Тема 8 РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Тема 8
РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

         В результате изучения данной темы студент должен:
знать
• группы документов, относящихся к конфиденциальной информации;
• правила защиты документов, содержащих коммерческую тайну;
• процесс работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения;
• технологию обработки конфиденциальных документов;
• этапы подготовки делопроизводителем конфиденциальных документов;
• основные операционные технологические системы обработки и хранения конфиденциальных документов;
• организацию процедуры передачи и уничтожения документов, дел и носителей информации;
уметь
• различать документы, содержащие конфиденциальную информацию;
• обеспечивать защиту документов, содержащих коммерческую тайну;
• правильно определять этапы документирования конфиденциальной информации;
• подготавливать и обрабатывать конфиденциальный документ;
владеть
• навыками подготовки и обработки конфиденциальных документов;
• методикой защиты коммерческой тайны.

8.1. Организация работы с документами

Делопроизводитель является ключевой фигурой в большинстве организаций по работе с самой различной информацией. Значительная часть этой информации является конфиденциальной и представляет большой интерес для конкурентов. Делопроизводитель должен знать, что может быть отнесено к подобной информации и какими методами необходимо осуществлять ее защиту.

8.1.1. Сведения, относящиеся к конфиденциальной информации

Конфиденциальная информация в широком смысле слова может быть определена как любая информация, находящаяся в распоряжении отдельного субъекта - носителя данной информации, раскрытие которой иными субъектами может привести к неблагоприятным для ее владельца последствиям. Конфиденциальная информация в узком смысле слова нередко определятся как документированная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством.

Кроме приведенных, достаточно общих определений, имеются и другие. Так, например, под конфиденциальной предлагается понимать любую неопубликованную информацию (устную, письменную, визуальную, видео, компьютерные диски), которая раскрывает основные направления и перспективы деятельности, открытия, изображения, промышленные образцы, алгоритмы и программное обеспечение ПК, деловые секреты, системы управления, маркетинга и сбыта продукции, а также результаты любых совещаний и переговоров.

Среди различных понятий информации конфиденциальная информация - наиболее широкое по объему понятие. Оно объединяет категории сведений, функционирующих в сфере закрытых информационных ресурсов. Это сведения, имеющие статус тайны личной жизни граждан, тайны голосования, профессиональной тайны (врачебной, следственной, адвокатской и др.), тайны корреспонденции, телефонных и иных сообщений, коммерческой и банковской тайны, государственных секретов, тайны исповеди и др.

КТ (коммерческая тайна) - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению. КТ как вид конфиденциальной информации в сфере государственной, предпринимательской и иной хозяйственной деятельности представляет собой сведения, касающиеся указанной деятельности субъекта хозяйствования (независимо от форм собственности), утрата которых может нанести ущерб субъекту хозяйствования - носителю конфиденциальной информации.
         Обеспечение сохранности конфиденциальной информации организации требует соблюдения следующих условий:

- определение сведений, составляющих КТ;

- обеспечение порядка их защиты.

Если эти условия не выполнены, у организации нет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ.

Сведения КТ организации можно условно разделить на два крупных блока (табл. 8.1):

- научно-техническая (технологическая) информация;

- деловая информация.

 

 

Сведения, которые не являются КТ (рис. 8.1):
         - учредительные документы (решение о создании организации или договор учредителей) и устав;

- документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационное удостоверение, лицензия, патент);
         - сведения по установленным формам отчетности;
         - документы финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему;

- документы о платежеспособности;
         - сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест.

 

 

 

 

Состав и объем сведений, составляющих КТ организации, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков.

8.1.2. Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Делопроизводитель имеет доступ к самым различным источникам информации. Он может ее получать:

- организуя различные совещания, приемы, переговоры;

- принимая и обрабатывая корреспонденцию;

- составляя и контролируя исполнение документов;

- проводя телефонные переговоры;

- принимая посетителей и т. д.

