Тема1 ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Тема1

ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

В результате изучения данной темы студент должен:

знать

·        историю зарождения русской системы делопроизводства, особенности ее управления, специфику составления и оформления документов на начальном этапе;

·        особенности истории развития системы государственного делопроизводства в России и СССР;

·        цели, задачи и основные принципы современного делопроизводства;

·        структуру современной системы органов государственного управления РФ;

уметь

·        определять положительные и отрицательные стороны развития делопроизводства на различных этапах его развития;

·        характеризовать различные уровни развития системы делопроизводства и проводить их сравнительный анализ;

·        определять роль и место делопроизводства в структуре управленческого труда;

владеть

·        методикой работы с источниками формирования русской системы делопроизводства;

·        навыками определения дифференциации различных уровней развития систем делопроизводства.

 

1.1. История развития системы государственного делопроизводства в России

1.1.1. Делопроизводство в Древней Руси

С образования древнерусского государства письменность стала инструментом для ведения дипломатической переписки с другими странами, заключения межгосударственных договоров. В условиях формирования социально дифференцированного общества возникла необходимость в составлении завещаний, записях о долгах, заключении торговых контрактов и т. п. Уже в те давние времена документ служил гарантией выполнения обязательств и ему придавалось большое значение.

Важные документы древнерусские князья хранили бережнее, чем драгоценности. Известно, что во времена Ярослава Владимировича Мудрого собрание наиболее важных грамот и договоров Руси хранилось в Михайловском приделе Софийского собора. Считается, что именно здесь были сосредоточены и документы времен до Владимира Святославовича. Еще одним хранилищем документов являлся Киево-Печерский монастырь, основанный при Ярославе выходцем из Черниговщины преподобным Антонием.

Основные документы Древней Руси представлены в табл. 1.1.

Таблица 1.1

Основные документы Древней Руси

Даты	Документы
1056-1057 гг.	«Остромирово Евангелие»
1073 и 1076 гг.	«Сборник Святослава»
XIII вв.	Русская Правда
1377 г.	Лаврентъевский список
XIII-XIV вв.	Церковные уставы князей Владимира Святославовича и Ярослава Владимировича
Начало XV в.	Ипатьевский список

 

Из-за пожаров, княжеских междоусобиц и монголо-татарского нашествия большая часть документов древнерусских времен погибла. Лишь отдельные из них дошли до нашего времени. Наиболее древние из них — рукописные книги «Остромирово Евангелие» 1056—1057 гг. и «Сборник Святослава» 1073 и 1076 гг., произведения оригинальной древнерусской литературы «Поучение к братии» епископа Луки, «Слово о законе и благодати» митрополита Илариона, «Житие Бориса и Глеба» и т. п. Все они на сегодняшний день являются не только памятниками письменности и литературы, но и документами той эпохи.

Наиболее значимым историческим документом является Повесть временных лет, также дошедшая до нас не в оригинале, а в б0лее поздних списках. Одним из них является Лаврентьевский список, названный по имени монаха Лаврентия, который составил его в 1377 г., и Ипатьевский список (от Ипатьевского монастыря в Костроме, где он был найден), датированный началом ХУ в. Именно в этом документе содержатся сведения о первых международных актах — договорах Руси с иностранными государствами.

Одним из древних документов — сборников норм права является Русская Правда (рис. 1.1), или Русская правда (термин «правда» здесь означает закон). Этот документ не сохранился. До нашего времени дошли лишь многочисленные списки (копии), из которых наиболее старинные датируются ХIII в. (их около 300).

 

Важными документами той эпохи были «княжьи уставы» и «уроки», а также церковные уставы. Княжьи уставы были направлены на дополнение или укрепление внутренних государственных норм и порядков, как, например, Устав Владимира Мономаха, который стал дополнением и своеобразной частью Русской Правды. Под «уроками» подразумеваются постановления князей преимущественно финансового характера. Церковные уставы имели цель упорядочить правовое положение церкви в государстве, а также церковных судов, и обеспечить церковь материально. Сохранились церковные уставы князей Владимира Святославовича и Ярослава Владимировича. Первый известен в копии XIII в., второй — ХIV в.

Документально закреплялись обычно три типа отношений: государственные, производственные и гражданские. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, свидетельствуют о том, что до Х в. в основном документировались правовые отношения между гражданами.

Подорожные грамоты, письменные завещания и другие документы того времени позволяют сделать вывод о том, что в древнерусском государстве существовала культура составления и оформления подобных документов. В специальных школах велась подготовка писцов, судейских секретарей, печатников (хранителей печати).

Язык документов Киевской Руси — старославянский.

Писались документы на дорогостоящем пергаменте — специальной тонко выделанной бараньей, козлиной или телячьей коже. Утратившие силу документы счищались с пергамента, после чего он использовался снова. Поэтому почти не сохранилось документов тех времен. СХ в. пергамент стал вытесняться бумагой. Документы писались гусиными перьями. Химический состав бумаги и чернил обеспечили большую долговечность текстов, поэтому до наших дней дошло множество документов того времени.

