УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС по ОП.05. Документационное обеспечение управления для специальности СПО 100801 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС по ОП.05. Документационное обеспечение управления для специальности СПО 100801 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров

Разработки курсов
doc
правоведение
Взрослым
15.01.2017

150.000₽ призовой фонд • 11 почетных документов • Свидетельство публикации в СМИ

Опубликовать материал

Приложение 3. Методические разработки уроков теоертического обучения.doc
Приложение 3 к учебно­методическому комплекту по специальности среднего профессионального образования  100801 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Тюменской области «Тобольский многопрофильный техникум» МЕТОДИЧЕСКИЕ РАЗРАБОТКИ УРОКОВ ТЕОРЕТИЧЕСКОГО ОБУЧЕНИЯ по ОП.05. Документационное обеспечение управления для обучающихся по специальности 100801 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров Рассмотрены на цикловой комиссии работников по профессиональной подготовке Протокол от «___» ____________2014 г. № ___ Председатель ЦК _________А.Г. Бехер Рассмотрены на методическом совете ГАОУ СПО ТО «Тобольский многопрофильный техникум» Протокол от     от «___» ___________2014  г. № ___ Сумкино 2014 Методические   разработки   уроков   теоретического   обучения   по   ОП.05. Документационное   обеспечение   управления   (для   преподавателя   и   обучающихся)   по специальности 100801 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров / Авт.­сост. Княжева В.В. – Тобольск, 2014. – 123 с. Рецензент: __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 2 ©   Княжева В.В., 2014 Содержание     УРОКОВ   РЗРАБОТКИ ТЕОРЕТИЧЕСКОГО Пояснительная записка……………………………………………………………………............................... МЕТОДИЧЕСКИЕ ОБУЧЕНИЯ………………………….. Введение……………………………………………………………………………………………………… Раздел 1. Документирование управленческой деятельности……………………………………….. 1.1. Основные понятия ДОУ. Унификация и стандартизация управленческих  документов………….. 1.2. Классификация и общая характеристика организационно­распорядительной  документации…. 1.3.   Справочно­информационные   документы.   Классификация   служебных   писем.   Документы срочного характера………………………………………………………………………………………………. 1.4.  Особенности  оформления  докладных  (служебных)  и объяснительных  записок, справок, актов………………………………………………………………………………………………………………… 1.5. исполнению договоров…………………………………………………. Раздел 2. Организация работы с документами………………………………………………………….. 2.1. Организация документооборота………………………………………………………………………….. 2.2.   Особенности   составления   номенклатуры   дел.   Формирование   и   оперативное   хранение дел… 2.3. архив…………………………………………………………………………... Список литературы …………..……………….......................................................................................... заключению Подготовка   Документы   и     по сдаче       дел   к       в стр . 4 5 5 11 11 19 47 61 72 84 84 96 104 120 3 Пояснительная записка Методические разработки уроки теоретического обучения разработаны в помощь преподавателю   при   проведении   аудиторных   занятий     по   ОП.05.   Документационное обеспечение управления, работающих по учебнику: Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л.А. Румынина. – М.: ИЦ «Академия», 2010. Однако данные методические разработки можно использовать   и   при   работе   с   другими   учебниками,   внося   необходимые   изменения   в соответствии с их структурой. Каждая методическая разработка содержит: 1. План урока теоретического обучения. 2. Структуру урока. 3. Ход урока. 4. Литературу, Интернет­ресурсы и аудиовизуальные средства обучения. Представленные   уроки   разработаны   с   учетом   новых   требований   федеральных образовательных стандартов третьего поколения и ориентированы на формирование общих   и   профессиональных   компетенций,   а   также   на   организацию   внеаудиторной самостоятельной  работы обучающегося. Отличительной  особенностью  каждого  урока является   логическое   выстраивание   учебного   материала,   содержание   большого количества   приложений   образцов   документов,   карточек,   позволяющих   наглядно продемонстрировать учебный материал. Качество   знаний   по   учебной   дисциплине   во   многом   зависит   от   того,   как организована   практическая   часть   работы.   Хорошую   возможность   для   этого   дают задания из рабочей тетради, которую можно применять на каждом этапе урока. Рабочая тетрадь   входит   в   состав   данного   учебно­методического   комплекта   и   может   быть использована   преподавателем   на   уроках   ОП.05.   Документационное   обеспечение управления. 4 МЕТОДИЧЕСКИЕ РЗРАБОТКИ УРОКОВ ТЕОРЕТИЧЕСКОГО ОБУЧЕНИЯ План урока теоретического обучения по ОП.05. Документационное обеспечение управления  по теме: «Введение» Тема урока: Введение Цели урока:  1. Ознакомить с целями, задачами и содержанием учебной дисциплины. 2. Провести исторический экскурс истории развития документов. 3. Развивать умения рационально организовывать и планировать свой труд. 4. Воспитывать   любовь   к   профессии,   положительную   мотивацию   к   учебно­трудовой деятельности. Тип урока: урок усвоения нового материала Вид урока: лекция Метод обучения: словесный, объяснительно­иллюстративный Форма организации познавательной деятельности: коллективная Средства   обучения:  ТСО:   компьютер,   проектор,   экран;   мультимедиа:   презентация, видеофильм   «Делопроизводство»;   литература:   Лопатникова   Е.А.   Делопроизводство: образцы   документов   с   комментариями.   –   М.:   Омега­Л,   2008.   –   319   с.:   ил.   [табл.]; Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 5 экономика,   основы   предпринимательской   деятельности, документов. – М.: ТК Велби, изд­во Проспект, 2007. – 456 с.; наглядность: схема «Связь документационного   обеспечения   управления    с   другими   дисциплинами общепрофессионального и специального циклов». Метод контроля: устный Межпредметные   связи: деловая культура, право Знания: 1.   основные   понятия,   цели,   задачи   и   принципы   документационного   обеспечения управления. Умения: 1. оформлять и проверять правильность оформления документации в соответствии с установленными требованиями, в том числе используя информационные технологии. Общие компетенции: OK  1.   Понимать   сущность   и   социальную   значимость   своей   будущей   профессии, проявлять к ней устойчивый интерес. Профессиональные компетенции: ПК 3.4. Оформлять учетно­отчетную документацию. Структура урока Организационный момент Формирование ориентировочных основ знаний 1 2 мин. 2 71 мин. Первичное закрепление нового материала 3 10 мин. Домашнее задание и инструкции  по его выполнению 4 3 мин. Рефлексия Подведе­ ние итогов  урока 5 2 мин. 6 2 мин. Ход урока 1. Организационный момент 1. Приветствие обучающихся. 2. Определение отсутствующих. 3. Проверка готовности обучающихся к уроку. 4. Организация внимания. 2. Формирование ориентировочных основ знаний 1. Объект и предмет документационного обеспечения управления. Цель и задачи дисциплины. 2. История делопроизводства в России. 1.   Объект   и   предмет   документационного   обеспечения   управления.   Цель   и задачи дисциплины. Делопроизводство относится к обществоведческой дисциплине. Объект делопроизводства  – оформление документов, отражающих весь спектр управленческой   деятельности   предприятия   (фирмы,   организации);   кроме   того,   это   и организация документооборота в учреждении. 6 Предмет   делопроизводства  –   правильность   оформления   документов, отражающих   весь   спектр   управленческой   деятельности   предприятия   (фирмы, организации);   надлежащая   организация   документооборота   в   учреждении   согласно требованиям ГОСТа. Цели ОП.05. Документационное обеспечение управления: ­ приобретение обучающимися как теоретических, так и практических навыков в  работе по документационному обеспечению управления. Задачи ОП.05. Документационное обеспечение управления:  достижение понимания обучающимися значения делопроизводства в управленческом процессе,   изучение классификации документов, требований к оформлению документированной информации и организации работы с документами.  2. История делопроизводства в России.   Термин  «делопроизводство»  первоначально   появляется   в   устной   речи (предположительно в  XVII  в.) и относится к процессу решения (производства) дела – «дело   производить»   (решать   вопрос).   При   решении   любого   вопроса   появлялись документы, которые закрепляли достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово «кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято). Уже в  XVI  в. слово  «дело»  употребляется в значении «собрание документов, относящихся какому­либо делу, вопросу». Впервые это зафиксировано в документах в 1584 г.  Документы   возникли   вместе   с   письменностью,  вначале   как   средство закрепления   имущественных   отношений,   а   затем,   с   развитием   письменности,   стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.  Документ   происходит   от   латинского   слова  «documentum»  ­   доказательство, свидетельство.  Документ  –   результат   отображения   фактов,   событий,   предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая   письменность,   овладение   ею   правящей   элитой   общества,   установление государственности. Новгородские   русичи   (X­XIII  вв.   н.э.)   продавали   текст   документов   на   бересте   – верхнем слое березовой коры. После этого практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов. Самой   древней   формой   документа   на   Руси   была   грамота   –   отдельный   лист пергамента шириной около 15­17 см. размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. После того как документ утрачивал свою ценность, текст счищали, а дорогостоящий материал   использовали   снова   для   записи   информации.   Повторно   использовались медали и печати, на которых перебивались изображения. В XV­XVI вв. из западноевропейских стран начали завозить тряпичную бумагу, а со второй половины XVII в. – изготавливать свою, строить бумажные мануфактуры. 7 Чернила делались из дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков – наростов на дубовых листьях. Инструментами письма служили гусиные перья, которые применялись вплоть до второй половины  XIX  в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером чернильный текст посыпался мелким песком для впитывания излишек чернил, чтобы страницы не пачкались друг о друга  и не склеивались. Менялась также графика письменности: первоначально документы составлялись так называемым «уставным» письмом – буквами с прямым очертанием. В  XIV  в. стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. К  XIV  в. начали ставить точку в конце предложения. С появлением   так   называемой   скорописи   (начертание   округлых   букв   и   использование графических   сокращений   слов   и   частей   слов   с   вынесением   их   над   строкой   письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки. Приказное делопроизводство.  В конце XV в. появляются первые приказы – центральные органы государственной власти,   ведающие   отдельными   отраслями   княжеского   управления   (Поместный, Разрядный,   Посольский,   Тайных   дел   приказы   и   др.),   и  приказные   избы  –   органы государственного   управления   на   местах.   В   процессе   деятельности   этих   органов   и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. В приказах формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей. В целом управление Русским государством можно представить следующей схемой: Царь  Боярская дума Приказы  Судья Дьяки  Подьячие           Старые   Средней руки   Младшие   Структура управления в приказной избе выглядела следующим образом: Приказная изба Столы  Повытья  Документы этого периода имели форму  свитка­столбца – из подклеенных листов бумаги («поставов») длиной от 50 до 80 м, например, Соборное уложение 1649 г. – 309 м. Текст   в   столбцах   писался   с   одной   стороны,   что   было   неэкономно   при   тогдашней дороговизне бумаги. Схема   организации   приказного   делопроизводства:   подьячий   «средней   руки» («черное письмо») – через исправление самим дьяком к чистовому варианту. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Указы, жалованные грамоты, акты – это документы, издаваемые царем. 8 Приговоры – документы, издаваемые Боярской Думой. Памяти, грамоты, отписки – входящие и исходящие документы в приказах. Приказ приказу писал памяти. Из приказа в приказную избу – грамоты. Из приказных изб в вышестоящую инстанцию – отписку. Челобитные, прошения – обращения простых людей. Применялась скоропись – вид письма, где буквы соединяются одна с другой. Характерные особенности приказного делопроизводства: «волокита»; не развиты – регистрация документов, контроль, хранение. На этом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их на Руси. Коллежское делопроизводство. Взамен устаревшей системы приказов в 1717­1718 гг. царем­реформатором Петром I  было   создано   12   коллегий,   каждая   из   которых   ведала   определенной   отраслью   и подчинялась   Сенату.   Коллегиями   назывались   центральные   учреждения,   ведавшие отдельными   отраслями   государственного   управления.   Генеральным   регламентом государственных   коллегий   была   фактически  создана   канцелярия   и   утверждена должность секретаря (27 февраля 1720 г.).  Кроме секретаря в канцелярию входили: регистраторы,   актуариусы   (составители   актов),   архивариусы   (работники   архивов), копеисты   (изготовители   копий   документов),   писцы,   фискалы   (надзиратели   за деятельностью госучреждений). В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и режим работы конторских служителей. Структуру управления коллегии можно представить схемой: Коллегия                                                    Присутствие   Канцелярия                                                   Президент   Секретарь Вице­президент нотариус    4 советника     регистратор                        актуариус                                                 4 ассесора       канцеляристы                       копиисты                            переводчики              вахмистр Коллежский способ организации работы с документами был более прогрессивным и европеизированным   по   сравнению   с   предыдущим.   Появилась   упорядоченная   система регистрации, которая велась в специальных журналах. В этот период были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». Исполнительное делопроизводство (1811­1918 гг.). На рубеже XVIII­XIX вв. делопроизводство в России пережило новые значительные изменения. В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий  министерствами. Коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное 9 делопроизводство.  Указом об учреждении министерств, изданным в 1811 г. были строго распределены пределы компетенции руководящих чиновников. Схема управления министерством имела следующий вид: Министр  совет министра Департаменты  Директор департамента  Отделения  Начальник отделения  Столы  Столоначальник Указом «Общее учреждение министерств» предусматривалось единообразие изложения   по   приведенным   образцам.  Для   служебной   переписки   использовались бланки   с   угловым   штампом,   содержащими   сведения   об   организации,   которые изготовлялись типографским или рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание   письма,   на   которое   отвечали.   Началось   внедрение   механизации конторского труда. Дела и документы поступали в соответствии с их значимостью или в канцелярию министра, или в департаменты. В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах. Исполнительное   делопроизводство  есть   организация   работы   с   документами   в министерствах в период с 1811 по 1918 гг. включительно. Делопроизводство Советского периода. В результате Октябрьского переворота 1917 г. в России прекратил существование старый   государственный   аппарат,   Процесс делопроизводства   был   адаптирован   к   централизованному   управлению   народным хозяйством.    шло   конструирование   нового. 1918 г.  – постановление  Совета Рабочей и Крестьянской Обороны «О точном и быстром   исполнении   распоряжений   центральной   власти   и   устранении   канцелярской волокиты». 1921   г.  –   1­я   Всероссийская   конференция   по   НОТ   (вопросы:   НОТ   и   работы   с документами, а также о создании в стране органов, координирующих и направляющих эту работу). 1923 г. – создано бюро «Стандартизация, занималось вопросами ДОУ. 1925 г. – секретарей включили в канцелярско­техническую группу специалистов и уравняли их с машинистками, рассыльными, конторщиками и архивариусами. 1932   г.  –   секретари   разделены   на   две   неравноценные   (в   должностных обязанностях и окладах) группы (1. помощники и референты; 2. машинистка­секретарь 1 и 2 категорий). С начала ВОВ многие работники аппарата ушли на фронт. В начале 1960 г. секретари получили новые должности – секретарь­машинистка и секретарь­стенографистка, и им были переданы все административные и технические функции. 25.07.1963   г.  постановление   Совета   Министров   СССР   №   829   «О   мерах   по улучшению архивного дела в СССР». В 1964 г. в Московском государственном историко­архивном институте был открыт факультет государственного делопроизводства. 10 В 1966 г. образован ВНИИДАД, одной из основных задач которого было создание ЕГСД. В 1969 г. получение секретарями среднего специального образования на базе ПТУ. В 1969­1970 гг. разработаны и утверждены серия ГОСТов, утверждены только два: ГОСТ   6.38­72   «требования   к   оформлению   документов»   и   ГОСТ   6.39­72   «Формуляр­ образец». С 1972 г.  в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления ОРД и единые правила организации работы с документами. В 1973 г. введены основные положения ЕГСД. В   1975   г.  принят   ГОСТ   6.15.1­75   «Унифицированные   системы   документации. Система ОРД. Основные положения». В   1984­1986   гг.  ВНИИДАД   разработал   стройную   систему   документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ – «Единая государственная система ДОУ»). Современное делопроизводство. Наше время характеризуется тем, что создание, обработка и хранение документов осуществляется   при  помощи   компьютерной   техники,   применения  автоматизированных систем. Существует значительный комплекс нормативной базы делопроизводства.   С   01.07.2003  введен   новый  ГОСТ   Р   6.30­2003  «Унифицированные   системы   Унифицированная   система   организационно­распорядительной документации. документации. Требования к оформлению документов». 3. Первичное закрепление материала: 1. Какую тему изучали? 2. Какова цель урока? 3. Достигли ли мы цели? Почему? 4. Назовите предмет и объект ДОУ. 5. Каковы цели и задачи ДОУ? 6. Назовите основные этапы истории развития делопроизводства и дайте краткую характеристику названных периодов.  7. Как вы думаете, где и зачем могут пригодиться знания ДОУ товароведу? 4. Домашнее задание и инструкция по его выполнению ­ Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. – М.: Омега­Л, 2008. – 319 с.: ил. [табл.] – с. 3 – 4; ­   Делопроизводство:   Образцы,   документы.   Организация   и   технология   работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, изд­во Проспект, 2007. – 456 с. – с. 3 – 4; ­ записи в конспекте. 5. Подведение итогов урока ­ оценка работы группы; ­ оценка работы отдельных студентов; ­ аргументация выставленных оценок. 6. Рефлексия: 1. Понравилось ли вам занятие? 2. Понятны ли были цели и задачи курса? 3.   Какие   вопросы,   касающиеся   документационного   обеспечения   управления   вам хотелось бы рассмотреть на наших занятиях? 11 Литература 1. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток­Запад, 2006. – 427, [5]. 2. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: Изд­во РИОР, 2005. – 93 с. 3. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления:  учебник для СПО ­ 7­е изд. Стер. ­ М.: ИЦ «Академия» 2010. Периодические издания 5. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» 6. Журнал «Делопроизводство». 7. Журнал «Секретарское дело». 8. Журнал «Справочник кадровика». 9. Журнал «Справочник секретаря и офис­менеджера». 10.Делопроизводство.   Архивное   дело. делопроизводства. http://www.delpro.narod.ru/).   Словарь.   Деловой   этикет   и   др.   Интернет­ресурсы   Законодательство   РФ.   История (Режим   доступа: 11. Современный гуманитарный университет [Электронный ресурс]: Курс лекций по делопроизводству – электрон. опт. диск (CD­ROM). Аудиовизуальные средства Раздел 1. Документирование управленческой деятельности План урока теоретического обучения по ОП.05. Документационное обеспечение управления  по теме 1.1. Основные понятие ДОУ. Унификация и стандартизация управленческих документов Тема раздела: 1. Документирование управленческой деятельности Тема   урока:  1.1.   Основные   понятие   ДОУ.   Унификация   и   стандартизация управленческих документов Цели урока:  1.   Объяснить   различия   между   понятиями   «делопроизводство»   и   «документационное обеспечение управления», а также изучить специальную терминологию по данной теме урока. 2. Формировать навыки работы с нормативной литературой и документацией. 3. Привитие аккуратности при работе с документами. Тип урока: усвоения нового материала Вид урока: лекция Метод обучения: словесный, наглядный Форма организации познавательной деятельности: индивидуальная / коллективная Средства   обучения:  ТСО:   компьютер,   проектор,   экран;   мультимедиа:   презентация, видеофильм   «Делопроизводство»;   Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби,   Делопроизводство:   литература: 12 экономика,   основы   предпринимательской   деятельности, изд­во   Проспект,   2007.   –   456   с.;   наглядность:   «Схема   расположения   реквизитов документов, образцы бланков документов по расположению реквизитов». Метод контроля: устный / письменный Межпредметные   связи: деловая культура, право Знания: 1.   основные   понятия,   цели,   задачи   и   принципы   документационного   обеспечения управления; 2. системы документационного обеспечения управления, их автоматизацию; 4. требования к составлению и оформлению документов; Умения: 1. оформлять и проверять правильность оформления документации в соответствии с установленными требованиями, в том числе используя информационные технологии; 2. осуществлять автоматизированную обработку документов. Общие компетенции: OK  1.   Понимать   сущность   и   социальную   значимость   своей   будущей   профессии, проявлять к ней устойчивый интерес. ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество. ОК   4.   Осуществлять   поиск   и   использование   информации,   необходимой   для эффективного   выполнения   профессиональных   задач,   профессионального   и личностного развития. ОК   6.   Работать   в   коллективе   и   команде,   эффективно   общаться   с   коллегами, руководством, потребителями. ОК   7.   Брать   на   себя   ответственность   за   работу   членов   команды   (подчиненных), результат выполнения заданий. ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации. ОК   9.   Ориентироваться   в   условиях   частой   смены   технологий   в   профессиональной деятельности. ОК   10.   Исполнять   воинскую   обязанность,   в   том   числе   с   применением   полученных профессиональных знаний (для юношей). Профессиональные компетенции: ПК 1.4. Оформлять документацию на поставку и реализацию товара. ПК 3.4. Оформлять учетно­отчетную документацию. Структура урока Организационный Актуализация момент 1 2 мин. опорных знаний 2 3 мин. Формирование ориентировочных основ знаний Первичное закрепление нового материала 3 75 мин. 4 5 мин. Домашнее задание и инструкции  по его выполнению 5 1 мин. Подведе­ Рефлексия ние итогов  урока 6 2 мин. 7 2 мин. 1. Организационный момент 1. Приветствие студентов. Ход урока 13 2. Определение отсутствующих. 3. Проверка готовности студентов к уроку. 4. Организация внимания. 2. Актуализация опорных знаний Письменное задание: 1. Продолжите фразу: «ДОУ – это…». 2. Составьте схему «История развития делопроизводства в России». 3. Формирование ориентировочных основ знаний 1. Основные понятия ДОУ. 2. Нормативные документы по делопроизводству. 3. Унификация и стандартизация управленческих документов. 1. Основные понятия ДОУ. Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами  Современное делопроизводство включает два процесса: ­   обеспечение   своевременного   и   правильного   создания   документов   – документирование; ­ организацию работы с документами, т.е. получение, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку документов для сдачи в архив, уничтожение. Итак, рассмотрим два процесса делопроизводства. Документирование  – это процесс создания и оформления документа. Согласно ГОСТ Р 51141­98, это «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Изучением   развития   способов   документирования   и   носителей   информации занимается научная дисциплина – документоведение. Организация работы с документами –  это обеспечение движения документов в справочных   целях   и   хранения.   Этот   термин   определяется   Госстандартом   как «организация   документооборота,   хранения   и   использования   документов   в   текущей деятельности учреждения». Под  «документооборотом»  в   стандарте   понимается   «движение   документов   в организации с момента их создания или получения до завершения или отправления». Параллельно   с   термином   «делопроизводство»   используется   термин «документационное   обеспечение   управления».  Это   связано   с   внедрением компьютерных   систем   управления,   программным   и информационным   обеспечением.   Для   унификации   терминологии,   употребляемой   в компьютерных программах и литературе, относящихся к делопроизводству, аналогично стало использоваться понятие «документационное обеспечение управления», которое, по существу, является синонимом понятия «делопроизводство».   их   организационным, В чем же все­таки отличие понятий «делопроизводство» и «ДОУ»? В   отличие   от   делопроизводства,   документационное   обеспечение   управления охватывает всю документацию организации и в значительно большей степени позволяет использовать информационно­технологическую составляющую в работе с документами, а   делопроизводство,   распространяется   на   организационно­   в   основном, 14 распорядительную документацию. Таким образом, делопроизводство – это всего лишь техническая функция управления, а ДОУ – обеспечивающая. Информационно­документационное обеспечение управления  – более широкий термин, подразумевает, помимо традиционной работы с документами, информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных. Поэтому информационно­ документационное  обеспечение  управления любой фирмы, учреждения,  организации, предприятия рассматривается как важнейшая обслуживающая функция управления.  2. Нормативные документы по делопроизводству. Любая   сфера   деятельности   обязательно   должна   основываться   на законодательной, нормативной базе и методических документах, ДОУ – не исключение. Нормативную   базу   ДОУ   составляют   законы   и  нормативные   правовые   акты.   Они регламентируют   создание   и   продвижение   документов   в   процессе   деятельности организаций, учреждений и предприятий. Нормативная база делопроизводства: 1. правовые акты РФ; 2. ГОСТы; 3. нормативные документы; 4. классификаторы; 5. ГСДОУ. 1. Правовые акты РФ: ­ Конституция РФ;  ­ Гражданский Кодекс РФ; ­ Трудовой Кодекс РФ; ­ Уголовный Кодекс РФ; ­ ФЗ РФ «Об информации, информатизации и защите информации» № 24­ФЗ от 20.02.1995 г.; ­ ФЗ РФ «Об участии в международном информационном обмене» № 85­ФЗ от 04.07.1996 г. ­ ФЗ РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1­ФЗ от 10.01.2002 г.; ­ Закон РФ «О государственной тайне» № 5485­1 от 21.07.1993 г. (в редакции от 06.10.1997 г.); ­   Закон   РФ   «О   языках   народов   РФ»   №   1807­1   от   25.10.1991   г   (в   редакции   от 24.07.1998 г.); ­ ФКЗ «О государственном гербе РФ» от 20.12.2000 г.; ­ ФЗ РФ «О техническом регулировании» № 184­ФЗ от 27.12.2002 г. 2. ГОСТы: ­ Государственная система стандартизации РФ, включающая ГОСТ Р 1.0­92, ГОСТ Р 1.2­92, ГОСТ Р 1.4­93 и др. Одновременно с вступлением в силу ФЗ «О техническом регулировании»   введен   в   действие   ГОСТ   Р   1.5­2002   «Государственная   система стандартизации   РФ».   Стандарты.   Общие   требования   к   построению,   изложению, оформлению, содержанию и обозначению»; ­ ГОСТ Р 6.30­2003 Унифицированная система организационно­распорядительной документации. требования к оформлению документов № 65­ст от 03.03.2003 г.; 3. Нормативные документы: ­ Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утв. Госархивом РФ 06.07.1992 г.; 15 ­   Типовая   инструкция   по   делопроизводству   в   федеральных   органах исполнительной власти, утв. Приказом Федеральной архивной службой России № 68 от 27.11.2000 г.; ­ Унифицированные системы документации (УСД); ­ Основные правила работы ведомственных архивов, разработанные и введенные в 1988 г. Росархивом. ­   Перечень   типовых   управленческих   документов,   образующихся   в   деятельности организаций, с указанием сроков хранения, введенный Росархивом в 2000 г.; ­ Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г. 4. Классификаторы. Современное   делопроизводство   отличает   высокая   степень   автоматизации   и компьютеризации.   Для   использования   при   сортировке,   поиске   и   обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документам должны   быть   присвоены   специальные   коды.   Для   этого   созданы   классификаторы технико­экономической и социальной информации. Классификаторы  –   нормативные   документы,   содержащие   систематизированный перечень наименований объектов и их кодов. Все   классификаторы,   а   также   нормативные   и   методические   документы   по   их разработке   составляют   Единую   систему   классификации   и   кодирования   технико­ экономической и социальной информации (ЕСККТЭИ). Классификации   и   кодированию   подвергаются   объекты   в   таких   областях,   как экономика, статистика, банковское и таможенное дело и др. наличие классификаторов приводит к сокращению количества применяемых форм, упрощению их регистрации и контроль, обеспечивает учет и систематизацию. В   настоящее   время   действует   более   30   общероссийских   и   общесоюзных классификаторов.   По   области   действия   классификаторы   подразделяются   на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. Примеры   различаются   по   содержанию   классификаторов,   относящихся   к сфере делопроизводства: 1. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – ОК 011­ 93 утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299. 2. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО); 3.  Общероссийский  классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) – ОК 016­94 утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 г. № 367. ОКУД   Объектами   классификации   в   ОКУД   являются   унифицированные   формы документов,   утверждаемые   министерствами   (ведомствами)   РФ.   В   ОКУД   приведены кодовые обозначения этих форм  и наименования соответствующих  форм документов (объектов классификации). Код   формы   документа   в   ОКУД   состоит   из   7   десятичных   цифр   и   контрольного числа:   в   качестве   примера   приведен   протокол   общего   собрания   (конференции) трудового коллектива о ликвидации предприятия: 0213161 1. Класс форм Подкласс форм Регистрационный 02 13 номер 161 КЧ 1 Класс форм  указывает на принадлежность формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (ОРД); 16 ­ ­ ­ ­ ­ совершенствование работы аппарата управления; упорядочение документооборота и повышение качества документов; сокращение количества документов; построение информационно­поисковой системы; создание условий для применения современных технологий сбора, хранения и обработки информации. Подкласс форм содержит коды, указывающие на разновидности форм документов внутри   класса   и   направление   их   использования   (документация   о   ликвидации организации, предприятия); Регистрационный номер  – это № формы документа внутри подкласса (Протокол общего …); КЧ содержит контрольное число. 5.   Государственная   система   документационного   обеспечения   управления. Основные положения. Общие требования к документами и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утв. приказом Главархива СССР в 1991 г. № 33, а затем доп. Главархивом СССР в 1991 г.; В   1990   г.   появилась   ГСДОУ.   Она   является   наиболее   полным   документом   по организации делопроизводства. ГСДОУ устанавливает единые требования к организации работы с документами (в т.ч.   создаваемыми   средствами   вычислительной   техники)   в   органах   государственного управления,   суда,   прокуратуры,   арбитража,   на   предприятиях,   в   учреждениях   и общественных организациях. Основные цели ГСДОУ: По   положениям   ГСДОУ   создает   инструкции   по   делопроизводству,   методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства. В 1993 г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. 3. Унификация и стандартизация управленческих документов. Приведение   документов   к   оптимальному   единообразию   по   составу   и   формам называется  унификацией  документов.   Также,  унификация  –   это   установление максимального   единообразного   набора   реквизитов,   формата   бумаги   и   фиксации реквизитов на бумаге. Унифицированная  форма  документа  –   это   совокупность   реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных   в   определенном   порядке   на   носителе   информации. Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная   система   документации  –   это   система   документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав УСД входят: ­ УС организационно­распорядительной документации; ­ УС банковской документации; ­УС   финансово­учетной   и   отчетной   бухгалтерской   документации   бюджетных учреждений и организаций; ­ УС отчетно­статистической документации; ­ УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия; ­ УС документации по труду; 17 ­ УС документации пенсионного фонда; ­ УС внешнеторговой документации. Унификация   документов   заключается   в   установлении   единообразия   состава   и форм   управленческих   документов,   фиксирующих   осуществление   однотипных управленческих   функций.   