Делопроизводитель по роду своей деятельности должен знать, кто и к какой информации или оборудованию имеет допуск, и придерживаться установленных правил. И если, например, руководитель организации вдруг заинтересовался конфиденциальным документом, следует твердо и тактично пресечь эту попытку.

Для предотвращения утечки информации при приеме посетителей, особенно из других организаций, компьютер секретаря должен быть выключен или повернут монитором в сторону от вошедших, а документы секретариата недоступны для прочтения. Делопроизводитель обязан четко представлять, что защита служебной тайны и КТ от неправомерных посягательств может осуществляться на основе норм гражданского, административного либо уголовного права.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

- разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;

- ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;

- использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;

- осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Допуск секретаря к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Руководитель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению КТ. Делопроизводитель при поступлении на работу должен подписать трудовой договор и обязательство о неразглашении КТ.

В этих документах быть отражаются следующие обязательства сотрудника:

- не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после увольнения, если иной срок не определен трудовым договором;

- соблюдать доведенные до сведения работника требования по защите КТ;

- не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца;

- не иметь никаких обязательств перед другими лицами и организациями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле не менее пяти лет после его увольнения. Руководителем организации издается приказ о Перечне сведений, составляющих КТ организации и мерах по охране этих сведений. Сотрудники под расписку знакомятся с приказом. Как правило, приказом руководителя организации назначается секретарь или в отдельных случаях должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Если сведения из Перечня переносятся в документы, документы становятся конфиденциальными, и от того, как будет организована работа с ними, зависит, в конечном счете, успешная деятельность организации.

8.1.3. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Делопроизводитель, допущенный к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должен пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении КТ организации. Памятка составляется с учетом специфики организации и утверждается руководителем.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Для сохранения КТ в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, которое несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом.

Листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист, причем указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Хранятся дела в сейфе, который опечатывается секретарем. Другие сотрудники организации не должны иметь доступ к этому сейфу.

Документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра проставляют гриф ограничения доступа:

Конфиденциально
Экз. № 1
или

Коммерческая тайна
Экз. № 1

 

Гриф показывает, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит организации и охраняется законодательно.
         В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права на них организации, порядок использования и т. п. Например, если КТ является результатом совместной деятельности с другой организацией, то необходимость сохранять ее должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «Подпись» и «Отметка об исполнителе»). Например:

 

Составлен в двух экз.:
экз. № 1 - в адрес;
экз. № 2 - в дело № 2-4.

 

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом. Например:

Разрешаю:
1. А. Е. Мамичеву
2. А. В. Кремневу
Подпись руководителя
Дата

 

Печатает документы с грифом «КТ» обычно делопроизводитель. В случае их большого объема они могут изготавливаться централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики (или файлы), варианты документа уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа:

 

«Черновик (или файл) уничтожен.

Подпись.

Дата».

 

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом “КТ”». При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов организации. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются секретарем. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом "КТ"».

При выдаче делопроизводителем документа, сотрудник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись. Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату делопроизводителем в тот же день. С разрешения руководителя отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение необходимого для выполнения работы срока, при условии полного обеспечения сохранности документов на его рабочем месте (наличие сейфа, кодового замка и т. д.). При возврате документа с грифом «КТ» делопроизводитель сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел другим сотрудникам организации, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководителя и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом "КТ"».

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель может разрешить вынос таких документов (для согласования, подписания и т. п.) с принятием необходимых мер предосторожности.

В организации должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководителя организации в специально выделенном помещении. Копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом "КТ"». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии лица, ответственного за документ. Бракованные копии он забирает. Они подлежат немедленному уничтожению. Дела с грифом «КТ» и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел организации.

По окончании года специально созданная комиссия организации выполняет следующие работы (рис. 8.2):

- проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;

- отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;

- отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

 

 

 

Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководителя может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документа с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель организации, служба безопасности. Принимаются меры к розыску. Для расследования факта утраты документа руководителем организации назначается комиссия. На утерянный документ после того, как розыск не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом "КТ"» вносятся соответствующие отметки об утрате.