В XI--ХV вв. развиваются законодательные основы государства. Это приводит к зарождению русской системы делопроизводства, формируется круг работников, занимавшихся созданием и обработкой документов. Решением вопросов государственного управления занималось княжеско-боярское окружение. Устанавливаются правила засвидетельствования документов подписями (скрепами), печатями, «мостами» князей, городов и отдельных чиновников. В этот период создаются первые формулярники — пособия по делопроизводству с образцами наиболее распространенных документов. Центрами ведения и хранения документов были храмы, монастыри, гостиные дворы.

Становление и централизация московского государства приводит к развитию государственного управления и делопроизводства.

До ХV в. в Московском княжестве система управления имела дворцово-вотчинный характер. Боярская дума была высшим государственным учреждением. Органами центрального управления были так называемые пути: сокольничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий. Само государство делилось на уезды, станы и волости во главе с наместниками и волостелями, компетенция которых распространялась и на вотчины. Делопроизводство вели дьяки, а при наместниках — писари и подьячие.

 

1.1.2. Приказное делопроизводство

Система государственного делопроизводства Московского княжества начинает складываться в середине ХV в.

Тогда были организованы первые государственные учреждения — присутственные места, или приказы. Количество приказов как мест создания документов в ХVII в. составляло от 40 до 70.

Приказами стали называть и основные документы, создаваемые там — поручения князя боярам. Смысл слова «приказ» (как распоряжение) в документоведении остался неизменным и до наших дней.

Во главе отдельного приказа стоял приказной судья, в его ведении состояли дьяки (составители документов) — от одного до десяти. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на «старых», «середних» и «молодых» (рис. 1.2). В крупных приказах подьячие объединялись по территориальному принципу в «столы» или повытья — структурные подразделения приказов. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим «средней руки» доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы ХУИ в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу.

 

Работа с документами в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы: поступление документа на рассмотрение и его регистрация (проставления даты); подготовка дела к «докладу» (старшим дьякам); рассмотрение дела; оформление решения по делу («отпуск»), заверение документа дьяком, который ставил свою подпись (рис. 1.3). Несмотря на небольшое число видов документов, формуляр документа еще не сложился, а устойчивые формулы использовались в основном в обращениях (кому пишет — от кого). Законченные дела стали хранить отдельно от тех, с которыми еще велась работа. Появились первые «ведомственные архивы» — сундуки и шкафы для хранения дел.

 

Развитию актового делопроизводства способствовало принятие Устава 1566 г., который предусматривал ведение всех документов «словы русскими». В документах той поры прослеживается стремление придерживаться канцелярского стиля изложения, хотя и встречаются элементы живого разговорного языка, характерного для представителей феодального общества. Учитывая значимость актовых книг, всегда принимались меры для их сохранения. Устав обязывал помещиков каждого уезда «збудовать такое место, где бы завжды книги земские безпечне от всякой пригоды были захованы» и хранились «у скрынях моцных за тремя замками». К сожалению, большая часть актовых книг утрачена. Ныне общее количество актовых книг составляет 7500 томов, которые вмещают около 5 млн документов-записей.

 

1.1.3. Коллежское делопроизводство

Крупные шаги в развитии системы делопроизводства в России сделал Петр 1. В канцелярии созданного им Сената действовала система регистрации входящих и исходящих документов, контроля за их прохождением по столам, а затем и исполнением в присутственных местах. Решения по делам создавались коллегиально, собранием сенаторов.

Вместо приказов были созданы 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Система делопроизводства получила название «коллежской», по названию учреждений нового типа. 

Основой для работы коллегий стал изданный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент». Последний точно определял все вопросы деятельности коллегии и канцелярии как ее структурного подразделения, занимающегося делопроизводственной деятельностью.

Состав канцелярии и функции ее членов представлены в табл. 1.2.

Таблица 1.2

Состав канцелярии и функции ее членов

Состав канцелярии	Функции членов
Секретарь	·   Организация делопроизводства коллегии. ·   Подготовка дел к слушанию. ·   Докладывание дел на заседании коллегии. ·   Ведение справочной работы по делам. ·   Оформление решений и контроль над их исполнением. ·   Хранение печати коллегии
Нотариус	Ведение протоколов заседаний и реестров дел
Регистратор	Ведение регистрационных книг входящих и исходящих документов
Актуариус	Ведение общего журнала входящих документов и ответственность за сохранность бумаг и канцелярских принадлежностей
Канцеляристы	Выдача под расписку документов и подготовка дел к докладу
Копиисты, переводчики, толмачи	Устный перевод
Вахмистр	Сторож для охраны

 

Управляющим канцелярией является секретарь. На нем лежит ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль над их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус (вел протоколы заседаний и реестр дел), регистратор (вел регистрационные книги входящих и исходящих документов), актуариус (вел общий журнал входящих документов и отвечал за сохранность бумаг и канцелярские принадлежности), канцеляристы (выдавали под расписку документы и готовили дела к докладу), копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны). Отдельно также организовывались архивы, обязанности хранения были возложены на архивариусов. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись («алфавит дел»).