Унификация   документов   проводится   в   целях   сокращения количества   применяемых   документов,   типизации   их   форм,   повышения   качества, снижения   трудоемкости   их   обработки,   достижения   информационной   совместимости различных   систем   документации   по   одноименным   и   смежным   функциям   управления, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации включает: ­   разработку   унифицированной   системы   документоведения   (УСД),   которая осуществляется   министерствами   и   ведомствами,   ответственными   за   соответствующие системы документации; ­ внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД; ­   ведение   УСД   и   Отраслевого   классификатора   технико­экономической документации   (ОКТЭИ)   с   целью   поддержания   достоверности   информации   и   ее дальнейшего развития; ­   разработку   комплексов   отраслевых   унифицированных   форм   документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; ­   разработку   отраслевых   классификаторов   технико­экономической   информации, отражающих   специфику   отрасли.   Организационное   и   методическое   руководство унификацией и стандартизацией  документов, координацию  соответствующих работ и контроль   осуществляет   головная   организация   по   координации   внедрения   и   ведения УСД   и   ОКТЭИ   в   республике.   На   отраслевом   уровне   эту   работу   проводит   головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация – это деятельность по установлению   правил   и   характеристик   в   целях   их   добровольного   многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Стандартизация  –   это   процесс   установления   и   применения   правил   с   целью упорядочения   деятельности   в   делопроизводстве   на   пользу   и   при   участии   всех заинтересованных сторон. Стандартизация основывается на результатах науки, техники и практического опыта. Стандарт  – типовой вид, образец, которому должно удовлетворять что­нибудь по своим признакам, свойствам, качествам. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Стандартизация   документов  —   это   форма   юридического   закрепления проведенной   унификации   и   уровня   ее   обязательности.   Установлены   следующие категории   стандартов:   государственные   стандарты   (ГОСТ),   отраслевые   стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Документ – основной объект труда в сфере управления. Для удобства ежедневной работы   с   одинаково   функционирующими   документами,   созданными   различными организациями,   и   придания   им   юридической   силы,   необходимо   предъявлять   единые требования   к   их   оформлению.   Именно   поэтому   оформление   служебных   документов строго регламентировано стандартами. 18 В соответствии с законом РФ «О стандартизации» от 10.06.1993 г. государственные стандарты принимает Госстандарт. В настоящее время процесс создания и ведения делопроизводства регулируется стандартами: ГОСТ   6.10.3­83  Унифицированные   системы   документации.   Запись   информации унифицированных документов в коммуникативном формате. ГОСТ 6.10.4­84  Унифицированные системы документации. Придание юридической силы   документам,   создаваемым   средствами   вычислительной   техники.   Основные положения. ГОСТ   6.10.5­87  Унифицированные   системы   документации.   Требования   к построению формуляра­образца. ГОСТ   6.01.1­87  Единая   система   классификации   и   кодирования   технико­ экономической информации. ГОСТ Р 51141­98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ   Р   6.30­2003  Унифицированные   системы   документации.   Унифицированная система   ОРД.   Требования   к   оформлению   документов   (принят   постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65­ст и введен в действие с 01.07.2003 г.). Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов  управления  и субъектов  хозяйственной деятельности. Госстандарт  и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа. 4. Первичное закрепление материала: 1. Какую тему изучали? 2. Какова цель урока? 3. Достигли ли мы цели? Почему? 4. Какие два процесса включает в себя современное делопроизводство? 5. Что понимают в стандарте под документооборотом? 6.   В   чем   заключается   разница   между   значением   терминов   «делопроизводство», «документационное   обеспечение   управления»   и   «информационно­документационное обеспечение управления»? 7. Назовите, что входит в состав нормативной базы до делопроизводству? 8. Дайте определения понятиям «унификация» и «стандартизация». 5. Домашнее задание и инструкция по его выполнению ­   Делопроизводство:   Образцы,   документы.   Организация   и   технология   работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, изд­во Проспект, 2007. – 456 с. – с. 5 – 24; ­ записи в конспекте; ­ подготовка к практической работе. 6. Подведение итогов урока ­ оценка работы группы; ­ оценка работы отдельных обучающихся; ­ аргументация выставленных оценок. 7. Рефлексия: 1. Понравилось ли вам урок? 2. Что на ваш взгляд было сложным на уроке? 19 3. Все ли рассмотренные вопросы были вам понятны? 4. Пригодится ли материал изученной темы в практической деятельности? 5. Ваши пожелания и предложения по проведению урока. 6. Какое настроение у вас осталось после проведения урока? Нормативно­правовые источники 1. ГОСТ Р 6.30­2003 Унифицированная система организационно­распорядительной документации требования к оформлению документов. 2. Государственная система стандартизации РФ, включающая ГОСТ Р 1.0­92, ГОСТ Р 1.2­92, ГОСТ Р 1.4­93 и др. Одновременно с вступлением в силу ФЗ «О техническом регулировании»   введен   в   действие   ГОСТ   Р   1.5­2002   «Государственная   система стандартизации   РФ».   Стандарты.   Общие   требования   к   построению,   изложению, оформлению, содержанию и обозначению». 3.   ОКУД   (ОК   011­93)   Общероссийский   классификатор   управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299. 4. ФКЗ «О государственном гербе РФ» от 20.12.2000 г. Литература 5. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А. В. – М., «ИНФРА­М», 2008. 6. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток­Запад, 2006. – 427, [5]. 7. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: Изд­во РИОР, 2005. – 93 с. 8. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления:  учебник для СПО ­ 7­е изд. Стер. ­ М.: ИЦ «Академия» 2010. 9.   Сологуб   О.   П.   Делопроизводство:   составление,   редактирование   и   обработка документов: учеб. пособие/О.П. Сологуб. – М.: Изд­во «Омега­Л», 2007. – 208 с. 10. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ   Р   6.30­2003   «Унифицированные   системы   документации.   Унифицированная система   организационно­распорядительной  документации.   требования  к   оформлению документов. – 2­е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд­во Проспект, 2005. – 216 с. Периодические издания 11. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» 12. Журнал «Делопроизводство». 13. Журнал «Секретарское дело». 14. Журнал «Справочник кадровика». 15. Журнал «Справочник секретаря и офис­менеджера». 16.   ОКУД   (ОК   011­93)   Общероссийский   классификатор   управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299 (Режим доступа: http://bestpravo.ru/fed1993/data01/tex10032.htm). Интернет­ресурсы 17. ОКПДТР ОК 016­94) (Режим доступа: http://www.complexdoc.ru/ntdtext/541382/1). 18. Журнал Делопроизводство и документооборот на предприятии (Режим доступа: http://www.delo­press.ru/magazines/documents/). 20 19. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы   Унифицированная   система   организационно­распорядительной (Режим   доступа:   Требования   к   оформлению   документов   документации. документации. http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1659). 20. Современный гуманитарный университет [Электронный ресурс]: Курс лекций по делопроизводству – электрон. опт. диск (CD­ROM). Аудиовизуальные средства План урока теоретического обучения по ОП.05. Документационное обеспечение управления  по теме 1.2. Классификация и общая характеристика организационно­распорядительной документации Тема раздела: 1. Документирование управленческой деятельности Тема   урока:  1.2.   Классификация   и   общая   характеристика   организационно­ распорядительной документации Цели урока:  1. Дать понятие «документ» и ознакомить с классификацией документов. 2. Развитие навыков работы с организационно­распорядительной документацией. 3. Воспитывать творческое отношение к труду, организованность. Тип урока: усвоения нового материала Вид урока: лекция Метод обучения: словесный, наглядный Форма организации познавательной деятельности: индивидуальная / коллективная Средства   обучения:  ТСО:   компьютер,   проектор,   экран;   мультимедиа:   презентация, видеофильм   «Делопроизводство»;   литература:   Лопатникова   Е.А.   Делопроизводство: образцы   документов   с   комментариями.   –   М.:   Омега­Л,   2008.   –   319   с.:   ил.   [табл.]; Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.   –   М.:   ТК   Велби,   изд­во   Проспект,   2007.   –   456   с.;   наглядность:   образцы документов (устав, положение, правила, инструкция, штатное расписание, структура и штатная численность; приказы, распоряжение, указание, решение, постановление). Метод контроля: устный / письменный Межпредметные   связи: деловая культура, право Знания: 2. системы документационного обеспечения управления, их автоматизацию; 3. классификацию документов; 4. требования к составлению и оформлению документов.  экономика,   основы   предпринимательской   деятельности, Умения: 1. оформлять и проверять правильность оформления документации в соответствии с установленными требованиями, в том числе используя информационные технологии; 2. осуществлять автоматизированную обработку документов. Общие компетенции: OK  1.   Понимать   сущность   и   социальную   значимость   своей   будущей   профессии, проявлять к ней устойчивый интерес. 21 ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество. ОК   4.   Осуществлять   поиск   и   использование   информации,   необходимой   для эффективного   выполнения   профессиональных   задач,   профессионального   и личностного развития. ОК   6.   Работать   в   коллективе   и   команде,   эффективно   общаться   с   коллегами, руководством, потребителями. ОК   7.   Брать   на   себя   ответственность   за   работу   членов   команды   (подчиненных), результат выполнения заданий. ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации. ОК   9.   Ориентироваться   в   условиях   частой   смены   технологий   в   профессиональной деятельности. ОК   10.   Исполнять   воинскую   обязанность,   в   том   числе   с   применением   полученных профессиональных знаний (для юношей). Профессиональные компетенции: ПК 1.4. Оформлять документацию на поставку и реализацию товара. ПК 3.3. Организовывать работу трудового коллектива. ПК 3.4. Оформлять учетно­отчетную документацию. Структура урока Организационный Актуализация момент 1 2 мин. опорных знаний 2 5 мин. Формирование ориентировочных основ знаний Первичное закрепление нового материала 3 73 мин. 4 5 мин. Домашнее задание и инструкции  по его выполнению 5 1 мин. Подведе­ Рефлексия ние итогов  урока 6 2 мин. 7 2 мин. Ход урока 1. Организационный момент 1. Приветствие обучающихся. 2. Определение отсутствующих. 3. Проверка готовности обучающихся к уроку. 4. Организация внимания. 2. Актуализация опорных знаний Устный опрос: 1. Дайте определение понятию «документационное обеспечение управления». 2.  Перечислите  названия  стандартов, регулирующих  вопросы  документационного обеспечения управления и дайте им краткую характеристику. 3. Как вы думаете, для чего применяется система унификации и стандартизации в ДОУ? 4.   Какую   систему   вы   бы   смогли   предложить   для   усовершенствования   работы   с документами? 3. Формирование ориентировочных основ знаний 1. Документы и их классификация. 22 2. Общая характеристика и основные виды организационных документов. 3. Общая характеристика и основные виды распорядительных документов. 1. Документы и их классификация. Документ  по ГОСТ Р 51141­98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»,   ­   материальный   объект   с   информацией,   закрепленной   созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Способами   закрепления   информации   являются   следующие:   письмо;   рисунок; графика; фото; звукозапись; видеозапись. Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы   и   методы   работы   с   ними,   производится   их   классификация   по   целому   ряду признаков. Классификация  документов  – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Целью   классификации   является   повышение   оперативности   работы   по   их унификации,   является   важной   предпосылкой   документационного   обеспечения автоматизированных систем управления. Документы   классифицируются   по   таким   признакам,   как   способ   фиксации, содержание,   способ   изготовления,   степень   сложности,   место   составления,   сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение. письменные (созданные рукописным или машинописным способом); графические (чертежи, карты, рисунки, схемы, планы); По способу фиксации:  ­ ­ ­ фото­ и кинодокументы (на специальных носителях); ­ акустические   (позволяют   производить   точную   запись   и   передачу   звуковой информации). По содержанию: ­ организационные (устав предприятия, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции…); ­ распорядительные (приказы, распоряжения, решения по основной деятельности); ­   докладные   записки,   информационно­справочные     факсы, (письма, телефонограммы...). По наименованию: Приказы, справки, акты, инструкции, протоколы, контракты и др. По видам: ­   типовые   (разрабатываются   вышестоящими   органами   для   подведомственных организаций и носят обязательный характер); примерные   (разрабатываются   вышестоящими   организациями,   но   носят рекомендательный характер); ­ ­ пользования). индивидуальные   (разрабатываются   конкретными   органами   для   внутреннего простые (содержащие один вопрос); сложные (несколько вопросов). По степени сложности: ­ ­ По месту составления: ­ внутренние (документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не входящие за пределы учреждения); 23 ­   внешние   –   входящая   и   исходящая   корреспонденция   учреждения   (входящие документы   –   документ,   которые   поступили   в   учреждении   от   других   организации; исходящие   документы   –   документы,   которые   учреждение   отправляет   другим учреждениям). По срокам исполнения: ­ ­ ­ весьма срочные; срочные; несрочные. По происхождению: ­ ­ служебные; официально­личные. По степени гласности: обычные; ­ ­ для служебного пользования; ­ ­ конфиденциальные; секретные. По юридической силе: ­ ­ подлинные; подложные. По назначению: ­   подлинники   (первоначальный   документ,   содержащий   исходящую   информацию, надлежащим образом оформленной); ­ копия (точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная). Виды копий: ­ отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя; ­ ­ дубликат – 2 экз. документа, выданный в связи с утратой подлинника. выписка – это копия части документа; 2. Общая характеристика и основные виды организационных документов. Организационные   документы  –   это   комплекс   взаимоувязанных   документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права,   обязанности   специалистов   предприятия   (например:   устав,   положение, инструкция, правила, регламент, штатное расписание и др.). Организационные   документы   обладают   повышенной   юридической   силой   и   могут использоваться в случае разрешения конфликтных ситуаций. По   своему   содержанию   организационные   документы   являются   сложными документами, они велики по объему. Создаются они обычно отделом или специальной комиссией (выбираемой или назначаемой) при участии юристов. Организационные   документы   имеют   длительный   срок   действия,   они перерабатываются только лишь в случае реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия. Устав  предприятия – это свод правил, регулирующих деятельность организации, ее взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере   государственной   или   хозяйственной   деятельности  (например,   Устав добровольного спортивного общества, Устав железных дорог, Ветеринарный устав, устав 24 организации   и   т.п.)   (см.   приложение   к   уроку   1   –   образец   формуляра   устава предприятия). Общие   уставы   утверждаются   высшими   органами   государственной   власти   и управления,   а   уставы   общественных   организаций   принимаются   и   утверждаются   их съездами.   Уставы   предприятий,   учреждений   и   организаций   утверждаются   их вышестоящими   органами   (министерствами,   администрацией   субъектов   РФ),   устав юридического   лица   утверждается   его   учредителями   (участниками)   и   подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Уставы подлежат обязательной регистрации в финансовых органах. После регистрации вновь созданная организация может начинать свою деятельность. Уставы   могут   быть  типовыми   и   индивидуальными.  Типовые   уставы разрабатываются   для   ряда   однородных   предприятий,   на   их   основе   составляются индивидуальные уставы. Общие   требования   к   порядку   составления,   оформления   и   содержания   устава юридического лица даны в I части Гражданского кодекса РФ. Реквизиты формуляра устава: 1. наименование министерства или ведомства; 2. название организации; 3. название вида документа; 4. дата, индекс; 5. место издания; 6. гриф утверждения; 7. текст; 8. подпись руководителя. Основные разделы текста устава: 1. общие положения; 2. основные функции предприятия; 3. права и обязанности; 4. руководство; 5. взаимоотношения и связи; 6. производственно­хозяйственная, коммерческая деятельность; 7. имущества и средства; 8. контроль, проверка и ревизия; 9. реорганизация или ликвидация; 10. порядок образования имущества; 11. порядок распределения прибыли; 12.   порядок   образования   организации,   порядок   управления   и   прекращения деятельности; 13. органы управления. Устав служит основой для разработки положения. Положение  –   это   организационно­правовой   акт,   определяющий   порядок образования,   задачи,   обязанности,   права,   ответственность   и   организацию   работы предприятия в целом или его структурных подразделений (например, Общее положение о министерствах, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение комиссии)   (см.   приложение   к   уроку   2   –   образец   формуляра   положения   о   службе доставки и реализации товара). Положения бывают общими, типовыми и конкретными (индивидуальными). 25 Общие положения разрабатываются для однородных организация. Типовые положения действуют обычно в пределах одной отрасли, одной системы и утверждаются вышестоящими органами управления. Индивидуальные   положения  разрабатываются   на   основе   типовых,   в   них отражается   специфика   данного   органа   или   должностного   лица.   Утверждаются руководителями организаций и предприятий. Под   положением   может   пониматься   также  свод   правил,  регулирующих определенное   направление   деятельности,   например   Положение   по   ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, Типовое положение о ведении делопроизводства   по   предложениям,   заявлениям   и   жалобам   граждан   в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и др. Наиболее часто встречаемой разновидностью положения является  Положение о структурном подразделении.  Оно должно быть разработано на каждое подразделение организации. Положения   разрабатываются   по   указанию   руководителей   предприятия,   по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение и разработчик. Проект согласовывается с юридическим отделом. Проект   положения   представляется   на   утверждение   руководителю   предприятия. положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Реквизиты формуляра положения: 1. наименование ведомства; 2. наименование организации; 3. наименование структурного подразделения; 4. гриф утверждения; 5. наименование вида документа; 6. дата, индекс; 7. место издания; 8. заголовок; 9. текст; 10. подписи; 11. виза; 12. печать. Основные разделы текста положения: 1. общие положения; 2. основные задачи; 3. структура; 4. функции; 5. права и обязанности; 6. ответственность; 7. руководство; 8. контроль, проверка и ревизия деятельности; 9. реорганизация и ликвидация. 26 Правила – документ, устанавливающий определенный порядок и единообразие при осуществлении   какой­либо   деятельности,   определяющий,   как   и   в   каждой последовательности должна вестись работа на том или ином участке.  Правила подразделяются на: Общие,  имеющие   значение   для   всех   отраслей   (например,   Правила   по   технике безопасности). Отраслевые,  относящиеся только к одной отрасли (например, Правила приема в высшие учебные заведения).  В каждой организации существуют Правила внутреннего трудового распорядка (Положение о персонале), ст. 189 Трудового кодекса РФ – это локальный нормативный акт   организации,   регламентирующий   порядок   приема   и   увольнения   работников, основные   права,   обязанности   и   ответственность   сторон   трудового   договора,   режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и другое (см. приложение к уроку 3 – правила внутреннего трудового распорядка). Реквизиты формуляра правил внутреннего распорядка: 1. наименование ведомства; 2. наименование организации; 4. гриф утверждения; 5. наименование вида документа; 6. дата, индекс; 7. место издания; 8. заголовок; 9. текст; 10. подписи; 11. виза; 12. печать. Основные разделы текста правил внутреннего распорядка: 1. общие положения; 2. порядок приема и увольнения работников; 3. основные права и обязанности работников; 4. основные права и обязанности работодателя; 5. режим труда и отдыха; 6. поощрения за успехи в труде; 7. ответственность за нарушение трудовой дисциплины. Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил,   регулирующих   организационные,   научно­технические,   технологические, финансовые   и   иные   специальные   стороны   деятельности   учреждений,   организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.  Инструкция   издается   также   в   целях   разъяснения   и   определения   порядка применения   законодательных   актов   и   разъяснительных   документов,   например, приказов. Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми. При   составлении   инструкции   по   делопроизводству   в   конкретных   организациях используются   Типовая   инструкция   по   делопроизводству   в   федеральных   органах исполнительной власти. Отдельной разновидностью инструкции является должностная инструкция. 27 Должностная   инструкция  –   организационный   документ   длительного   или постоянного срока действия, в котором определены научно­технические, финансовые деятельности должностных лиц  (см. приложение к уроку 4 – формуляр должностной инструкции товароведа). На основании должностной инструкции разрабатывается контракт с работником. Должностная   инструкция   разрабатывается   начальником   структурного подразделения,   согласовывается   с   юристом   и   утверждается   руководителем предприятия. При   ее   разработке   необходимо   опираться   на   классификационный   справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (берется соответствующая квалификационная характеристика), Трудовой кодекс РФ, Положение организации и структурного подразделения. Условиями пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации,   вызвавшие   перераспределение   обязанностей   работников,   изменение видов работ, внедрение компьютерных технологий и другое. Но чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции (через 3 года или 5 лет). Реквизиты формуляра должностной инструкции: 1. наименование организации; 2. название вида документа; 3. гриф утверждения; 4. заголовок к тексту; 5. дата; 6. индекс; 7. место издания; 8. текст; 9. подпись; 10. визы; 11. отметка об ознакомлении работника с инструкцией. Основные разделы текста должностной инструкции: 1. общие положения; 2. должностные обязанности; 3. функции; 4. права; 5. ответственность; 6. связи по должности; 7. оценка работы. Штатное   расписание  –   правовой   акт,   закрепляющий   должностной   и   численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы (см. приложение к уроку 5 – образец штатного расписания). Штатное   расписание   оформляется   по   унифицированной   форме,   в   которой указывается перечень должностей с указанием фонда заработной платы. Подписывается штатное расписание руководителем предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. В   грифе   утверждения   указывается   общая   штатная   численность   предприятия   и месячный фонд заработной платы. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия. 28 Структура   и   штатная   численность  –   организационный   документа,   в   котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей (см. приложение к уроку 6 – образец структуры и штатной численности). Данный   документ   составляется   на   бланке   предприятия,   подписывается заместителем   руководителя   предприятия,   согласовывается   с   главным   бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в этот документ вносятся приказом руководителя предприятия. 3. Общая характеристика и основные виды распорядительных документов. Руководство любой организации независимо от организационно­правовой формы, характера   и   содержания   деятельности   организации,   ее   компетенции,   структуры   и других   факторов   наделяется   правом   осуществлять   исполнительно­распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы. Различаются   несколько   видов   распорядительных   документов,  а  именно:  приказ, распоряжение, решение, постановление, указание. Наиболее часто используются в управленческой практике два документа: приказ и распоряжение. Основное   назначение   распорядительных   документов  –   регулирование   и координация деятельности организации. Распорядительные документы содержат управленческие решения, идущие сверху вниз по системе управления, обязательные для выполнения. Распорядительные документы издаются по следующим вопросам: 1. организационным; 2. планирования производства; 3. строительства, материально­технического снабжения; 4. сбыта; 5. финансов и кредита; 6. труда и заработной платы и многое другое. Основания для издания распорядительного документа: 1. необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов   и   иных   решений   вышестоящих   органов   и   ранее   принятых   решений   данной организации; 2.   необходимость   осуществления   собственной   исполнительно­распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации. Существует две группы распорядительных документов: 1.   документы,   издаваемые   в   условиях   коллегиальности   (совещательности), позволяющей   наиболее   правильно   и   эффективно   решать   наиболее   важные   вопросы деятельности организации (решение, постановление). Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер; 2.   документы,   издаваемые   в   условиях   единоличного   принятия   решения   (приказ, распоряжение, указание). Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления,   повышает   персональную   ответственность   руководителей   за   принятые решения. Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, определяется ее учредительными документами (уставом, положением об организации). 29 Общие   требования   к   оформлению   распорядительных   документов   установлены ГОСТ   Р   6.30­2003  «Унифицированные   системы   документации.   Унифицированная система организационно­распорядительной  документации. Требования к оформлению документов». Приказ  – правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и   иных   вопросов   их   деятельности  (см.   приложение   к  уроку   7  –  образец   приказа   по основной деятельности). По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы: 1.  по   организационным   вопросам  (создание,   реорганизация   или   ликвидация учреждения,   утверждение   организационной   структуры   и   штатного   расписания организации,   утверждение   и   введение   в   действие   организационно­методических, плановых и отчетных документов и другое); 2.   по   основной   деятельности  материально­техническое   обеспечение, обеспечение деятельности, социальные вопросы и др.); (финансирование   деятельности   учреждения,   информационное   и   документационное 3. по административно­хозяйственным вопросам (о замене системы водоснабжения, об очистке системы канализации, об установке системы видео­наблюдения и др.); 4. по личному составу (прием, увольнение, перевод сотрудников и др.). Процедура издания приказов включает следующие стадии: 1. обоснование необходимости принятия решения; 2. сбор и анализ информации по вопросу; 3. подготовка проекта распорядительного документа; 4. согласование проекта документа; 5. внесение проекта распорядительного документ на рассмотрение; 6. подписание документа; 7. доведение распорядительного документа до исполнителей. Текст приказа состоит из двух частей: 1. констатирующей  (излагаются факты, причины, цели, послужившие основанием для   создания   приказа).   Констатирующая   часть   может   отсутствовать,   если предписываемые   действия   не   нуждаются   в   разъяснении,   например,   в   приказах   по личному составу; 2.   распорядительной  (содержит   поручения,   каждое   из   которых   выделяется   в самостоятельный   пункт).   Начинается   словом   «ПРИКАЗЫВАЮ»,   каждый   пункт распорядительной части включает: ­ наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей; ­ поручение; ­ срок выполнения поручения.  Например: Руководителю   хозяйственной   службы   Иванову   А.   А.   разработать   должностные инструкции на сотрудников своего отдела к 25.05.2013; ­ последний пункт приказа –  пункт о контроле,  в нем указывается наименование должностного лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия. Например: Контроль   за   исполнением   приказа   возлагается   на   заместителя   директора   по работе с персоналом Петрова А. Б.  или  Контроль за исполнением документа оставляю за собой. 30 При   наличии   промежуточных   сроков   выполнения   или   при   разбивке предписываемого   действия   на   отдельные   задания  каждое   из   них   формулируется отдельным пунктом. Например: Инспектору по кадрам Котовой В. Н. предоставить отчет   по военнообязанным и лицам   подлежащим   призыву   на   военную   службу   предприятия   в   военкомат   г. Новосибирска в период с 01.02.2013 по 10.02.2013.   Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения. Если распорядительная часть приказа носит действия организационного характера, то исполнители и срок исполнения не указываются. Например: Утвердить Положение о премировании работников; Принять участие в выставке новых информационных технологий. Если  проект   приказа   отменяет   полностью   ранее   изданные   приказы   по   тому   же вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо перечислить: Признать утратившими силу приказы Генерального директора от 05.08.2006 № 81 «Об   утверждении   Инструкции   о   порядке   работы   с   обращениями   граждан»   и   от 01.09.2006 № 97 «Об утверждении Положения о приемной». Если  ранее изданный приказ организации подлежит   частичному изменению или дополнению,  то   в   проект   нового   приказа   вносится   соответствующий   пункт   в откорректированном виде: Пункт 7 приказ от 10.05.2013 № 75 изложить в следующей редакции: … . Требования к составлению текстовой части приказа: 1. увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий; 2. излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования; 3. намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений; 4. обеспечивать юридическое правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предписаний, должностей; 5.   указывать   структурные   подразделения   и   должностных   лиц,   на   которых возлагается контроль за исполнением приказа; 6. соблюдать сроки  подготовки проектов приказов, установленных  руководством предприятия; 7. указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу; 8. не употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п. При наличии приложения (графики, схемы, инструкции, правила, регламенты и т. д) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: … (приложение 1); … (приложение 2). Имеющиеся   у   должностного   лица  возражения   по   проекту   распорядительного документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту приказа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания», или «Замечания прилагаются». Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа или на отдельном листе согласования. Под визами оформляется отметка о рассылке с указанием фамилий руководителей, которым   рассылается   экземпляр   приказа.   Сведения   о   рассылке   приказа   могут оформляться на отдельном листе рассылки. 31 Под   отметкой   о   рассылке   в   левом   нижнем   углу   оборотной   стороны   последнего листа   приказа   проставляется  отметка   об   исполнителе,   состоящая   из   фамилии исполнителя (составителя проекта) и № его служебного телефона.  После подписания документ должен  быть  доведен  до сведения исполнителей  и ответственных   лиц,   указанных   в   списке   на   рассылку.   Рассылка   документа   должна проводиться   в   возможно   сжатые   сроки,   поскольку   срок   исполнения   приказа отчитывается от даты подписания документа. С   приказов   для   удобства   пользования   внутри   организации   делаются  копии   и выписки. Выписка из приказа – копия основной части документа, которая необходима для работы (см. приложение к уроку 8  ­ образец выписки из приказа). В   выписке   из   приказа   констатирующая   часть  пишется   полностью,   а   в распорядительной   части   берется   только   та   информация,   которая   необходима   в конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии. Реквизиты формуляра приказа: 1.Государственный   герб   РФ   (герб   субъекта   РФ   или   герб   муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания); 2. наименование организации; 3. название вида документа; 4. дата, индекс документа; 5. место издания; 6. заголовок к тексту; 7. текст; 8. подпись; 9. гриф согласования; 10. визы. Приказы   по   личному   составу.  