenses: monthly salaries in $ USA, transfer allowances for each specialist, specialists' round trip air travelling expenses, tourist class, the insurance of specialists with...against professional risks and accidents.
You are also to provide at your own expense the specialists with furnished accommodation.
In addition you are to provide our specialists with free medical service, including hospitalization.
The period of their stay in your country is to be agreed upon during negotiations.
Awaiting your reply.
Yours faithfully,...

Уважаемые господа!
В связи с вашим запросом и в подтверждение беседы с вашим представителем господином..., сообщаем вам, что мы готовы направить группу специалистов для проведения курса обучения в вашей фирме.
Основные условия, на которых мы обычно направляем специалистов за рубеж, следующие.

Вы должны возместить нам расходы по месячным окладам специалистов в долларах США, подъемным пособиям за каждого из них, стоимость проезда специалистов из... до... и обратно самолетом по нормам туристического класса, страхованию специалистов в...от производственных рисков и несчастных случаев.
Кроме того, вы должны за свой счет обеспечить специалистов жильем.
Вы также должны предоставить им бесплатную медицинскую помощь, включая возможность госпитализации.
Сроки пребывания специалистов в вашей стране подлежат согласованию во время переговоров.
Ждем вашего ответа.
С уважением,...

Dear Mr.....
We understand from the Moscow Cultural Centre that you will be visiting Russia next month and that it might be possible for our Ministry to pay your travel expencesto...
We shall be very glad if you would hold a seminar for... on (topic), 6th November at 10 a. m. till 12 noon. We usually have a short lecture about 40 minutes in length, followed by discussion. About 30 people might be there.
You could talk on any subject in connection with your work. If you cannot come on this particular day, we could arrange for the seminar to be transferred to another day of the week, begining 2nd November or even the following week, if you wished.
If you like, I will arrange accomodation for you in a hotel.
It would give us very much pleasure if you accept (we shall be pleased if you will accept, we sincerely hope that you will be able to accept, we should be much obliged if you could accept) this invitation.
Yours faithfully,...

Уважаемый господин...!
Как сообщили нам из Московского культурного центра, Вы посетите Россию в следующем месяце и министерство может оплатить Вам поездку в...
Мы будем очень рады, если Вы примите участие в нашем семинаре для... по (тема)... 6 ноября с 10.00 до 12.00. Обычно мы устраиваем лекцию примерно на 40 минут с последующим обсуждением. Присутствовать будут около 30 человек.
Вы можете выступить на любую тему, связанную с вашей работой. Если Вы не можете приехать именно в этот день, мы готовы перенести семинар на другой день недели начиная со 2 ноября или на следующую неделю по вашему усмотрению.
Мы можем забронировать Вам гостиницу, если это необходимо.

Будем Вам очень признательны, если Вы примите это приглашение.
С уважением....

Dear Sirs,
I have been considering what dates I would be able to offer and suggest for your consideration dates between 10th January to 20^th February. It will be nesessary for me to obtain a leave of absence from my duties during this time and it would help me very much if you could let me know fairly soon the exact dates within this period which would be acceptable for my visit.
Yours faithfully.....

Уважаемые господа!
Я обдумал возможные даты моего визита и предлагаю вам на выбор интервал между 10 января и 20 февраля. Мне необходимо будет получить отпуск на время этой поездки, поэтому было бы желательно, если бы вы сообщили мне как можно скорее точные даты в пределах этого периода, наиболее удобные для моего визита.
С уважением,....

Gentlemen,
We would very much like to express our appreciation for the friendly reception you gave Mr... of our firm.
We are convinced that the agreements drawn up at that meeting will produce positive results. Yours faithfully,...

Господа!
Благодарим Вас за гостеприимство (дружеский прием), оказанное нашему представителю г-ну...
Мы уверены, что соглашения, достигнутые на этой встрече, принесут положительные результаты.
С уважением...