Таким образом, система делопроизводства ХVIII в. была основана на обширной законодательной базе, строгом закреплении обязанностей как учреждений и их структурных подразделений, так и отдельных должностных лиц.

 

1.1.4. Исполнительное делопроизводство

Исполнительное делопроизводство возникло в результате административных реформ Александра 1. В начале ХIХ в. система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке (рис. 1.4).

 

Высшими государственными учреждениями стали Правительствующий сенат, Комитет министров, Государственный совет. Позже, во второй половине ХХ в., был создан Совет министров. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями — министерствами. Местные учреждения осуществляли свою деятельность в соответствии с Законом 1775 г, и почти не претерпели изменений.

Высшие государственные учреждения — Правительствующий сенат, Комитет министров, Государственный совет — основывали свою деятельность на принципе коллегиальности. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждениями»: «Учреждение Правительствующего сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Государственного совета» (рис. 1.5).

 

Создание министерств положило начало новому этапу развития системы управления и делопроизводства в России. Основой организации деятельности новых центральных органов управления стал принцип единоначалия (рис. 1.6). В основу было положено точное исполнение указаний руководства. Коллегиальное обсуждение и принятие решений, характерное для коллегий ХVIII в., стало тормозить управленческий процесс, которому требовались гибкость и оперативность.

В 1811 г. было издано «Общее учреждение министерств», которое законодательно закрепило единообразие в организационном устройстве министерств.

Второй важный принцип, положенный в систему министерской реформы, — принцип иерархии (см. рис. 1.6).

Внедрение этих принципов в организацию управления оказало влияние на структуру и делопроизводство министерств. Возглавлял министерство министр, который назначался императором и нес ответственность только перед ним. У министра могли быть заместители (один или несколько) — товарищи министра. Обязательно создавалась канцелярия министра.

Министерство делилось на департаменты, которые, в свою очередь, состояли из отделений, последние — из столов. Во главе этих подразделений соответственно стояли директор департамента, начальник отделения, столоначальник.

 

Принцип единоначалия	Принцип иерархии
· Управленческие решения принимаются единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции	·   Строгое распределение функций управления между структурными подразделениями B обязанностей чиновников по их реализации; ·  последовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц — от нижестоящих к вышестоящим

Рис. 1.6. Принципы системы министерской реформы

 

При необходимости разрешалось образовывать «особенные установления»: канцелярию при директоре департамента, счетные столы, ученые комитеты, чертежные, лаборатории.

«Общее учреждение министерств» узаконило введение в аппарат министерств двух коллегиальных органов: Совет министра (при министре), Общее присутствие департамента (при департаментах), носивших совещательный характер. Наряду с чиновниками министерства в их состав включались представители крупного капитала, а также науки и искусства, знания и практический опыт которых обусловливал всестороннее и профессиональное обсуждение конкретных вопросов и принятие наиболее верных решений. Сочетание принципа единоначалия с коллегиальным обсуждением сложных управленческих проблем должно было способствовать оптимизации управления в целом.

Единство структуры, штатного состава чиновников и их должностных обязанностей позволило установить единый порядок в организации делопроизводства.

Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств. «Общее учреждение министерств» 1811 г. прямо указывало, что «различная степень власти» — главная причина разделения прав и обязанностей чиновников в процессе создания документов. В связи с этим достаточно четко были определены виды документов, которыми сообщались между собой органы власти и управления.

Министр получал от императора указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления; от Государственного совета — высочайше утвержденные мнения, направлял — представления; от Сената — сенатские указы, а в Сенат — представления, рапорты, доношения; от Комитета министров — выписки из журналов заседаний, направлял — записки и представления.

Для получения денег из Государственного казначейства министр посылал отношение.

Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами. Подчиненным, как служащим в стенах министерства, так и вне их, направлялись предписания. Подчиненные же посылали в вышестоящие инстанции рапорты, доношения, представления.

Директор департамента обладал правом направлять министру записки (докладные записки), представления; в департаменты других министерств — отношения, подчиненным — предписания.

Начальник отделения обращался в другие отделения своего министерства в форме записки, в отделения других министерств — в форме отношения.

Начальники отделений имели право подписывать запрос в архив о необходимости получения из него сведений. Ход заседания совещательных органов (Совета министра, Общего присутствия департамента) фиксировался в журналах.

В параграфе 262 «Общего учреждения министерств» впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления: «Предписания министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму».

К «Общему учреждению министерств» приложены четыре формы переписки, служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они были составлены на бланках с угловым расположением реквизитов.

Бланк включал:

— наименование учреждения-автора;

— наименования структурных подразделений;

— дату подписания документа;

— исходящий регистрационный индекс;

— краткий заголовок к тексту.

Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу документа указывался адресат.

При анализе переписки следует иметь в виду, что на одних документах наименование вида обозначалось, а в других, «беззаглавных», отсутствовало. Его можно определить, зная соподчиненность автора и адресата.

Высшие учреждения и должностные лица, обращаясь к нижестоящим, адресовали документ в дательном падеже: «Калужскому губернскому правлению». Равные друг с другом и нижестоящие учреждения, обращаясь в вышестоящие, использовали предлог «в»: «В Калужское губернское правление».