В   комплекс   распорядительной   документации   по кадрам входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу,   предназначенные   для   юридического   оформления   заключенного   трудового договора гражданина с предприятием. Издание приказов по личному составу обязательно: при назначении работников на должность,  освобождение  от должности  и  перемещениях  по  службе; при  вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий, при введении единых и типовых норм   выработки     тарифно­квалификационных   справочников, утверждения системы оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременного денежного вознаграждения; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности; при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях. (обслуживания), Унифицированные формы приказов по личному составу: 05.01.2004   г.   Госкомстат   России   Постановлением   №   1   «Об   утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», ниже приведен список унифицированных форм приказов: ­   приказ   (распоряжение)   о   приеме   работника   на   работу   (форма   №   Т­1, индивидуальная); индивидуальная); ­ приказ (распоряжение) о приеме работников на работу форма № Т­1а, сводная); ­ приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т­5, 32 ­ приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т­5а, сводная); ­ приказ   (распоряжение)   о   предоставлении   отпуска   работнику   (форма   №   Т­6, индивидуальная); ­ приказ  (распоряжение)  о  предоставлении  отпуска  работникам   (форма  №  Т­6а, сводная); ­ приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т­8, индивидуальная); ­ приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма Т­8а, сводная); ­ приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т­9, индивидуальная); ­ приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма Т­9а, сводная); ­ приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т­11, индивидуальная); ­ приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т­11а, сводная). По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными. Простой   приказ  состоит   из   одного   распорядительного   раздела (распорядительного, приказного   действия):  принять,  назначить,  уволить   и  т. д.  Если приказ  касается  одного  лица,  то  он   называется  индивидуальным  (см.  приложение  к уроку 9  ­ образец приказа о приеме на работу работника)., если охватывает круг лиц – сводным (см. приложение к уроку 10  ­ образец приказа о приеме работников). Объединение   в  приказе   нескольких  распорядительных  разделов   делает  приказ сложным,  что затрудняет их поиск, не позволяет автоматизировано обрабатывать эту документацию. При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения. Все виды и формы приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хранятся службой ДОУ в соответствии с инструкцией по делопроизводству предприятия и отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы   регистрируются   в   журнале,   традиционной   или   электронной   карточках. Указывается: дата  и  №  приказа,  содержание  (перечень  действий  и  фамилий)  и кем подписан. К   №   приказа   добавляется   буква   «К»   ­   прием,   увольнение   и   т.   п.,   «КМ»   ­   о командировках, «КО» ­ отпуска, «КП» ­ о поощрениях и т. д. Приказы доводятся до сведения работников под роспись, находятся в ОК. Приказы   включаются   в   личное   дело   работника,   или   образуют   самостоятельное дело. На основании приказа заполняется трудовая книжка, заполняется личная карточка, в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Другие распорядительные документы оформляются по той же схеме, что и приказ. Их специфика определяется тем, кто является автором документа, а также характером рассматриваемых вопросов. Распоряжение – это: 1.   правовой   акт,   издаваемый   единолично   главой   государства   –   Президентом,   а также главами исполнительной власти субъектов РФ – губернаторами, мэрами и др.; 2. правовой акт, издаваемый единолично руководителями коллегиального органа власти   и   управления   в   пределах   представленной   ему   компетенции,   например 33 распоряжения   Председателя   Правительства   РФ,   распоряжения   председателя Законодательного Собрания; 3.   правовой   акт,   издаваемый   руководителем   предприятия,   действующего единолично (см. приложение к уроку 11  ­ образец распоряжения). Содержание   распоряжений   связано   с   оперативными   вопросами   хозяйственной, производственной,   административной   деятельности   (это   задания   руководителя учреждения   или   заместителя   на   отдельные   работы,   мероприятия,   выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами). Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей или структурные подразделения. Нередко   распоряжение   признается   документом,   равноценным   приказу.   Разница между   этими   документами   в   том,   что   приказы   издаются   по   более   общим, принципиальным вопросам, а распоряжение – по более частным. Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть. В констатирующей части целесообразно использовать следующие формулировки: «В соответствии», «В связи», «В целях». Распорядительная часть начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в ней указываются предписываемые действия. Реквизиты формуляра распоряжения: 1.   Государственный   герб   РФ   (герб   субъекта   РФ   или   герб   муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания); 2. наименование организации; 3. название вида документа; 4. дата, индекс документа; 5. место издания; 6. заголовок к тексту; 7. текст; 8. подпись; 9.гриф согласования; 10. визы. Указание  – распорядительный документ, издаваемый органами государственного   организациями   по   вопросам управления, организационно­методического   характера   (организация   исполнения   приказов; организация   исполнения   инструкций   данной   или   вышестоящей   организации)  (см. приложение к уроку 12  ­ образец указания).   министерствами,   ведомствами, Указание рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений. Текст указания состоит из двух частей: констатирующей, распорядительной. Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: «Во исполнение…», «В целях…», «В соответствии…». Распорядительная часть текста указания начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в ней указываются предписываемые действия. Реквизиты формуляра указания: 1.   Государственный   герб   РФ   (герб   субъекта   РФ   или   герб   муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания); 2. наименование организации; 34 3. название вида документа; 4. дата, индекс документа; 5. место издания; 6. заголовок к тексту; 7. текст; 8. подпись; 9. гриф согласования; 10. визы. Решение  –  распорядительный   документ   коллегиального   органа   управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами (см. приложение к уроку 13  ­ образец решения). Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении. В   распорядительной   части   указываются   причины   издания   документа,   цели, которые достигаются при его выполнении. В   распорядительной   части   указывают   наименование   органа,   принимающего решение, затем слов «РЕШАЕТ» или  «РЕШИЛ» на отдельной строке. Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа. Реквизиты формуляра решения: 1.   Государственный   герб   РФ   (герб   субъекта   РФ   или   герб   муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания); 2. наименование организации; 3. название вида документа; 4. дата, индекс документа; 5. место издания; 6. заголовок к тексту; 7. текст; 8. подпись; 9. гриф согласования; 10. визы. Постановление издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти, для решения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями. Постановление   состоит   из   констатирующей   и   распорядительной   частей. Распорядительная   часть   начинается   со   слова   «ПОСТАНОВЛЯЕТ»,   перед   ним указывается название коллективного органа. Реквизиты формуляра постановления: 1.   Государственный   герб   РФ   (герб   субъекта   РФ   или   герб   муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания); 2. наименование организации; 3. название вида документа; 4. дата, индекс документа; 5. место издания; 6. заголовок к тексту; 7. текст; 35 8. подпись; 9. гриф согласования; 10. визы. 4. Первичное закрепление материала: 1. Какую тему изучали? 2. Какова цель урока? 3. Достигли ли мы цели? Почему? 4. Дайте определение понятию «документ». 5. Назовите признаки классификации документов. 6. Охарактеризуйте каждый классификационный признак документа. 7. Перечислите основные виды организационных документов. 8. Перечислите основные виды распорядительных документов. 5. Домашнее задание и инструкция по его выполнению ­   Делопроизводство:   Образцы,   документы.   Организация   и   технология   работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, изд­во Проспект, 2007. – 456 с. – с. 5 – 24; ­ записи в конспекте; ­ подготовка к практической работе. 6. Подведение итогов урока ­ оценка работы группы; ­ оценка работы отдельных обучающихся; ­ аргументация выставленных оценок. 7. Рефлексия: 1. Понравилось ли вам урок? 2. Что на ваш взгляд было сложным на уроке? 3. Все ли рассмотренные вопросы были вам понятны? 4. Пригодится ли материал изученной темы в практической деятельности? 5. Ваши пожелания и предложения по проведению урока. 6. Какое настроение у вас осталось после проведения урока? 1. ГОСТ Р 6.30­2003 Унифицированная система организационно­распорядительной документации требования к оформлению документов. Нормативно­правовые источники 2.  Закон РФ «О языках народов РФ» № 1807­1 от 25.10.1991  г (в редакции от 24.07.1998 г.). 3.   ОКУД   (ОК   011­93)   Общероссийский   классификатор   управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299. Литература 4. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А. В. – М., «ИНФРА­М», 2008. 5. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток­Запад, 2006. – 427, [5]. 6. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.:Изд­во РИОР, 2005. – 93 с. 36 7. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления:  учебник для СПО ­ 7­е изд. Стер. ­ М.: ИЦ «Академия» 2010. 8.   Сологуб   О.   П.   Делопроизводство:   составление,   редактирование   и   обработка документов: учеб. пособие/О.П. Сологуб. – М.: Изд­во «Омега­Л», 2007. – 208 с. 9. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ   Р   6.30­2003   «Унифицированные   системы   документации.   Унифицированная система   организационно­распорядительной   документации.   требования   к  оформлению документов. – 2­е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд­во Проспект, 2005. – 216 с. Периодические издания 10. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» 11. Журнал «Делопроизводство». 12. Журнал «Секретарское дело». 13. Журнал «Справочник кадровика». 14. Журнал «Справочник секретаря и офис­менеджера». 15.   ОКУД   (ОК   011­93)   Общероссийский   классификатор   управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299 (Режим доступа: http://bestpravo.ru/fed1993/data01/tex10032.htm). Интернет­ресурсы 16. Сайт группы компаний «Бета­пресс»: законодательство о труде и социальном обеспечении, судебная практика по трудовым спорам, образцы оформления документов, актов, договоров (Режим доступа: http://betapress.ru/kadrovik/). 17. Образцы деловых документов (Режим доступа: http://dogovor.helpery.ru/). 18. Делопроизводство и документооборот (Режим доступа: http://working­papers.ru/). 19. Документооборот и делопроизводство (Режим доступа: http://workpaper.ru/). 20.   Сайт   по   кадровому   делопроизводству   (Режим   доступа:  http://www.kadrovik­ praktik.ru/). 21. Сайт журнала «Кадровое дело» (Режим доступа: http://www.kdelo.ru/). 22.   Сайты   по   делопроизводству   и   документоведению   (Режим   доступа: http://www.mavica.ru/directory/rus/19039.html). 23. Электронный учебник: Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков.   –   М.:   АСТ   Восток­Запад,   2006.   –   427,   [5]   (Режим   доступа: http://www.studfiles.ru/dir/cat29/subj1160/file9165.html). 24. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы   Унифицированная   система   организационно­распорядительной   Требования   к   оформлению   документов   (Режим   доступа: документации. документации. http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1659). 1. Современный гуманитарный университет [Электронный ресурс]: Курс лекций по делопроизводству – электрон. опт. диск (CD­ROM). Аудиовизуальные средства ЗАРЕГИСТРИРОВАН Инспекцией Министерства  Российской 37 Приложение 1  УТВЕРЖДЕН общим собранием  акционеров Федерации по налогам и сборам г. Тобольска от 05.02.2013 № 202633023227 (свидетельство серия 80 № 003455381) Представитель Подпись           Печать от 30.01.2013 № 621р Печать Закрытое акционерное общество «Импресс» УСТАВ г. Тобольск 25 января 2013 г.            № 01­01 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1 … 1.2 … 2. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ 2.1 … 2.2 … 3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ 3.1 … 3.2 … 4. РУКОВОДСТВО 4.1 … 4.2 … 5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ 5.1 … 5.2 … 6.ПРОИЗВОДСТВЕННО­ХОЗЯЙСТВЕННАЯ, КОММЕРЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ 6.1 … 6.2 … 7. ИМУЩЕСТВО И СРЕДСТВА 7.1 … 7.2 … 8. КОНТРОЛЬ, ПРОВЕРКА И РЕВИЗИЯ 8.1 … 8.2 … 9. РЕОРГАНИЗАЦИЯ ИЛИ ЛИКВИДАЦИЯ 9.1 … 9.2 … 10. ПОРЯДОК ОБРАЗОВАНИЯ ИМУЩЕСТВА 10.1 … 38 10.2 … 11. ПОРЯДОК РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ПРИБЫЛИ 11.1 … 11.2 … 12.   ПОРЯДОК   ОБРАЗОВАНИЯ   ОРГАНИЗАЦИИ,   ПОРЯДОК   УПРАВЛЕНИЯ   И ПРЕКРАЩЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ         А.Ф. Рязанцев Приложение 2 УТВЕРЖДАЮ Ректор ВНИИДАД Подпись П. В. Иванов 05.01.2013 Печать 12.1 … 12.2 … 13. ОРГАНЫ УПРАВЛЕНИЯ 13.1 … 13.2 … Председатель Совета акционеров    Подпись РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно­исследовательский институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД) ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДОСТАВКИ И РЕАЛИЗАЦИИ ТОВАРА 04.01.2013 Москва  № 03­01 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1 … 1.2 … 2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ 2.1 … 2.2 … 3. ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ 3.1 … 3.2 … 4. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЛУЖБЫ ДОУ 4.1 … 4.2 … 39 5.   ВЗАИМООТНОШЕНИЯ   СЛУЖБЫ   ДОУ   С   ДРУГИМИ   СТРУКТУРНЫМИ Подпись  А.Н. Некрасова УТВЕРЖДАЮ Приложение 3 Руководитель организации _____________И.О. Фамилия              (личная подпись) «___» ___________ 20__ г. ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ 5.1 … 5.2 … Руководитель службы ДОУ Юрисконсульт Подпись К. Р. Рожков 06.01.2013 Наименование  организации ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА  Место составления               1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1 … 1.2 … 2. ПОРЯДОК ПРИЕМА НА РАБОТУ 2.1 … 2.2 … 3. УСЛОВИЯ ТРУДА 3.1 … 3.2 … 4. ОСНОВНЫЕ ПРАВА РАБОТНИКА 4.1 … 4.2 … 5. ОСНОВНЫЕ ПРАВА РАБОТОДАТЕЛЯ 5.1 … 5.2 … 6. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ 6.1 … 6.2 … 7. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА 7.1 … 7.2 … 8. ПООЩРЕНИЯ ЗА УСПЕХИ В РАБОТЕ 8.1 … 40 8.2 … 9.   ОТВЕТСТВЕННОСТЬ   ЗА   УПУЩЕНИЯ   В   РАБОТЕ   И   НАРУШЕНИЯ   ТРУДОВОЙ ДИСЦИПЛИНЫ 9.1 … 9.2 … 10. ИЗМЕНЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА 10.1 … 10.2 … 11. ОСНОВАНИЯ ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА 11.1 … 11.2 …   Руководитель кадровой службы                     Подпись            И.О. Фамилия Наименование должности лица, с которым согласуется документ ______________ И.О. Фамилия   (личная подпись) «___» ______________ 20 __ г. Наименование  организации УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _________ № ____ Место составления  _____________И.О. Фамилия      (личная подпись) ___ ___________ 20__ г. Приложение 4 товароведа 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1 … 1.2 … 2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ 2.1 … 2.2 … 3. ПРАВА 3.1 … 3.2 … 4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 4.1 … 4.2 … Наименование должности руководителя структурного    Подпись 41 И.О. Фамилия подразделения                                              Наименование должности лица, с которым согласуется документ ______________ И.О. Фамилия   (личная подпись) ___ ______________ 20 __ г. С инструкцией ознакомлен инструкцию получил:           ________________      (личная подпись) ___ __________ 20 __ г.         И.О. Фамилия В дело № ___ ______________   «___» ____________ 20 __ г.  (личная подпись) 42 (наименование организации) Номер документа Дата ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ на “ ” 20 года Форма по ОКУД по ОКПО Код 0301017 УТВЕРЖДЕНО Приказ от “ ” 20 года № Структурное подразделение наименование 1 код 2 Профессия (должность) Количество штатных единиц Оклад (тарифная ставка), руб. Надбавка, руб. 3 4 5 6 7 8 Месячный фонд заработной платы, руб. 9 Штат в количестве с месячным фондом заработной платы единиц рублей Примечание 10 Итого по листу Итого по документу Руководители структурных  подразделений Главный бухгалтер (должность) (должность) (должность) (подпись) (подпись) (подпись) (подпись) 43 (расшифровка подписи) (расшифровка подписи) (расшифровка подписи) (расшифровка подписи) Акционерно­коммерческий банк «ИНФО­БАНК» СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ Москва Приложение 6 УТВЕРЖЕНА Советом директоров АКБ «ИНФО­БАНК» (протокол от 15.04.2012 № 6) Код подразделения Наименование подразделения Штатная численность, чел. 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 Всего: Руководство  Управление активно­пассивных операций Операционное управление Управление ценных бумаг Управление валютных операций Управление кассовых операций Информационно­аналитическое управление Финансовое управление Управление автоматизации Бухгалтерия Отдел персонала Юридический отдел Административно­хозяйственный отдел 8 15 17 8 8 30 4 6 6 10 4 3 4 123 Приложение 7 Администрация Омской области Управление школ ПРИКАЗ 05.05.2012 г. Омск № 14 о подготовке школ области к новому учебному году В   целях   своевременной   и   качественной   подготовки   школ   области   к   новому учебному году ПРИКАЗЫВАЮ: 44 1.   Начальнику   ремонтно­строительного   управления   Иванову   А.А.   совместно   с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ представить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.2012. 2.   Начальнику   хозяйственного   управления   Галкину   Г.Г.   обеспечить   ремонтно­ строительное   управление   необходимыми   материалами   для   ремонта   школ   в   пределах сметы до 15.06.2012. 3.  Ремонтно­строительному управлению произвести ремонт  школьных зданий до 15.08.2012. Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии. 4. Создать приемочную комиссию в составе: (указываются должности и фамилии). 5.   Контроль   за   исполнением   приказа   возложить   на   заместителя   начальника Управления школ Тимофеева С.И. Начальник управления  Подпись С. К. Григорьев С приказом ознакомлены:           Подписи Инициалы, фамилии Дата ознакомления Юрисконсульт управления Подпись К.Р. Аксаков 05.05.2012 В. Н. Петрова 22­17­18 Администрация Омской области Управление школ ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 05.05.2012 г. Омск № 14 О подготовке школ области к новому учебному году 45 Приложение 8 В   целях   своевременной   и   качественной   подготовки   школ   области   к   новому учебному году ПРИКАЗЫВАЮ: 1.   Начальнику   ремонтно­строительного   управления   Иванову   А.А.   совместно   с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ представить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.2012. Начальник управления            Подпись С. К. Григорьев             Подпись          О.И. Аксакова Верно Секретарь руководителя 12.05.2012 Печать В. Н. Петрова 22­17­18 Приложение 9 Унифицированная форма № Т­1 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Код 0301001 Форма по  ОКУД по  ОКПО Номер документа Дата составления (наименование организации) ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работника на работу Принять на работу с по Дата Табельный номер в (фамилия, имя, отчество) (структурное подразделение) (должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации) 46 с тарифной ставкой (окладом) (условия приема на работу, характер работы) руб. коп. (цифрами) (цифрами) руб. коп. месяца(ев) ” 20 г.  № надбавкой с испытанием на срок Основание: Трудовой договор от “ Руководитель  организации С приказом (распоряжением) работник  ознакомлен (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) (личная подпись) “ ” 20 г. 47 Приложение 10 Унифицированная форма № Т­1а Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Код 0301015 Форма по  ОКУД по  ОКПО (наименование организации) Номер документа Дата составления ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работников на работу Принять на работу: Фамилия, имя, отчество Табельный номер Структурное подразделение Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб. Основание: трудовой договор номер дата 1 2 3 4 5 6 7 Период работы с 8 по 9 Испытание на срок, месяцев 10 С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись. Дата 11 Руководитель  организации (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) 48 49 Приложение 11 Открытое акционерное общество «Белый аист» РАСПОРЯЖЕНИЕ 02.08.2012 г. Тобольск № 34 об участии в информационном обмене В связи с участием в международном информационном обмене ОАО «Белый аист» ОБЯЗЫВАЮ 1. Возложить на отдел информатизации организацию и проведение совместно с отделами   №   1,   №   2,   №   15   работы   по   реализации   решения   Совета   директоров   от 01.08.2012 № 7 «Об участии в международном информационном обмене». 2.   Начальнику   отдела   информатизации   Смирнову   А.   И.   составить   план­график проведения работ, согласовать его и представить на утверждение до 09.08.2012. 3.   Контроль   за   выполнением   распоряжения   возлагается   на   главного   инженера Терехова А. В. Директор общества  Подпись С. К. Григорьев С распоряжением ознакомлены: Подписи Инициалы, фамилии Дата ознакомления Зам. директора Подпись Г. В. Коновалов 02.08.2012 Главный бухгалтер Подпись Т. Н. Алексеева 02.08.2012 А. В. Терехов 22­17­18 50 Открытое акционерное общество «Белый аист» УКАЗАНИЕ 01.12.2012 г. Тобольск № 43 Приложение 12 о графике отпусков на 2013 г. Для составления графика отпусков на 2013 г. ПРЕДЛАГАЮ: 1.   Руководителям   структурных   подразделений   предоставить   инспектору   отдела кадров   Никитиной   С.А.   списки   работников   с   указанием   предполагаемого   срока очередного отпуска в 2013 г. срок представления списков до 07.12.2013. 2. Инспектору отдела кадров Никитиной С. А. составить сводный график отпусков работников   предприятия   на   2013   г.   и   предоставить   его   на   утверждение   директору предприятия. Срок предоставления графика 15.12.2013. 3. Контроль за исполнением указания возлагается на начальника отдела кадров Петрову В. Н. Директор предприятия  Подпись С. К. Григорьев С. А. Никитина Руководители   структурных подразделений С указанием ознакомлены: Подписи Юрисконсульт Подпись Г. Д. Стикин 01.12.2013 01.12.2013 51 В. Н. Петрова 22­15­37 Открытое акционерное общество «Белый аист» РЕШЕНИЕ 24.08.2012 г. Тобольск № 15 общего собрания акционеров Приложение 13 На   основании   координационного   плана   от   17.08.2012   Совет   директоров   ОАО «Белый аист» РЕШИЛ: 1. С целью привлечения новых потребителей услуг связи и передачи данных на основе коммерческого использования ведомственных сетей принять участие в выставке «Корпоративные сети связи». 2.   Ведущему   специалисту   Ветрову   В.   С.   подготовить   доклад   на   тему: «Распространение и использование современных телекоммуникационных технологий в различных ведомствах». 3.   Отделу   маркетинга   во   главе   с   Федоровым   М.   И.   оборудовать   специальные стенды   для   демонстрации   новейших   разработок   ведущих   телекоммуникационных компаний. 4.   Менеджеру   по   рекламе   Гришину   А.   А.   подготовить   список   средств   и   систем связи, презентация которых состоится в дни работы выставки, и предоставить его на рассмотрение Совету до 31.08.2012. Председатель Совета Члены Совета Подпись Подпись Подпись С. К. Григорьев Л. А. Токарев А. С. Мохов С решением ознакомлены: Подписи Инициалы, фамилии 52 Дата ознакомления Инженер по телекоммуникациям Подпись Р. Р. Ветров 23.08.2012 А. В. Терехов 22­17­18 53 План урока теоретического обучения по ОП.05. Документационное обеспечение управления  по теме 1.3. Справочно­информационные документы. Классификация служебных писем. Документы срочного характера Тема раздела: 1. Документирование управленческой деятельности Тема урока:  1.3.  Справочно­информационные   документы. Классификация   служебных писем. Документы срочного характера Цели урока:  1.   Объяснить   назначение   и   сущность   справочно­информационных   документов   в деятельности организации. 2. Формировать навыки работы с информационно­справочной документацией. 3. Привитие аккуратности, внимательности при работе с документацией. Тип урока: усвоения нового материала Вид урока: лекция Метод обучения: словесный, наглядный Форма организации познавательной деятельности: индивидуальная / коллективная Средства   обучения:  ТСО:   компьютер,   проектор,   экран;   мультимедиа:   презентация, видеофильм   «Делопроизводство»;   литература:   Лопатникова   Е.А.   Делопроизводство: образцы   документов   с   комментариями.   –   М.:   Омега­Л,   2008.   –   319   с.:   ил.   [табл.]; Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.   –   М.:   ТК   Велби,   изд­во   Проспект,   2007.   –   456   с.;   наглядность:   образцы документов   (акт,   протокол,   письма,   докладная   записка,   служебная   записка, объяснительная записка, справка). Метод контроля: устный / письменный Межпредметные   связи: деловая культура, право Знания: 2. системы документационного обеспечения управления, их автоматизацию; 3. классификацию документов; 4. требования к составлению и оформлению документов; Умения: 1. оформлять и проверять правильность оформления документации в соответствии с установленными требованиями, в том числе используя информационные технологии; 2. осуществлять автоматизированную обработку документов. Общие компетенции: OK  1.   Понимать   сущность   и   социальную   значимость   своей   будущей   профессии, проявлять к ней устойчивый интерес. ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество. ОК   4.   Осуществлять   поиск   и   использование   информации,   необходимой   для эффективного   выполнения   профессиональных   задач,   профессионального   и личностного развития. ОК   6.   Работать   в   коллективе   и   команде,   эффективно   общаться   с   коллегами, руководством, потребителями. ОК   7.   Брать   на   себя   ответственность   за   работу   членов   команды   (подчиненных), результат выполнения заданий.  экономика,   основы   предпринимательской   деятельности, 54 ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации. ОК   9.   Ориентироваться   в   условиях   частой   смены   технологий   в   профессиональной деятельности. ОК   10.   Исполнять   воинскую   обязанность,   в   том   числе   с   применением   полученных профессиональных знаний (для юношей). Профессиональные компетенции: ПК 1.1. Выявлять потребность в товарах. ПК 1.2. Осуществлять связи с поставщиками и потребителями продукции. ПК 1.4. Оформлять документацию на поставку и реализацию товара. ПК 2.1. Идентифицировать товары по ассортиментной принадлежности. ПК 2.2. Организовывать и проводить оценку качества товаров. ПК 3.3. Организовывать работу трудового коллектива. ПК 3.4. Оформлять учетно­отчетную документацию. Структура урока Организационный момент Актуализация опорных знаний Формирование ориентировочных основ знаний Первичное закрепление нового материала 1 2 мин. 2 5 мин. 3 73 мин. 4 5 мин. Домашнее задание и инструкции  по его выполнению 5 1 мин. Рефлексия Подведе­ ние итогов  урока 6 2 мин. 7 2 мин. Ход урока 1. Организационный момент 1. Приветствие обучающихся. 2. Определение отсутствующих. 3. Проверка готовности обучающихся к уроку. 4. Организация внимания. 2. Актуализация опорных знаний Письменная работа по карточкам (см. приложение к уроку 1 – карточки с заданиями и вопросами): 1. Для чего применяется классификация документов? 2. Что такое копия документа и каких видов она бывает? 3.   Выберете   по   своему   усмотрению   один   вид   организационного   документа   и охарактеризуйте   его   по   следующим   признакам:   назначение,   состав   реквизитов, структура документа. 4.   Выберете   по   своему   усмотрению   один   вид   распорядительного   документа   и охарактеризуйте   его   по   следующим   признакам:   назначение,   состав   реквизитов, структура документа. 3. Формирование ориентировочных основ знаний 1. Общая характеристика и основные виды информационно­справочных документов. 2. Классификация служебных писем. 3. Документы срочного характера. 55 1.   Общая   характеристика   и   основные   виды   информационно­справочных документов Информационно­справочные   документы  –   это   совокупность   документов, содержащих  информацию  о  фактическом  положении  дел, служащих  основанием  для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно­справочных документов: протокол,   докладная   записка,   предложение, объяснительная   записка,   справка,   сводка,     заключение;   перечень   и   список,   письма, телеграмма, телефонограмма, доклад.   служебная   записка,   акт, Документы этой системы играют служащую роль по отношению к организационно­ правовым и распорядительным документом. Справочно­информационные документы не содержат   поручений,   не   обязывают   действовать   строго   определенным   образом,   как распорядительные   документы,   но   сообщают   сведения,   побуждающие   принимать определенные решения. Особенность этих документов являются то, что они идут снизу вверх по системе управления:   от   работника   к   руководителю   подразделения,   от   руководителя подразделения   к   руководителю   предприятия,   от   подведомственной   организации   в вышестоящую. Протокол  – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Существует два вида протоколов: полный и краткий. Вид   протокола   выбирается   в   зависимости   от   вида   заседания   или   статуса коллегиального органа. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Полный протокол (см. приложение к уроку 2 – образец полного протокола). В вводной части протокола после заголовка приводятся: 1. сведения о председателе и секретаре заседания; 2.  сведения  о присутствовавших,  перечисляются  фамилии, инициалы  постоянных членов   коллегиального   органа   (в   алфавитном   порядке),   а   также   приглашенных   на заседание, с указанием должностей. Если число присутствовавших больше десяти, то указывается общее количество; 3.   повестка   дня  –   краткое   содержание   документа,   она   должна   содержать оптимальное   количество   вопросов   и   устанавливать   последовательность   их рассмотрения и фамилии основных выступающих  (докладчиков) по каждому вопросу. Каждый   пункт   должен   отвечать   на   вопрос   «о   чем?»,   в   конце   пункта   указывается фамилии и должность докладчика, например: О перспективах развития завода. Доклад директора В.Р. Аксакова.  Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня и строится по схеме: СЛУШАЛИ­ВЫСТУПИЛИ­ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) – по каждому вопросу отдельно. В разделе «СЛУШАЛИ» приводится фамилия и инициалы докладчика, содержание его   доклада   (сообщения,   информации,   отчета).   Если   текст   доклада   представлен докладчиком   в   письменном   виде,   допускается   после   указания   темы   выступления   в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается). Например: 1. СЛУШАЛИ: З.Е. Константинова о принятых мерах ликвидации последствий аварии на стройке. В разделе «ВЫСТУПИЛИ» и со следующей строки с абзаца указывают должность, инициалы  и   фамилию   каждого   выступающего   и  через   тире  запись   его   выступления. 56 После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке их выступления. Фамилии задававших вопросы выступающему, ответы на них печатаются с новой строки, например: В.К. Смирнов – Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке? К.П.   Лысов   –   К   8   ч.   утра   следующего   дня   вода   была   полностью   откачана   и последствия аварии ликвидированы. В   разделе   «ПОСТАНОВИЛИ   (РЕШИЛИ)»   записывается   принятое   решение.   Оно строится по схеме: действие­исполнитель­срок. Например: РЕШИЛИ: 1.1 Доценту Б.С. Илизарову организовать на кафедре выставку (…) к 11.05.2012. Наряду   с   решением   указывается   количество   голосов,   поданных   «за»,   «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Участник   совещания   или   заседания   может   представить   особое   мнение   по принятому решению, оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения. Датой протокола  является  дата проведения  заседания. Если оно продолжалась несколько   дней,   то   через   тире   указывают   даты   начала   и   окончания   заседания, например: 21­24.01.2012. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарно года или срока полномочий коллегиального органа. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. К   протоколу   подшиваются   все   представленные   на   рассмотрение   материалы, которые оформляются как приложения, об этом делается запись после первой части протокола: Заседание ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается. Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступившего с записью его выступления и получает подпись. Краткий протокол (см. приложение к уроку 3 – образец краткого протокола). Краткий   протокол   фиксирует   вопросы,   которые   обсуждались   на   заседании, фамилии докладчиков и выступавших и принятые решения. Текст краткого протокола не содержит   сведений   о   ходе   обсуждения   основного   доклада,   о   замечаниях,   вопросах, мнениях по поводу доклада. Такой   протокол   рекомендуется   вести   в   том   случае,   когда   заседание стенографируется, доклады и тексты будут предоставлены секретарю, или тогда, когда ведется протокол заседаний оперативного характера. Выписка   из   протокола  (см.   приложение   к   уроку   4   –   образец   выписки   из протокола). Представляет   собой   точную   копию   части   текста   подлинного   протокола, относящуюся к одному из вопросов повестки дня. При этом воспроизводят все реквизиты бланка,  вводная  часть   текста, вопрос  повестки  дня, по  которому  готовится  выписка, текст, отражающий ход обсуждения вопроса и принятое решение, инициалы и фамилию председателя и секретаря (без подписи). В конце составляется заверительная надпись. 