Dear Mr....,
I am writing to thank you for the help you afforded me when I was in... (place).
Your cooperation was very much appreciated and I look forward to returning the hospitality when you (if you should) visit (place).
Once again, my thanks.
We wish to confirm the arrangements whereby Mr... of your firm will visit us in... toward the end of month for further discussions.
We wish to assure you that Mr... will be considered our guest for the duration of his visit.
Sincerely yours,...

 

Уважаемый господин...!
Выражаю благодарность за Вашу помощь, оказанную мне, когда я был... (место).
Я высоко ценю сотрудничество с Вами и готов оказать Вам ответное гостеприимство, когда Вы посетите (место).

Еще раз примите мою благодарность.
Подтверждаем договоренности, согласно которым ваш представитель г-н... посетит нас в... (город) в конце месяца для проведения дальнейших консультаций.
Заверяем Вас, что г-н... будет гостем нашей фирмы в течение всго своего визита.
С уважением,...

7.2.2. Выставочная деятельность

Dear Mr....,
We are glad to inform you that from... to... in... there will be an exhibition of...
We would ask you to take part in the exhibition as the goods produced by your factory are always in demand.
Waiting for your reply as soon as possible.
Sincerely yours,...

Уважаемый господин...!
Мы рады сообщить Вам, что с... по... в... будет проводиться выставка...
Мы бы хотели пригласить Вас принять участие в этой выставке, т. к. продукция, выпускаемая вашим заводом, всегда пользуется большим спросом.
Ждем вашего ответа в возможно короткие сроки.
С уважением....

Dear Mr....,
Our firm will be an exhibitor at the upcoming Moscow Fair and we would be especially pleased to personally show you the full line of our production. May I suggest that we meet at 16.30 on the opening day, Tuesday 14 October, at our stand No... Please let us know if that will be convenient to you.
Yours faithfully,...

Уважаемый господин...!
Наша фирма участвует в качестве экспонента в предстоящей Московской ярмарке, и нам будет особенно приятно показать лично Вам всю нашу продукцию. Предлагаю Вам встречу в 16.30 в день открытия во вторник 14 октября у нашего стенда №... Прошу сообщить, удобно ли это для Вас.
С уважением,...

7.2.3. Договоры

Dear Sirs,
We would ask you to quote for (details of requirements) to bedelivered to (destination) by (date).
The quotation required is c. i.f.... (port).
Yours faithfully,....

Уважаемые господа!
Мы бы хотели, чтобы Вы дали нам предложение на (описание товара), который должен быть поставлен в (пункт назначения) (дата).
Предложение требуется на условиях СИФ... (порт).
С уважением,....

Dear Sirs,
This is to advise you that because of force-majeure circumstances (because of a heavy storm) port... is temporarily closed and we shall not be able to place your vessel for unloading.
We shall appreciate it if you suspend shipment of equipment till we notify you about the end of force-majeure circumstances.
We hope this short delay will not affect the schedule of deliveries.
Yours faithfully,.....

Уважаемые господа!
Сообщаем, что ввиду обстоятельств непреодолимой силы (из-за сильного шторма) порт... временно закрыт и мы не сможем поставить ваше судно под разгрузку.
Мы будем Вам очень признательны, если Вы задержите отгрузку оборудования до нашего уведомления о прекращении форсмажорных обстоятельств.
Надеемся, что эта кратковременная задержка не скажется на графике поставок.
С уважением,.....

Dear Sirs,
In reply to your inquiry concerning our terms of payment, we would like to inform you as follows.
Our conditions are... % discount on cash payment, or net price within... days.
Yours sincerely.....

Уважаемые господа!
В ответ на ваш запрос о наших условиях оплаты сообщаем Вам следующее. Наши условия:... % скидки при оплате наличными или цена нетто в течение... дней.
С уважением,....

 

Dear Sirs,
Due to the increase in raw material costs, we must unfortunately raise the cost of our merchandise to you.
We have enclosed our new price list for your review which goes into effect on... Any orders placed between now and (date) will be honored at the lower prices.
We wish to know that you will understand the necessity for this price increase.
Yours sincerely,....