В случаях, когда делопроизводитель переходит на другую работу или увольняется, производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем организации или его заместителем. При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» делопроизводитель составляет отдельную опись. На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, секретарем составляется акт, утверждаемый руководителем организации. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

8.2. Технология обработки документов

Конфиденциальные, как и открытые документы, находятся в постоянном движении. Перемещение конфиденциальных документов по множеству иерархических уровней управления создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации, требует от секретаря осуществления защитных мер в отношении документопотоков и документооборота в целом.

Делопроизводитель должен осознавать, что при движении конфиденциальных документов по инстанциям увеличивается число источников (сотрудников, баз данных, рабочих материалов и т. п.), обладающих ценными сведениями, и расширяющие потенциальные возможности утраты конфиденциальной информации, разглашения ее персоналом, утечки по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации.

8.2.1. Этапы подготовки делопроизводителем конфиденциальных документов

Под исполнением конфиденциального документа понимается процесс документирования делопроизводителем управленческих решений и действий, результат выполнения руководителем и сотрудниками организации поставленных задач и отдельных заданий, поручений, а также реализации функций, закрепленных за ними в должностных инструкциях.

Факторы, инициирующие процесс исполнения, представлены на рис. 8.3.

 

 

 

         В отличие от исполнения процесс использования документа предполагает включение его в информационно-документационную систему, обеспечивающую исполнение других документов, выполнение управленческих действий и решений.

Для использования в работе обычно поступают: законодательные акты, организационно-правовые, нормативные, распорядительные, справочно-информационные документы, разнообразные рекламные издания и научно-техническая информация.

В ходе исполнения конфиденциальные документы подвергаются максимально возможному спектру угроз, которые реализуются за счет:

- документирования конфиденциальной информации на случайном носителе;

- подготовки к изданию документа, не обоснованного деловой необходимостью или не разрешенного для издания, т. е. документирования определенной информации;

- включения в документ избыточных конфиденциальных сведений, что равносильно разглашению тайны организации;

- случайного или умышленного занижения грифа конфиденциальности сведений, включенных в документ;

- изготовления документа в условиях, которые не гарантируют сохранность носителя, конфиденциальность информации;

- утери оригинала, черновика, варианта или редакции документа, его части, приложения к документу, умолчания этого факта и попытки подмены утраченных материалов;

- сообщения содержания проекта конфиденциального или открытого документа постороннему лицу, несанкционированного копирования документа или его части (в том числе на неучтенной дискете);

- утечки информации по техническим каналам.

Делопроизводитель должен помнить, что передача конфиденциальной информации по деловой необходимости партнерам, посредникам, сотрудникам других организаций допускается только в случаях, установленных законодательством или соответствующим пунктом в контракте, и только по их письменному запросу с указанием конкретного состава и назначения требуемых сведений.

Информация передается всегда в письменном виде за подписью первого руководителя организации. Передача конфиденциальных сведений в устной форме не разрешается.

Исполнение конфиденциальных документов делопроизводителем, в отличие от исполнения открытых документов, представляет собой стадию, насыщенную различными технологическими этапами и процедурами (рис. 8.4).

Рис. 8.4. Стадии исполнения конфедициальных документов делопроизводителем

 

Эти этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жесткими правилами работы исполнителя с конфиденциальной информацией. Сам факт фиксации ценной информации на носителе предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков.

В наибольшей безопасности находится конфиденциальная информация, не зафиксированная ни на каком носителе. Угрозы ценной информации появляются немедленно при возникновении мысли о необходимости ее документировать. В связи с этим система защиты конфиденциальной информации должна «срабатывать» заблаговременно, т. е. до момента нанесения на чистый лист бумаги первых письменных знаков будущего документа.

Перед реализацией мысли о создании документа вначале решаются вопросы: является ли данная информация конфиденциальной и, если да, то какой уровень грифа конфиденциальности ей должен быть присвоен. Своевременное установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, является первым и основным элементом защиты документированной информации, позволяющим обеспечить относительно надежную безопасность тайны организации.

Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранности информации, однако позволяет четко организовать работу с документами и, в частности, сформировать систему доступа к документам персонала.

Делопроизводитель должен четко представлять, что гриф конфиденциальности или гриф ограничения доступа к традиционному,  машиночитаемому или электронному документу представляет собой реквизит (элемент, служебная отметка, помета, пометка) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме.

Информация и документы, отнесенные к коммерческой тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации (табл. 8.2).

         Первый, массовый уровень - грифы «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация». Не следует ставить гриф «КТ», так как грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения доступа к документу.

Второй уровень достаточно редкий - грифы «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально», «Особый контроль». Присваивается документу лично руководителем организации, им изменяется или отменяется. Исполнение, использование и хранение документов с этим грифом также организуется руководителем с возможным привлечением руководителя службы конфиденциальных документов. Исполнителям документы с этим грифом не передаются.

На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» или «Конфиденциально».

Гриф ограничения доступа, указываемый на документе, пишется полностью и не сокращается. Под обозначением грифа указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия. Гриф располагается на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу.

На электронных документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах. Ниже грифа или ниже адресата могут обозначаться ограничительные пометы типа: «Лично», «Только в руки», «Только адресату», «Лично в руки» и др. При регистрации конфиденциальных документов к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например № 37к, 89ск, 97дсп.

Документы и информация, конфиденциальные в целом (например, документация службы персонала, службы безопасности, документы, отнесенные к профессиональной тайне, и т. д.), как правило, не маркируются, потому что в полном объеме обладают строгим ограничением доступа к ним персонала.

На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться отметка, надпись, штамп, привлекающая особое внимание к сохранности таких документов. Например: «Собственная информация фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и др. Может ставиться штамп, что данная информация без согласия организации не может быть использована в каких-либо коммерческих целях, а за ненадобностью должна быть возвращена собственнику.

Гриф или штамп обязательно проставляются при направлении конфиденциальной для организации информации в государственные учреждения, которые обязаны держать ее в тайне.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

- исполнителем при подготовке к составлению проекта документа;

- руководителем структурного подразделения (направления деятельности) или руководителем организации при согласовании или подписании документа.

Делопроизводитель должен представлять, что назначение учета носителей конфиденциальной информации состоит в том, чтобы обеспечить безопасность информации, контроль над ней не только в подлиннике документа, но и во всех черновых материалах, вариантах и редакциях, отдельных записях и подготовительных материалах. Необходимо помнить, что на чистом носителе информации ставится избранный гриф конфиденциальности будущего документа.

Носителями документированной конфиденциальной информации могут быть:

- для традиционных текстовых документов специальный блокнот с отрывными листами и корешком, выполняющим функцию учета листов, нанесения отметок о целевом их использовании; рабочая тетрадь для больших по объему документов; отдельные пронумерованные листы бумаги, типографские формы и бланки документов;

- для чертежно-графических документов - пронумерованные листы ватмана, кальки, пленки, координатной бумаги и т. п.;

- для машиночитаемых документов маркированные и пронумерованные магнитные ленты, диски, дискеты, карты и т. п.;

- для аудио- и видеодокументов - маркированные и пронумерованные кассеты с магнитной пленкой, лазерные диски, кассеты с кинопленкой и т. п.;

- для фотодокументов - маркированные и пронумерованные кассеты с фотопленкой, фотобумага, микрофиши, слайды, кассеты с микрофотопленкой.

Этап составления текста конфиденциального документа методически мало отличается от аналогичной творческой и технической работы, проводимой при формировании содержания открытого документа. Однако исполнителю следует всегда помнить, что конфиденциальная информация документируется только при наличии серьезных объективных потребностей, а не субъективного желания сотрудника фирмы.