2. Классификация служебных писем. Деловое письмо  – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих   для   связи   и   передачи   информации   между   адресатами  (см.   приложение   к уроку 5 – образец письма). 57 Существует целый ряд классификаций деловых писем.  По   тематическому   признаку   корреспонденция   разделяется   на  деловую   и коммерческую. Деловые   (служебные)   письма  –   письма,   оформляющие   организационные, экономические,   правовые,   финансовые   и   другие   виды   деятельности   организаций (письма   ­   просьба,   приглашение,   напоминание,   подтверждение,   отказ,   гарантийные, сопроводительные, информационные, рекламные). Коммерческие письма  – составляются при заключении и выполнении контрактов, при решении вопросов покупки и продажи, сбыта и снабжения (запросы, предложения (оферты), рекламации (претензии) и др. На основе функционального критерия выделяются: 1.  письма,   требующие   ответа  (просьба,   требование,   обращение,   предложение, запрос, представление); 2.письма,   не   требующие   ответа  (предупреждение,   напоминание,   приглашение, подтверждение,   отказ,   извещение,   сопроводительное   письмо,   гарантийное   письмо, информационное письмо, рекламное письмо). По этой классификации письма также делятся на инициативные и ответные. По   структурному   признаку   письма   подразделяются   на  регламентируемые   и нерегламентируемые. Регламентируемые   письма,  составляемые   по   определенному   образцу,   решают вопросы регулярных экономико­правовых ситуаций и реализуются в виде стандартных текстов.  Нерегламентируемые письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально­логического или этикетного текста (инструктивные письма, письма­ объяснения, рекомендации, письма­претензии, письма­объявления и др.). По   признаку   адресности   служебные   письма   разделяются   на  обычные   и циркулярные. Последние направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных организаций. Структура текста делового письма  – это последовательность расположения его составных частей.  Письмо   обычно   начинается   с   обращения:  «Уважаемый   господин   (госпожа) господа».  При   обращении   к   должностным   лицам   высших   и   центральных   органов государственной   власти   и   управления,   президентам   (председателям)   обществ, компаний,   фирм   возможно   обращение:  Уважаемый   господин   президент!   Уважаемый господин   председатель!   Уважаемый   господин   мэр!   Уважаемый   господин   министр!  В письмах­приглашениях,   извещениях   допускается   обращение   по   имени   и   отчеству: Уважаемый Игорь Михайлович!  Подобное обращение обычно используется в письмах к лицам, с которыми установлены тесные партнерские отношения. При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги! Наиболее рациональна структура текста официального письма, состоящая из двух частей.  В первой части излагаются факты и события, решения вышестоящего учреждения и другие факторы, послужившие основанием для составления документа.  Во   второй   части  содержатся   выводы,   просьбы,   предложения,   решения, распоряжения. В конце текста перед подписью, необходимо написать: С Уважением, с надеждой на плодотворное сотрудничество и т.п. 58 Требования   к   тексту   письма   следующие:  краткость,   лаконичность, последовательность, убедительность, корректность, одноаспектность, ясность. Реквизиты формуляра письма: 1. наименование организации; 2. справочные данные об организации; 3. дата, индекс; 4. ссылка на регистрационный номер и дату; 5. адресат; 6. заголовок к тексту; 7. текст; 8. отметка о наличии приложения (если они имеются); 9. подпись руководителя; 10. отметка об исполнителе. Название вида документа в письме не указывается, за исключением гарантийного письма. Виды писем Письмо­просьба  –   документ,   цель   которого   –   получение   информации,   услуг, товаров, необходимых предприятию­автору. Письмо­просьба   должно   содержать   обоснование   просьбы   и   изложение   самой просьбы. Обоснованию должно предшествовать изложению просьбы. Письмо­ответ  –   документ,   является   реакцией   и   обусловленный   содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма­запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо­ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте   излагается   решение,   принятое   по   инициативному   документу:   принятие предложения, отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Письмо­подтверждение  –   документ,   уведомляющий   отправителя   о   получении документов, ценностей, подтверждающих факты, действия. Письмо­подтверждение начинается словами: «Подтверждаем условия поставки…». Сопроводительное   письмо  –   служебное   письмо,   используемое   для   отправки документов, не имеющих адресной части. Текст   сопроводительного   письма   начинается   словами:   «Представляем   Вам…», «Направляем Вам…», «Высылаем Вам…». Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения. Информационное письмо – документ, в котором сообщается о каких­либо фактах или мероприятиях, пропагандирующих деятельность организаций, продукцию. К информационным письмам относятся: Рекламное   письмо  –   документ,   содержащий   описание   рекламируемых   услуг, товаров.  Текст   рекламного   письма   должен   содержать   полную,   четкую,   конкретную информацию. Письмо­извещение  –   документ,   являющийся   ответом   на   запрос;   может информировать о публичных мероприятиях. Письмо­извещение составляется для  конкретного  адресата, начинается  словами: «Ставим Вас в известность…». Письмо­сообщение  –  документ, которым автор информирует адресата о каких­ либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. 59 Письмо­сообщение   может   быть   инициативным   или   являться   ответом   на   письмо­ просьбу или письмо­запрос. Гарантийное  письмо  – документ, в котором  гарантируется  оплата  выполненной работы или предоставление чего­либо (работы, помещения, денежных средств). В   гарантийном   письме   предприятие­адресат   берет   на   себя   определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например: «Просим изготовить и выслать комплект мебели. Оплату гарантируем». Такие   письма   подписывает   директор   и   главный   бухгалтер   предприятия. Гарантийное письмо удостоверяется печатью предприятия. Письмо­приглашение  –   документ,   содержащий   приглашение   на   заседание, совещание, конференцию и т. д. Текст   письма­приглашения   может   начинаться   словами:   «Приглашаем   Вас   на заседание…». При   оформлении   писем­приглашений   могут   использоваться   элементы   украшения текста – орнамент, рисунки, шрифты и т. п. Письмо­напоминание  –   документ,   сообщающий   о   приближении,   ускорении, истечении срока исполнения какого­либо действия, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например: «Напоминаем, что срок аренды зала истекает 16.02.2013 г….». Письмо­напоминание   может   заканчиваться   указанием   на   санкции,   к   которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства. Письмо­запрос  –   документ,   направляемый   с   целью   получения   каких­либо официальных сведений или документов. Текст   письма­запроса   содержит   обоснование   необходимости   предоставления сведений   или   материалов   и   собственно   изложение   запроса.   В   обосновании   могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно­ правовые документы. Письмо­запрос требует письма­ответа. Письмо­предложение   (оферта)  –   документ,   направляемый   потенциальному партнеру   с   предложением   и   сотрудничестве   в   различной   форме.   В   коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение. Письмо­предложение  о совместном  сотрудничестве  – письмо состоит  из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Письмо­благодарность  –   документ,   направляемый   организации,   должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Письмо­поздравление  –   документ,   составленный   в   торжественных   случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, предприятия. Письма­поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенное орнаментом, водяными знаками, имеющего большую плотность и т. д. предъявляемые автором претензии, оснований требований. Письмо­претензия   подписывается   руководителями   предприятий   и   визируется главным бухгалтером. 60 К письмам­рекламациям относятся: Письмо­претензия  –   документ,   в   котором   указываются   требования, Письмо­требование  – документ, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Письмо­требование, как правило, ­ письма сложной структуры. В них обязательно излагаются   условия   заключенных   договоренностей   со   ссылкой   на   конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируются требования о необходимости   выполнения   обязательств   и   угрозы   в   адрес   корреспондента,   если обязательства не будут выполнены. 3. Документы срочного характера. Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения. Сроки   исполнения   исчисляются   в   календарных   днях   с   момента   подписании (утверждения)   документа,   а   поступивших   из   других   организаций   –   с   даты   их поступления. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной   власти   и   управления   субъектов   федерации,   а   также   центральных функциональных и отраслевых органов управления: ­ Указом Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента РФ» № 1536 1996 г.; ­   Указом   Президента   РФ   «О   мерах   по   укреплению   дисциплины   в   системе государственной службы» № 810 1996 г.; ­ Постановлением Правительства РФ № 604 от 18.06.1998 (в ред. Постановления Правительства РФ № 760 от 05.10.2000), утвердившем Регламент Правительства РФ, где определен порядок оформления поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, поручений Президента РФ; ­ другими нормативными актами, в том числе ГСДОУ. В   нормативном   документе   ГСДОУ   предусмотрен   Перечень  типовых   сроков исполнения документов: ­   акт   приемки:   подписание   не   позднее   45   дней   с   момента   отправки   (передачи) проектной продукции; ­   акт   о   наличии   недостатков:   составление   не   позднее   10   дней   по   получении продукции; ­ договор на поставку  товаров: подписание и возврат не позднее 10  дней (для долгосрочных – 20 дней) после получения проекта договора; ­   ответ   на   предложение   о   заключении   договора   –   в   10­дневыный   срок   после получения предложения; ­ заявления и жалобы граждан – в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие  дополнительного  изучения   и  проверки   –  безотлагательно, не  позднее  15 дней; ­ письма – поручения и письма – запросы вышестоящих учреждений и организаций – к указанному в них сроку или в течение 10 дней; ­ письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней; ­   протокол   разногласий:   составление   и   направление   –   в   10­дневный   срок; рассмотрение – в 20­дневный срок; ­ телеграммы, требующие срочного решения, ­ до двух дней, остальные в течение 10 дней; ­ платежные поручения – не позднее следующего дня после получения товара. 61 На контроль должны быть поставлены все документы, поступающие от Президента РФ, Федерального собрания и Правительства РФ, требующие исполнения. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. В   рамках   конкретной   организации   могут   быть   установлены   типовые   сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах, путем их включения   в   Табель   форм   документов   или   Инструкцию   по   делопроизводству.   таким образом, они тоже становятся типовыми. Как правило, типовой срок исполнения основной массы документов – 10­15 дней. Для документов, не указанных в перечне, сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Документы   должны   рассматриваться   руководителем   и   передаваться   на исполнение в день их поступления. Решения по сложным документам принимаются им в течение двух дней. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: 1. с конкретной датой исполнения – в конкретный срок; 2. без указания конкретной даты: ­ имеющие в тексте пометку «срочно» ­ исполняются в трехдневный срок; ­ имеющие пометку «оперативно» ­ в десятидневный срок; 3. остальные – до месяца. Изменение  срока  исполнения производится  только по указанию руководителя в следующем   порядке:   типовые   сроки   –   принятием   нового   акта,   индивидуальные   – руководителями, которые их устанавливали. Следует   учитывать,   что   если   последний   день   срока   исполнения   поручения приходится   на   нерабочий   день,   оно   подлежит   исполнению   в   предшествующий   ему рабочий день.   В   тех   случаях,   когда   для   рассмотрения   и   разрешения   обращения   необходимо проведение сложной проверки, истребование дополнительных материалов или принятие других мер, сроки рассмотрения обращения могут быть в порядке исключения продлены, но не более чем на один месяц. Ходатайство о продлении срока рассмотрения обращения оформляется не позднее чем за 3 суток до истечения срока. 4. Первичное закрепление материала: 1. Какую тему изучали? 2. Какова цель урока? 3. Достигли ли мы цели? Почему? 4. Какие документы относятся к группе информационно­справочных? 5. Для каких случаев применяется протокол и какие бывают виды протоколов? 6. Дайте определение понятия «деловое письмо». 7. Назовите признаки классификации деловых писем. 8. Какие требования предъявляются к тексту письма? 9. Какие существуют сроки исполнения документов? 5. Домашнее задание и инструкция по его выполнению ­ Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. – М.: Омега­Л, 2008. – 319 с.: ил. [табл.] – с. 29 – 59; 62 ­   Делопроизводство:   Образцы,   документы.   Организация   и   технология   работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, изд­во Проспект, 2007. – 456 с. – с. 72 – 124; ­ записи в конспекте; ­ подготовка к практической работе. 6. Подведение итогов урока ­ оценка работы группы; ­ оценка работы отдельных обучающихся; ­ аргументация выставленных оценок. 7. Рефлексия: 1. Понравилось ли вам урок? 2. Что на ваш взгляд было сложным на уроке? 3. Все ли рассмотренные вопросы были вам понятны? 4. Пригодится ли материал изученной темы в практической деятельности? 5. Ваши пожелания и предложения по проведению урока. 6. Какое настроение у вас осталось после проведения урока? 1. ГОСТ Р 6.30­2003 Унифицированная система организационно­распорядительной Нормативно­правовые источники документации требования к оформлению документов. 2.  Закон РФ «О языках народов РФ» № 1807­1  от 25.10.1991  г (в редакции  от 24.07.1998 г.). 3.   ОКУД   (ОК   011­93)   Общероссийский   классификатор   управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299. 4. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А. В. – М., «ИНФРА­М», Литература 2008. 5. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток­Запад, 2006. – 427, [5]. 6. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: Изд­во РИОР, 2005. – 93 с. 7. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления:  учебник для СПО ­ 7­е изд. Стер. ­ М.: ИЦ «Академия» 2010. 8.   Сологуб   О.   П.   Делопроизводство:   составление,   редактирование   и   обработка документов: учеб. пособие/О.П. Сологуб. – М.: Изд­во «Омега­Л», 2007. – 208 с. 9. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ   Р   6.30­2003   «Унифицированные   системы   документации.   Унифицированная система   организационно­распорядительной   документации.   требования   к  оформлению документов. – 2­е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд­во Проспект, 2005. – 216 с. Периодические издания 10. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» 11. Журнал «Делопроизводство». 12. Журнал «Секретарское дело». 13. Журнал «Справочник кадровика». 14. Журнал «Справочник секретаря и офис­менеджера». 63 Интернет­ресурсы 15.   ОКУД   (ОК   011­93)   Общероссийский   классификатор   управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299 (Режим доступа: http://bestpravo.ru/fed1993/data01/tex10032.htm). 16. Сайт группы компаний «Бета­пресс»: законодательство о труде и социальном обеспечении, судебная практика по трудовым спорам, образцы оформления документов, актов, договоров (Режим доступа: http://betapress.ru/kadrovik/). 17. Образцы деловых документов (Режим доступа: http://dogovor.helpery.ru/). 18. Делопроизводство и документооборот (Режим доступа: http://working­papers.ru/). 19. Документооборот и делопроизводство (Режим доступа: http://workpaper.ru/). 20.   Сайт   по   кадровому   делопроизводству   (Режим   доступа:  http://www.kadrovik­ praktik.ru/). 21. Сайт журнала «Кадровое дело» (Режим доступа: http://www.kdelo.ru/). 22.   Сайты   по   делопроизводству   и   документоведению   (Режим   доступа: http://www.mavica.ru/directory/rus/19039.html). 23. Электронный учебник: Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков.   –   М.:   АСТ   Восток­Запад,   2006.   –   427,   [5]   (Режим   доступа: http://www.studfiles.ru/dir/cat29/subj1160/file9165.html). 24. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы   Унифицированная   система   организационно­распорядительной   Требования   к   оформлению   документов   (Режим   доступа: документации. документации. http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1659). 25. Современный гуманитарный университет [Электронный ресурс]: Курс лекций по Аудиовизуальные средства делопроизводству – электрон. опт. диск (CD­ROM). Карточка с заданиями и вопросами Приложение 1 Тема раздела: 1. Документирование управленческой деятельности Тема урока:  1.3.  Справочно­информационные   документы. Классификация   служебных писем. Документы срочного характера Задания и вопросы: 1. Для чего применяется классификация документов? 2. Что такое копия документа, и каких видов она бывает? 3.   Выберете   по   своему   усмотрению   один   вид   организационного   документа   и охарактеризуйте   его   по   следующим   признакам:   назначение,   состав   реквизитов, структура документа. 4.   Выберете   по   своему   усмотрению   один   вид   распорядительного   документа   и охарактеризуйте   его   по   следующим   признакам:   назначение,   состав   реквизитов, структура документа. Приложение 2 64 ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРОГРЕСС»   ПРОТОКОЛ 15.07.2012                                                         № 1 Москва общего собрания акционеров Председатель – Королев М.И. Секретарь – Синелобова Е.Ю. Присутствовали:  владельцы   обыкновенных   акций   Общества   и   их   полномочные представители   в   количестве   255   акционеров,   что   составляет   85%   голосов   (список прилагается). ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Об увеличении уставного капитала Общества. 2. Доклад председателя Совета директоров Общества Мельгунова Н.О. СЛУШАЛИ: Мельгунов   Н.О.   –   на   основании   положения   о   порядке   увеличения   (уменьшения) уставного капитала общества и действующего российского законодательства, в связи с увеличением   объемов   производственной   деятельности   общества   и   полученной   по результатам деятельности в 2011 г. прибыли представил подготовленное Финансовым отделом   и   одобренное   руководством   общества   технико­экономическое   обоснование увеличения уставного капитала общества на 85 млн руб. (прилагается), в результате чего  уставный  капитал  общества  станет   равным  950   млн. руб. Увеличение  уставного капитала   общества   предлагается   произвести   путем   дополнительного   выпуска   акций общества (проект проспекта эмиссий акций прилагается) и их свободного размещения. ВЫСТУПИЛИ: 1.   Волошин   А.Ю.   –   поддержал   предложение   об   увеличении   уставного   капитала Общества и эмиссий акций. 2.   Соколов   П.П.   –   предложил   перечень  периодических   изданий   для   публикации информации о дополнительном выпуске акций Общества (прилагается). РЕШИЛИ: 1. Увеличить уставной капитал Общества на 85 млн руб. 2. Утвердить представленный Советом директоров проспект эмиссий акций. 3.   Внести   изменения   в   Устав   Общества   в   части   увеличения   уставного   капитала Общества до 950 млн (Девятисот пятидесяти миллионов) руб. В голосовании приняли участие 255 акционеров – владельцев обыкновенных акций и их полномочных представителей, что составило 855 голосов. «За» ­ 251 голос. «Против» ­ 0 голосов. «Воздержалось» ­ 4 голоса. Недействительных бюллетеней – 0. Решение принято 251 числом голосов. 65 Председатель            Подпись         М.И. Королев Секретарь            Подпись             Е.Ю. Синелобова Приложение 3 ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРОГРЕСС»   ПРОТОКОЛ 15.07.2012                                                         № 1 Москва общего собрания акционеров Председатель – Королев М.И. Секретарь – Синелобова Е.Ю. Присутствовали:  владельцы   обыкновенных   акций   Общества   и   их   полномочные представители   в   количестве   255   акционеров,   что   составляет   85%   голосов   (список прилагается). Рассмотренные вопросы: 1. Об увеличении уставного капитала Общества. 2. Доклад председателя Совета директоров Общества Мельгунова Н. О. Принятые решения: 1. Увеличить уставный капитал Общества на 85 млн. руб. 2. Утвердить представленный Советом директоров проспект эмиссий акций. 3.  Внести  изменения  в  Устав  Общества  в части  увеличения  уставного  капитала Общества до 950 млн. (девятисот пятидесяти миллионов) руб. Председатель            Подпись         М.И. Королев Секретарь            Подпись             Е.Ю. Синелобова 66 Приложение 4 ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРОГРЕСС» ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА 15.07.2012                                                         № 1 Москва общего собрания акционеров Председатель – Королев М.И. Секретарь – Синелобова Е.Ю. Присутствовали:  владельцы   обыкновенных   акций   Общества   и   их   полномочные представители   в   количестве   255   акционеров,   что   составляет   85%   голосов   (список прилагается). ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Об увеличении уставного капитала Общества. РЕШИЛИ: 1. Увеличить уставной капитал Общества на 85 млн руб. 2. Утвердить представленный Советом директоров проспект эмиссий акций. 3.   Внести   изменения   в   Устав   Общества   в   части   увеличения   уставного   капитала Общества до 950 млн (Девятисот пятидесяти миллионов) руб. Председатель  Секретарь   Верно _____________________                   М.И. Королев (личная подпись) ______________________  (личная подпись)         Е.Ю. Синелобова Зав. канцелярией _____________________                      Е.Г. Васильева Печать  (личная подпись) 67 Приложение 5 Директору АО «Старт» О. Н. Некрасову ул. Новая, 28,                           Москва, 115218 ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ Государственное учреждение Всероссийский научно­исследовательский институт документоведения и архивного дела ВНИИДАД Милютинский пер., д. 7 а, Москва, Центр, 101000 Тел. (095) 925­35­58 Тел./факс (095)  925­64­78 E­mail: mail @vniidad.  ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 77080331/771001001 15 февраля 2012 г. На № 03­01/31 от 10.02.2012 г. № 02­02/12 о рассмотрении заявки на участие в совещании Сообщаем  о  нашем  согласии  на   участие  в  совещании.  Просим  забронировать   два Уважаемый Олег Николаевич! места в гостинице. Оплату гарантируем. Наш расчетный счет № 46703519 в АКБ «ОКЭНСИМ», корр. счет 3161868 в РКЦ ГУ РФ, МФО 44583001, код 83, ИНН 77080331. Директор института, д.и.н., профессор Личная подпись     В.П. Бортников Главный бухгалтер Личная подпись                    Т.А. Третьякова                                       Печать О. В. Мурашова 68 923­67­77 Направлены информационные материалы, письмо № 03­01/45 от 20.02.2012 г. В дело № 04­01 за 2012г. Личная подпись 21.02.2012 С:\Письма\ 2012 г.\ 02_12 АО «Старт» 17.02.2012 № 04­01/18 План урока теоретического обучения по ОП.05. Документационное обеспечение управления  по теме 1.4. Особенности оформления докладных (служебных) и объяснительных записок, справок, актов Тема раздела: 1. Документирование управленческой деятельности Тема урока:  1.4. Особенности оформления докладных (служебных) и объяснительных записок, справок, актов Цели урока:  1.   Объяснить   и   показать   особенности   работы   с   докладными   (служебными), объяснительными записками, справками и актами. 2.   Развивать   познавательную   активность,   умение   анализировать   и   сравнивать аналогичные документы. 3. Прививать культуру работы с документацией. Тип урока: усвоения нового материала Вид урока: лекция Метод обучения: словесный, наглядный Форма организации познавательной деятельности: индивидуальная / коллективная Средства   обучения:  ТСО:   компьютер,   проектор,   экран;   мультимедиа:   презентация, видеофильм   «Делопроизводство»;   литература:   Лопатникова   Е.А.   Делопроизводство: образцы   документов   с   комментариями.   –   М.:   Омега­Л,   2008.   –   319   с.:   ил.   [табл.]; Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.   –   М.:   ТК   Велби,   изд­во   Проспект,   2007.   –   456   с.;   наглядность:   образцы документов   (акт,   протокол,   письма,   докладная   записка,   служебная   записка, объяснительная записка, справка). Метод контроля: устный / письменный Межпредметные   связи: деловая культура, право Знания: 2. системы документационного обеспечения управления, их автоматизацию; 3. классификацию документов; 4. требования к составлению и оформлению документов. Умения: 1. оформлять и проверять правильность оформления документации в соответствии с установленными требованиями, в том числе используя информационные технологии; 2. осуществлять автоматизированную обработку документов. Общие компетенции:  экономика,   основы   предпринимательской   деятельности, 69 OK  1.   Понимать   сущность   и   социальную   значимость   своей   будущей   профессии, проявлять к ней устойчивый интерес. ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество. ОК   4.   Осуществлять   поиск   и   использование   информации,   необходимой   для эффективного   выполнения   профессиональных   задач,   профессионального   и личностного развития. ОК   6.   Работать   в   коллективе   и   команде,   эффективно   общаться   с   коллегами, руководством, потребителями. ОК   7.   Брать   на   себя   ответственность   за   работу   членов   команды   (подчиненных), результат выполнения заданий. ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации. ОК   9.   Ориентироваться   в   условиях   частой   смены   технологий   в   профессиональной деятельности. ОК   10.   Исполнять   воинскую   обязанность,   в   том   числе   с   применением   полученных профессиональных знаний (для юношей). Профессиональные компетенции: ПК 2.2. Организовывать и проводить оценку качества товаров. ПК   2.3.   Выполнять   задания   эксперта   более   высокой   квалификации   при   проведении товароведной экспертизы. ПК 3.2. Планировать выполнение работ исполнителями. ПК 3.3. Организовывать работу трудового коллектива. ПК 3.4. Оформлять учетно­отчетную документацию. Структура урока Организационный момент Актуализация опорных знаний Формирование ориентировочных основ знаний Первичное закрепление нового материала 1 2 мин. 2 5 мин. 3 73 мин. 4 5 мин. Домашнее задание и инструкции  по его выполнению 5 1 мин. Рефлексия Подведе­ ние итогов  урока 6 2 мин. 7 2 мин. 1. Организационный момент 1. Приветствие обучающихся. 2. Определение отсутствующих. 3. Проверка готовности обучающихся к уроку. 4. Организация внимания. 2. Актуализация опорных знаний Устный опрос: 1. Какие документы относятся к группе информационно­справочных? 2. В каких случаях применяется краткая и полная форма протокола? 3. Что такое выписка из документа (протокола)? 4. Назовите реквизиты формуляра письма. 5. Перечислите виды писем. 6. Какие сроки исполнения документов вам известны? Какие документы относятся к категории исполнения документов срочного характера? 70 3. Формирование ориентировочных основ знаний 1. Особенности оформления и разновидности актов. 2.   Особенности   оформления   докладных   (служебных),   объяснительных   записок, справок. 1. Особенности оформления и разновидности актов. Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий (см. приложение к уроку 1 – образец акта). Различают акты законодательные (решения, облеченные в форму законов, указов, постановлений)   и   административные   (подтверждение   фактов   в   деятельности организации). сдачи­приемки   (работ, Разновидности   актов:    материальных   ценностей, документов);   обследования   (состояния   технической   безопасности,   противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, схем, технологий);   приема­сдачи   (материальных   ценностей,   документов);   приема­передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации и т. д. Акты   составляются   коллегиально   (не   менее   двух   составителей).   Нередко   акты составляются комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя   предприятия.   Акты   могут   составляться   и   постоянно   действующими комиссиями на регулярной основе. В   некоторых   случаях   акт   составляет   одно   должностное   лицо:   при   ревизии финансово­хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в документе. В   необходимых   случаях   акты   подлежат   утверждению   распорядительным документом или руководителем. Акт   может   содержать   выводы,   рекомендации   и   предложения,   если   они   не оформлены распорядительным документом. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. В вводной  части  акта  указывается  основание  (документ, послуживший  причиной проверки)   для   составления   акта,   перечисляются   лица,   составившие   акт   и присутствовавшие при этом. Констатирующая   часть  текста   акта   содержит   описание   проделанной   работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения   составителей   актов.   Текст   акта   может   быть   разделен   на   пункты, составленные   в   виде   таблицы.   Если   есть   приложения,   то   отметка   о   их   наличии проставляется после текста. Выводы,   предложения,   заключения  комиссии   печатаются   с   абзаца,   они   также могут состоять из нескольких пунктов. В   конце   текста   акта   указывается  количество   составленных   экземпляров   и   их местонахождение. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Лицо, несогласное   с   содержанием   акта,   обязано   подписать   его   с   оговоркой   о   своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. 71 Некоторые акты обретают юридическую силу после утверждения руководителями вышестоящей   организации   (следовательно,   такие   документы   должны   содержать реквизит «гриф утверждения документа»). Реквизиты формуляра акта: 1. наименование организации; 2. наименование структурного подразделения; 3. название вида документа; 4. дата, индекс; 5. место составления; 6. заголовок к тексту; 7. текст; 8. подпись 2.   Особенности   оформления   докладных   (служебных),   объяснительных записок, справок. Докладная   записка  –   это   информационно­справочный   документ,   адресованный руководителю   предприятия,   содержащий   обстоятельное   изложение   какого­либо вопроса с выводами и предложениями составителя.  В   докладной   записке   может   быть   информация   по   следующим   вопросам:   о сложившейся   ситуации;   явлениях   или   фактах,   имеющих   место;   выполненной   работе; сделанных выводах; предложениях. Информация   документа   либо   принимается   руководителем   к   сведению,   либо побуждает к определенным действиям. По   содержанию   докладные   записки   бывают:  инициативные,   информационные, отчетные (по результатам командировок и т. д.).  Инициативные докладные записки составляются по личной инициативе составителя с   целью   побуждения   адресата   к   принятию   определенных   решений.   Текст   такой докладной записки как правило, делится на две части: 1.   констатирующую,   или   описательную,   в   которой   описывается   ситуация   или излагаются имеющиеся факты; 2. изложение выводов и предложений. Информационная   докладная   записка  составляется   регулярно,   например, еженедельно или ежемесячно, чаще всего по указанию руководителя. Они содержат информацию о ходе работы, о деталях или методах выполнения работы. Отчетная   докладная   записка  информирует   о   завершении   работы,   ее   этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.д. В зависимости от адресата докладные записки бывают: внешние и внутренние. Внешние докладные записки – это записки, которые направляются в вышестоящую организацию (см. приложение к уроку 2 – образец внешней докладной записки). Внутренние докладные записки – это записки, которые адресованы руководителю учреждения   или   структурного   подразделения  (см.   приложение   к   уроку   3   –   образец внутренней докладной записки). Датой записки является дата ее подписания. Реквизиты формуляра докладной записки: 1. наименование учреждения; 2. название вида документа; 72 3. дата, индекс; 4. место составления; 5. адресат; 6. заголовок к тексту; 7. текст; 8. подпись, расшифровка подписи. Разновидностями докладной записки являются  предложение  (содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу), служебная записка (составляется работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения). Предложение  –   служебный   документ,   представляющий   собой   разновидность докладной записки. Содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу (см. приложение к уроку 4 – образец предложения). Предложение   составляется   аналогично   докладной   записке,   но,   как   правило,   по указанию руководства. Текст   предложения   может   состоять   из   двух   частей:   обоснования   и   заключения (перечня   предложений)   или   только   из   одной   части   –   конкретных   предложений. Указание   руководителя   о   подготовке   предложений   по   какому­либо   вопросу,   как правило,   дается   одновременно   нескольким   или   всем   структурным   подразделениям организации. Предложения   составляются   руководителями   подразделений   и   специалистами, представляются руководству, подписываются составителем. На   основе   предложений   готовятся   планы,   программы,   распорядительные документы и др. Реквизиты формуляра предложение: 1. наименование структурного подразделения (наименование организации); 2. название вида документа; 3. дата, индекс; 4. место составления; 5. адресат; 6. заголовок к тексту; 7. текст; 8. подпись, расшифровка подписи. Служебная записка  – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения  (см. приложение к уроку 5 – образец служебной записки). Служебные   записки   составляются   по   вопросам   материально­технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. Текст   служебной   записки,   как   правило,   состоит   из   двух   частей   –   обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Служебная   записка   подписывается   составителем   или   руководителем подразделения. Реквизиты формуляра служебной записки: 1. наименование структурного подразделения; 2. название вида документа; 73 3. дата, индекс; 4. место составления; 5. адресат; 6. заголовок к тексту; 7. текст; 8. подпись, расшифровка подписи. Объяснительная   записка  –   документ,   объясняющий   причины   какого­либо действия,   составляемый   работником   предприятия   и представляемый вышестоящему должностному лицу (см. приложение к уроку 6 – образец объяснительной записки).   