Уважаемые господа!
С сожалением сообщаем Вам, что в связи с повышением цен на сырье мы вынуждены повысить цены на товары, поставляемые Вам.
Прилагаем для вашего рассмотрения список новых цен, которые начнут действовать с... Любые заказы, сделанные до этого срока будут выполнены по более низким ценам.
Надеемся, что вы понимаете необходимость такого повышения цен.
С уважением,...

Dear Mr...,
I am writing to point out that we have still not received the countersigned copy of our agreement with you not the advance payment due. I am afraid until the advance is received and counter-signed copy is in our possession we can not consider the contract valid. I must ask you to look into this matter as soon as possible.
Yours sincerely.....

Уважаемый господин...!
Пишу, чтобы обратить ваше внимание на то, что мы еще не получили ни подписанного вами экземпляра договора, ни причитающегося нам аванса. Боюсь, что пока мы не получим аванс и не будем иметь подписанного экземпляра договора, мы не сможем считать его вступившим в силу. Прошу Вас разобраться в этом деле как можно скорее.
С уважением,...

7.2.4. Конфликтные ситуации. Конфликты

Dear Sirs,
This is to acknowledge our receipt of your invoice No... A check of our records indicates that payment for this invoice was made on (date) with our check No... payable to you in the amount of $....
Please review your records and bank deposits to be sure that you have not received our payment. If you are still unable to find a record of payment, let me know, and I will request a copy of our check, and forward it to your office.
If I do not hear from you, I will assume that you have found our payment and have appropriately credited our account.
Yours faithfully.....

Уважаемые господа!
Настоящим подтверждаем получение вашего счета-фактуры №... Проверка нашей отчетности показывает, что выплата по этому счету-фактуре была произведена (дата) с помощью нашего чека №...на ваше имя в размере... долл.
Просим вас проверить свою отчетность и банковские депозиты, чтобы удостовериться, что вы не получали наш платеж. ЕслиВы не сможете найти запись о выплате, дайте мне знать, и я запрошу копию нашего чека и направлю ее в ваш офис.
Если от вас не будет известий, я буду считать, что вы нашли нашу выплату и, соответственно, кредитовали наш счет.
С уважением,...

Dear Sirs,
We acknowledge receipt of your letter of September 5, this year, from which we have learned that you make a claim on us for the sum of...dollars for the delay in submitting the technical documentation under Contract No...
We have carefully studied your claim and must inform you that the delay in submitting the technical documentation occurred through no fault of ours. We would like to remind you that Article 6 of the above contract provides for the submission of the technical documentation within three months after you open an irrevocable letter of credit in our favour with the Bank for Foreign Trade for the sum of... dollars. You undertook to open the letter of credit before June 5, this year; it was actually opened by you on July 25, i. e. more than a month overdue.
Thus, you have infringed the contract in respect of terms of payment, which has caused the delay in submitting the technical documentation and consequently you cannot hold us responsible and claim damages.
Yours faithfully,...

Уважаемые господа!
Подтверждаем получение вашего письма от 5 сентября этого года, из которого мы узнали, что вы предъявляете нам претензию на сумму... долл. за задержку в передаче технической документации по контракту №...
Мы тщательно рассмотрели вашу претензию и должны сообщить, что задержка в передаче техдокументации произошла не по нашей вине. Напоминаем вам, что п. 6 вышеуказанного контракта предусматривает передачу техдокументации в течение трех месяцев после открытия вами в нашу пользу безотзывного аккредитива в Банке внешней торговли на сумму... долл. Вы обязались открыть аккредитив до 5 июня этого года, фактически же он был открыт вами 25 июля, т. е. с опозданием более чем на один месяц.
Таким образом, вы нарушили контракт в отношении условий платежа, что и вызвало задержку в передаче техдокументации, и, следовательно, вы не можете возлагать на нас ответственность и требовать уплаты неустойки.
С уважением,...

