Тренинг« Как успевать жить и работать. Тайм – менеджмент для учителей»

Тренинг « Как успевать жить и работать. Тайм – менеджмент для учителей» Цель тренинга: формирование у педагогов представлений, о том, как повысить эффективность своей работы, как добиться больших результатов и достигнуть значимых целей при меньших затратах времени и энергии. Тренинг Вопрос: Испытываете ли вы в последнее время стресс? Что является причиной стресса чаще всего? Какие действия вы предпринимаете, чтобы снизить уровень стресса? (подвести разговор к тому, что чаще всего причиной стресса является нехватка времени). УПРАЖНЕНИЕ «ЧУВСТВО ВРЕМЕНИ” Цель: участники тестируют себя - насколько точно они ощущают течение времени. Инструкция. Давайте проверим, насколько у каждого из вас развито чувство времени. Закройте, пожалуйста, глаза и постарайтесь после моей команды „начали" уловить тот момент, когда пройдет минута. При этом не надо считать про себя. Как только, с вашей точки зрения, минута пройдет, поднимите руку и откройте глаза. При этом продолжайте сидеть молча до тех пор, пока все не откроют глаза. Итак, начали. На плакате рисуем шкалу времени. Т.е. прямую линию, с отмеченными на ней временными интервалами -20сек, -15сек, -10сек, -5сек, 0, 5сек, 10сек, 15сек, 20сек. Когда остается 20 секунд, начинаете отмерять указкой это время на Вашей шкале. Т.о. участники, открывшие глаза, в тот момент, когда, по их мнению, закончилась минута, наглядно видят на сколько секунд они ошиблись, в "-" или "+", т.е. как работают их внутренние часы. 1. Люди, чьи внутренние часы сильно спешат. Их интересы устремлены вперед в будущее (они живут «там и потом»). 2. Люди, чьи внутренние часы отстают. Их интересы обращены в прошлое (они живут «там и тогда»). 3. Люди, чьи внутренние часы идут точно. Их жизнь зафиксирована только на настоящем (только «здесь и сейчас»). 4. Люди, чьи внутренние часы немного убегают вперед. Их интересы связаны с настоящим, которое является частью будущего («мое завтра начинается сегодня»). Время – невосполнимый ресурс. Это единственный ресурс, который мы можем тратить, но не можем накапливать. Пример с деньгами (потратили – заработали), энергия (потратили – восстановили), нехватка информации (нашли, добыли, купили). Потерянное время никогда не вернется. Увеличить количество часов в сутках нельзя. Что делать? Научиться рационально использовать каждую секунду своей жизни. Тайм – менеджмент – «технология, позволяющая невосполнимое время жизни использовать в соответствии с личными целями и ценностями». В данном определение необходимо обратить внимание на следующий момент – потратить своё время в соответствии с личными целями, то есть никак сложилось, а как я того захотел. Тайм-менеджмент держится на трех китах. 1. Целеполагание (как поставить цель, как их структурировать, чтобы они достигались, это то, что вы хотите в своей жизни). Планирование (графики, расписание, ежедневники, то есть все то, что помогает нам вовремя быть в нужном месте, в нужное время) 2. 3. Самомотивация (это то, что помогает нам достичь наши цели). Целеполагание Каждая наша повседневная задача должна быть привязана к долгосрочным целям, но классические ежедневники построены таким образом ….. Техника «Стратегическая картонка» Делается очень просто. Берется лист бумаги с размером листа ежедневника, на этой закладке вы выписываете ключевые цели на предстоящий год. Сколько их может быть? Здесь лучше воспользоваться классической схемой: 7+(-)2 единиц информации. Например: получить второе образование, наладить здоровый образ жизни и т.