Делопроизводитель не должен забывать, что конфиденциальные документы составляются в строго определенных случаях, например: когда процесс или результат какой-то работы подлежит обязательному отражению в конкретных документах (обязательному документированию) или наличие этих документов или переписки диктуется реальной необходимостью, т. е. отсутствием условий для решения конфиденциального вопроса путем личного (но не телефонного) общения между партнерами.

8.2.2. Основные операционные технологические схемы обработки конфиденциальных документов

Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение делопроизводителем поступивших документов включают следующие процедуры (рис. 8.5).

 

 

Процедура приема пакетов:

- получение от курьера пакетов (или незаконвертованного документа) и сдаточного документа (реестра, разностного журнала, расписки и т. п.);

- проверка правильности доставки пакетов и целостности упаковки, печатей и наклеек;

- проверка соответствия содержания реквизитов на пакете и в сдаточном документе;

- подсчет количества принятых пакетов;

- проставление в сдаточном документе отметки о приеме пакетов.

Процедура учета пакетов:

- внесение в журнал учета пакетов (пакетно-контрольный журнал) сведений о количестве поступивших пакетов и проставление росписи курьера, доставившего пакеты, с удостоверением росписи штампом службы доставки;

- возвращение курьеру экземпляра сдаточного документа;

- внесение в журнал по каждому поступившему пакету исходных сведений о вложенных в него документах (или исходных сведений о незаконвертованном документе).

Процедура распределения и вскрытия пакетов:

- передача по принадлежности пакетов, не подлежащих вскрытию на входящем участке;

- передача пакетов для вскрытия уполномоченному лицу;

- вскрытие пакетов, конвертов;

- проверка соответствия содержания реквизитов на пакете и в документе, подсчет количества листов;

- проверка наличия приложений (если они имеются), их комплектности и соответствия содержания их реквизитов и количества листов данным, указанным в сопроводительном письме;

- скрепление листов документа и передача его на регистрацию, в том числе на другие участки службы документации.

Оформление и учет делопроизводителем носителей конфиденциальной информации включают следующие процедуры (рис. 8.6).

 

Процедура первичного оформления носителя:

- нумерация листов, прошивка и опечатывание носителя;

- выполнение специфических операций по оформлению каждого вида носителя;

- проставление регистрационного штампа предварительного учета и количества листов, грифа конфиденциальности;

- внесение заверительных надписей;

- проверка целостности и качества технических носителей информации, надежности их заводской упаковки;

- перемотка ленточных носителей на рабочие кассеты, установление точной длины ленты и отсутствия повреждений, склеек, закрытие и опечатывание кассеты.

Процедура традиционной или автоматизированной регистрации носителей:

- заполнение на носителе строки в журнале регистрации и учета движения карточек (контрольном журнале) или внесение исходных сведений о носителе в журнал учета носителей;

- внесение исходных сведений о носителе в учетную карточку;

- подкалывание карточки к носителю.

Процедура окончательного оформления носителя:

- проставление в штампе предварительного учета на носителе регистрационного номера;
         - проставление регистрационного номера на всех листах носителя;
         - маркировка технического носителя (проставление регистрационного номера, окрашивание элементов, скрепляющих корпус технического носителя).

Изготовление конфиденциальных документов включает следующие процедуры (рис. 8.7).

         Процедура приема черновика документа от исполнителя:

- получение делопроизводителем документов от исполнителя бумажного черновика или учтенной дискеты (с бумажным экземпляром учетной карточки - описи документов, записанных на носителе) с черновиком подготовленного документа или получение оформленного черновика по защищенной линии связи от компьютера исполнителя;

- проверка наличия на черновике письменного разрешения на изготовление проекта документа, подписанного полномочным руководителем;

- проверка реального наличия на магнитном носителе (дискете) черновика одного документа и соответствия его данным, указанным в бумажном экземпляре учетной карточки носителя, заверение соответствия росписями исполнителя и сотрудника участка;

- проверка наличия всех реквизитов и частей документа, обозначения;

- подсчет количества листов черновика;

- внесение отметки о получении носителя (рабочей или стенографической тетради, дискеты и т. п.) во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя.