Dear Sirs,
On examining the consignment we found that...
We should be very much obliged if you would rectify this error (send us replacements, etc.) at your earliest convenience, and advise us by return what steps you are taking to do this.
Yours faithfully,...

Уважаемые господа!
При проверке груза мы обнаружили, что...
Будем вам благодарны, если вы исправите эту ошибку (вышлете качественный товар взамен дефектного и т. д.) как можно скорее и сообщите нам обратной почтой, какие шаги предпринимаются вами в этом направлении.
С уважением,...

Dear Sirs,
We have for acknowledgement your letter of... referring to the consignment of (goods) dispatched to you on (date) under your Order №...
We were sorry to hear that (goods) were not satisfactory up to sample (as per invoice, etc.) and have now dispatched (details of replacements) by (details of dispatch).
Please accept our apologies for the inconvenience caused.
Yours faithfully,...

Уважаемые господа!
Подтверждаем получение вашего письма от... относительно партии товара..., поставленного вам (дата) согласно вашему заказу №....
С сожалением узнали, что... (товар) оказался неудовлетворительным (несоответствующим образцу, счету-фактуре и т. д.), взамен вам отгружен... (подробности замены)... (вид транспортировки груза).
Пожалуйста, примите наши извинения за причиненное неудобство.
С уважением,...

 

Gentlemen,
We have for acknowledgement your letter of... regarding the late delivery of your Order No...
This consignment has been held up because of...; however, we assure you that we are making every effort to get your (goods) to you and anticipate that delivery should be effected by...
Please accept our apologies for this delay.
Sincerely yours,......

Господа!
Подтверждаем получение вашего письмо от... относительно нарушения сроков поставки товара по вашему заказу №...
Этот груз был задержан по причине...; однако заверяем вас, что мы делаем все возможное для того, чтобы вы получили свой (товар), и ожидаем, что поставка должна быть осуществлена к...
Пожалуйста, примите наши извинения за эту задержку.
С уважением,....

7.2.5. Информационное обеспечение

Gentlemen,
We thank you for your enquiry of... and are pleased to send you, by parcel post, two copies of General Catalogue of (name of products).
We have marked the types of (name of products) available now for sale and if you advise us which models are of interest for you, we shall be glad to send you their detailed description with drawings.
Sincerely yours,.....

Господа!
Благодарим за запрос от... и рады выслать вам почтой два экземпляра Общего каталога (наименование продукции). Мы отметили имеющиеся сейчас в продаже типы (наименование продукции) и, если вы сообщите нам, какие модели вас интересуют, будем рады выслать вам подробные описания с чертежами.
С уважением,...

Gentlemen,
We thank you for your letter of...
To our regret we are unable to send you any publications covering Models... as they are not of print. A new impression is being printed and as soon as the publications are received from the printing works, we shall not fail to send you the copies.
Sincerely yours,..

Господа!
Благодарим за письмо от...

К сожалению, мы не можем выслать вам литературу по моделям..., т. к. весь тираж разошелся. Новый тираж сейчас находится в печати, и как только мы его получим из типографии, то немедленно вышлем вам несколько экземпляров.
С уважением,...

Dear Sirs,
We have seen your advertisement in the trade magazine «Modern Clothes» regarding the new fabrics now available.
We should be obliged if you would send us your pattern books showing the complete range of these fabrics together with the price-list.
Please note that we are importers of quality clothing materials, and have large annual requirements for our many outlets throughout France.
Yours faithfully,...

Уважаемые господа!
Мы видели в журнале «Современная одежда» рекламу новых тканей, предлагаемых вами.
Будем признательны, если вы вышлете нам каталоги всех образцов этих материалов вместе с прейскурантами.
Просим принять во внимание, что мы являемся импортерами высококачественных тканей, и нам требуется большое их количество для наших многочисленных магазинов во всех частях Франции.
С уважением,...