д. Вкладываете эту закладку в ваш ежедневник. Что происходит? Каждое утро, открывая свой ежедневник, вы видите не текучку, суету, которые вписаны в ежедневник на сегодняшний день, а ключевые цели на картонке. В начале дня ответьте на вопрос: «Какой шаг я могу сделать в направлении к этим целям?» Как только вы определились с шагом, запланируйте его выполнение на самое лучшее время, когда вы более работоспособны, когда вас меньше всего отвлекают. Со временем вы увидите, что если расширить время на долгосрочные цели и сжать время на текучку, то текучка как бы от этого не сильно страдает. Как найти время для работы с этими целями? Техника «Будильник» Например, вам необходимо написать методичку. Каждый день вы собираетесь начать работать над книжкой, но рутинная работа не оставляет вам на это время. Вы говорите себе, что я сделаю это завтра… и так каждый день. Берете будильник (дома, на работе), заводите его на 15 минут и просите, чтобы вас никто в это время не беспокоил. Работаете над методичкой. На следующий день заводите будильник на 30 минут, потом 45 мин и так далее. Со временем вы начнете замечать, что все текущие дела вы выполняете за меньшее время. Планирование Итак, цели определены, задачи ясны необходимо спланировать свой день. Как обычно выглядит наш ежедневник – это жесткая сетка с распределением по времени, и пользователь пытается привязать свои дела к этой сетке. Например: 10.00-11.00 – встреча, 11.00-12.00 – совещание и так далее. С вечера все распланировали, все прекрасно. Но наша жизнь штука не предсказуемая. Мы не знали, что на следующий день, зайдя в учительскую, увидим сообщение о совещание да еще не одно два подряд. И весь план наш рушится. Техника «Жестко-гибкое планирование» Данная техника поможет нам отойти от привычки жесткого планирования своего рабочего дня 1 шаг. В ежедневнике надо разделить страничку на два столбика (левый – жесткие задачи, правый – гибкие – задачи). В разделе жесткие задачи планируем меньшее количество мероприятий (делаем промежутки), чем мы делали это раньше. Например: 10.00-11.00 – встреча 11.00-12.00 12.00 – 13.00 - совещание Сколько должно быть таких промежутков? -30-40% рабочего дня. 2 шаг. Выписать гибкие задачи. Что такое гибкие задачи? Это то, что не привязано строго по времени, но это необходимо сделать сегодня (прочитать, проконтролировать и так далее), в любой момент рабочего дня. Гибких задач может быть много и все мы не успеем их выполнить, поэтому выбираем 2-3 приоритетные и помечаем красным маркером. Появился промежуток, выполнили гибкую задачу, вычеркнули. Часто говорят, что тайм-менеджмент – это как успевать всё, на самом деле, это как успевать главное. Самомотивация Техника «Лягушка» В Испании говорят « Съешь утром большую жабу и за этот день ничего худшего у тебя не произойдет» Заведите в ежедневнике отдельный список лягушек (дело, которое не очень хочется делать, например, неприятный разговор с родителями). И каждый день планируйте себе одну лягушку на утро. «Съели лягушку» и дальше полное счастье, вы одержали победу над собой, преодолели свою слабость. Прием «Поедание слона» Периодически нам приходится сталкиваться с задачами глобальными и довольно сложными. Подступиться к ним нелегко, т. к. результат мы сможем увидеть еще не скоро, а попотеть над его достижением придется немало. Такие задачи можно метафорично назвать «слонами». И понятно, что разобраться со «слоном» за один прием – практически невозможно. От него можно избавиться, только разделяя его на кусочки («бифштексы»). Причем небольшие, чтобы каждый из них можно было съесть за один раз и процесс поедания не вызывал у вас дискомфорта и отрицательных эмоций. Так, например, генеральную уборку можно разделить на несколько менее масштабных акций. Помыть окна сегодня, перебрать содержимое шкафа завтра и т. д. Главное, чтобы с каждым шагом вам было легче двигаться вперед! Характерно то, что мы, как правило, сами взращиваем «слонов» из наших дел, выполнение которых долгое время откладываем на потом. Каждый раз, когда мы думаем о какой-либо задаче, но не приступаем к ее выполнению, «слон» растет. Часто, когда мы все-таки беремся за дело и выполняем его, выясняется, что работа не такая уж сложная и неприятная. Техника «Промежуточная радость» Заранее, планируя свой день, в ежедневнике запишите промежуточную радость – это то, чем вы себя наградите, когда решите какую- либо неприятную задачу. Хорошо бы, чтобы эта радость была привязана к конкретной задаче. Мало грамотно структурировать неприятные дела и разделить их на «бифштексы». Важно создать для себя дополнительную мотивацию на ритмичное, регулярное съедение этих «бифштексов», используя метод «кнута и пряника». За выполнения плана по «заготовке и утилизации слонов и лягушек» в конце недели или месяца поощряйте себя отдыхом (каток, бассейн, фитнес, поездка на экскурсию и т.