Процедура традиционной или автоматизированной регистрации черновика:

- внесение исходных сведений о черновике в журнал учета черновиков и проектов документов;

- резервирование машинописного номера (регистрационного номера этапа изготовления) проекта документа в контрольном журнале учета карточек подготовленных документов или определение этого номера по валовой картотеке учетных карточек (если на документ заполняется два экземпляра карточки); при использовании единой нумерации документов на участке изготовления и участке учета подготовленных документов одновременное резервирование аналогичного номера в контрольном журнале участка учета подготовленных (изданных) документов;

- проставление машинописного номера на титульном листе и (или) листах черновика (в электронный черновик документа учетный номер вносится с клавиатуры ПК или автоматически), на чистом бланке учетной карточки подготовленного документа и в журнале учета черновиков и проектов документов;

- изъятие листов черновика из спецблокнота и фиксирование изъятия каждого листа на корешке или в контрольном листе спецблокнота;

- возврат спецблокнота исполнителю;

- вкладывание в черновик или подкалывание к листам черновика пронумерованной учетной карточки подготовленного документа;

- передача черновика документа для печати машинистке (оператору ПК) под роспись в журнале учета черновиков и проектов документов.

Процедура подготовки и выдачи проекта документа исполнителю:

- заполнение необходимых граф пронумерованной учетной карточки подготовленного документа;

- подготовка с помощью компьютера текста и реквизитов документа с учетом требований государственного стандарта;

- обозначение на нижнем поле напечатанного комплекта экземпляров каждого листа документа учетного (машинописного) номера;

- обозначение на оборотной стороне последнего листа всех экземпляров документа учетного (машинописного) номера, грифа конфиденциальности, количества отпечатанных (изготовленных) экземпляров, при необходимости их целевого назначения, фамилии исполнителя, индекса машинистки (оператора) и даты печатания (изготовления) документа;

- передача отпечатанного проекта документа, черновика и учетной карточки руководителю участка изготовления документов;

- проверка правильности и комплектности отпечатанного проекта документа, его соответствия черновику;

- проверка исполнителем комплектности и правильности изготовления проекта документа, просмотр дискеты, если документ был изготовлен на этом носителе;

- выдача исполнителю всех экземпляров проекта документа и черновика под роспись в учетной карточке подготовленного документа;

- передача отпечатанного проекта документа и черновика для регистрации в «Журнале учета подготовленных документов»;

- выдача исполнителю отпечатанного проекта документа и черновика под роспись в журнале учета подготовленных документов.

Процедура снятия копий с документа, производства выписки и изготовления дополнительных экземпляров документа:

- получение документа от исполнителя;

- проверка наличия на документе разрешения полномочного руководителя на снятие копии или производство выписки, изготовление дополнительных экземпляров документа;

- внесение отметки о получении документа во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя;

- внесение отметки о снятии копии или производстве выписки в учетные формы основного документа;

- внесение отметки о дополнительно размноженных экземплярах в учетные формы основного документа;

- внесение соответствующих отметок в основной документ;

- внесение дополнений и изменений в электронную опись документов, выданных конкретным исполнителям, допечатка необходимых сведений во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя;

- выдача копии, выписки или дополнительно размноженных экземпляров исполнителю под роспись в традиционной карточке или бумажном экземпляре электронной учетной карточки выписки, копии или основного документа;

- возвращение исполнителю основного документа под роспись в учетной карточке документа или с уничтожением расписки;

- возвращение сотруднику учетных форм документов, а также основного документа и его учетной формы, если документ был получен не от исполнителя;

- уничтожение в базе данных компьютера всех материалов по изготовлению копий, выписок и дополнительных экземпляров документа, кроме записей в электронных описях.

8.2.3. Учет подготовленных конфиденциальных документов

Процедура передачи изданных внутренних документов на рассмотрение или исполнение включает две составляющих ее.

Выдача документа исполнителю:

- под роспись в учетной карточке подготовленного (изданного) документа;

- внесение фамилии исполнителя в контрольный журнал;

- включение учетной карточки в картотеку «За исполнителями».