Dear Sirs,
We were interested to receive your circular announcing the launching of new machines for...
We would be pleased if you would let us have detailed information about these machines as well as your terms of sale.
Yours faithfully,...

Уважаемые господа!
Мы были заинтересованы в получении вашего рекламного буклета, в котором упоминалось начало производства новых машин для....
Будем рады, если вы предоставите нам подробную информацию об этих машинах, а также об условиях их поставки.
С уважением,...

7.2.6. Финансовые вопросы

Dear Sirs,
We inform you that we have shipped your Order No... from... (place of delivery) on (date). Regarding future transactions, your request for open account terms is granted and we shall expect payment quarterly.
Yours faithfully,.....

 

Уважаемые господа!
Сообщаем вам, что товар по заказу №... отгружен из... (название места отгрузки) (дата). Что касается сделок в будущем, то ваша просьба об условиях открытого счета удовлетворена, и мы будем ожидать оплаты ежеквартально.
С уважением,...

Dear Sirs,
We inform you that your account with us is currently overdue. I have enclosed a statement of your account, which shows a balance due of... If there is some reason why you have failed to remit your payment, please call us, and let's discuss the problem. If it would be more convenient, please feel free to write a note at the bottom of this letter and send it to my office in the enclosed envelope. Thank you for your prompt attention to this matter.
Yours faithfully,.....

Уважаемые господа!
Информируем вас, что ваш текущий счет у нас просрочен. Прилагаю выписку из него, в которой указана балансовая задолженность в размере... Если задержка с перечислением выплаты обусловлена какой-либо причиной, позвоните нам и мы обсудим эту проблему.
Пожалуйста, если вам будет удобнее, напишите примечание внизу этого письма и вышлите его в адрес моего офиса в прилагаемом конверте. Благодарю вас за должное внимание к этому вопросу.
С уважением,......

Dear Sirs,
We have for acknowledgement your letter of... requesting an extension of credit.
Unfortunately we cannot grant you any extra time to pay, since the account is already three months overdue.
We must ask you to remit by return.
Yours faithfully,...

Господа!
Подтверждаем получение вашего письма от... с просьбой о продлении срока кредита.
К сожалению, мы не можем продлить срок оплаты, т. к. счет просрочен на три месяца.
Мы вынуждены просить вас оплатить с обратной почтой.
С уважением,...

7.2.7. Транспорт

Dear Mr....,
I was sorry to hear about the damage to part of the consignment (No...) that we sent you last week. I have checked with our despatch department and they told me that the goods left here in perfect condition. There should be our checker's mark on the side of each box. As you made the arrangements for delivery, I am afraid we cannot help you. However, I suggest you to write to transport company... and if the goods were carried at company's risk' I am sure they will consider compensation.
I have enclosed the documents to help you with your claim.
Yours sincerely,...

Уважаемый господин...!
Очень сожалею о повреждении части груза (№...), который мы отправили Вам на прошлой неделе. Я проверил факт в диспетчерском отделе, и мне сказали, что товары были отправлены отсюда в хорошем состоянии. На боковой стороне каждой коробки должны быть отметки контролеров. Поскольку Вы сами договаривались о доставке, я боюсь, что мы не сможем помочь Вам. Тем не менее, предлагаю Вам обратиться в транспортную фирму..., и если товары перевозились под «риск компании», то уверен, что они рассмотрят вопрос о компенсации. Вкладываю в письмо все документы, которые помогут в вашем иске.
Искренне Ваш,...

Gentlemen,
The shipment of goods which you announced in your letter of... has arrived today. An immediate examination of the shipment indicated that it is in order.
Sincerely yours,....

Господа!
Товар, об отгрузке которого вы известили нас в своем письме от..., прибыл сегодня. Немедленный осмотр груза показал, что с грузом все в порядке.
С уважением,...