происшествия,   факта, Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы: 1. приложения к основному документу (плану, отчету), они объясняют и дополняют его. Такие записки оформляются на общих бланках, подписываются руководителем; 2. записки, в которых объясняются причины поведения, поступка, ситуации. Они составляются и подписываются отдельными работниками. Такие записки оформляются аналогично, как и внутренняя докладная записка. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или   событий.   Справки   отражают   основную   деятельность   предприятия   или подтверждают сведения биографического или служебного характера (см. приложение к уроку 7 – образец справки). Различают справки личного характера и служебно­информационного. Личные справки выдаются гражданам с целью подтверждения места проживания, работы или учебы, заработной платы, трудового стажа и т.п. Текст информационной справки обычно составляется в индивидуальных ситуациях. Во вступительной части указываются причины ее составления (ссылки на запрос лиц и организация; на даты, послужившие основанием для составления справки и др.). Текст может делиться на разделы и пункты. Текст   справки   состоит   из   двух   частей:  в   первой   указываются   факты, послужившие поводом для ее написания, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы   и   предложения   в   справке   не   даются.   В   справке   фиксируются   сведения определенного периода времени. Датой справки является дата ее подписания. Справки   составляются   для   удостоверения   юридических   фактов:   подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т. д. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещенных вопросов. Справки могут быть внешними и внутренними.  Внешние   справки  подписываются   руководителями   предприятия   или   его заместителями.   Если   справка   содержит   сведения   финансового   характера,   она подписывается   руководителем   предприятий   и   главным   бухгалтером   и   заверяется печатью.   Внутренние справки  подписываются руководителями структурных подразделений или специалистом­составителем. Реквизиты формуляра справки: 1. наименование организации; 2. наименование вида документа; 74 3. дата, индекс; 4. место составления; 5. адресат (только на справках информационного характера); 6. заголовок к тексту (может включать указание на период времени, например: О наличии документов о трудовом стаже за 2004 г); 7. текст; 8. подписи; 9. оттиск печати. 4. Первичное закрепление материала: 1. Какую тему изучали? 2. Какова цель урока? 3. Достигли ли мы цели? Почему? 4. Назовите особенности оформления и разновидности актов. 5. Перечислите реквизиты формуляра акта. 6.Какие   существуют   особенности   оформления   докладной   (служебной), объяснительной записок и справок? 7. В чем заключается разница между докладной и служебной запиской? 5. Домашнее задание и инструкция по его выполнению ­ Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. – М.: Омега­Л, 2008. – 319 с.: ил. [табл.] – с. 29 – 59; ­   Делопроизводство:   Образцы,   документы.   Организация   и   технология   работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, изд­во Проспект, 2007. – 456 с. – с. 77 – 85; ­ записи в конспекте; ­ подготовка к практической работе. 6. Подведение итогов урока ­ оценка работы группы; ­ оценка работы отдельных обучающихся; ­ аргументация выставленных оценок. 7. Рефлексия: 1. Понравилось ли вам урок? 2. Что на ваш взгляд было сложным на уроке? 3. Все ли рассмотренные вопросы были вам понятны? 4. Пригодится ли материал изученной темы в практической деятельности? 5. Ваши пожелания и предложения по проведению урока. 6. Какое настроение у вас осталось после проведения урока? 1. ГОСТ Р 6.30­2003 Унифицированная система организационно­распорядительной Нормативно­правовые источники документации требования к оформлению документов. 2.  Закон РФ «О языках народов РФ» № 1807­1  от 25.10.1991  г (в редакции  от 24.07.1998 г.). 3.   ОКУД   (ОК   011­93)   Общероссийский   классификатор   управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299. 75 3. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А. В. – М., «ИНФРА­М», Литература 2008. 4. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток­Запад, 2006. – 427, [5]. 5. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: Изд­во РИОР, 2005. – 93 с. 6. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления:  учебник для СПО ­ 7­е изд. Стер. ­ М.: ИЦ «Академия» 2010. 7.   Сологуб   О.   П.   Делопроизводство:   составление,   редактирование   и   обработка документов: учеб. пособие/О.П. Сологуб. – М.: Изд­во «Омега­Л», 2007. – 208 с. 8. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ   Р   6.30­2003   «Унифицированные   системы   документации.   Унифицированная система   организационно­распорядительной  документации.   требования  к   оформлению документов. – 2­е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд­во Проспект, 2005. – 216 с. Периодические издания 9. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» 10. Журнал «Делопроизводство». 11. Журнал «Секретарское дело». 12. Журнал «Справочник кадровика». 13. Журнал «Справочник секретаря и офис­менеджера». Интернет­ресурсы 14.   ОКУД   (ОК   011­93)   Общероссийский   классификатор   управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299 (Режим доступа: http://bestpravo.ru/fed1993/data01/tex10032.htm). 15. Сайт группы компаний «Бета­пресс»: законодательство о труде и социальном обеспечении, судебная практика по трудовым спорам, образцы оформления документов, актов, договоров (Режим доступа: http://betapress.ru/kadrovik/). 16. Образцы деловых документов (Режим доступа: http://dogovor.helpery.ru/). 17. Делопроизводство и документооборот (Режим доступа: http://working­papers.ru/). 18. Документооборот и делопроизводство (Режим доступа: http://workpaper.ru/). 19.   Сайт   по   кадровому   делопроизводству   (Режим   доступа:  http://www.kadrovik­ praktik.ru/). 20. Сайт журнала «Кадровое дело» (Режим доступа: http://www.kdelo.ru/). 21.   Сайты   по   делопроизводству   и   документоведению   (Режим   доступа: http://www.mavica.ru/directory/rus/19039.html). 22. Электронный учебник: Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков.   –   М.:   АСТ   Восток­Запад,   2006.   –   427,   [5]   (Режим   доступа: http://www.studfiles.ru/dir/cat29/subj1160/file9165.html). 23. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы   Унифицированная   система   организационно­распорядительной   Требования   к   оформлению   документов   (Режим   доступа: документации. документации. http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1659). Аудиовизуальные средства 76 24. Современный гуманитарный университет [Электронный ресурс]: Курс лекций по делопроизводству – электрон. опт. диск (CD­ROM). Приложение 1 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _________ Г.Д. Москвин 07.08.2012 Печать Государственное унитарное предприятие  Управление по реконструкции  и развитию исторических объектов АКТ 05.08.2012­06.08.2012 г. Омск № 3 проверки финансово­хозяйственной деятельности лаборатории реставрации Основание: приказ Генерального директора ГУП «Управление по реконструкции и развитию   исторических   объектов»   от   01.08.2012   №   53   «О   создании   комиссии   по проверке финансово­хозяйственной деятельности лаборатории реставрации». Составлен комиссией: председатель – зам. Генерального директора предприятия Н. М. Заболотная; члены: зам. главного бухгалтера С. В. Сидорова, инженер­экономист П. Л. Костин, бухгалтер­ревизор П. А. Шохина. В   период   с   05   по   06   августа   2012   г.   комиссия   провела   проверку   финансово­ хозяйственной   деятельности   лаборатории   реставрации   предприятия.   В   результате проверки   обнаружены   нарушения   в   системе   учета   оборудования,   находящегося   на балансе лаборатории, и оформлении разрешений на выдачу приборов, оборудования и реактивов со склада предприятия для использования: не всегда разрешения на выдачу оборудования подписывает заведующий лабораторией или его заместитель, выявлена выдача разрешений другими работниками. Других нарушений финансово­хозяйственной дисциплины комиссия не выявила. Составлен в 3 экземплярах: 1­й экз. – в бухгалтерию предприятия; 2­й экз.­ в лабораторию реставрации; 3­й экз. – в дело № 01­13 за 2012 г. Председатель Члены Администрация Подпись Подпись Подпись Подпись 77 Н. М. Заболотная П. Л. Костин С. В. Сидоров П. А. Шохина Приложение 2 Руководителю администрации Ивановской области                     П.И. Полежаеву Ивановской области Управление торговли ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 23.06.2012 № 01­08/7 г. Иваново о выделении помещений для организации торговли мебелью В   Ивановской   области   сложилась   крайне   напряженное   положение   с   торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью. В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей. В связи с необходимостью создать условия, отвечающие требованиям организации торговли   мебелью,   прошу   дать   указания   руководителям   администраций соответствующих   районов   о   предоставлении   для   торговли   мебелью   помещений, отвечающих установленным нормам. Подпись Печать    Е.Р. Тарасов   Приложение 3  Генеральному директору ЗАО «Балтика» О.Ф. Казакову Начальник управления торговли Отдел продаж ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 22.05.2012 № 07­04/15 Москва о нарушении трудовой дисциплины О.И. Макаровым 22 мая 2012 г. охранник О.И. Макаров отсутствовал на рабочем месте с 12.00 до 16.00. В указанный период посторонние люди проникли в производственное помещение и бесконтрольно пользовались имеющимся оборудованием. Прошу принять необходимые меры. Начальник отдела Подпись       В.В. Тюрин Приложение 4 78 Управление делами ПРЕДЛОЖЕНИЕ 21.02.2013              № 3 о повышении исполнительской дисциплины при работе с документами Зам. руководителя Агентства по авторским правам П.М. Прокопенко Для совершенствования исполнительской дисциплины при работе с документами необходимо: 1. Во всех подразделениях агентства назначить лиц, ответственных за работу с документами в подразделении. 2.   Переработать   действующие   нормативные   документы   по   документационному обеспечению и привести их в соответствие с действующими законодательными и иными нормативными правовыми актами. 3. В управлении делами агентства создать группу по совершенствованию работы с документами   в   количестве   двух   штатных   единиц,   которой   поручить   приведение нормативной базы по работе с документами в агентстве в соответствие с современными нормативными требованиями. 4.   Провести   семинар   по   современной   организации   делопроизводства   на   базе отраслевого Учебного центра в целях повышения квалификации сотрудников агентства. Управляющий делами Подпись  Д.Ф. Турчин Склад № 3 СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 05 марта 2013 г.       № 4 о замене датчика температурного режима Приложение 5 Начальнику отдела материально­технического обеспечения Н.П. Васильеву В   связи   с   выходом   из   строя   датчика   температурного   режима   в   помещении   3   4 склада   №   3   прошу   Вас   распорядиться   об   установке   нового   датчика   температурного режима. Руководитель отдела Подпись Н.О. Павлов 79 Приложение 6 Заместителю директора «Автобанк» О.Ф. Сидорову Отдел ценных бумаг ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 22.05.2012 Москва о несвоевременном представлении отчета Сводный   отчет   за  III  квартал   не   был   предоставлен   в   указанный   срок   в  связи   с повреждением   факс­модемной   связи   и   отсутствием   отчетных   данных   Красноярского филиала банка. Начальник отдела Подпись В.В. Сивков ООО «Пламя» СПРАВКА 12.12.2012 № 03­10/105 Москва Приложение 7 Российский  государственный  гуманитарный университет Прохоров   Андрей   Александрович   работает   электриком   с   25   января   1995   г.   по настоящее   время,   его   заработная   плата   составляет   16672=   (Шестнадцать   тысяч шестьсот семьдесят два) рубля в месяц. Директор  Главный бухгалтер   Подпись    Подпись           Н.К. Савин          В.Л. Коробова 80 План урока теоретического обучения по ОП.05. Документационное обеспечение управления  по теме 1.5. Документы по заключение и исполнению договоров Тема раздела: 1. Документирование управленческой деятельности Тема урока: 1.5. Документы по заключению и исполнению договоров Цели урока:  1. Объяснить сущность и назначение договорной документации, коммерческих актов, доверенностей. 2. Развивать коммерческое мышление, способность использовать теоретические знания на практике. 3. Воспитывать положительную мотивацию учебно­трудовой деятельности. Тип урока: усвоения нового материала Вид урока: лекция Метод обучения: словесный, наглядный Форма организации познавательной деятельности: индивидуальная / коллективная Средства   обучения:  ТСО:   компьютер,   проектор,   экран;   мультимедиа:   презентация, видеофильм   «Делопроизводство»;   литература:   Лопатникова   Е.А.   Делопроизводство: образцы   документов   с   комментариями.   –   М.:   Омега­Л,   2008.   –   319   с.:   ил.   [табл.]; наглядность:   образцы   документов   (трудовой   договор,   договора   ГПХ,   дополнение   к договору). Метод контроля: устный / письменный Межпредметные   связи: деловая культура, право Знания: 2. системы документационного обеспечения управления, их автоматизацию; 3. классификацию документов; 4. требования к составлению и оформлению документов. Умения: 1. оформлять и проверять правильность оформления документации в соответствии с установленными требованиями, в том числе используя информационные технологии; 2. осуществлять автоматизированную обработку документов. Общие компетенции: OK  1.   Понимать   сущность   и   социальную   значимость   своей   будущей   профессии, проявлять к ней устойчивый интерес. ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество. ОК   4.   Осуществлять   поиск   и   использование   информации,   необходимой   для эффективного   выполнения   профессиональных   задач,   профессионального   и личностного развития.  экономика,   основы   предпринимательской   деятельности, 81 ОК   6.   Работать   в   коллективе   и   команде,   эффективно   общаться   с   коллегами, руководством, потребителями. ОК   7.   Брать   на   себя   ответственность   за   работу   членов   команды   (подчиненных), результат выполнения заданий. ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации. ОК   9.   Ориентироваться   в   условиях   частой   смены   технологий   в   профессиональной деятельности. ОК   10.   Исполнять   воинскую   обязанность,   в   том   числе   с   применением   полученных профессиональных знаний (для юношей). Профессиональные компетенции: ПК 1.1. Выявлять потребность в товарах. ПК 1.2. Осуществлять связи с поставщиками и потребителями продукции. ПК 1.3. Управлять товарными запасами и потоками. ПК 1.4. Оформлять документацию на поставку и реализацию товара. ПК 2.1. Идентифицировать товары по ассортиментной принадлежности. ПК 2.2. Организовывать и проводить оценку качества товаров. ПК 3.1. Участвовать в планировании основных показателей деятельности организации. ПК 3.2. Планировать выполнение работ исполнителями. ПК 3.3. Организовывать работу трудового коллектива. ПК 3.4. Оформлять учетно­отчетную документацию. Структура урока Организационный Актуализация момент 1 2 мин. опорных знаний 2 5 мин. Формирование ориентировочных основ знаний Первичное закрепление нового материала 3 73 мин. 4 5 мин. Домашнее задание и инструкции  по его выполнению 5 1 мин. Подведе­ Рефлексия ние итогов  урока 6 2 мин. 7 2 мин. Ход урока 1. Организационный момент 1. Приветствие обучающихся. 2. Определение отсутствующих. 3. Проверка готовности обучающихся к уроку. 4. Организация внимания. 2. Актуализация опорных знаний Устный опрос: 1. Назовите назначение документа акт. 2. Перечислите реквизиты формуляра акта. 3. В каких случаях оформляются докладные и служебные записки? 4. В чем заключается разница между докладной и служебной запиской? 5. Подлежат  ли регистрации докладные, служебные  и объяснительные  записки. Почему? 3. Формирование ориентировочных основ знаний 82 1. Понятие договора и его основные разделы.  2. Коммерческие акты. 3. Доверенности. 1. Понятие договора и его основные разделы. Деловые отношения между субъектами рынка начинаются с переговоров, которые по достижении   согласия   оформляются   документом,   составленным   в   соответствии   с действующим   законодательством   и   теми   конкретными   обстоятельствами,   которые договаривающиеся стороны решили  закрепить в договоре. От того, как он оформлен, зависит результат сделки, а нередко и юридические последствия.  Общие положения о договоре, а также нормы, регулирующие отдельные его виды определены Гражданским кодексом Российской Федерации. Договор ­ это соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей  (см. приложение к уроку 1 – образец договора). Договор   может   заключаться   как   между   юридическими,   так   и   юридическими   и физическими  лицами.   Условия   договора   стороны   определяют   самостоятельно,   за исключением   случаев,   когда  содержание   соглашения   регулируется   действующим законодательством. Разновидностями договора является: договор купли­продажи, договор поставки, договор  аренды, договор залога имущества, депозитный договор, договор совместной деятельности и др.  Возможны и смешанные договоры, то есть содержащие элементы различных договоров. Договор   может   быть   заключен   в   устной   либо   в   письменной   (простой   или нотариальной)  форме.   Для   некоторых   видов   договоров   определенная   форма установлена законом. Так, договор складского хранения должен заключаться в простой письменной   форме.   С   этой   целью   составляется   складской   документ   (квитанция, свидетельство   и   т.п.).   Для   договора   аренды   предприятия   письменная   форма   также является обязательной, но, кроме того, этот вид договора подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации. Договор   в   письменной   форме   может   быть   заключен   путем   составления   одного документа,  подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой,   телеграфной,  электронной   или   иной   связи,   позволяющей   достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. В процессе заключения договора в письменной форме можно выделить три этапа. На   первом   из   них   заинтересованная   сторона   (оферент)   направляет   другой   стороне предложение о заключении договора (называется офертой). На втором этапе происходит рассмотрение получившей оферту стороной (акцептантом). Если акцептант согласен с условиями, содержащимися в оферте, то он направляет оференту ответ об ее принятии (акцепт).   Акцепт   должен   быть   полным   и   безоговорочным.   Если   же   сторона   желает заключить   договор   на   иных   условиях,   то   она   направляет   оференту  протокол разногласий.   На   третьем   этапе   происходит   заключение   договора.   С   момента   его заключения договор вступает в силу и становится обязательным для сторон. Документов, подробно регламентирующих структуру договоров, не существует, но исходя  из   сложившейся   практики,   можно   говорить   о   разделах,   которые   должны присутствовать в документе, чтобы он имел юридическую силу. 83 Договор обычно состоит из четырех частей: преамбулы; предмета договора, прав и обязанностей сторон; дополнительных условий договора; прочих условий договора. Преамбула (вводная часть): Наименование договора  (договор купли­продажи, поставки, комиссии, аренды и т.д.). Точное название сразу же поясняет о каких правоотношениях идет речь, что важно гипотетическому арбитру или налоговом) инспектору. 1.  Дата   подписания   документа.  С   этим   реквизитом   связано   правильное определение момента заключения документа и установление окончания ерика действия, а значит, и тех юридических последствий, которые с этим связаны. Договор считается заключенным с момента подписания его последней стороной. 2. Место подписания договора (город или населенный пункт) ­ этот реквизит также имеет  большое   юридическое   значение,   особенно   при   заключении   внешнеторговых договоров с фирмами государств­членов СНГ. 3.  Полное   фирменное   наименование   контрагентов,  под   которыми   они зарегистрированы в реестре государственной регистрации. 4.  Название   стороны   по   договору  (например,   подрядчик,   поставщик,   арендатор) необходимо для того, чтобы в тексте не повторять полное название сторон. 5.  Подробное   наименование   должности­,   фамилии,   имени,   отчества   лица­ подписывающего договор,  а  также наименование документа, из которого следуют его полномочия   на   подписание   договора.   Пренебрежение   этим   требованием   дает возможность   недобросовестным   лицам   уйти  от   ответственности   за   несоблюдение договора. Предмет договора. Права и обязанности сторон: 1. Обязанности и права первой стороны по договору. 2. Обязанности и права второй стороны по договору. 3. Срок выполнения своих обязательств сторонами. 4. Место исполнения обязательств каждой из сторон. 5.  Способ   исполнения   обязательств   каждой   из   сторон   (порядок   действий,   их последовательность и сроки). Конкретное содержание этих условий зависит от вида и от конкретной ситуации его   заключения.   Какие­то   советы   можно   почерпнуть   из   типовых   договоров,   которые издаются юридическими фирмами. Дополнительные условия договора: 1.  Срок   действия   договоров.  Его   необходимо   указать   для   того,   чтобы   можно было знать  срок, когда можно предъявить претензию к контрагенту за неисполнение договора. 2.Ответственность   сторон.  Данное   условие   обеспечивает   исполнение обязанностей  сторонами   на   случай   нарушения   одной   из   них   условий   договора. Обычно оно определяет различного рода санкции в виде неустойки (пени, штрафа), выплачиваемой недобросовестной стороной. 3. Способы  обеспечения обязательств представляют собой дополнительные меры имущественного воздействия на виновную сторону, каковыми являются неустойка, залог, поручительство, задаток. 4.  Основания   и   порядок   досрочного   расторжения   договора   в   одностороннем порядке. 5.  Условия   конфиденциальности   информации   по   договору.  В   данном   пункте предусматриваются условия договора, которые не подлежат разглашению. 84 6.  Порядок   разрешения   споров   между   сторонами.  Независимо   от   того, предусмотрен   ли  этот   пункт,   все   споры   между   сторонами   разрешаются   по законодательству  РФ арбитражными судами. Но стороны могут оговорить ситуацию, когда ими создается третейский суд. Как правило, предусмотреть все будущие коллизии в договоре невозможно. Поэтому не будет лишней в заключительной части формулировка «В случаях, не предусмотренных настоящим   договором,   стороны   руководствуются   действующим   гражданским законодательством». Прочие условия договора: 1. Реквизиты сторон. В данном пункте для каждой стороны указываются: а) местонахождение (адрес предприятия); б) банковские   реквизиты  (им  следует  уделить  особое  внимание,  так  как без  них трудно будет взыскать убытки); в) отгрузочные реквизиты  (для железнодорожных отправок, контейнеров, мелких отправок). 2.  Количество экземпляров договора.  Обычно данный пункт содержит следующую формулировку:   «Настоящий   договор   составлен   в   ____   подлинных   экземплярах   по одному для каждой из сторон». 3.  Порядок исправления текста договора.  На практике   нередки ситуации, когда договор   подписывается   одной   стороной   и   передается   для   подписи   другой   стороне. Противоположная   сторона   вносит   несогласованные   исправления,   что   может   нанести ущерб   партнеру.   Поэтому   в   договоре   должно   быть   указание,   что   все   исправления визируются обеими сторонами. 4.  Подписи представителей сторон.  Каждый договор, поскольку в нем выражена воля определенного лица, должно быть подписано этим лицом или его полномочным представителем собственноручно. 5. Печать. Печать предприятия на договоре как бы подтверждает полномочия лица, подписавшего документ. И, как правило, все договора заверяются обеими сторонами. Но отсутствие   печати   предприятия  не  делает   договор   автоматически  недействительным. Важно, чтобы его подписало полномочное лицо Контракты   и   соглашения   по   своему   содержанию   также   представляют   собой договор. Но употребляются эти термины в определенных контекстах. Так, «контрактом» называются внешнеторговые договоры или трудовые договоры. Согласие контрагентов прекратить сотрудничество оформляется не договором, а «соглашением» о расторжении договора. Действующим   законодательством   предусмотрена   и   такая   форма   сделок,   как предварительный   договор,   которая   на   практике   квалифицируется   как   протокол   о намерениях. В соответствии с ним стороны обязуются заключить в будущем договор на передачу товаров, выполнение работ на  условиях, предусмотренных предварительным договором, то есть берут на себя определенные права и обязанности. Если какая­то из сторон позднее отказывается заключить договор, то противоположная сторона может обжаловать такие действия в суде. Договор купли­продажи. Договор   купли­продажи   ­   один   из   наиболее   распространенных   договоров, используемых в товарном обороте. Данный договор используется в отношениях между гражданами, гражданами и предпринимателями, гражданами и предприятиями. Договор купли­продажи  ­  соглашение, в силу которого одна сторона (продавец) обязуется  передать   имущество   в   собственность   (полное   хозяйственное   ведение, 85 оперативное   управление)  другой   стороне   (покупателю),   а   покупатель   ­   принять имущество и уплатить за него определенную денежную сумму (цену) (см. приложение к уроку 2 – образец договора купли­продажи). Договор купли­продажи имеет несколько разновидностей: договор розничной купли­ продажи, продажи товаров в кредит, купли­продажи жилого дома и иного недвижимого имущества, поставки, контракции на снабжение энергетическими и другими ресурсами. Общие нормы о договоре купли­продажи, закрепленные в Гражданском кодексе РФ, применяются к его разновидностям, если иное не установлено специальными нормами об этих видов договоров. Основной   обязанностью   продавца   является   передача   имущества   покупателю   в собственность.  Момент   перехода   права   собственности   к  покупателю   определяется   в момент вручения имущества, товарораспределительных документов покупателю, а равно сдачи имущества транспортной организации для отправки покупателю или на почту для пересылки, если по договору продавец не обязан доставить покупателю приобретенное имущество. Одновременно с переходом права собственности на покупателя переходит и риск случайной гибели или порчи приобретенного имущества. Обязанность покупателя по договору ­ принять купленное имущество и уплатить за него определенную денежную сумму, если договором не предусмотрен другой порядок расчетов (предоплата, продажа в кредит). коллективные   В договоре  оптовой купли сторонами  в договоре  выступают  предприниматели, т.е.   индивидуальные   и     осуществляющие предпринимательскую   деятельность   на   профессиональной   основе   с   целью извлечения прибыли. Договор, как правило, заключается на крупные партии товара. В процессе движения товара от продавца к покупателю могут участвовать один или несколько   перевозчиков,   поэтому   важное   значение   имеет   регулирование   условий транспортировки   товара,   тары   и   упаковки,   несение   риска   в   случае   гибели   или повреждения товара и др. субъекты, В   процессе   купли­продажи   товара   нередко   участвуют   посреднические коммерческие организации, в том числе осуществляющие дилерские функции. Товар приобретается дилером в собственность и это обстоятельство отличает договор купли­ продажи   от   договоров   посреднических   услуг   (поручения,   комиссии).   Предметом договора   может   быть   движимое   имущество.   Это   могут   быть   вещи,  определенные родовыми признаками или индивидуально­определенные вещи. Цена   может   быть   определена   в   твердой   сумме,   либо   в   договоре   указывается способ ее установления. Обычно стороны согласовывают срок уплаты цены, но, если в договоре законодательством и обычаями делового оборота это условие определено, покупатель должен уплатить цену без промедления после передачи ему товара. За неисполнение обязанности перед покупателем, последний вправе по своему выбору требовать либо реального исполнения договора, т.е. передачи ему товара и возмещения убытков, причиненных задержкой исполнения, либо при утрате интереса к договору он вправе отказаться от договора и потребовать возмещения убытков. Коммерческие акты. Как   показывает   практика   делового   оборота,   исполнение   договора   не   всегда сводится к совершению одного (разового) действия, как это происходит, например, при купле­продаже товара в магазине. В большинстве случаев исполнение представляет собой   процесс,   то   есть   определенную   систему  последовательно   совершаемых 86 действий, которые выражаются, в том числе, в проверке исполненного по количеству и качеству, а также в документальном подтверждении факта исполнения. Лицо,   принимающее   исполнение,   обязано   представить   другой   стороне соответствующий   документ.   Без   него   обязанная   сторона   в   юридическом   смысле продолжает   оставаться   должником,   даже   если   фактически   свои   обязательства выполнила. Одним   из   свидетельств,   подтверждающих   факт   исполнения   обязательства   по договору, является акт о приемке товаров (работ, услуг), который представляет собой документ, применяемый для оформления приемки товаров по количеству, качеству и комплектности в соответствии с правилами  приемки товаров и условиями  договора. Составляется   акт   членами   комиссии,   уполномоченными   на  это   руководителем организации (см. приложение к уроку 3 – образец акт приемки товаров (работ, услуг)). Приемка   продукции   (товаров)  производится   по   таким сопроводительным документам, как счет­фактура, спецификация, опись, упаковочные ярлыки, накладные. Получатель обязан проверить сохранность груза при перевозке (исправность пломб и тары, наличие маркировки).  по   количеству При обнаружении недостачи он должен приостановить дальнейшую проверку и вызвать   для   участия   в   приемке   и   составлении   акта   представителя   одногороднего отправителя.   Представитель   иногороднего   поставщика   вызывается   в   случаях, предусмотренных специальными правилами или договором. Составление   акта   о   недостаче   при   отсутствии   представителя   поставщика производится   с  участием   незаинтересованного   предприятия   или   представителя общественности   предприятия­получателя.   В   одностороннем   порядке   акт составляется предприятием­получателем в том случае, если отправитель согласен на одностороннюю приемку продукции. 3. Доверенности В соответствии с действующим законодательством только одно лицо организации ­ руководитель имеет право выступать от имени предприятия без доверенности. Но он может   делегировать  свои   полномочия   подчиненным.   С   этой   целью   им   выдаются документально   оформленные   доверенности,   под   которыми   понимают   письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства при разрешении определенных вопросов (в основном, имущественного характера) перед третьими лицами (см. приложение к уроку 4 – образец генеральной доверенности). Содержание доверенности включает в себя: ­ наименование документа, ­ дата, когда доверенность выдана (без нее доверенность недействительна); ­ данные паспорта; ­ срок, на который выдана доверенность; ­  объем полномочий, которые ясно и однозначно определяют права лица, которому выдана доверенность; ­ подпись руководителя и печать. В   том   случае,   если   срок   действия   последней   доверенности   не   указан,   она сохраняет силу в  течение года со дня ее подписания. При этом срок действия всегда указывается прописью. Доверенность подписывается либо в присутствии лица, заверяющего подлинность документа,  либо   заранее,   но   с   обязательным   последующим   устным   подтверждением подлинности своей подписи. 87 4. Первичное закрепление материала: 1. Какую тему изучали? 2. Какова цель урока? 3. Достигли ли мы цели? Почему? 4. Дайте определение понятия «договор» и назовите его назначение. 5.   Приведите   примеры   разновидностей   договоров   гражданско­правового характера. 6. Опишите структуру договора ГПХ. 7. Для каких целей оформляются коммерческие акты? 8. В чем заключается назначение доверенности? 5. Домашнее задание и инструкция по его выполнению ­ Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. – М.: Омега­Л, 2008. – 319 с.: ил. [табл.] – с. 89 – 126; 192 – 210; ­ записи в конспекте; ­ подготовка к практической работе. 6. Подведение итогов урока ­ оценка работы группы; ­ оценка работы отдельных обучающихся; ­ аргументация выставленных оценок. 7. Рефлексия: 1. Понравилось ли вам урок? 2. Что на ваш взгляд было сложным на уроке? 3. Все ли рассмотренные вопросы были вам понятны? 4. Пригодится ли материал изученной темы в практической деятельности? 5. Ваши пожелания и предложения по проведению урока. 6. Какое настроение у вас осталось после проведения урока? 1. ГОСТ Р 6.30­2003 Унифицированная система организационно­распорядительной документации требования к оформлению документов. Нормативно­правовые источники 2.  Закон РФ «О языках народов РФ» № 1807­1 от 25.10.1991  г (в редакции от 24.07.1998 г.). 3.   ОКУД   (ОК   011­93)   Общероссийский   классификатор   управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299. Литература 3. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А. В. – М., «ИНФРА­М», 2008. 4. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток­Запад, 2006. – 427, [5]. 5. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: Изд­во РИОР, 2005. – 93 с. 88 6. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления:  учебник для СПО ­ 7­е изд. Стер. ­ М.: ИЦ «Академия» 2010. 7.   Сологуб   О.   П.   Делопроизводство:   составление,   редактирование   и   обработка документов: учеб. пособие/О.П. Сологуб. – М.: Изд­во «Омега­Л», 2007. – 208 с. 8. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ   Р   6.30­2003   «Унифицированные   системы   документации.   Унифицированная система   организационно­распорядительной   документации.   требования   к  оформлению документов. – 2­е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд­во Проспект, 2005. – 216 с. Периодические издания 9. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» 10. Журнал «Делопроизводство». 11. Журнал «Секретарское дело». 12. Журнал «Справочник кадровика». 13. Журнал «Справочник секретаря и офис­менеджера». 14.   ОКУД   (ОК   011­93)   Общероссийский   классификатор   управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299 (Режим доступа: http://bestpravo.ru/fed1993/data01/tex10032.htm). Интернет­ресурсы 15. Сайт группы компаний «Бета­пресс»: законодательство о труде и социальном обеспечении, судебная практика по трудовым спорам, образцы оформления документов, актов, договоров (Режим доступа: http://betapress.ru/kadrovik/). 16. Образцы деловых документов (Режим доступа: http://dogovor.helpery.ru/). 17. Делопроизводство и документооборот (Режим доступа: http://working­papers.ru/). 18. Документооборот и делопроизводство (Режим доступа: http://workpaper.ru/). 19.   Сайт   по   кадровому   делопроизводству   (Режим   доступа:  http://www.kadrovik­ praktik.ru/). 20. Сайт журнала «Кадровое дело» (Режим доступа: http://www.kdelo.ru/). 21.   Сайты   по   делопроизводству   и   документоведению   (Режим   доступа: http://www.mavica.ru/directory/rus/19039.html). 22. Электронный учебник: Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков.   –   М.:   АСТ   Восток­Запад,   2006.   –   427,   [5]   (Режим   доступа: http://www.studfiles.ru/dir/cat29/subj1160/file9165.html). 23. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы   Унифицированная   система   организационно­распорядительной   Требования   к   оформлению   документов   (Режим   доступа: документации. документации. http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1659). 24. Современный гуманитарный университет [Электронный ресурс]: Курс лекций по делопроизводству – электрон. опт. диск (CD­ROM). Аудиовизуальные средства Приложение 1 ДОГОВОР № _____  89 купли­продажи оптовой партии товаров г._____________                                                                         «___»  _____________  2013  г.    Общество   с   ограниченной   ответственностью   «___________________»,   в   лице директора   ___________________________________________,   действующего   на основании   Устава,   именуемое   в   дальнейшем   "Продавец",   с   одной   стороны,   и _______________________________________________     ___________________________, действующего   на   основании   ______________________,   именуемое   в   дальнейшем "Покупатель", с другой стороны, заключили настоящий договор о следующем: 1.1. Продавец передает  в собственность, а Покупатель принимает и оплачивает товары ­ ювелирные и бытовые изделия из драгоценных металлов и драгоценных камней (далее ­ "изделия"). 1. Предмет договора 2.1.   Передаваемые   изделия   по   своему   качеству   должны   соответствовать действующим отраслевым стандартам (ОСТ 117­3­002­95, ОСТ 117­3­003­95 и др.). 2. Качество и ассортимент товара 2.2.   Качество   изделий   должно   соответствовать   образцам,   предоставляемым Продавцом. 2.3. Изделия должны иметь оттиски клейма Российской государственной инспекции пробирного   надзора,   а   также   ярлыки   изготовителя   и   пломбы.   Изделия   могут   иметь оттиски именников изготовителя. 2.4. Количество изделий, ассортимент, сроки поставки согласовываются сторонами в устной форме для каждой партии товара отдельно. 3.1. Передаваемые по настоящему договору изделия оплачиваются по договорным 3. Цена изделий ценам, определяемым отдельно за каждую партию изделий.  3.2. Цена изделий включает стоимость изделий и их упаковки, затраты по хранению изделий   на   складе   Продавца,   оформлению   необходимой   документации,   расходы   по страхованию и транспортировке до места назначения. 3.3.   Сумма   договора   не   регламентируется.   Окончательная   цена   за   переданные изделия определяется при приеме­передаче изделий на складе Покупателя. 4.1. Обязанности Продавца: 4.1.1. Доставить изделия Покупателю по требованию последнего в течение десяти 4. Обязанности сторон рабочих дней. 4.1.2.   Осуществить   совместно   с   Покупателем   проверку   качества   изделий   путем осмотра и взвешивания. назначения. 4.2. Обязанности Покупателя: 4.2.1.   Осуществить   приемку   купленных   изделий   в   день   их   поступления   в   место 4.2.2.   Предоставить   место   для   размещения   изделий,   а   именно:   отдельное помещение, и обеспечить  его охрану в момент приемки изделий. 90 4.2.3.   Осуществить   проверку   при   приемке   изделий   по   количеству,   качеству, ассортименту,   а   также   по   весу,   составить   и   подписать   соответствующие   документы (накладные, счета­фактуры). 4.2.4. Сообщать Продавцу о замеченных при приемке или в процессе эксплуатации недостатках приобретенных изделий. 4.2.5. Оплатить стоимость приобретенных изделий.  5. Порядок расчетов 5.1.   Оплата   изделий   осуществляется   путем   перечисления   денежных   средств   на расчетный  счет   Продавца   в  размере   100%   от  стоимости   поставленных   изделий,   или наличными   денежными   средствами   в   соответствии   с   нормами   законодательства   РФ, устанавливающими   предельный   размер   расчетов   наличными   деньгами   между юридическими лицами. 5.2.   По   согласованию   сторон   возможна   предварительная   форма   оплаты поставляемых  изделий.  6.1.   Изделия   отгружаются   Продавцом   в   адрес   Покупателя   собственным 6. Порядок отгрузки товаров транспортом  со склада Продавца. 6.2. Упаковка изделий должна обеспечивать их сохранность при транспортировке при условии бережного с ними обращения. 6.3. Одновременно с передачей изделий на склад Покупателя Продавец передает следующие документы: а) товарную накладную; б) оформленный счет­фактуру. 6.4.   Обязательства   Продавца   по   срокам   поставки,   номенклатуре,   количеству, качеству, весовым характеристикам и цене изделий считаются выполненными с момента подписания накладной на передачу изделий представителями Продавца и Покупателя. 6.5. Покупатель при обнаружении скрытых дефектов в течении шести месяцев с момента продажи изделий осуществляет возврат дефектных изделий с обязательным приложением акта выбраковки с указанием дефекта каждого возвращаемого изделия, а Продавец   производит   замену   или   возврат   стоимости   забракованных   изделий   (не позднее месяца со дня возврата изделий). 7. Ответственность сторон 7.1. При дефекте качества Покупатель вправе требовать от Продавца возмещение стоимости некачественного изделия или замене некачественного изделия качественным. 7.2.   При   некомплектной   поставке   Продавец   производит   замену   или   возмещает Покупателю стоимость некомплектного изделия. 7.3.  За  нарушение   договора  стороны   несут  ответственность  в  общегражданском порядке,   возмещая   потерпевшей   стороне   убытки   в   виде   прямого   ущерба   и недополученной прибыли. Бремя доказывания убытков лежит на пострадавшей стороне. 7.4.   При   необоснованном   отказе   от   приемки   изделий   Покупатель   возмещает Продавцу убытки в виде прямого ущерба и неполученной прибыли. 7.5. Право собственности на купленные изделия переходит к Покупателю с момента подписания   накладной   на   передачу   изделий.   Риск   случайной   гибели   (утраты)   несет собственник изделий в соответствии с действующим законодательством. 91 8. Форс­мажор 8.1. В случае наступления обстоятельств непреодолимой силы, вызванных прямо или косвенно проявлением, например, наводнения, пожара, землетрясения, эпидемии, военных   конфликтов,   военных   переворотов,   террористических   актов,   гражданских волнений,   забастовок,   предписаний,   приказов,   или   иного   административного вмешательства   со   стороны     правительства,   или   каких­либо   других   постановлений, административных   или   правительственных   ограничений,   оказывающих   влияние   на выполнение обязательств сторонами по настоящему договору, или иных обстоятельств вне   разумного   контроля   сторон   сроки   выполнения   этих   обязательств   соразмерно отодвигаются  на время действия этих обстоятельств, если они значительно влияют на выполнение в срок всего договора или той его части, которая подлежит выполнению после наступления обстоятельств форс­мажор. 8.2. Обе стороны должны немедленно известить письменно друг друга о начале и окончании обстоятельств форс­мажора, препятствующих выполнению обязательств по настоящему договору. 8.3.   Сторона,   ссылающаяся   на   форс­мажорные   обстоятельства,   обязана предоставить для их подтверждения документ компетентного государственного органа. 9. Изменение, прекращение договора, разрешение споров 9.1. При несогласии сторон на изменение условий договора, споры по изменению договора рассматриваются в Арбитражном суде по месту нахождения Продавца. 9.2. Договор может быть расторгнут: ­ по согласованию сторон; ­   по   решению   компетентных   органов   в   соответствии   с   действующим законодательством Российской Федерации; ­ по форс­мажорным обстоятельствам. 9.3.Одностороннее расторжение договора не допускается. 9.4.   Стороны   примут   все   меры   к   разрешению   споров   и   разногласий,   могущих возникнуть из настоящего договора, дружественным путем. 9.5. Неурегулированные настоящим договором вопросы   разрешаются сторонами в соответствии с ГК РФ и другим действующим законодательством. 9.6. В случае, если стороны не договорятся, все споры и разногласия передаются на рассмотрение в Арбитражный  суд по месту нахождения Продавца. 10. Особые условия 10.1. Срок действия договора с  момента подписания по 31 декабря 2014 года. 10.2. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания и действует в течение   календарного   года.   Действие   договора   автоматически   пролонгируется   на каждый   последующий   год,   если   ни   одна   из   сторон   не   позднее,   чем   за   месяц   до истечения срока действия договора, не заявит о его прекращении. 10.3.   Настоящий   договор   может   быть   расторгнут   или   условия   его   изменены   по желанию одной из сторон, если она заявит об этом в письменной форме за три месяца до истечения срока его действия при условии согласия другой стороны. Все изменения и дополнения к настоящему договору являются действительными, если они заключены в письменной форме и подписанными уполномоченными представителями сторон. 10.4. Ни одна из сторон не имеет права без письменного согласия другой стороны передавать   свои   права   и   обязанности   по   настоящему   договору   каким­либо   третьим лицам.10.5. Настоящий договор составлен и подписан в двух экземплярах, каждый из 92 которых имеет одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон. 11. Юридические адреса, банковские реквизиты и подписи сторон Продавец  Покупатель М.П. М.П. Приложение 2 Акт о приемке выполненных работ № ___ от «____» ___________ 20__ г. Исполнитель  ____________________________________________________________________________ Заказчик   ____________________________________________________________________________ № Наименование работы (услуги) Ед. изм. Количеств о Цена Сумма Итого: Без налога (НДС) Всего (с учетом НДС) Всего оказано услуг на сумму:  _____________________________________________________________  рублей ___ коп.,  в т.ч. НДС – ________________________________________________ рублей___ копеек. Вышеперечисленные работы (услуги) выполнены полностью и в срок. Заказчик  претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг претензий не имеет. Исполнитель ______________________Заказчик ___________________________ 93 М.П.  М.П. ДОВЕРЕННОСТЬ №_____ (Генеральная доверенность) Приложение 3 Компания____________________________________________________________________                         Полное наименование организации, соответствующее учредительным документам юридический адрес __________________________________________________________, телефон бухгалтерии _________________________, ИНН __________________________, код по ОКОНХ_______________________, настоящим __________________________________________________, ____________________________, доверяет г­ну/г­же код         по   ОКПО                                                               ( Фамилия, Имя, Отчество) паспорт: серия ______№ ___________выдан “____”_____________ ______г., подпись   которого   _________________   удостоверяем,   заключать   договоры   на обслуживание,   получать   материальные   ценности,   переоформлять   договоры   на обслуживание,   подписывать   от   лица   нашего   предприятия   письма   на   заказ   (отказ) дополнительных услуг согласно Договоров на обслуживание. Оплату услуг гарантируем с нашего расчетного счета: № __________________________________________  БИК_________________________________________ в___________________________________________________________________________ (полное название учреждения банка) Руководитель_______________________________________________________ М.П. Главный бухгалтер___________________________________________________      (Подпись)     (Фамилия)     (Подпись)     (Фамилия) Дата:________________ Раздел 2. Организация работы с документами План урока теоретического обучения по ОП.05. Документационное обеспечение управления  по теме 2.1. Организация документооборота Тема раздела: 2. Организация работы с документами Тема урока: 2.1. Организация документооборота Цели урока:  1.   Ознакомить   с   понятиями   «документооборот»   и   «документопоток»,   с   технологией организации документооборота на предприятии. 2. Развивать способность использовать теоретические знания на практике. 3. Развивать творческое отношение к труду, чувство коллективизма, исполнительности и инициативы. 94 литература:   Делопроизводство:  экономика,   основы   предпринимательской   деятельности, Тип урока: усвоения нового материала Вид урока: лекция Метод обучения: словесный, частично­поисковый Форма организации познавательной деятельности: бригадная / коллективная Средства   обучения:  ТСО:   компьютер,   проектор,   экран;   мультимедиа:   презентация, видеофильм   «Делопроизводство»;   Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, изд­во   Проспект,   2007.   –   456   с.;   наглядность:   образцы   документов   (РКК,   журналы регистрации). Метод контроля: устный / письменный Межпредметные   связи: деловая культура, право Знания: 5. организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел. Умения: 2. осуществлять автоматизированную обработку документов; 3. осуществлять хранение и поиск документов; 4. использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте. Общие компетенции: OK  1.   Понимать   сущность   и   социальную   значимость   своей   будущей   профессии, проявлять к ней устойчивый интерес. ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество. ОК   4.   Осуществлять   поиск   и   использование   информации,   необходимой   для эффективного   выполнения   профессиональных   задач,   профессионального   и личностного развития. ОК   6.   Работать   в   коллективе   и   команде,   эффективно   общаться   с   коллегами, руководством, потребителями. ОК   7.   Брать   на   себя   ответственность   за   работу   членов   команды   (подчиненных), результат выполнения заданий. ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации. ОК   9.   Ориентироваться   в   условиях   частой   смены   технологий   в   профессиональной деятельности. ОК   10.   Исполнять   воинскую   обязанность,   в   том   числе   с   применением   полученных профессиональных знаний (для юношей). Профессиональные компетенции: ПК 1.2. Осуществлять связи с поставщиками и потребителями продукции. ПК 1.4. Оформлять документацию на поставку и реализацию товара. ПК 2.1. Идентифицировать товары по ассортиментной принадлежности. ПК 2.2. Организовывать и проводить оценку качества товаров. ПК 3.2. Планировать выполнение работ исполнителями. ПК 3.3. Организовывать работу трудового коллектива. ПК 3.4. Оформлять учетно­отчетную документацию. Структура урока 95 Организационный Актуализация момент 1 2 мин. опорных знаний 2 5 мин. Формирование ориентировочных основ знаний Первичное закрепление нового материала 3 73 мин. 4 5 мин. Домашнее задание и инструкции  по его выполнению 5 1 мин. Подведе­ Рефлексия ние итогов  урока 6 2 мин. 7 2 мин. Ход урока 1. Организационный момент 1. Приветствие обучающихся. 2. Определение отсутствующих. 3. Проверка готовности обучающихся к уроку. 4. Организация внимания. 2. Актуализация опорных знаний Устный опрос: 1. Перечислите виды договоров ГПХ. 2. Назовите реквизиты, из которых должен состоять договор ГПХ. 3. Что такое коммерческий акт? 4.В   каких   случаях   выдается   доверенность   работникам   для   осуществления имущественных операций предприятия? 3. Формирование ориентировочных основ знаний 1. Общие сведения по технологии работы с документами. 2. Порядок обработки поступающих (входящих) документов. 3. Порядок обработки отправляемых (исходящих) документов. 4. Порядок обработки внутренних документов. 5. Характеристика современных регистрационных форм. 1. Общие сведения по технологии обработки документов. Управленческая   деятельность   любого   предприятия   основана   на   обработке поступающих   официальных   документов   независимо   от   способа   их   пересылки (получения) и видов носителей, а также на производстве документной информации и официальных   документов,   предназначенных   как   для   внутреннего   использования   в самом предприятии, так и внешнего. Это предполагает наличие технологии обработки. В   ГОСТ   Р   51141­98   организация   работы   с   документами   включает   в   себя «Организацию   документооборота,   хранения   и   использования   документов   в   текущей деятельности учреждения». Документооборот  –   это   движение   документов   в   организации   с   момента   их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот   как   технологический   процесс   делится   на   несколько   частей   – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Документопоток  (поток   документальной   информации)   –   это   сложившееся   или организованное   в   пределах   информационной   системы   движение   данных   в 96 определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник. Документопотоки различают: 1. по направлению; 2. по отношению к управленческому процессу. По направлению документопотоки делятся на: 1.1. Горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня. 1.2. Вертикальные, связывающие организации различных уровней: ­ восходящие потоки  – это документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций; ­   нисходящие   потоки  –   это   документы,   направляемые   вышестоящими   органами власти и управления подчиненным организациям. По отношению к управленческому объекту они делятся на: 2.1.   Входящий   документопоток   ­  документ,   которые   поступили   в   учреждении   от других организации. 2.2.   Исходящий   документопоток   ­  документы,   которые   учреждение   отправляет другим учреждениям. 2.3.   Внутренний   документопоток   ­  документы,   создаваемые   в   учреждении   для решения своих вопросов и не входящие за пределы учреждения. 2. Порядок обработки поступающих (входящих) документов. Этапы обработки входящих документов: 1. прием и первичная обработка; 2. предварительное рассмотрение и распределение; 3. регистрация; 4. рассмотрение документов руководством; 5. направление на исполнение; 6. контроль исполнения. Обработка   поступающих   документов   –   операция   в   основном   техническая. Проводится   централизованно:  в  крупных   учреждениях   экспедициями   или   специально выделенным работников (экспедитором), в небольших – секретарем­референтом. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем приняты по телетайпу, факсу, электронной почте. 1. Прием и первичная обработка включает в себя: ­ проверка правильности доставки и целостности вложений;  ­ вскрытие документов, в т.ч. заказных, не вскрываются те документы, на которых имеется надпись «лично» и «в адрес общественных организаций»; ­ конверты от поступающих документов не уничтожаются, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа или от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения, на такие документы составляется акт комиссией; ­ проставление регистрационного штампа, на срочных документов дополнительно часов и минут; ­ сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечными нерегистрируемых документов, срочные, не вскрываемые документы; 97 ­ обработка машиночитаемых документов, обрабатывается сопроводительное к ним, а   машинные   носители   передаются   в   управление   информационных   технологий   без вскрытия упаковки. 2. Предварительное рассмотрение и распределение. Предварительное   рассмотрение   документов   проводится   квалифицированным работником службы ДОУ или секретарем­референтом руководителя. Задача   секретаря­референта   на   данном   этапе   –   освободить   руководителя   от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. Для того чтобы квалифицированно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо   знать   функции   структурных   подразделений   и   распределение   обязанностей между   исполнителями.   В   учреждении   надо   иметь   классификатор   вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. К   руководителю   должны   поступить   только   документы,   касающиеся   основных вопросов   деятельности   учреждения,   принципиальных   вопросов   или   несущие   новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Документы,   не   подлежащие   предварительному   рассмотрению,   передаются   по назначению: ­ структурным подразделениям; ­ должностным лицам. Передача   документом  руководству   или   непосредственным  исполнителям   должна осуществляться   в   день   их   поступления.   Если   документ   предназначен   к   исполнению нескольким  структурным  подразделениям   или  лицам,  то  с   него  снимается   копия  или устанавливается очередность исполнения. 3. Регистрация. Регистрация документа  – запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти компьютера с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации. Цели регистрации документов:  1.учет документов; 2. контроль за их исполнением; 3. справочная работа по документам. Системы регистрации: 1. централизованная (осуществление регистрации в одном месте); 2.   децентрализованная   (регистрация   документов   в   местах   их   создания   или исполнения); 3. смешанная (часть документов регистрируется централизованно, другая часть в структурных подразделениях). Регистрация   должна   быть   однократной,   т.е.   зарегистрированный   документ   не должен регистрироваться повторно при его перемещении внутри предприятия. каждый документ   получает   свой   регистрационный   номер.   Регистрация   входящих   документов осуществляется в день поступления документа. Формы регистрации: 1.   журнальная  (см.   приложение   к   уроку   1   –   образцы   журнала   регистрации документов); 2. карточная (см. приложение к уроку 2 – образец учетно­контрольной карточки); 3.   автоматизированная   электронная  (см.   приложение   к   уроку   3   –   рисунок   окна электронной программы регистрации документов).  В регистрационной форме отражаются следующие сведения: 98 1. дата получения; 2. регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением­получателем; 3. дата документа; 4. регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением­автором; 5. автор (корреспондент); 6. заголовок; 7. резолюция; 8. срок исполнения; 9. исполнитель; 10. ход исполнения (фиксируются все передачи документа и его исполнение); 11. номер дела, куда документ помещен после исполнения. 4. Рассмотрение документов руководством. Руководство,   познакомившись   с   документов,   должно   составить   резолюцию,   т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Рассмотрение документов должно производиться в день поступления документа. 5. Направление на исполнение. После   рассмотрения   документа   руководителем   его   необходимо   возвратить   в канцелярию   для   перенесения   текста   резолюции   в   регистрационные   формы,   а   затем доставлять по назначению исполнителю. При   наличии   нескольких   исполнителей   документ   передается   ответственному исполнителю, а при отсутствии такового – первому из состава исполнителей. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Соисполнители   документа   должны   по   требованию   ответственного   исполнителя представить   все   необходимые   материалы.   Соисполнители   в   равной   мере   несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов. Документ отдается исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении в нерабочее время. В   экстренных   случаях,   если   руководитель   отсутствует,   документ   может   быть передан из службы ДОУ непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю. 6. Контроль исполнения. Контроль   исполнения   порученного   задания  –   одна   из   функций   управления, различают контроль  по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль   по   существу   выполнения   поручения,   решения   вопроса  осуществляют руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица, который подразумевает оценку, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения документов  ведет служба ДОУ  или секретарь. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный. В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое­либо поручение,   обычно   указан   срок   исполнения.   На   документах,   рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная   сроковая   картотека,   однако   чаще   используется   автоматизированная   система контроля исполнения документа. 99 3. Порядок обработки отправляемых (исходящих) документов. Исходящий   документопоток  состоит   из   документов,   создаваемых   в   данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы могут быть инициативными или ответными. Инициативные   документы   всегда   значительно   превышают   группу   ответных документов. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру.   Маршрут   движения   этих   документов   зависит   от   количества   инстанций согласования, визирования, подписания документов. Этапы обработки отправляемых документов: 1. составление проекта документа исполнителем; 2. согласование, визирование (в необходимых случаях); 3. проверка правильности оформления проекта документа секретарем; 4. подписание, утверждение документа руководителем; 5. регистрации документа; 6. отправка документа адресату; 7. подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. 1. Составление проекта документа исполнителем. Составление   черного   варианта   документа   –   рукописный   или   машинописный документ, отражающий работу автора. Составление исполнителем проекта документа после необходимых рекомендаций, оформленного на бланке письма.  2. Согласование, визирование (в необходимых случаях). При необходимости проект документа проходит процедуру внешнего согласования, например   с   посторонней   организацией,   в   компетенции   которой   находится рассматриваемый вопрос в документе. Внутренне   согласование   (визирование)   со   специалистами   организации   –   это неизбежный этап подготовки исходящего документа. Такое согласование оформляется визой.  Если  оформляется  лист   согласования,  он   обязательно  прилагается  к  проекту документа. 3. Проверка правильности оформления проекта документа секретарем. На   секретаря   организации   возлагаются   обязанности   проверки   правильности оформления проекта документа, который включает в себя такие операции: наличие и правильное расположение реквизитов документа, грамотные формулировки текстовой части, полное и ясное отражение  сути вопроса рассматриваемого в документе и т. п. 4. Подписание, утверждение документа руководителем. Руководитель,   ознакомившись   с   проектом   документа,   может   сразу   же удостоверить его своей подписью, а может и передать его на доработку, если увидит в этом необходимость. В этом случае исполнитель дорабатывает документ в соответствии с   замечаниями   и   вновь   собирает   визы   согласования.   Возврат   проекта   может повторяться, и каждый раз исполнитель должен проводить всю процедуру подготовки проекта   от   начала   до   конца.   Исходящие   документы   подписываются   руководством учреждения или руководителями структурных подразделений. Документы, не требующие подписи руководителя организации, следует отправлять за   подписью   руководителей   структурных   подразделений   в   соответствии   с   их компетенцией  (например, письма   родителям   неуспевающих  студентов, письма­вызовы студентам­заочникам и т. д.). 100 5. Регистрация документа. Подписанные   документы   регистрируются   и   передаются   в   экспедицию   для отправки. Регистрация   исходящих   документов   должна   быть   однократной,   т.е. зарегистрированный   документ   не   должен   регистрироваться   повторно   при   его перемещениях внутри предприятия. Для   регистрации   применяется   регистрационный   журнал   исходящей корреспонденции,   карточки,   специальные   компьютерные   программы   регистрации документов. В регистрационной форме отражаются следующие сведения: ­ дата документа; ­ индекс (номер) документа; ­ краткое содержание документа (заголовок); ­ количество листов документа, приложений (если имеются); ­ адресат (корреспондент), кому будет доставлен документ; ­ исполнитель (составитель документа); ­ средство доставки (факсом, модемом, курьером, по почте и т. п.); ­ примечание. 6. Отправка документа адресату. Собственно экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя: ­ сортировку почты по корреспондентам; ­ упаковку и оформление почтового отправления; ­ передачу корреспонденции в отделение связи. 7. Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. Второй   экземпляр   (отпуск)   подписанного   и   зарегистрированного   отправленного документа подшивается в дело с перепиской организации. Рассмотрим более подробно технологию отправки документов: 1.   Проверка   правильности   оформления   документов   (наличие   даты,   номера, подписи, отметку о категории отправления). 2.   Наличие   приложений,   указанных   в   отправляемом   документе,   соответствие количества экземпляров количеству адресатов. 3.   Проверка   правильности   адресования.   Неправильно   оформленные   документы подлежат возврату исполнителю на доработку. 4.   Составление   описи   рассылки   на   заказанную   корреспонденцию,   в   которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправку. 5.  Отправка  машиночитаемых  документов  производится  в  упаковке  при наличии сопроводительного  письма. Копия  сопроводительного  письма подшивается в дело на общих основаниях. 6. Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт. 7.   Сроки   отправки   –   все   документы,   исходящие   из   организации,   должны   быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня. 8. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ   завизированными,   подписанными,   датированными   и   зарегистрированными   с отметкой о категории и виде отправления. 101 9.   Передача   информации   с   помощью   телефонограммы   осуществляется   устно   по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. 10.  Возможна передача  информации  с помощью  средств электронной  связи  и в виде телетайпограмм, факсограмм, электронных сообщений. 11. При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе   и   в   регистрационно­контрольной   форме   исполнитель   делает   отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении. Например: Вопрос решен по телефону 25­18­30 с зав. отделом маркетинга Д. В. Никитиным.  На совещании будет присутствовать заместитель – К. Т. Остяков. Подпись  В. Н. Волкова      17.08.2012 12.   Упаковка   и   оформление   корреспонденции   осуществляется   в   соответствии   с действующими   почтовыми   правилами   и   должны   проводиться   в   тот   же   день   или   не позднее первой половины следующего рабочего дня. 13. Оформление и отправление служебных телеграмм осуществляется в течение часа после их регистрации в службе ДОУ. 4. Порядок обработки внутренних документов. Внутренние документы готовятся, оформляются и используются в пределах самого учреждения. Обработка   внутренних   документов   на   этапах   их   подготовки   и   оформления проходит путь подготовки исходящих документов: 1. составление черновика; 2. подготовка проекта документа; 3. согласование; 4. визирование; 5. удостоверение; 6. регистрация. На этапе исполнения – путь входящих документов: 1. прием; 2. предварительное рассмотрение; 3. рассмотрение руководством; 4. передача на исполнение. Передача   документов   между   структурными   подразделениями   осуществляется через   секретарей   структурных   подразделений   или   лиц,   ответственных   за делопроизводство.   Документы   передаются   с   соответствующей   отметкой   в регистрационной форме. 5. Характеристика современных регистрационных форм. В   организациях,   имеющих   значительный   документооборот,   журнальная   форма регистрации не применяется, так как устарела и имеет ряд недостатков: ­ запись ведется в последовательности отправления, поэтому ее может вести один человек; 102 ­   приводит   к   дублированию   этой   операции   в   структурных   подразделениях,   где документ готовился; ­ не дает возможности справочной работы с документами. Преодолеть эти недостатки журнальной формы регистрации позволяет карточная форма. Форма   регистрационно­контрольной   карточки   РКК   и   расположение   на   ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкции по делопроизводству. Она может иметь форма А5 (148х210) или А6 (105х148). Создание и ведение больших картотек – это трудоемкая работа, требующая хорошо организованную   службу   документационного   обеспечения   управления.   