Учебное пособие MS Access

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «БУДЕННОВСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» Учебное пособие MS ACCESS для специальности 09.02.03 «Программирование в компьютерных системах»                                Разработала: Тилиева Наиля Шарифулловна                                Преподаватель высшей категории профессионального цикла Введение Цель   проведения   практических   работ   с   приложением Microsoft Access 2010   – ознакомить  обучающихся  с приёмами создания,  формирования,  ведения базы  данных  и использования   разнообразных   вариантов   для   подготовки   интерфейса   пользователя   при осуществлении   операций   поиска   информационных   фрагментов,   подготовки   выходных форм   для   поиска   и   анализа   данных.   На   занятиях   рассматривается   вариант однопользовательской СУБД, которая располагается на рабочем месте обучающегося, что позволяет на предложенных примерах в пособии создать личную базу данных. Для более осмысленного освоения правил и приёмов организации базы данных, в данном пособии с самого   начала   ставится   общая   задача,   которая   разделена   на   несколько   составляющих элементов, что позволяет в конце выполнения всех тем, получить законченный продукт, пригодный   для   эксплуатации.   На   основе   практических   работ   обучающийся   сможет самостоятельно поставить задачу для определённой предметной области, и создать базу данных, которая будет отвечать, требованиям заказчиком. Ниже  приведён перечень  тем практических  занятий,  которые  следует выполнять последовательно. В каждой теме обозначены вопросы, которые следует рассмотреть на практическом занятии, и решить конкретные задачи. Для выполнения тем, предлагается учебный материал с описанием примеров выполнения работы. Каждый раздел учебного пособия имеет более конкретную формулировку, по сравнению с вопросами для изучения, которые предложены в описании тем. Это сделано для того, чтобы обучающийся  смог самостоятельно выполнить работу, выбирая наименования разделов и их содержимое. В конце каждого раздела пособия имеются вопросы для самоконтроля, которые обращены, в первую   очередь,   к   учащемуся,   который   после   выполнения   примера   сможет   проверить собственные   знания.   Кроме   того,   вопросы   для   самоконтроля   можно   использовать   при проведении контроля знаний обучающихся. Перечень тем учебного пособия Введение Тема 1. Знакомство с СУБД       Access       2010 1.1. Общие сведения о работе с СУБД Access 2010. 1.2. Начало работы в Access 2010. 1.3. Проектирование базы данных. 1.4. Типы данных и их представление. 1.5. Создание и изменение таблиц (Введение). 1.6. Правила создания таблицы вручную в режиме Таблица. Тема 2. Использование режима Конструктор для проектирования таблиц 2.1. Создание таблицы в режиме конструктор. 2.2. Общее представление о конструкторе таблиц. 2.3. Задание типов данных и свойств полей таблицы. Тема 3. Варианты ввода данных в таблицы 3.1.       Заполнение готовой таблицы данными вручную. 3.2.       Создание новых полей и ввод данных из списка. 3.3.       Использование внешних данных для заполнения таблиц Access. 3.4.       Работа со связанной таблицей в базе данных. Тема 4. Использование объектов в качестве источников данных 4.1.       Правила вставки объектов в поле с типом данных OLE. 4.2.       Создание объекта из файла. 4.3.       Создание новых объектов. 4.3.1.      Работа с приложением Paint 4.3.2.      Работа с приложением Excel Тема 5. Автоматизация работы пользователя при вводе данных в таблицы 5.1.       Использование построителя выражений для контроля вводимых данных в таблицы. 5.2.       Создание маски ввода для контроля данных. 5.3.       Создание списка с множественным значением данных. Тема 6. Связи между таблицами 6.1. Правила установки связей между таблицами. 6.2. Установка первичного ключа в таблице. 6.3. Схема данных. 6.4. Организация связей между таблицами. Тема 7. Создание запросов 7.1. Типы запросов. 7.2. Создание простого запроса на выборку в режиме Конструктор. 