Если документ адресовался конкретному лицу и нижестоящее должностное лицо обращалось к вышестоящему, в адресат включалось обращение, соответствующее титулу: «Его превосходительству», «Его благородию». При общении равных должностных лиц и вышестоящих с нижестоящими титул опускался.

Документы в ХХ в. обязательно имели подпись и скрепу, в которых указано наименование должностей, Первоначально бланки писали от руки, но с 1820-х гг. их стали изготовлять типографским способом.

Организация работы с документами, названная в «Общем учреждении министерств» «образ производства дел», включала пять составных частей (рис. 1.7):

1) порядок вступления дел;

2) движение их, или собственно так называемое производство;

3) отправление дел;

4) ревизия;

5) отчеты.

 

Первые три части устанавливали путь прохождения документов от момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки, причем в каждом структурном подразделении, начиная от канцелярии министра и заканчивая столом и «особенными установлениями», Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих документов, ставилась в зависимость от заключенной в них информации. Например, вся переписка министерства делилась на два потока: переписка министра и переписка департамента.

«Общее учреждение министерств» определило компетенцию министра и директоров департаментов в рассмотрении управленческих ситуаций, поэтому распределение всех входящих и исходящих документов между ними не вызывало особенных затруднений.

В ХIХ в. документы регистрировались в журналах. Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась ревизия дел, т. е. был внедрен систематический контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись ведомости о количестве исполненных и неисполненных документов, а в конце года — общая ведомость по министерству.

Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетом, Отчетов было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления.

Со всех исходящих документов снимались копии («отпуски»), которые сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

«Общим учреждением министерств» были установлены единые принципы организации деятельности министерств и делопроизводства. Специфика каждого из них нашла отражение в положении о каждом министерстве («частные учреждения»).

На всем протяжении ХIХ в. активно развивались другие системы документации. Для этого времени характерно то, что некоторые из них приобретали законченную форму в виде уставов, в которых подробно регламентирован состав документов системы, правила их составления и оформления, а также приложены образцы форм документов. Например, вопросы бухгалтерского учета закреплены в 1848 г. в «Общем счетном уставе», документирование прохождения государственной службы — в «Уставе о службе гражданской» 1832 г.

С середины ХIХ в. неоднократно предпринимались попытки сокращения количества документов. Данные меры по сокращению делопроизводства закреплены в специальных законодательных актах, изданных в 1831, 1852, 1860 гг.

Изобретение в последней трети ХХ в. пишущих машин, гектографов, вывело культуру документирования на новый уровень, ускорило изготовление документов, что позволило экономить время и средства. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов — телеграмм, телефонограмм.

Общегосударственные нормы в делопроизводственной сфере, заложенные в «Общем учреждении министерств», требовали изменений и развития. Отдельные ведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. Например, к канцелярии попечителя Московского учебного округа внедрялись элементы механизированной обработки документов: пометки на них (0 получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении и др.) наносились с помощью механических нумераторов или штампов.

Наиболее четко направления и способы совершенствования делопроизводства отражены в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», изданном в 1911 г.

На всем протяжении ХIХ в. издавались сборники образцов документов, называемых «письмовники», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.

В ХIХ в. начинается процесс формирования теории делопроизводства. Он связан с именами М. М. Сперанского, Ф. Русанова, Н. В. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта.

В начале ХХ в. Россия стояла на пороге новых преобразований в области делопроизводства. Однако смена государственного строя в результате Февральской буржуазно-демократической революции и Октябрьской социалистической революции привела к коренным изменениям в государственном устройстве России и организации делопроизводства.

 

1.1.5. Делопроизводство в СССР в ХХ веке

Современные российские технологии ДОУ развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов. В развитии делопроизводства СССР в ХХ в. было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 19201930-х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 1940—1950-х гг. и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 1960—1990-х гг. (рис. 1.8).

Смена государственной системы в 1917 г. сопровождалась перестройкой концепции управления страной в целом, аппарата государственных учреждений, а, следовательно, и смены системы делопроизводства. В первую очередь — ускорения процессов обработки документов и прохождения дел по инстанциям.

 

Для управления государством был создан Совет Народных Комиссаров (Совнарком, СНК), управлявший 13 отраслевыми народными комиссариатами (наркоматами).

После октябрьского переворота 1917 г., так как старые работники министерств были уволены, для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень ДОУ понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании проекта Положения о письмоводстве и делопроизводстве за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т. п. Однако эта работа не была доведена до конца.

К тому же на уровне делопроизводства негативно отражались последствия Гражданской войны, необходимость экономить бумагу и средства письма. Для создания документов стала использоваться низкосортная желтая бумага, иногда оберточная или папиросная, чернила разбавлялись. Все это сказалось через несколько десятков лет, когда архивные документы начали стремительно портиться, бумага рассыпалась, выцветала, чернила теряли яркость вплоть до полной потери текста.