В   крупных организациях использование карточной системы нецелесообразно и неэффективно. На смену РКК пришли автоматизированные системы регистрации. При   использовании   автоматизированных   форм  регистрации   одна   из   двух  форм, журнальная или карточная заполняется на компьютере. Регистрационная карточка, специальная программа на компьютере может иметь те же графы регистрационного журнала. По своему усмотрению можно выбрать во всех регистрационных   формах   оптимальный   состав   граф,   исключив   лишнее   или   что­либо добавив. 4. Первичное закрепление материала: 1. Какую тему изучали? 2. Какова цель урока? 3. Достигли ли мы цели? Почему? 4. Дайте определение понятиям «документооборот» и «документопоток». 5. Какие виды документопотоков различают? 6. Назовите этапы обработки входящих документов. 7. Назовите этапы обработки исходящих документов. 8. В чем заключается порядок обработки внутренних документов? 9.Назовите   и   охарактеризуйте   современные   регистрационные   формы   для документов. 5. Домашнее задание и инструкция по его выполнению ­   Делопроизводство:   Образцы,   документы.   Организация   и   технология   работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, изд­во Проспект, 2007. – 456 с. – с. 126 – 138; ­ записи в конспекте; ­ подготовка к практической работе. 6. Подведение итогов урока ­ оценка работы группы; ­ оценка работы отдельных обучающихся; ­ аргументация выставленных оценок. 7. Рефлексия: 1. Понравилось ли вам урок? 2. Что на ваш взгляд было сложным на уроке? 3. Все ли рассмотренные вопросы были вам понятны? 4. Пригодится ли материал изученной темы в практической деятельности? 5. Ваши пожелания и предложения по проведению урока. 103 6. Какое настроение у вас осталось после проведения урока? 1. ГОСТ Р 6.30­2003 Унифицированная система организационно­распорядительной Нормативно­правовые источники документации требования к оформлению документов. 2.  Закон РФ «О языках народов РФ» № 1807­1 от 25.10.1991  г (в редакции от 24.07.1998 г.). 3.   ОКУД   (ОК   011­93)   Общероссийский   классификатор   управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299. 4. Типовая инструкция по ведению делопроизводства в министерствах и ведомствах РФ. – М.: Росархив, 1993. 5.   Типовая   инструкция   по   делопроизводству   в   федеральных   органах исполнительной власти, утв. Приказом Федеральной архивной службой России № 68 от 27.11.2000 г. Литература 6. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А. В. – М., «ИНФРА­М», 2008. 7. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток­Запад, 2006. – 427, [5]. 8. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: Изд­во РИОР, 2005. – 93 с. 9. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления:  учебник для СПО ­ 7­е изд. Стер. ­ М.: ИЦ «Академия» 2010. 10.   Сологуб   О.  П.  Делопроизводство: составление,  редактирование   и  обработка документов: учеб. пособие/О.П. Сологуб. – М.: Изд­во «Омега­Л», 2007. – 208 с. 11. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ   Р   6.30­2003   «Унифицированные   системы   документации.   Унифицированная система   организационно­распорядительной  документации.   требования  к   оформлению документов. – 2­е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд­во Проспект, 2005. – 216 с. Периодические издания 12. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» 13. Журнал «Делопроизводство». 14. Журнал «Секретарское дело». 15. Журнал «Справочник кадровика». 16. Журнал «Справочник секретаря и офис­менеджера». Интернет­ресурсы 17. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы   Унифицированная   система   организационно­распорядительной   Требования   к   оформлению   документов   (Режим   доступа: документации. документации. http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1659). 18. Делопроизводство и документооборот (Режим доступа: http://working­papers.ru/). 19. Документооборот и делопроизводство (Режим доступа: http://workpaper.ru/). 20. Журнал Делопроизводство и документооборот на предприятии (Режим доступа: http://www.delo­press.ru/magazines/documents/). 104 21.   ОКУД   (ОК   011­93)   Общероссийский   классификатор   управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299 (Режим доступа: http://bestpravo.ru/fed1993/data01/tex10032.htm). 22.   Сайты   по   делопроизводству   и   документоведению   (Режим   доступа: http://www.mavica.ru/directory/rus/19039.html). 23. Электронный учебник: Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков.   –   М.:   АСТ   Восток­Запад,   2006.   –   427,   [5]   (Режим   доступа: http://www.studfiles.ru/dir/cat29/subj1160/file9165.html). 24. Современный гуманитарный университет [Электронный ресурс]: Курс лекций по делопроизводству – электрон. опт. диск (CD­ROM). Аудиовизуальные средства Журнал регистрации входящих документов поступлен  докуме Дата ия № нта Количество листов/прилож ений Корреспонд ент Краткое содержа ние документ (заголово а к) Дата  исх. та Индекс  исх. та докумен докумен исполните Резолюци я/ ль, срок я исполнени Приложение 1 Подпись  исполните ля Примечан ие Журнал регистрации исходящих документов Дата документа № документа Краткое содержание документа (заголовок) Количество листов/приложени Адресат (кому) Исполните ль Средство доставки Примечание й Журнал регистрации внутренних документов Дата документа № документа Краткое содержание документа Составитель документа Срок  исполнения Отметка  об исполнении Вид  документа От кого: Город  Организация  Подписал  Исходящий № УЧЕТНО­КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА (00.00.2013) Индекс  Гриф  Дата Приложение 2 Входящий № поступления 105 Содержание: Резолюция: Срок исполнения: Исполнено: Исходящий номер ответа: Дата исполнения Дата: Исполнители: Приложение 3 106 План урока теоретического обучения по ОП.05. Документационное обеспечение управления  по теме 2.2. Особенности составления номенклатуры дел. Формирование и оперативное хранение дел Тема раздела: 2. Организация работы с документами Тема   урока:  2.2.   Особенности   составления   номенклатуры   дел.   Формирование   и оперативное хранение дел Цели урока:  1.Объяснить   особенности   составления   номенклатуры   дел,   формирования   и оперативного хранения дел. 2. Развивать способность использовать теоретические знания на практике. 3. Воспитывать аккуратность, ответственное отношение к порученному делу. Тип урока: усвоения нового материала Вид урока: лекция Метод обучения: словесный, наглядный Форма организации познавательной деятельности: индивидуальная /коллективная Средства   обучения:  ТСО:   компьютер,   проектор,   экран;   мультимедиа:   презентация, видеофильм   «Делопроизводство»;   Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, изд­во Проспект, 2007. – 456 с.; наглядность: образец документа (номенклатура дел). Метод контроля: устный / письменный Межпредметные   связи: деловая культура, право Знания: 4. требования к составлению и оформлению документов; 5. организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел. Умения: 1. оформлять и проверять правильность оформления документации в соответствии с установленными требованиями, в том числе используя информационные технологии; 2. осуществлять автоматизированную обработку документов; 3. осуществлять хранение и поиск документов; 4. использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте. Общие компетенции: OK  1.   Понимать   сущность   и   социальную   значимость   своей   будущей   профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.  экономика,   основы   предпринимательской   деятельности,   литература:   Делопроизводство: 107 ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество. ОК   4.   Осуществлять   поиск   и   использование   информации,   необходимой   для эффективного   выполнения   профессиональных   задач,   профессионального   и личностного развития. ОК   6.   Работать   в   коллективе   и   команде,   эффективно   общаться   с   коллегами, руководством, потребителями. ОК   7.   Брать   на   себя   ответственность   за   работу   членов   команды   (подчиненных), результат выполнения заданий. ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации. ОК   9.   Ориентироваться   в   условиях   частой   смены   технологий   в   профессиональной деятельности. ОК   10.   Исполнять   воинскую   обязанность,   в   том   числе   с   применением   полученных профессиональных знаний (для юношей). Профессиональные компетенции: ПК 1.1. Выявлять потребность в товарах. ПК 2.1. Идентифицировать товары по ассортиментной принадлежности. ПК 2.2. Организовывать и проводить оценку качества товаров. ПК   2.3.   Выполнять   задания   эксперта   более   высокой   квалификации   при   проведении товароведной экспертизы. ПК 3.2. Планировать выполнение работ исполнителями. ПК 3.3. Организовывать работу трудового коллектива. ПК 3.4. Оформлять учетно­отчетную документацию. Структура урока Организационный момент Актуализация опорных знаний Формирование ориентировочных основ знаний Первичное закрепление нового материала 1 2 мин. 2 4 мин. 3 30 мин. 4 4 мин. Домашнее задание и инструкции  по его выполнению 5 1 мин. Рефлексия Подведе­ ние итогов  урока 6 2 мин. 7 2 мин. Ход урока 1. Организационный момент 1. Приветствие обучающихся. 2. Определение отсутствующих. 3. Проверка готовности обучающихся к уроку. 4. Организация внимания. 2. Актуализация опорных знаний Устный опрос: 1.   В   чем   заключается   сущность   приема   и   первичной   обработки   входящих документов? 2. Что такое регистрация документа и каковы ее цели? 3. Какие существуют три системы регистрации документов? 108 4.Назовите   преимущества   и   недостатки   журнальной, автоматизированной электронной систем регистрации. 5. В чем заключается контроль исполнения порученных заданий? 6. Что такое проект документа?   карточной   и 3. Формирование ориентировочных основ знаний 1. Номенклатура дел, ее назначение. 2. Методика составления номенклатуры дел. 3. Формирование и оперативное хранение дел. 1. Номенклатуры дел, ее назначение. Основным   видом   работы,   обеспечивающим   систематизацию   документов   в делопроизводстве и формирование их в дела, является составление номенклатуры дел. Номенклатура   дел  –   это   систематизированный   перечень   наименований   дел, заводимых   в   организации,   с   указанием   сроков   их   хранения,   оформленный   в установленном   порядке  (по  ГОСТ  Р  51141­98)  (см. приложение   к уроку  1 –  образец номенклатуры дел). Основное   назначение   номенклатуры   дел   –   создание   определенной   системы   и обеспечение порядка в процессе формирования дел, с ее помощью определяются срок хранения заводимых в организации дел и обеспечивается быстрый поиск документов по их содержанию и видам. Номенклатура дел предназначена для: ­ классификации документов; ­ порядка формирования дел в делопроизводстве; ­ учета дел; ­ группировки исполненных документов в дела; ­ систематизации дел; ­ индексации дел; ­ составления описей при сдаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив; ­ учета в архиве документов временного (до 10 лет) хранения документов. Нормативные требования к систематизации документов 1. Основные правила работы ведомственных архивов; 2. ГСДОУ 1991 г.; 3.   Типовая   инструкция   по   делопроизводству   в   федеральных   органах исполнительной власти 2000 г.; 4. Основы законодательства РФ об Архивном фонде и архивах. 1.   Н.   Д.   предприятия   составляется   службой   ДОУ   на   основе   Н.   Д.   структурных Требования к составлению номенклатур дел подразделений. 2.Н.   Д.   предприятия,   предварительно   согласовывается   с   ЭК   (ЦЭК), согласовывается   в   ЭПК   государственного   архива   и   утверждается   руководителем предприятия. 3.   Предприятия,   не   сдающие   документы   на   государственное   хранения,   Н.   Д. согласовывают с ЦЭК и ЭК вышестоящей организации. 109 4. В Н. Д. включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы предприятия. 5. Каждое дело, включенное в Н. Д., должно иметь индекс (например: 01­020, при наличии   нескольких   томов   (частей),   индекс   проставляется   на   каждом   томе   с добавлением Т. 1, Т. 2, Т. 3 и т. д. 6.  Н. Д.  составляется  в нескольких  экземплярах,  например:  1  экз.  –  хранится  в службе   ДОУ;   2   экз.   –   используется   службой   ДОУ   в   качестве   рабочего;   3   экз.   –   в ведомственном   архиве   организации;   4   экз.   –   в   государственном   архиве.   Выписки   из номенклатуры дел рассылаются в структурные подразделения организации. 7. Н. Д. организаций, которые сдают документы на хранение, пересоставляется и согласовывается   заново   с   архивным   учреждением,   в   случае   коренных   изменений функций и структуры предприятия, но не реже 1 раза в 5 лет.  Ежегодно   она   уточняется,   перепечатывается   с   соответствующими   поправками, утверждается   руководителем   предприятия   и   вводится   в   действие   с   1   января следующего   года.   В   таком   случае   Государственный   архив   уведомляется,   что номенклатура дел на следующий год остается без изменений. 8. В течении года в утвержденную Н. Д. вносятся сведения о заведении дел, о включении   новых   дел.   По   окончании   года   в   нее   вносятся   итоговые   сведения   о категориях и количестве заведенных дел. 9.   Утвержденный   экземпляр   Н.Д.   является   документов   постоянного   хранения   и включается в раздел номенклатуры службы ДОК как самостоятельное дело. Н.   Д.   составляется   секретарем­референтом,   специалистом,   ответственным   за работу с документами или архивом предприятия. Виды номенклатур дел Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел Типовая   Н.   Д. деятельности   и   структуре. Минобразование РФ может разрабатывать типовую Н. Д. для учебных заведений).  составляется   для   предприятий,   однородных   по   характеру   Является   нормативным   документов   (например: Примерная   Н.   Д.  устанавливает   примерный   состав   дел   для   предприятий, однородных   по   характеру   деятельности,   но   разных   по   структуре,   и   носит рекомендательный характер. Типовая и примерная Н. Д. – это методические пособия, которые предназначены для упрощения процесса составления Н. Д. Конкретная   Н.   Д.  –   это   систематизированный   перечень   заголовков   дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одного предприятия (или его структурного подразделения) в определенном году. При наличии типовой Н. Д. заголовки дел полностью переносятся в конкретную Н. Д.   Из   примерной   Н.   Д.   при   составлении   конкретной   выбираются   названия   тех   дел, которые   образуются   в   данной   организации.   Сроки   хранения   дел,   предусмотренные типовой или примерной Н. Д., переносятся в конкретную Н. Д. без изменений. 2. Методика составления номенклатуры дел. Основными   документами,   которыми   следует   руководствоваться   при составлении номенклатуры, являются: ­ устав (положение) организации; ­ положение о структурных подразделениях; 110 ­   классификаторы   участков   деятельности   и   классификаторы   структурных подразделений; ­ штатные расписания; ­ планы и отчеты о работе организации и ее структурных подразделений; ­ номенклатуры организации за прошлые годы; ­ описи дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу, акты о выделении документов и дел к уничтожению; ­ типовые и примерные номенклатуры данной системы; ­   решения   федеральной   архивной   службы   России   и   территориальных   архивных органов об изменении сроков хранения тех или иных категорий документов. Номенклатура   дел   составляется   по   унифицированной   форме,   в   которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения: В   первой   графе  проставляется   индекс   дела,   включенного   в   номенклатуру.   Он состоит   из   двух   частей   –   обозначения   структурного   подразделения   и   порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для   заведения   в   структурном   подразделении   дополнительных,   не   предусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года. Во вторую графу  вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Третью графу заполняют по окончании календарного года. Она предназначена для фиксации количества заведенных томов или частей дел. В четвертой графе  указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи Типового   перечня  –   перечня   типовых   управленческих   документов,   образующихся   в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Типовой   перечень   не   может   охватить   всю   документацию   различных   отраслей. Поэтому   на   базе   типового   перечня   министерствами   и   ведомствами   разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организации их системы. В   делопроизводстве   подавляющего   большинства   организаций   образуется   ряд документов,   сроки   хранения   которых   перечнями   не   предусмотрены.   В   таких   случаях сроки хранения определяют в результате совместного решения федеральной архивной службы   и   центральной   экспертной   комиссией   (ЦЭК),   министерства   (ведомства)   или экспертной комиссии организации. Вместо срока хранения по перечню в номенклатуре проставляют срок хранения, предусмотренный решением ЭК, а вместо номера статьи – ссылку на решение ЭК (дату и № протокола). Пятая графа  «Примечание» заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел; передаче  дел в архив; незавершенных  делах; делах, переходящих на следующий год, и т.п. После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел службой ДОУ составляется  итоговая   запись  со   статистическими   сведениями   о   количестве заведенных дел по группам: ­ дела со сроками хранения до 10 лет; ­ дела со сроками хранения свыше 10 лет; ­ дела со сроком хранения «постоянно». Арифметический подсчет должен вестись с учетом «переходящих» дел и дел, сроки хранения которых определены не окончательно, ­ «с отметкой ЭК (ЭПК)». 111 Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение. 3. Формирование и оперативное хранение дел. Деятельность   предприятия   сопровождается   оформлением   большого   количества документов,  многими  из   которых   пользуются  длительное   время.  чтобы   быстро   найти необходимые документы, их нужно правильно систематизировать, сгруппировать в дела. Эта работа осуществляется либо параллельно с составлением номенклатуры дел, либо производится в соответствии с уже существующей номенклатурой. Исполненные документы не менее трех лет хранятся в делопроизводстве, после чего передаются в архив организации.  Для повышения эффективности поиска документов и организации их хранения все документы на предприятии разбиваются на группы, из которых формируются дела. Формированием дела называется группирование исполненных документов в дела в   соответствии   с   номенклатурой   дел   и   систематизация   документов   внутри   дела   (по ГОСТ Р 51141­98). Дело  – это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку   деятельности   учреждения   и   помещенных   в   отдельную   обложку   (по   ГОСТ   Р 51141­98). Виды дела: ­ папка­скоросшиватель; ­ картотека; ­ журнал; ­ книга учета. В   настоящее   время   разработаны   единые   требования   к   формированию   и оформлению дел. Они изложены в ГСДОУ и Основных правилах работы ведомственных архивов,   Типовой   инструкции   по   делопроизводству   в   федеральных   органах исполнительной власти. Формирование дел должно обеспечивать: ­ оперативность поиска документов; ­ надежность документационного обслуживания управления; ­ сохранность документов. Формирование дел осуществляется: ­   службой   ДОУ   (секретарем)   –   при   централизованной   форме   ведения делопроизводства; ­   структурными   подразделением   –   при   децентрализованной   форме   ведения делопроизводства. Независимо   от   принципа   организации   делопроизводства,   не   рекомендуется формирование и хранение дел исполнителями. ­   распределение   и   раскладка   исполненных   документов   по   папкам   (делам)   и Операции по формированию дел подшивка документов; ­ расположение документов внутри дел в определенной последовательности; ­ оформление обложек дел. 112 Дело   считается   заведенным   после   подшивки   в   папку   первого   исполненного документа. Требования к формированию дел 1. Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка­ скоросшиватель или папка­регистр. 2. В дело помещаются документы, работа по которым завершена. 3. Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями. 4. Документы разных сроков хранения формируются в разные дела. 5. Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело. 6. В дело включается, как правило, один экземпляр документа. 7. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.). 8. Дела формируются за календарный год. Исключение составляют переходящие дела, например: учебная документация, личные дела. 9.   В   дело   не   должны   подшиваться   документы,   подлежащие   возврату,   а   также черновики документов. 10. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30­40 мм). Если в деле откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Признаки заведения дел 1.   номинальный   (группировка   в   одно   дело   документов   одного   вида   –   приказов, протоколов и т.д.); 2. предметно­вопросный (объединение в одно дело документов по одному вопросу, например, документов о строительстве нового учебного корпуса); 3.   авторский   (в   дело   собираются   документы   одного   автора   –   комиссии, организации, должностного лица); 4.   корреспондентский   (формируется   дело   о   переписке   с   определенным корреспондентом, например, с мэрией города); 5. географический (в одно дело группируются документы нескольких авторов или корреспондентов,   находящихся   на   определенной   территории,   например,   переписка   с администрацией г. Якутска об организации филиала академии); 6. хронологический (учет временных параметров документов, например, отчеты о продаже товаров за январь); 7.   экспертный   (учет   сроков   хранения   документов,   документы   с   постоянным   и временным сроками хранения не могут храниться в одном деле). 4. Первичное закрепление материала: 1. Какую тему изучали? 2. Какова цель урока? 3. Достигли ли мы цели? Почему? 4. Что такое номенклатура дела? 5. Назовите назначение номенклатуры дел в организации. 6. Какие существуют требования к составлению номенклатуры дел? 7. Объясните, что такое дело и какие бывают виды дела? 8. в чем заключается процедура формирования дела? 5. Домашнее задание и инструкция по его выполнению 113 ­   Делопроизводство:   Образцы,   документы.   Организация   и   технология   работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, изд­во Проспект, 2007. – 456 с. – с. 163 – 172; ­ записи в конспекте; ­ подготовка к практической работе. 6. Подведение итогов урока ­ оценка работы группы; ­ оценка работы отдельных обучающихся; ­ аргументация выставленных оценок. 7. Рефлексия: 1. Понравилось ли вам урок? 2. Что на ваш взгляд было сложным на уроке? 3. Все ли рассмотренные вопросы были вам понятны? 4. Пригодится ли материал изученной темы в практической деятельности? 5. Ваши пожелания и предложения по проведению урока. 6. Какое настроение у вас осталось после проведения урока? 1. ГОСТ Р 6.30­2003 Унифицированная система организационно­распорядительной Нормативно­правовые источники документации требования к оформлению документов. 2.  Закон РФ «О языках народов РФ» № 1807­1 от 25.10.1991  г (в редакции от 24.07.1998 г.). 3.   ОКУД   (ОК   011­93)   Общероссийский   классификатор   управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299. 4.   Перечень   типовых   документов,   образующихся   в   деятельности   госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988) (ред. от 31.07.2007). 5. Типовая инструкция по ведению делопроизводства в министерствах и ведомствах РФ. – М.: Росархив, 1993. 6.   Типовая   инструкция   по   делопроизводству   в   федеральных   органах исполнительной власти, утв. Приказом Федеральной архивной службой России № 68 от 27.11.2000 г. Литература 6. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток­Запад, 2006. – 427, [5]. 7. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: Изд­во РИОР, 2005. – 93 с. 8. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления:  учебник для СПО ­ 7­е изд. Стер. ­ М.: ИЦ «Академия» 2010. 9.   Сологуб   О.   П.   Делопроизводство:   составление,   редактирование   и   обработка документов: учеб. пособие / О.П. Сологуб. – М.: Изд­во «Омега­Л», 2007. – 208 с. 10. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ   Р   6.30­2003   «Унифицированные   системы   документации.   Унифицированная система организационно­распорядительной  документации. Требования к оформлению документов. – 2­е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд­во Проспект, 2005. – 216 с. Периодические издания 114 11. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» 12. Журнал «Делопроизводство». 13. Журнал «Секретарское дело». 14. Журнал «Справочник секретаря и офис­менеджера». Интернет­ресурсы 15. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы   Унифицированная   система   организационно­распорядительной   Требования   к   оформлению   документов   (Режим   доступа: документации. документации. http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1659). 16. Делопроизводство и документооборот (Режим доступа: http://working­papers.ru/). 17. Документооборот и делопроизводство (Режим доступа: http://workpaper.ru/). 18. Журнал Делопроизводство и документооборот на предприятии (Режим доступа: http://www.delo­press.ru/magazines/documents/). 19.   ОКУД   (ОК   011­93)   Общероссийский   классификатор   управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299 (Режим доступа: http://bestpravo.ru/fed1993/data01/tex10032.htm). 20.   Перечень   типовых   документов,   образующихся   в   деятельности   госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков   хранения   (утв.   Главархивом   СССР   15.08.1988)   (ред.   от   31.07.2007)   (Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=72519). 21. Электронный учебник: Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков.   –   М.:   АСТ   Восток­Запад,   2006.   –   427,   [5]   (Режим   доступа: http://www.studfiles.ru/dir/cat29/subj1160/file9165.html). 22. CD Делопроизводство. Современный гуманитарный университет. Аудиовизуальные средства Приложение 1 УТВЕРЖДАЮ ОАО «Белый аист» Подпись И.О.  05.01.2012                      Печать Фамилия Открытое  акционерное общество «Белый аист» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ г. Тобольск 05.01.2012 на 2012 год Индекс дела Заголовок дела (тома) Количество дел (томов) Срок хранения дела (тома) и Примечание статьи по перечню 1. Управление 115 01­01 01­02 01­03 … 02­01 02­02 02­03 … 3­01 Устав предприятия Учредительный договор,  изменения и дополнения к  нему Свидетельство о  регистрации общества и т. д. Планы развития общества Годовые планы общества Годовые планы по  вспомогательным видам  деятельности и т. д. Бухгалтерские балансы и  отчеты 1 1 1 Постоянно, ст. 13 Постоянно, ст. 14 Постоянно, ст. 15 2. Плановый отдел 1 1 1 Постоянно, ст. 84 Постоянно, ст. 90 5 л., ст. 90 3. Бухгалтерия 2 Постоянно, ст. 135 Референт Зав. архивом  Подпись Подпись И. О. Фамилия И. О. Фамилия В 2012 г. заведено дел: Постоянного хранения:15 (пятнадцать) дела Временного хранения (свыше 10 лет): Временного хранения (до 10 лет включительно): 12 (двенадцать) дел Итого: 54 (пятьдесят четыре) дела Итоговые сведения переданы в архив ОАО «Белый аист»  27 (двадцать семь) дел Референт Зав. архивом  Подпись Подпись И. О. Фамилия И. О. Фамилия СОГЛАСОВАНО Заведующая архивом г. Тобольска Подпись И. О. Фамилия 05.01.2012 План урока теоретического обучения по ОП.05. Документационное обеспечение управления  по теме 2.3. Подготовка дел к сдаче в архив Тема раздела: 2. Организация работы с документами Тема урока: 2.3. Подготовка дел к сдаче в архив Цели урока:  1. Разъяснить назначение государственной архивной службы, ведомственного архива. 2. Развивать умение рационально организовывать и планировать свой труд. 3. Воспитывать любовь к профессии и формировать положительное отношение к работе с документами. Тип урока: усвоения нового материала Вид урока: лекция 116 литература:   Делопроизводство:  экономика,   основы   предпринимательской   деятельности, Метод обучения: словесный, наглядный Форма организации познавательной деятельности: индивидуальная /коллективная Средства   обучения:  ТСО:   компьютер,   проектор,   экран;   мультимедиа:   презентация, видеофильм   «Делопроизводство»;   Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, изд­во Проспект, 2007. – 456 с.; наглядность: образцы документов (карта­заместитель, лист­заместитель, лист­заверитель дела, акт о выделении документов к уничтожению, внутренняя  опись  документов  дела,  образец  оформления  обложки  дела  постоянного хранения, опись дел). Метод контроля: устный / письменный Межпредметные   связи: деловая культура, право Знания: 1.   основные   понятия,   цели,   задачи   и   принципы   документационного   обеспечения управления; 2. системы документационного обеспечения управления, их автоматизацию; 3. классификацию документов; 4. требования к составлению и оформлению документов; 5. организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел. Умения: 1. оформлять и проверять правильность оформления документации в соответствии с установленными требованиями, в том числе используя информационные технологии; 2. осуществлять автоматизированную обработку документов; 3. осуществлять хранение и поиск документов; 4. использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте. Общие компетенции: OK  1.   Понимать   сущность   и   социальную   значимость   своей   будущей   профессии, проявлять к ней устойчивый интерес. ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество. ОК   4.   Осуществлять   поиск   и   использование   информации,   необходимой   для эффективного   выполнения   профессиональных   задач,   профессионального   и личностного развития. ОК   6.   Работать   в   коллективе   и   команде,   эффективно   общаться   с   коллегами, руководством, потребителями. ОК   7.   Брать   на   себя   ответственность   за   работу   членов   команды   (подчиненных), результат выполнения заданий. ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации. ОК   9.   Ориентироваться   в   условиях   частой   смены   технологий   в   профессиональной деятельности. ОК   10.   Исполнять   воинскую   обязанность,   в   том   числе   с   применением   полученных профессиональных знаний (для юношей). Профессиональные компетенции: ПК   2.3.   Выполнять   задания   эксперта   более   высокой   квалификации   при   проведении товароведной экспертизы. ПК 3.4. Оформлять учетно­отчетную документацию. 117 Структура урока Организационный момент Актуализация опорных знаний Формирование ориентировочных основ знаний Первичное закрепление нового материала 1 2 мин. 2 4 мин. 3 30 мин. 4 4 мин. Ход урока Домашнее задание и инструкции  по его выполнению 5 1 мин. Рефлексия Подведе­ ние итогов  урока 6 2 мин. 7 2 мин. 1. Организационный момент 1. Приветствие обучающихся. 2. Определение отсутствующих. 3. Проверка готовности обучающихся к уроку. 4. Организация внимания. 2. Актуализация опорных знаний Устный опрос: 1. Для каких целей предназначена номенклатура дела в организации? 2. Перечислите нормативные документы организующие систематизацию дел. 3. В чем заключается методика составления номенклатуры дел? 4. Перечислите требования к  формированию дел. 3. Формирование ориентировочных основ знаний 1. Экспертиза ценности документов. 2. Подготовка документов на архивное хранение. 1. Экспертиза ценности документов.   Подготовка дел к сдаче в архив учреждения для их последующего хранения и использования – это завершающая работа с документами в делопроизводстве. Организация   хранения   осуществляется  централизованно   и   децентрализовано, однако наиболее часто используется смешанная система хранения документов. 1.   документы   постоянного   хранения,   подлежащие   в   дальнейшем   передаче   в Группы хранения документов государственный архив; 2.   документы,   передаваемые   на   длительное   хранение   в   архив   учреждения   (со сроком хранения свыше 10 лет); 3. документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно); 4.   документы,   подлежащие   уничтожению   (с   истекшими   сроками   хранения   и утратившими свое практическое значение). Срок   хранения   любого   документа   всегда   начинается   отчитываться  с   1   января года, следующего за годом окончания дела. Систему исчисления сроков хранения документов можно представить в виде таблицы: Начало Срок Начало С какого времени 118 заведения дела 1999 г. 2001 г.  хранения 5 лет 3 года  срока 2000 г. 2002 г. можно уничтожить 1 января 2005 г. 1 января 2005 г. Оперативное хранение дел Дела текущего хранения хранятся централизованно  в канцелярии, секретариате или в другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях в рабочих комнатах, или в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы должны хранится в специальных папках в запирающихся шкафах или сейфах в вертикальном положении корешками наружу. На   корешке   каждого   дела   указывается   его   номер   по   номенклатуре   дел,   сама номенклатура прикрепляется к внутренней дверце шкафа. В течение делопроизводственного года сотрудники делопроизводственной службы могут беспрепятственно пользоваться документами в любое время. Другие   сотрудники   получают   доступ   к   хранящимся   документам   только   по разрешению руководства. На   место   выданного   дела   вкладывается   карта­заместитель  (см.   приложение   к уроку 1 – карта­заместитель дела),  на место выданного документа дела вкладывается лист­заместитель  (см.  приложение   к  уроку   2  –  образец   листа­заместителя   документа дела). После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. Изымать   и   выдавать   документы   из   дел   можно   лишь   в   исключительных   случаях   (по требованию   судебно­следственных   органов   и   т.п.)   с   разрешения   руководителя учреждения. В   дело   обязательно   вкладывают   точную   заверенную   копию   документа   и   акт   о причинах   изъятия   подлинника.   В   случае   выдачи   дела   целиком   составляется   карта­ заместитель. Ответственность за сохранность документов, находящихся в организации, несет ее руководитель, а также заведующий канцелярией, секретарь. Срок   оперативного   хранения   дел   составляет  от   1   года   до   3   лет.  Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы не передаются   на   архивное   хранение,   а   продолжают   хранится   в   структурных подразделениях. 