Возвращение документа от исполнителя:

- проверка целостности и комплектности документа, наличие отметки об исполнении;

- роспись сотрудника участка за получение документа в учетной карточке документа и внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;

- передача документа по назначению (на другой участок службы конфиденциальной документации).

Участие в подготовке к уничтожению документов, дел и носителей информации включает следующие процедуры (рис. 8.8).

 

 

Процедура подготовки документов и дел к уничтожению:

- выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;

- получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений организации;

- систематизация документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.

Процедура оформления акта на уничтожение документов:

- включение отдельной позицией в акт каждого отобранного к уничтожению традиционного документа или дела (тома), документа или дела на магнитном или ином техническом носителе;

- оформление в акте итоговой записи, подписание итоговой записи сотрудниками, составившими акт;

- проведение проверки наличия и комплектности документов и дел, включенных в акт;

- согласование, подписание и утверждение акта, рассматриваемого членами ЭК;

- согласование, подписание и утверждение акта, не рассматриваемого членами ЭК.

Процедура уничтожения документов по акту:

- проверка специальной комиссией (в состав которой, как правило, входит делопроизводитель) наличия документов, дел (томов), магнитных и других технических носителей, включенных в акт, их комплектности и соответствия записям и акте;

- физическое уничтожение специальной комиссией документов, дел (томов) и технических носителей информации;

- внесение в акт и учетные карточки документов записи об уничтожении; роспись членов комиссии, производивших уничтожение.

Процедура уничтожения документов и носителей информации без составления акта:

- разрывание листов, разрушение магнитного или иного технического носителя в присутствии исполнителя или второго сотрудника участка;

- накапливание остатков носителей в опечатываемом ящике (урне);

- физическое уничтожение несколькими сотрудниками остатков носителей;

- внесение отметок об уничтожении в учетные формы документов и носителей.

Следовательно, подготовка делопроизводителем проекта конфиденциального документа представляет собой трудоемкий процесс из-за необходимости выполнения дополнительных вспомогательных этапов, не свойственных аналогичной работе над открытым документом.

Эти этапы имеют важное значение для обеспечения защиты информации при подготовке конфиденциального документа и предусматривают установление грифа конфиденциальности будущего документа, оформление и учет его носителя.

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Какие группы конфиденциальных документов образуются в различных типах организационных структур?
2. В чем состоит особенность конфиденциального документа?
3. Как классифицируются конфиденциальные документы по сроку ограничения к ним доступа персонала?
4. Что понимается под разрешительной системой доступа к конфиденциальной информации?
5. Перечислите этапы, которые входят в процесс документирования конфиденциальной информации.
6. С какой целью на документе ставится гриф конфиденциальности и какие виды этих грифов используются? Чем руководствуются при определении уровня грифа конфиденциальности?
7. Какие существуют требования к организации и технологии работы с конфиденциальными документами?
8. На основе каких принципов строится защищенный документооборот? За счет чего достигается защищенность документопотоков?
9. Какие стадии включаются в состав входного документопотока?
10. Какие стадии включаются в состав выходного и внутреннего документопотоков?
11. Что понимается под технологической системой обработки и хранения конфиденциальных документов? Какие существуют типы систем?
12. Что понимается под входным потоком конфиденциальных документов?
13. Какие документы несет входной поток?
14. Какие опасности угрожают документам входного потока?
15. Какие технологические стадии обработки проходят конфиденциальные документы входного потока? Каково назначение каждой стадии?
16. Что представляет собой технологическая стадия обработки конфиденциальных документов, процедура обработки и операция? Их соотношение?
17. Опишите особенности процедуры выдачи закрытых дел сотрудникам для работы.
18. Какой состав операций включает в себя процедура снятия грифа конфиденциальности с документа? Цель процедуры?

 

ИСТОЧНИК ЛИТЕРАТУРЫ

Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство : учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. — 4-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 545 с. — (Профессиональное образование).