Для обеспечения законодательной базы новой системы делопроизводства был издан Декрет СНК РСФСР от 30.10.1917 «О порядке утверждения и опубликования законов». Для улучшения качества оформления документов был принят Декрет СНК РСФСР от 02.03.1918 «О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Затем было издано постановление Совета рабочей и крестьянской обороны от 08.12.1918 «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». Были доработаны и начали применяться Положения о письмоводстве и делопроизводстве. Также были разработаны и другие нормативно-методические документы в сфере ДОУ.

В 1920-е гг. стали проводиться исследования в области научной организации труда (НОТ), совершенствования документирования исполнения, планирования и учета, улучшения делопроизводства в аппарате управления. Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управления (основан в 1926 г.). Изучение вопросов проходило по следующим основным направлениям: документооборот учреждений и методы его оптимизации; способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации; контроль исполнения документов; хранение документов.

Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на следующих общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:

— организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

— регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;

— отказ, где возможно, от регистрации вообще;

— число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

— справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;

— контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

— наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В 1928 г. Государственным институтом техники управления совместно с Центрархивом РСФСР были подготовлены и изданы Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР, в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

К концу 1920-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документооборота. Были разработаны стандарты составления различных видов документов, форматы бланков. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т. п.). В делопроизводстве появляются системы специальной документации — статистическая, плановая, бухгалтерская, кадровая. Издаются отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т. д, Проводятся исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.

В 1931 г. был издан проект Общих правил документации и документооборота. В нем был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.

Великая Отечественная война, а затем необходимость восстановления хозяйства после нее привели к почти полному отсутствию теоретических и практических разработок в области ДОУ в 19401950-е гг. Интерес к делопроизводственной основе управления возродился только к началу 1960-х гг., что негативно отразилось на развитии концепции безбумажного документооборота, которая в это время широко внедрялась за рубежом.

В 1960—1980-е гг. была разработана обширная законодательная база в области делопроизводства, созданы система стандартов по документации, общесоюзные классификаторы, УСД. Постановлением Совета Министров РСФСР от 30.09.1961 «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР» была утверждена Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР.

В 1963 г. Главное архивное управление при Совете Министров СССР (Главархив СССР) выпустило Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР, которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов. Вышло постановление Совета Министров СССР от 25.07.1963 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР».

Тогда же была осознана необходимость создания единой системы делопроизводства, унификации делопроизводственных работ. Разработку ЕГСД поручили Главархиву СССР. В 1966 г. в рамках Главархива СССР был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому была передана разработка ЕГСД.

Работа по разработке и внедрению ЕГСД была выполнена в несколько этапов:

— подготовка Материалов к Единой государственной системе делопроизводства (1965);

— Разработка методической программы исследований (1967) совместно с ВНИИДАД;

— создание проекта Основных положений ЕГСД (1970); в подготовке проекта приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники. Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации.

В 1973 г. Основные положения ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования.

Основными моментами развития делопроизводства в 1980-х гг. стали разработка и издание ГОСТ на управленческие документы, общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) иYформации, УСД и госстандартов на эти системы.

В конце 1980-х гг. на основе ЕГСД была создана ГСДОУ. Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 была утверждена «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». Последняя до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. При неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.

Тогда же государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не стало повсеместным.

В начале 1990-х гг. был издан ОКУД, в который включены наименования форм документов унифицированных систем и основные положения по ведению системы классификаторов и УСД.

На основе изложенного можно заключить, что традиционная российская технология процессов ДОУ имеет следующие особенности:

— четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель — исполнитель — руководитель) внутри организации; отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т. п.;

— ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

— для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

— относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

— основы технологии ДОУ закреплены в государственных нормативно-методических документах.

Основная проблема данной технологии — централизованное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта технология требует как получения своевременной информации, так и ведения объемных РКК. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью РКК.

 

1.2. Система делопроизводства

1.2.1. Делопроизводство: цели, задачи и основные принципы

Термин «делопроизводство» появился во второй половине ХУ в. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяло процесс решения дела.

В настоящее время значение этого термина изменилось. Современное делопроизводство означает организацию информационного сопровождения дел, т. е. ведение документации по их рассмотрению.

Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства — информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание ДОУ.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (рис. 1.9). Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения.

 

Цели делопроизводства	Фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере управления)
	Организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства)

 

Рис. 1.9. Цели делопроизводства

 

Процедуры делопроизводства регулируются законами Российской Федерации, государственными и отраслевыми стандартами, классификаторами и инструкциями, а также инструкциями по делопроизводству конкретной организации, предприятия, либо учреждения.

Цели делопроизводства определяют его основные задачи: создание документов, т, е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.); регистрация документов; передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений; систематизация документов; организация документооборота в организации и др. (рис. 1.10).

Документ на бумаге все еще остается самым массовым носителем управленческой информации, поэтому, наряду с термином «делопроизводство», часто используют определение ДОУ. В современном делопроизводстве все шире применяются электронные формы документа. Набирая документ на клавиатуре компьютера, пользователь получает файл на диске, а с помощью принтера — твердую копию файла — бумажный документ. Последний может быть получен другой организацией по почте и вновь с помощью сканера превращен в электронный документ — файл. Наконец, файлы без распечатывания могут пересылаться в другую организацию по электронной почте.