2. Подготовка документов на архивное хранение. По истечении оперативного срока хранения документы в делах пересматриваются и группируются:   одна   часть   документов   подлежит  уничтожению,  другая   –  передаче   в ведомственный архив. На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. В акте указываются наименование отдельных документов или дел и их количество. Например: «Переписка за 2005   год   –   2   дела»  (см.   приложение   к   уроку   3   –   образец   акта   об   уничтожении документов). Работа по подготовке дел к передаче в архив включает: 1. экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; 2. оформление документов, сдаваемых в архив; 3. описание документов постоянного и долговременного хранения; 4. передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. 1. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. 119 Под   экспертизой   ценности   документов   подразумевается   изучение   документов   в целях определения сроков их хранения. Работник службы ДОУ должен выяснить, сдает ли его организация документы на государственное хранение или нет. Если организация сдает документы на государственное хранение, то проведение экспертной комиссии будет проходить с участием работника этого архива. В Основах законодательства РФ об архивах определено какие предприятия сдают документы на государственное хранение. Архивный фонд разделен на две части: 1.  государственную (документы федеральных органов  государственной  власти и управления, учреждений и организаций федеральной собственности); 2.   негосударственную   (документы   организаций,   находящиеся   в   частной собственности). Критерии отбора документов: 1. роль и место автора документа в системе государственного происхождения; 2. время и место его создания; 3. вид документа: 4. особенности документа; 5. значимость содержания; 6. физическое состояние документа; 7. подлинность и копийность документа; 8. юридическая достоверность. Организация экспертизы ценности документов Этапы экспертизы ценности документа: 1. в делопроизводственной службе: ­ устанавливается срок хранения документа при составлении номенклатуры дел; ­   вышедший   из   оперативной   работы   документ   подготавливается   к   длительному хранению или сдаче в архив учреждения; 2. в ведомственном архиве: ­ при подготовке дел к передаче на государственное хранение.  3. в государственном архиве. Для   организации   и   проведения   экспертизы   по   определению   сроков   хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянная экспертная комиссия (ЭК).  В министерствах и ведомствах создаются постоянные действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК), в структурных подразделениях министерств и ведомств – экспертные комиссии (ЭК). ЦЭК (ЭК) организации является совещательным органом, работает в постоянном контакте   с   архивным   учреждением,   в   которое   сдает   документы.   Ее   решения   по хранению   и   уничтожению   документов   протоколируются   и   вступают   в   силу   после   их утверждения руководителем предприятия. Комиссия   проводит   заседания   в   соответствии   с   планом   работы,   утвержденным руководителями   организации,   по   мере   необходимости,   но   не   реже   двух   раз   в   год. Решения принимаются большинством голосов. Заседания протоколируются. Работа ЦЭК (ЭК) основывается на Типовом положении, утвержденном Росархивом. Положение ЦЭК (ЭК) организации утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим утверждением Государственной архивной службы РФ. 120 Примерный состав ЭК: ­ ведущий специалист (юрист, работник ДОУ, отдела кадров, архива); ­ главный бухгалтер организации; ­ секретарь­референт. В государственных архивах создаются  экспертно­проверочные комиссии (ЭПК), которые   работают   в   тесном   контакте   с   теми   организациями,   от   которых   принимают документы на хранение. Оформление документов, сдаваемых в архив. Подготовка дел к сдаче в архив производится в конце года после завершения их делопроизводством. Этапы обработки дел: 1.  систематизация   документов   дела  (документы   снимают   со   скоросшивателей   и располагают   в   хронологическом   порядке;   проводят   дополнительную   полистную экспертизу   документов:   проверку   на   дублетность,   принадлежность   к   данному хронологическому периоду и данному делу; изымают лишние экземпляры, черновики); 2.  оформление   дела  –   это   подготовка   дела   к   хранению   в   соответствии   с установленными правилами (по ГОСТ Р 51141­98). Возможно два вида оформления дел – полное или частичное. Полное оформление применяется для дел постоянного, долговременного хранения – свыше 10 лет, по личному составу. Полное оформление дел включает: Подшивку. Прежде чем подшивать дела, из них удаляют металлические скрепления (скрепки, скобки и др.). Документы, составляющие дело, подшиваются прочной ниткой на четыре прокола в твердую   обложку   из   картона   или   переплетаются   с   учетом   возможности   свободного чтения текста всех документов. Для обложек дел, сдаваемых в госархив, применяется безкислотный картон. Текст документа при брошюровке не сшивается. Если нарушаются установленные государственными   стандартами   размеры   полей,   то   неизбежно   текст   очень   близко расположен к краю и может быть задет при подшивке. В данном случае к листку нужно подклеить полоску прочной бумаги. За которую документ и будет подшит. Дела постоянного хранения и по личному составу переплетают после просмотра дел куратором государственного архивного учреждения. Дела   со   сроком   хранения   свыше   10   лет   (кроме   дел   по   личному   составу) переплетают после согласования описи с ЭК организации и утверждения руководителя организации.  Наиболее   ценные   в   историческом   или   художественном   отношении   документы (чертежи, рукописи и пр.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело. Нумерацию   листов   в   деле,  которая   предназначена   для   закрепления   порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности. Для удобства используется черный графический карандаш или нумератор в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Нумеруются все листы в деле, кроме внутренней описи и заверительной надписи. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. 121 Сложенные   листы   разворачивают   и   нумеруют   в   правом   верхнем   углу.   Также нумеруют листы любого формата, подшитые за один край. Листы большого формата (больше А4) за середину подшивать запрещается. Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне, в левом верхнем углу. Лист, на котором документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист, в правом верхнем углу. Если на документ наклеены одним краем фотографии, диаграммы, вырезки и т.п., то   нумеруют   сам   документ   и   наклеенный   на   него   специальный   документ,   каждый   в отдельности. Конверты   с   вложениями:   сначала   нумеруют   конверт,   затем   поочередно   каждое вложение. Листы   дел,   состоящих   из   нескольких   томов   (частей),   нумеруют   в   каждом   томе отдельно. Если   в   процессе   нумерации   были   допущены   отдельные   ошибки,   допускается употребление литерных номеров. Например: …19, 20, 20а, 20б, 21, 22… При большом количестве ошибок в нумерации листов проводят их перенумерацию. Старые   номера   аккуратно   зачеркиваются   наклонной   чертой   и   рядом   ставят   новый номер. Например: 20, 19.  К делу составляют новую заверительную надпись. Старую надпись зачеркивают и сохраняют в деле. Составление заверительной надписи.  В конце дела, для учета количества листов, на отдельном листе­заверителе составляется заверительная надпись (см. приложение к уроку 4 – образец листа­заверителя). Если   дело   было   переплетено   или   подшито,   лист­заверитель   наклеивают   на верхнюю   часть,   на   внутренней   стороне   обложки   дела.   Лист­заверитель   в   случае необходимости может быть наклеен на внутренней стороне обложки книги, журнала. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.  Внутренняя   опись   документов   дела  –   это   учетный   документ,   содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий,   дат,   номеров   листов   (по   ГОСТ   Р   51141­98)  (см.   приложение   к   уроку   5   – образец внутренней описи документов дела). Внутренняя опись составляется для учета документов: 1. определенных категорий дел: ­ особо ценных; ­ личные; ­ судебные и следственные дела и т.д. 2.   дел,   сформированных   по   разновидностям   документов,   заголовки   которых   не раскрывают конкретного содержания документов: ­ постоянного хранения; ­ временного хранения. Если   дело   переплетено   без   внутренней   описи,   составленная   опись   может   быть подклеена за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Частичное оформление  применяется для дел временного до 10 лет включительно хранения. В делах проверяется правильность формирования (не попали ли документы с постоянным сроком хранения). Эти дела остаются на скоросшивателях, не нумеруются, заверительные  надписи  не  составляются, систематизируются по номенклатуре  дел  и передаются в другой шкаф или передаются в архив. 122 Оформление обложки дела.  На   обложке   дела   постоянного   и   долговременного   хранения   в   соответствии   с государственным   стандартом   ГОСТ   17914­72   «Обложки   дел   длительных   сроков хранения.   Типы,   размеры   и   технические   требования»  (см.   приложение   к   уроку   6   – образец оформления обложки дела). должны быть указаны: 1. наименование организации и ее подчиненность на период создания документов, включаемых в дело; 2.   наименование   структурного   подразделения   или   направления   деятельности   в зависимости от структуры описи дел; 3. делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел; 4. номер дела по годовому разделу описи дел; 5. заголовок дела; 6. аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные   документы.   Например:   «Годовой   отчет   о   работе   фирмы   за   2013   г.,   ниже пишется: «В отчете содержится ретроспективный анализ развития фирмы с момента создания в 1999 г.».); 7. дата и крайние даты первого и последнего по датам документов дела; 8. количество листов в деле; 9. срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»; 10.   архивный   шифр,   сначала   карандашом,   а   после   утверждения   описей   – чернилами. При   сдаче   в   дальнейшем   документов   на   хранение   в   государственный   архив   на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов Госархива и организации фондообразователя. Основное   правило   составления   заголовков   дел:  заголовок   должен   четко   и   в Правила составления заголовков дел обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Элементы заголовка дела: 1.   название   вида   дела   (дело,   переписка,   журнал,   книга)   или   разновидности документа (протоколы, приказы); 2.   название   организации,   структурного   подразделения,   должностного   лица   (то есть, указание автора документа); 3. название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат); 4. краткое содержание документов дела; 5. название местности, с которой связано содержание документов дела; 6. даты, к которым относятся документы дела; 7. указание на копийность документов дела. Например: ­ «Указания руководителя Секретариата за 2012 г.»; ­ «Переписка с министерством финансов за 2013 г.»; ­   «Документы   о   проведении   региональных   выставок   (планы,   списки,   доклады, характеристики экспертов)»; ­ «Документы к протоколам заседания коллегии министерства»; ­ «Протоколы заседания ученого совета института»; ­ «Переписка с поставщиками о поставке продукции»; 123 ­ «Переписка с военкоматом об учете военнообязанных»; ­   «Приказы   по   административно­хозяйственным   вопросам   училища   за   2012   год (копии)». Не допускаются формулировки типа: ­ «Исходящая переписка»; ­ «Общая переписка»; ­ «Входящие письма»; ­ «Разное». Описание документов постоянного и долговременного хранения. Составление описей дел Это завершающий, последний этап работы с документами в делопроизводстве. Опись   дел  –   это   архивный   справочник,   содержащий   систематизированный перечень   единиц   хранения,   а   также   предназначенный   для   их   учета   и   закрепления систематизации (см. приложение к уроку 7 – образец описи дел). Описи   составляют   в   каждом   структурном   подразделении   по   окончании делопроизводственного года отдельно на все дела: ­ постоянного; ­ временного (свыше 10 лет) хранения; ­ на дела по личному составу. Функции описи: 1. закрепление систематизации дел (единиц хранения) фонда путем присвоения каждому делу индивидуального номера по описи; 2. учет и обеспечение сохранности дел; 3.   раскрытие   состава   и   содержания   конкретного   комплекса   документов   в заголовках дел. Перед внесением заголовка дел в опись проверяются качество их формирования и оформления, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных по номенклатуре дел организации. При просмотре дел проверяются: ­ соответствие заголовка дела содержанию имеющихся в нем документов; ­ правильность их оформления и группировки; ­ качество подшивки или переплета дела; ­ точность нумерации листов; ­ наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи и ее правильность; ­ точность оформления обложки дела; ­ наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Если дела не будут найдены, то на необнаруженные   дела   составляется   справка   о   причинах   их   отсутствия,   которая подписывается   руководителем   структурного   подразделения   и   передается   вместе   с описью дел в архив организации. Описи составляются по установленной форме в двух экземплярах. Описи   дел   должны   быть   составлены   в   течение   года   после   завершения   дел   в делопроизводстве. Передача дел в архив учреждения (в ведомственный архив). 124 Законодательством   РФ   установлено   создание   ведомственных   архивов   для временного   хранения   документов   организаций.   Понятие   «ведомственный   архив» довольно   широко.   Сюда   относятся   и   центральные   архивы   министерств,   и   архив подведомственной   организации,  и  специально   выделенное   помещение  или   шкаф для хранения документов. Ведомственный архив – это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы (по ГОСТ Р 51114­98). Ведомственные архивы выполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. В архив передаются следующие документы: ­ устав, учредительный договор, решение о создании общества; ­ свидетельство о государственной регистрации; ­ документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; ­ положение о филиалах или представительствах общества; ­ годовые финансовые отчеты; ­  документы  финансовой  отчетности, предъявляемые   в государственные   органы управления; ­   протоколы   общих   собраний   акционеров,   заседаний   совета   директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции); ­ списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций; ­ акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля; ­ внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом; ­ документы по личному составу предприятия; ­   другие   документы   по   усмотрению   общего   собрания   акционеров   или   совета директоров. Передача дел из структурного подразделения в ведомственный архив организации осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом. График   приема­передачи   дел   согласовывается   с   руководителями   структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия. Дела   в   ведомственный   архив   доставляются   сотрудниками   структурного подразделения, сдающего документы. Прием­передача в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. После приема дел на всех трех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка   о   его   наличии.   В   конце   каждого   экземпляра   описи   делают   заверительную надпись. Дела   временного   хранения   (до   10   лет)   передаются   в   ведомственный   архив   по номенклатуре дел организации (или структурного подразделения). Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров. 4. Первичное закрепление материала: 1. Какую тему изучали? 2. Какова цель урока? 3. Достигли ли мы цели? Почему? 125 4. Что такое оперативное хранение дел? 5. Каким образом осуществляется передача документов на архивное хранение? 6. В чем заключается организация экспертизы ценности документов? 7. Какие документы организации передаются в ведомственный архив? 5. Домашнее задание и инструкция по его выполнению ­   Делопроизводство:   Образцы,   документы.   Организация   и   технология   работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, изд­во Проспект, 2007. – 456 с. – с. 172 – 176, 177 – 190; ­ записи в конспекте. 6. Подведение итогов урока ­ оценка работы группы; ­ оценка работы отдельных обучающихся; ­ аргументация выставленных оценок. 7. Рефлексия: 1. Понравилось ли вам урок? 2. Что на ваш взгляд было сложным на уроке? 3. Все ли рассмотренные вопросы были вам понятны? 4. Пригодится ли материал изученной темы в практической деятельности? 5. Ваши пожелания и предложения по проведению урока. 6. Какое настроение у вас осталось после проведения урока? 1. ГОСТ 17.9.14­72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и Нормативно­правовые источники технические требования. 2. ГОСТ 51141­98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 3. ГОСТ 9327­60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. 4. ГОСТ Р 6.30­2003 Унифицированная система организационно­распорядительной документации требования к оформлению документов. 5. Закон РФ «О языках народов РФ» № 1807­1 от 25.10.1991 г (в ред. от 24.07.1998 г.). 6.   ОКУД   (ОК   011­93)   Общероссийский   классификатор   управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299. 7.   ОКУД   (ОК   011­93)   Общероссийский   классификатор   управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299. 8. Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г. 9. Основные правила работы ведомственных архивов, разработанные и введенные в 1988 г. Росархивом. 10.   Перечень   типовых  документов,  образующихся  в  деятельности  организаций  с указанием сроков хранения. – М, 2000. 11. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, введенный Росархивом в 2000 г. 12.  Приказ   Министерства  культуры   РФ от 25.08.2010   №  558  «Об  утверждении «Перечня   типовых   управленческих   архивных   документов,   образующихся   в   процессе деятельности   государственных   органов,   органов   местного   самоуправления   и организаций, с указанием сроков хранения».  126 13.   Типовая   инструкция   по   ведению   делопроизводства   в   министерствах   и ведомствах РФ. – М.: Росархив, 1993. 14.   Типовая   инструкция   по   делопроизводству   в   федеральных   органах исполнительной власти, утв. Приказом Федеральной архивной службой России № 68 от 27.11.2000 г. 15. ФЗ РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1­ФЗ от 10.01.2002 г. 16. ФЗ РФ от 23.11.1994 «Об обязательном экземпляре документов» // СЗ РФ. 1995 № 1. Ст. 1. (с изм. от 27.12.2000). Литература 17. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток­Запад, 2006. – 427, [5]. 18.   Панасенко   Ю.   А.   Делопроизводство:   документационное   обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.:Изд­во РИОР, 2005. – 93 с. 19. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления:  учебник для СПО ­ 7­е изд. Стер. ­ М.: ИЦ «Академия» 2010. 20.  Сологуб  О.  П.  Делопроизводство:  составление, редактирование  и   обработка документов: учеб. пособие/О.П. Сологуб. – М.: Изд­во «Омега­Л», 2007. – 208 с. 21. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ   Р   6.30­2003   «Унифицированные   системы   документации.   Унифицированная система   организационно­распорядительной   документации.   требования   к  оформлению документов. – 2­е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд­во Проспект, 2005. – 216 с. Периодические издания 22. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» 23. Журнал «Делопроизводство». 24. Журнал «Секретарское дело». 25. Журнал «Справочник кадровика». 26. Журнал «Справочник секретаря и офис­менеджера». 27.   Глоссарий:   архивное   дело   (Режим   доступа: Интернет­ресурсы  http://www.glossary.ru/cgi­ bin/gl_sch2.cgi?RAw%29oitul!klru. 28. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы   Унифицированная   система   организационно­распорядительной (Режим   доступа:   Требования   к   оформлению   документов   документации. документации. http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1659). 29. Делопроизводство и архивное дело. термины и определения. ГОСТ Р 51141­98 (утв.   постановлением   Госстандарта   РФ   от   27.02.98   №   28)   (Режим   доступа: http://bestpravo.ru/fed1998/data01/tex10108.htm). 30. Делопроизводство и документооборот (Режим доступа: http://working­papers.ru/). 31.   Делопроизводство.   Архивное   дело.   Законодательство   РФ.   История (Режим   доступа:   Деловой   этикет   и   др.   делопроизводства. http://www.delpro.narod.ru/).   Словарь. 32. Документооборот и делопроизводство (Режим доступа: http://workpaper.ru/). 33. Журнал Делопроизводство и документооборот на предприятии (Режим доступа: http://www.delo­press.ru/magazines/documents/). 127 34.   ОКУД   (ОК   011­93)   Общероссийский   классификатор   управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299 (Режим доступа: http://bestpravo.ru/fed1993/data01/tex10032.htm). 35.   Перечень   типовых  документов,  образующихся  в  деятельности  организаций  с  http://www.audit­ хранения доступа: (Режим     указанием it.ru/articles/personnel/a110/44147.html. сроков     36.   Сайты   по   делопроизводству   и   документоведению   (Режим   доступа: http://www.mavica.ru/directory/rus/19039.html). 37.   Электронные   офисные   системы   «ЭОС».   Архивное   дело   (Режим   доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/). 38. Электронный учебник: Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков.   –   М.:   АСТ   Восток­Запад,   2006.   –   427,   [5]   (Режим   доступа: http://www.studfiles.ru/dir/cat29/subj1160/file9165.html). 39. Современный гуманитарный университет [Электронный ресурс]: Курс лекций по Аудиовизуальные средства делопроизводству – электрон. опт. диск (CD­ROM). Приложение 1 Дело № __________ Год _____________ КАРТА­ЗАМЕСТИТЕЛЬ Структурное подразделение ________________________________________________ Основание для выдачи дела ________________________________________________ Дата  выдачи Количество листов Кому выдано Расписка получателя Дата  возврата Расписка о приеме ЛИСТ­ЗАМЕСТИТЕЛЬ Приложение 2 Документ № ____ от «___» _____________ 20__ г., поступивший ________________________________________________________________________ (наименование корреспондента) по вопросу ______________________________________________________________ Выдан __________________  _____________________________________ (дата) (кому) Выдал __________________________________________________________________ Основание для выдачи документа ___________________________________________ (ф. и. о.) Получил_________________________________________________________________ (ф. и. о.) 128 ЗАО «Заря» АКТ 15.11.2012 г. № 3 О выделении документов  к уничтожению Приложение 3 УТВЕРЖДАЮ Директор Подпись И.И. Иванов Дата  Печать  На   основании   перечня   документов   отобраны   к   уничтожению   как   не   имеющие практического значения и научно­исторической ценности документы: № п/п 1 Заголовок дела Переписка с ООО «Мираж» Дата дела 2012 Количество дел (томов) 2 Срок хранения  и № статьи  по перечню 5 лет, ст. 44 Примечание Итого 2 (два) дела за 2012 год. Описи дел за 2012 год утверждены руководителем предприятия. Секретарь  Председатель ЭК  Подпись Подпись  А.В. Петрова С.И. Сидоров Приложение 4 ЛИСТ­ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ____ В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист (ов) В том числе литерные листы ______________ пропущенные номера __________________ + листов внутренней описи  _____________________________________________________ Особенности физического состояния и формирования дела 1 №№ листов 2 129 Секретарь    «___» _____________ 20__ г. И. О. Фокина Приложение 5 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА № _____ № п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов дела Примечание 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Итого_____________________________________________________________документов (цифрами и прописью) 130 Количество листов внутренней  описи_______________________________________________________________________ Секретарь «___» _______________ 20__ г. (цифрами и прописью) О. П. Николаева Приложение 6 Российская Федерация Московская область Открытое акционерное общество  «Московский городской пищевой комбинат»  Канцелярия ДЕЛО № 01­18 ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМБИНАТА ЗА 2013 ГОД   _ ______ Начато: ____________ Окончено:__________ Количество листов:___ Срок хранения:  Ф. № ___________ Оп. № ___________ Д. № ___________ Приложение 7 131 Открытое акционерное общество «Белый аист» г. Тобольск ОПИСЬ ДЕЛ № 03­01 за 2014 год 28.12.2012 № п/п Индексы дел 1 2 3 4 01­16 01­17 01­20 01­25 и т. д. Заголовки дел Входящая корреспонденция  за 2012 г. Исходящая корреспонденция за  2012 г. Крайние даты дела 24.01.2012­ 30.12.2012 07.01.2012­ 29.12.2012 Количество Примеча­ листов в деле ние В опись включено 25 дел с № 1 по № 25.  Референт Подпись А. Н. Некрасова Итоговую запись к разделу описи за 2012 год заверяю. Заведующая архивом Подпись  И. О. Попова СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ОАО «Белый аист» 28.12.2012 УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК архивного учреждения 29.12.2012 132 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ Нормативно­правовые акты 1. Альбом   унифицированных   форм   первичной   учетной   документации.   –   М.: НИПИстатинформ Госкомстатата России, 2004. 2. ГОСТ   17.914­72.   Обложка   дел   длительного   хранения.   Типы,   разделы, технические требования. 3. ГОСТ 9327­60. Бумага и изделия из бумаги. 4. ГОСТ Р 51141­98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.   Унифицированные   системы   документации. 5. ГОСТ   Р   6.30­2003. Унифицированная   система   организационно­распорядительной   документации. Требования к оформлению документов. 6. Государственная   система   документационного   обеспечения   управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991. 7. Гражданский кодекс Российской Федерации (ч. 1 и 2) (с изм. от 20 февраля, 12 августа 1996 г., 2 октября 1997 г., 8 июля, 17 декабря 1999 г., 16 апреля, 15 мая 2001 г., 21 марта, 14, 26 ноября 2002 г., 10 января, 26 марта 2003 г.). 8. Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520­1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11 декабря 2002 г.). 133 9. Закон   Российской   Федерации   от   25   октября   1991   г.   №   1807­1   «О   языках народов Российской Федерации» (с изм. и доп. от 24 июля 1998 г., 11 декабря 2002 г.). 10.Инструкция   о   порядке   хранения,   отбора   и   сдачи   в   архив   документов   Утверждена   приказом   Судебного федеральных   судов   общей   юрисдикции. департамента при Верховном Суде РФ от 4 ноября 1999 г. № 137. 11.Инструкция   по   ведению   бухгалтерского   учета   в   бюджетных   учреждениях. Утверждена приказом Министерства финансов РФ от 3 декабря 1999 г. № 107 н. 12.Инструкция   по   заполнению   трудовых   книжек.   Утверждена   постановлением Министерства труда и социального развития от10 октября 2003 г. № 69. 13.Квалификационный   справочник   должностей   руководителей,   специалистов   и других служащих. – М.: Минтруд РФ, 1998. 14.Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря 1993 г. 15.Межотраслевые   укрупненные   нормативы   времени   на   работу   по документационному   обеспечению   управления.   Утверждены   постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72. – М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1995. 16.Нормы   времени   на   работы   по   автоматизированной   архивной   технологии   и документационному   обеспечению   органов   управления.   Утверждены   постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152. – М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1993. 17.Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011­93. 18.Основные правила работы архивов организаций. – М., 2002. 19.Перечень   сведений   конфиденциального   характера.   Утвержден   Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188. 20.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: ВНИИДАД, 2001. 21.Положение   о   порядке   и   сроках   хранения   документов   акционерных   обществ. Утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03­33/пс. 22.Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения   в   федеральных   органах   исполнительной   власти.   Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233. 23.Положение об Архивном фонде Российской Федерации. Утверждено  Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552. 24.Постановление   Государственного   комитета   Российской   Федерации   по статистике от 5 января 2004 г. 3 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате». 25.Постановление   Правительства   Российской   Федерации   «Об   упорядочении изготовления,   использования,   хранения   и   уничтожения   печатей   и   бланков   с воспроизведением   Государственного   герба   Российской   Федерации»   от   27   декабря 1995 г. № 1268 (с изм. от 8 июня 2001 г.). 26.Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов   исполнительной   власти   и   их   государственной   регистрации»   (с   изм.   от   11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г.). 27.Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». 28.Постановление Правительства Российской Федерации от 7 апреля 2004 г. № 177 «Вопросы Федерального архивного агентства». 134 29.Постановление Совета Министров – Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3  марта 1993 г. № 191. 30.Примерное   положение   о   постоянно   действующей   экспертной   комиссии организации. Утверждено Приказом Росархива от 19.01.1995 № 2. 31.Примерное   положение   о   Центральной   экспертной   комиссии   (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19. 32.Рекомендации   по   разработке   и   применению   примерных   номенклатур   дел: Методическое пособие. – М.: Главархив, 1990. 33.Типовая   инструкция   по   делопроизводству   в   федеральных   органах исполнительной власти. Утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68. 34.Типовое   положение   о   ведении   делопроизводства   по   предложениям, заявлениям   и   жалобам   граждан   в   государственных   органах,   на   предприятиях,   в учреждениях и организациях // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. – 1982. ­ № 2. 35.Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779­Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий, касающихся граждан (в ред. Федерального закона от 8 декабря 2003 г. № 169­ ФЗ). 36.Укрупненные   нормативы   времени   на   работу   по   делопроизводственному обслуживанию.   Утверждены   постановлением   Госкомтруда   СССР   и   Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17­42. – М.: Экономика, 1988. 37.Управленческие   документы   постоянного   срока   хранения,   образующиеся   в деятельности   негосударственных   коммерческих   организаций   (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. – М.: ВНИИДАД, 1996.   38.Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1­ФЗ «б электронной цифровой подписи». 39.Федеральный   закон   от   20   февраля   1995   г.   №   24­ФЗ   «Об   информации, информатизации и защите информации» (с изм. 10 января 2003 г.). 40.Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485­1 «О государственной тайне» (с изм. от 6 октября 1997 г.). 41.Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129­ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. от 23 июля 1998 г., 28 марта, 31 декабря 2002 г., 10 января 2003 г.). 42.Федеральный   закон  от   22   октября   2004   г.  №   125­ФЗ   «Об   архивном   деле  в Российской Федерации». 43.Федеральный   закон   от   26   декабря   1995   г.   №   208­ФЗ   «Об   акционерных обществах» (с изм. и доп. От 13 июня 1996 г., 24 мая 1999 г., 7 августа 2001 г., 31 октября 2002 г., 27 февраля 2003 г.). 44.Федеральный   закон   от   27   декабря   2002   г.   №   184­ФЗ   «О   техническом регулировании». 45.Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98­ФЗ «О коммерческой тайне». 46.Федеральный   закон   от   30   декабря   2001   г.   №   197­ФЗ   «Трудовой   кодекс Российской Федерации» (с изм. от 24, 25 июля 2002 г.). 47.Делопроизводство:   образцы,   документы.   Организация   и   технология   работы. Литература Более 120 документов. – М.: ТК Велби, 2003. 135 48.Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток­Запад, 2006. – 427, [5]. 49.Лопатникова   Е.А.   Делопроизводство:   образцы   документов   с   комментариями   / Е.А, Лопатникова. – 5­е изд., стер. – М.: Омега­Л, 2008. – 319 с.: ил. [табл.]. 50.Панасенко   Ю.   А.   Делопроизводство:   документационное   обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.:Изд­во РИОР, 2005. – 93 с. 51.Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления:  учебник для СПО ­ 7­е изд. Стер. ­ М.: ИЦ «Академия» 2010. 52.Сологуб   О.   П.   Делопроизводство:   составление,   редактирование   и   обработка документов: учеб. пособие/О.П. Сологуб. – М.: Изд­во «Омега­Л», 2007. – 208 с. 53.Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ   Р   6.30­2003   «Унифицированные   системы   документации.   Унифицированная система   организационно­распорядительной  документации.   требования  к   оформлению документов. – 2­е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд­во Проспект, 2005. – 216 с.  Периодические издания 54.Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии». 55.Журнал «Делопроизводство». 56.Журнал «Секретарское дело». 57.Журнал «Справочник кадровика». 58.Журнал «Справочник секретаря и офис­менеджера». Авт.­составитель: Княжева В.В., преподаватель общественных дисциплин  I квалификационной категории ГАОУ СПО Тюменской области «Тобольский многопрофильный техникум». 136 Методические разработки уроков теоретического обучения по ОП.05. Документационное обеспечение управления (для преподавателя и обучающихся) по специальности 100801 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров 137
скачать по прямой ссылке