Dear Sirs,
We intend to place an order with you for approximately..., but before we send our official indent covering these we should be obliged if you would quote us the cost of freight. We are not yet sure if it would be more convenient for us if you deliver by air instead of by sea, and would therefore ask you to supply both figures. It may be that a moderate increase in freight cost when the consignment is sent by air could
be offset by speedier delivery to customers.
Yours faithfully,....

Уважаемые господа!
Мы собираемся разместить у вас заказ приблизительно на....., но прежде чем мы вышлем свой официальный заказ на эти товары, мы были бы очень признательны, если бы вы сообщили нам стоимость фрахта. Мы еще не уверены, будет ли удобнее для нас, если Вы поставите товар самолетом, а не морским транспортом, поэтому просим вас сообщить нам обе цены. Возможно, что умеренное увеличение стоимости доставки в случае отправки груза по воздуху будет компенсировано более быстрой доставкой заказчикам.
С уважением.,...

Dear Sirs,
We wish to inform you that your order No... dated... has been shipped today. The goods were shipped by truck through (company), f. o.b....
We hope you will be satisfied with this shipment and we look forward to additional orders from you.
Yours faithfully,....

Уважаемые господа!
Сообщаем вам, что в соответствии с вашим заказом №... от... товар был отгружен нами сегодня. Товар отправлен автотранспортом при посредничестве (компания) на условиях ФОБ... Надеемся, что Вы будете удовлетворены этой отгрузкой и разместите у нас в будущем дополнительные заказы.
С уважением,....

Dear Sirs,
Your consignment of chemicals is now ready for dispatch, and we are arranging shipment by (the name of the vessel) sailing from (the name of the port) ori (the date).
The sulphuric acid is supplied in sixteen 4-gallon carboys, doublepacked for extra safety, and with a protective lid to avoid breakage of the mouth.
The ammonia is in twenty 5-cwt. steel drums, and the crystals-have been packed into ten 2-cwt. sacks.
Please confirm safe arrival of the consignment.
Vours faithfully,.....

Уважаемые господа!
Партия ваших химикатов сейчас готова к отгрузке, и мы собираемся погрузить их на (название судна), выходящего из (порт) (дата).
Серная кислота находится в 16 оплетенных бутылях по 10 л в каждой, с двойной упаковкой для большей безопасности и с защитной крышкой во избежание боя горлышка бутылей.

Нашатырный спирт находится в 20 стальных барабанах по 5 л в каждом, а кристаллы упакованы в 10 мешках по 20 кг каждый.
Просим подтвердить благополучное прибытие груза.
С уважением,...

 

Dear Sirs,
We are pleased to inform you that your order for (goods) was dispatched by container service via (port) on (date).
As instructed we inserted... as the destination on the Railway Consignment note.
Yours faithfully,....

Уважаемые господа!
Мы с удовольствием сообщаем вам, что ваш заказ на (товар) был отправлен контейнерной службой через (порт) (дата).
Как было оговорено, мы указали... как пункт назначения в железнодорожной накладной.
С уважением,...

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Каковы различия в оформлении реквизитов в письме внутри России согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и в международном письме согласно стандартам ИСО?
2. Какие существуют реквизиты международного письма? Расскажите о правилах их оформления и расположения на бланке письма.
3. В чем состоят основные рекомендации по составлению текстов международных писем?
4. Составьте письмо-ответ фирмы.
5. Составьте письмо фирмы зарубежному партнеру с напоминанием выполнить заказ на поставку продукции. В случае неотправки следует выразить просьбу вернуть направленные деньги.
6. Составьте письмо администрации зарубежному партнеру.
7. Составьте письмо-просьбу производственного коммерческого предприятия зарубежному партнеру о поставке товаров.
8. Составьте информационное письмо коммерческой фирмы зарубежному партнеру о возможности продажи товаров.
9. Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы зарубежному партнеру об организации встречи для установления сотрудничества в поставках.

 

 

ИСТОЧНИК ЛИТЕРАТУРЫ

Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство : учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. — 4-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 545 с. — (Профессиональное образование).