Задачи документооборота	Регистрация документов
	Создание документов
	Организация документооборота в организации
	Передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений
	Систематизация документов

Рис. 1.10. Задачи документооборота

Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, форме, содержанию, происхождению, срокам хранения ит. д. (рис. 1.11).

 

		Документы
По видам	По форме	По содержанию	По происхождению	По срокам хранения

Рис. 1.11. Классификация документов

 

Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов строго ограничено, В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст — речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим). Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным.

Правила составления и оформления реквизитов регламентируются ГОСТ Р 7.0.97—2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

Документооборот зависит от размера предприятия: чем оно крупнее, тем больше в нем документооборот. В документообороте участвуют руководители разного ранга, специалисты, менеджеры, эксперты, контролеры, работники архива и другие потребители информации. Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования оперативности и достоверности информации для принятия решения и управления организацией.

Информационные связи предприятия могут осуществляться различными средствами, как устными, так и письменными. К средствам письменной (документированной) связи относятся: деловые письма, соглашения, договоры; доклады, отчеты; телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы и т. п. Устная связь осуществляется при помощи: устных переговоров, совещаний; телефонных переговоров (внутренних, городских, междугородних, международных); громкоговорящей связи, переговорных устройств; телеконференций и т. п.

Документирование — процесс подготовки и создания документов, совокупность работ по документированию деятельности предприятия и по организации в нем документооборота.

Достижения в науке, стремительное развитие производства требуют изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:

·        оперативность в составлении и прохождении документа;

·        высокое качество документов;

·        оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т. п.);

·        широкое применение безбумажных технологий обмена информацией.

Успешной реализации этих принципов в управлении способствуют следующие организационные меры:

·        оптимизация распределения обязанностей между сотрудниками;

·        оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой;

·        внедрение компьютерных сетей и сетевых технологий;

·        применение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами.

Развитие компьютерной техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовать и ускорить процесс управления. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий. Для решения основных задач делопроизводства на современном этапе используются программное обеспечение компьютеров, базы данных, современные телекоммуникационные технологии и Интернет.

Для создания документов используются текстовые редакторы. Эта информационная среда позволяет оперативно редактировать документы, использовать готовые формы (шаблоны), оформлять документы с использованием фирменного бланка предприятия, тиражировать созданные документы и многое другое. Специальные программы-переводчики помогают быстро и грамотно производить переводы документов на любой язык. Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки, расчеты) различные диаграммы, рисунки. Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии и стиля письма, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве.

Для обмена информацией используются компьютерные сети (рис. 1.12), что ускоряет процесс обмена. Специальные компьютерные программы позволяют передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту или гипертерминалы.

 

 

	Компьютерные сети
Локальные	Корпоративные	Глобальные

Рис. 1.12. Виды компьютерных сетей

 

Для регистрации документов и контроля за их исполнением используются программы по автоматизации управления и организации труда сотрудников делопроизводственных служб. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, осуществлять собственный тайм-менеджмент и тайм-менеджмент руководителя, вести ежедневники. С их помощью также ведется контроль за исполнением документов, своевременное оповещение исполнителя о наступлении срока исполнения документа.

Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С их помощью можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, создание новых и уничтожение устаревших данных.

Труд в сфере управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических либо творческих операций — прогнозирования, планирования, оценки ситуации и принятия решений и большого количества технических операций, действий, совершаемых над документом как носителем информации (составление, регистрация, контроль и т. д.).

Процесс делопроизводства представляет собой часть технологии управления и обработки документов. При этом предметом труда является информация в различном виде, содержащаяся в документе. Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность труда. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге или других носителях управленческих решений по установленным правилам, т. е. в создании управленческих документов.

Процесс труда с документами состоит из ряда операций, которые условно можно разделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие (рис. 1.13).

К техническим (делопроизводственным) операциям относятся обработка поступающей документации (вскрытие конвертов, регистрация, печатание документа), перемещение документа, контроль исполнения, подписание приказов и других документов.

Логические операции включают чтение и ознакомление с документом, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление. данных произведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.

 

 

Творческие операции, отражающие специфику труда руководителя, состоят из определения состава исполнителей документа, поиска альтернативных решений, выбора оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

 

1.2.2. Государственные стандарты на документацию

Определение стандарта содержится в ГОСТ 1.1—2002 «Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения».

Стандарт — нормативный документ, который разработан на основе консенсуса, принят признанным на соответствующем уровне органом и устанавливает для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов, и который направлен на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. Государственные стандарты утверждаются Госстандартом.

Все государственные стандарты, действующие на территории России, объединены в единую Государственную систему стандартизации (далее — ГСС) — иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 ГСС содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке их разработки, построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации введения в действие стандартов, внесения в них изменений, их отмены и др.

Серия 6 ГСС содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.10.3—83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате»;

ГОСТ 6.10.4—84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»:

ГОСТ 6.10.5—87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;

ГОСТ Р 7.0.97—2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная - документация. Требования к оформлению документов» (принят взамен утратившего силу ГОСТ Р 6.30—2003).