п.). В случае невыполнения накажите себя физическими упражнениями (например, 20 – 50 раз отжаться от пола, пробежать небольшой кросс и др.) и форсированным уничтожением самых неприятных «лягушек» и крупных бифштексов (особенно включая уборку в квартире, ремонтные работы), сократив свой отдых. Осуществлять самомотивацию можно и другими способами. Например, существуют такие приемы: 1) «Сжигание мостов» - это клятвенное публичное обещание в том, что с сегодняшнего дня я, например, бросаю курить. 2) Количественное измерение результатов деятельности по «съеданию слонов и лягушек», что значит ежедневно в конце дня отмечать, что сделано за день. Человек устроен так, что сама фиксация количественного показателя уже подталкивает к действиям в нужном направлении. Целесообразно завести таблицу регулярных дел. 3) «Метод швейцарского сыра» - это выполнение задачи не в логической последовательности, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки – наиболее простые, приятные и т.п. 4) Использование «якоря» (ритуала) для включения в задачу. Это может быть любая техническая черновая работа. Как говорят художники: «Прежде, чем делать эскиз – наточи карандаш». Техника «Обезьяны» Есть дела, которые мы поручаем сделать кому-то: мужу, ребенку, маме. И всё бы ничего, но чаще всего тот, кому дело поручено приходит к вам за дополнительными инструкциями и советами. Вы конечно соглашаетесь помочь, подсказать и не замечаете, что эта «обезьяна» уже опять посиживает на вашей шее. Вы сказали мужу прибить полку в ванной, он спрашивает: как будет лучше правее или левее? А где у нас тот молоток с красной ручкой? А может лучше купить новую полочку? Не получив ответ хотя бы на один свой вопрос, муж не будет прибивать эту полку, мотивируя это тем, что «ну ты же мне не сказала…» . Поэтому чётко следите за тем, чтобы все дела-обезьяны не возвращались обратно к вам, а выполнялись тем, кому были поручены. Просто отвечайте: «Не вешай на меня свою обезьяну! Она твоя! Вот и решай, что и как с ней делать» Утром проглотили лягушку, в течение дня съели кусочек слона и главное вовремя отказались от обезьяны! Метод помидора Это, пожалуй, один из самых оригинальных методов планирования времени. Изобрёл его итальянский студент Франческо Чирилло. Он, как и все студенты перед сессией, пытался объять необъятное… Но в отличие от многих, ему это удалось с помощью… помидора. Но не самого овоща, а кухонного таймера в виде помидора. Студент заводил таймер на 25 минут. В течение этого времени он интенсивно зубрил лекции. После чего делал перерыв на 5 минут, а затем снова 25 минут штудировал конспекты. После четырёх «помидоров» он позволял себе расслабиться на 15-20 минут. Секрет успеха заключается в том, что Вы не отвлекаетесь в течение отведённых 25-и минут ни на что второстепенное. Важно поставить себе задачу, разбить её на «помидоры» и чётко следовать выбранной схеме. Метод швейцарского сыра Швейцарский сыр, как известно, имеет дырочки. Если Вам страшно приступить к какому-либо делу, то сделайте в нём «дырочку». То есть выполните часть работы. В отличие от предыдущего метода последовательного «поедания слона», дырочки можно делать в произвольном порядке, перескакивая с одного вопроса на другой. Например, в строительстве того же дома Вы можете приступать к тем вопросам, к которым больше лежит душа. Или сложившиеся обстоятельства сами просятся решать какую-либо определённую задачу. Главное делать «дырки» ежедневно, не пропуская ни одного дня. Помните, что чем больше «изъедена» задача, тем меньше времени потребуется для её окончательного решения. Метод швейцарского сыра хорошо подходит для так называемой раскачки, когда с одной стороны необходимо браться за сложный проект, а с другой стороны – лень. Втянувшись в события, дело начнёт спориться гораздо легче. Ведь, как известно, «аппетит приходит во время еды».