ГОСТ Р ИСО 15489-1—2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (принят взамен утратившего силу ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007).

К этой же группе стандартов по содержанию примыкает стандарт, входящий в терминологическую серию: ГОСТ РР 7.0.8—2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (принят взамен утратившего силу ГОСТ Р 51141—98).

Рассмотрим данный стандарт подробнее. Он устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи.

Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандарт включает следующие элементы.

1. Область применения.

2. Стандартизованные термины с определениями.

3. Общие понятия.

4. Делопроизводство.

5. Документирование.

6. Организация работы с документами.

7. Архивное дело.

8. Хранение и учет архивных документов.

9. Комплектование архива.

10. Информационная деятельность архива.

Термины, установленные данным стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу и представлены в словаре основных терминов и определений.

В государственных стандартах на документы закреплены требования к форме (формуляру-образцу) документа, бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документации, используемая в документационном обеспечении терминология, требования к техническим средствам обработки информации и др.

До 2020 г, в области делопроизводства в качестве стандарта действовал ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007, введенный в действие с1 июля 2007 г. Данный национальный стандарт был идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management». ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 состоял из следующих 11 разделов.

1. Область применения.

2. Нормативные ссылки.

3. Термины и определения.

4. Преимущества управления документами.

5. Нормативная среда.

6. Политика управления документами и ответственность.

7. Требования к управлению документами.

8. Проектирование и внедрение системы управления документами.

9. Процессы управления документами и контроль.

10. Мониторинг и аудит.

11. Обучение.

В 2019 г. был принят национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1—2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы». Как сказано в предисловии данного ГОСТа, стандарт идентичен зарубежному документу ISO 15489-1:2016 «Information and documentation. Records management Records management. Part 1. Concepts and principles».

Стандарт определяет понятия и принципы, на основе которых разрабатываются подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами. В стандарте описаны понятия и принципы, относящиеся:

— к документам, метаданным документов и документным системам;

— политике, распределению ответственности, мониторингу и обучению, обеспечивающему эффективное управление документами;

— периодическому анализу деловой среды и определению требований к документации;

— средствам управления документами;

— процессам создания, ввода в систему и управления документами.

Стандарт относится к созданию, вводу в систему и управлению документами независимо от их структуры или формы во всех видах деловой и технологической среды с течением времени.

При этом ГОСТ Р ИСО 15489-1—2019 в отличии от предыдущего состоит из девяти разделов.

1. Область применения.

2. Нормативные ссылки.

3. Термины и определения.

4. Принципы управления документами.

5. Документы и документные системы.

6. Политика и распределение ответственности.

7. Анализ деловых процессов.

8. Средства управления документами.

9. Процессы создания, ввода в систему и управления документами.

Во введении к стандарту отмечена важнейшая роль документов, во-первых, как свидетельств деловой деятельности, во-вторых, как информационных активов организации. Также подчеркнуто, что создание и хранение документов в цифровой среде открывает новые возможности для использования документов, поскольку цифровая среда обеспечивает большую гибкость средств управления документами. Наряду с этим новые модели ведения деловой деятельности повышают ответственность специалистов в отношении документов, требуют от них знания нормативной среды, понимания возможных рисков для документов, а также понимания внешних и внутренних потребностей не только самой организации, но и требований государственных структур, запросов общественности, клиентов.

Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).

Рассматриваемый стандарт носит рекомендательный характер, как установлено Федеральными законами от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» и от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».

ГОСТ Р ИСО 15489-1—2019 содержит очень важный для отечественной практики документационного обеспечения управления (ДОУ) раздел — «Политика и распределение ответственности», в котором определено, что ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации.

В данном случае представляет интерес дифференциация ответственности в области управления документами между сотрудниками организации в зависимости от их должностных обязанностей и занимаемого поста.

Например, специалисты в области управления документами отвечают за все его аспекты, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности.

Администраторы систем управления документами отвечают за точность введенной документации (документов), удобство их воспроизведения и восприятия, а также за доступ персонала организации к этим документам. Ответственность руководства заключается в поддержке политики управления документами во всей организации и т. п. Вместе с тем все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

Стандарт содержит ряд требований к процессам управления документами и закладывает принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени».

Важным положением стандарта в этой связи является то, что информационные и коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности «следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами».

Важная особенность национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1—2019 — его универсальность с точки зрения традиционного и электронного делопроизводства. Отсюда вытекает следующее: во-первых, системы традиционного и электронного документооборота могут и должны существовать параллельно и быть взаимодополняющими; во-вторых, система управления документами включает оба эти направления, Следовательно, при проектировании системы управления документами необходимо выбирать «подходящую среду хранения и носители информации, средства физической защиты, процедуры обработки и системы хранения документов».

Несмотря на то что действие ГОСТ Р ИСО 15489-1—2019 не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях, в нем подчеркивается значимость архивной службы при привлечении ее к участию в процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами.

В стандарте особое внимание уделяется проблемам сохранности документов, введенных в систему управления документами, и, в частности, срокам хранения этих документов. Стандарт не определяет эти сроки — в Российской Федерации подобные вопросы давно и достаточно полно проработаны в отношении традиционных документов и есть все основания утверждать, что и в отношении электронных документов этот вопрос вскоре будет урегулирован.

Значимость положений национального стандарта заключаемся в том, что принятие решения о сроках хранения документов в системе управления документами должно происходить на основе существующих норм, исходя из потребностей деловой деятельности, с учетом прав всех заинтересованных лиц, а также при оценке рисков, возможных в случае несвоевременного уничтожения документов.

Также приоритетное значение имеет соблюдение требований нормативной среды. При этом «правовыми или иными требованиями нормативной среды устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления документами», а к решению этого вопроса «следует привлекать уполномоченные органы (архивные органы или аудиторов)».

Нисколько не приуменьшая практическую ценность, актуальность и востребованность ГОСТ Р ИСО 15489-1—2019, не следует забывать о том, что Россия имеет огромный опыт унификации и стандартизации процессов управления документами, а также самих форм документов, особенно в системах организационно-распорядительной документации. Эти традиции уходят еще в советский период, когда все было строго централизованно и огосударствлено.

В то же время в России с появлением частного сектора экономики государство не распространило на него уже имеющиеся и апробированные правила и методы управления документами, а со временем вообще устранилось от этой проблемы. Все нормативнометодические документы, регламентирующие процессы управления документами в сфере ДОУ, адресованы исключительно федеральным органам исполнительной власти, и совершенно непонятно, что же делать организациям, намеренным добросовестно вести свое делопроизводство, на какие нормативные документы им опираться в работе.

Нужно отметить, что ГОСТР ИСО 15489-1—2019 отвечает на эти вопросы и, распространяя единые правила и процедуры управления документами на государственный и частный сектор экономики, будет способствовать возрождению единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России.

 

1.2.3. Унифицированные системы документации

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

При создании УСД используется метод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку

данных, содержащихся в УСД.

В настоящее время действуют восемь унифицированных систем документации:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система банковской документации;

3) унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

4) унифицированная система отчетно-статистической документации;

5) унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

6) унифицированная система документации по труду;

7) унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

8) унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии предусматривается внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

 

1.2.4. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Все классификаторы в зависимости от содержания разделяются на три группы.

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях;

·        Общероссийский классификатор стандартов (ОКСО);

·        Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

·        Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

·        Общероссийский классификатор валют (ОКБ);

·        Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);

·        Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) и др.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

·        Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

·        Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

·        Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

·        Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

·        Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

·        Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

·        Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

·        Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКГТДТР);

·        Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.

Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере ОКУД выглядят следующим образом.

ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен:

— для регистрации форм документов;

— упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве,

— сокращения количества применяемых форм;

— исключения из обращения неунифицированных форм документов;

— обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

— контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

— рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации — разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации. Пример подобных обозначений приведен в табл. 1.3.

Таблица 1.3

Наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов

Код	Контрольное число	Наименование формы
0200000	2	Унифицированная система организационно-распорядительной документации
0211000	0	Документация по созданию организации, предприятия
0211031	3	Договор об аренде
0211071	5	Заявление на государственную регистрацию
0211072	1	Заявление в финансовые органы об открытии в расчетного счета и т. д.

Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков — блока идентификации и блока наименований объекта классификации. Идентификация унифицированной формы производится посредством классификации. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится следующим образом: ХХ ХХ ХХХ Х, где отражены следующие признаки классификации:

·        1-Й и 2-Й знаки (класс форм) — принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей УСД;

·        3-Й и 4-Й знаки (подкласс форм) — общность содержания множества форм документов и направленность их использования;

·        5-Й, 6-й и 7-Й знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;

·        8-йзнак — контрольное число.

Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фонд — 0901 0046 — читается таким образом:

09 — УСД Пенсионного фонда;

01 — документация по учету и распределению средств;

004 — расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд;

6 — контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы содержатся также «индекс» и «периодичность» представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.

 

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Дайте характеристику основных исторических этапов развития делопроизводства в России.

2. Дайте характеристику делопроизводства в Древней Руси.

3. Дайте характеристику приказного делопроизводства.

4. Дайте характеристику коллежского делопроизводства.

5. Дайте характеристику министерского делопроизводства.

6. Дайте характеристику делопроизводства в первой половине ХХ в.

7. Дайте характеристику делопроизводства во второй половине ХХ в.

8. Что такое делопроизводство и каковы важнейшие его составляющие?

9. Назовите цели, задачи и основные принципы современного делопроизводства.

10. Определите место делопроизводства в структуре управленческого труда.

11. Назовите основные принципы организации современного делопроизводства.

12. Охарактеризуйте нормативно-правовую базу современного делопроизводства.

13. Каковы основные задачи документоведения?

14. Перечислите основные нормативно-методические документы, которыми следует руководствоваться в области делопроизводства в Российской Федерации.

 

ИСТОЧНИК ЛИТЕРАТУРЫ

Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство : учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. — 4-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 545 с. — (Профессиональное образование).