7.3. Создание параметрических запросов. 7.4. Формирование запроса по неполному значению поля. 7.5. Обработка множественных данных. 7.6. Технология использования Построителя выражений для выполнения вычислений. 7.6.1. Знакомство с надстройкой Построитель выражений. 7.6.2. Создание выражения для проведения вычислений. 7.6.3. Проведение сложных вычислений. Тема 8. Формирование запросов с помощью Мастера 8.1. Создание простого запроса. 8.2. Применение перекрёстного запроса для получения статистических распределений данных. 8.3. Использование результатов перекрёстного запроса. 8.3.1. Создание объекта базы данных в виде гистограммы. 8.3.2. Экспорт результатов в Excel. Тема 9. Запросы на изменение 9.1. Запрос на создание таблиц. 9.2. Обновление записей. 9.3. Удаление записей. Тема 10. Создание форм 10.1. Общее представление о формах. 10.2. Использование Мастера форм. 10.3. Редактирование формы, созданной в режиме Мастер. 10.4. Разработка формы в режиме Конструктор. 10.5. Использование пустой формы. Тема 11. Разработка на формах интерфейса пользователя 11.1. Общее представление о создании интерфейсов. 11.2. Разработка формы навигации. 11.3. Разработка интерфейса пользователя с элементами управления и гиперссылками. 11.4. Использование макросов в формах. 11.4.1. Как создать и запустить макрос. 11.4.2. Создание сложного макроса. Тема 12. Эксплуатация базы данных 12.1. Подготовка общего интерфейса базы данных 12.1.1. Подготовка формы 12.1.2. Использование группы переключателей для выбора варианта просмотра объектов базы данных 12.1.3. Использование списков на форме 12.2. Создание программных кодов для обработки событий 12.2.1. Размещение элементов управления на форме 12.2.2. Разработка программных кодов 12.3. Передача готовой базы данных пользователю Тема 1. Знакомство с СУБД Access 2010 Цель   изучения   темы:   получить   теоретические   сведения   о   современной СУБД Access 2010,   освоить   интерфейс Access и   правила   создания   таблиц   в   режиме   – Таблица, научиться формировать требования к базе данных, которая будет использована в определённой   предметной   области,   разобраться   в   особенностях   типов   полей   при формировании таблиц в базе данных. 1.1.    Общие сведения о работе с СУБД Access 2010             Одним   из   продуктов   пакета Microsoft Office 2010   является Access 2010,   он относится  к категории  систем  управления базами  данных  (СУБД). Под термином  база данных будем понимать – совокупность объектов различного типа (и назначения), которые используются   для   хранения,   отображения,   поиска,   преобразования   и   вывода   данных. Данные структурированы в виде таблиц. Access работает со следующими типами объектов: таблицы,   запросы,   формы,   отчёты,   макросы   и   модули.   Все   они   сгруппированы   по категориям   и   отображаются   в   области   переходов   базы   данных.   Данные   –   это представленные в цифровом виде сведения об объектах окружающего нас мира. Ниже дана краткая   характеристика   основным   видам   объектов   (таблицы,   формы,   запросы,   отчёты, макросы), с которыми придётся работать при изучении приёмов построения базы данных.             Таблицы содержат данные, отображают в привычном формате строки и столбцы. В терминологии Access строки   называют   записями,   а   столбцы   –   полями.   Поэтому   все столбцы таблицы имеют наименования полей (первая строка таблицы). Строки содержат данные в тех форматах, которые назначает им разработчик. Поэтому при определении реляционной   базы   данных   (табличной)   говорят,   что   она   представляется   в   виде совокупности однотипных записей. База данных обычно состоит из нескольких таблиц, объединённых   посредством,   так   называемых   связей.   Благодаря   связям   информация   из одной таблицы становится доступной для другой, что позволяет обеспечить целостность данных.              Формы – это вариант представления на экране компьютера одной записи, что даёт возможность   пользователю   просматривать   последовательно   сведения   из   таблицы, осуществлять поиск и быстрый доступ к любой записи, а также осуществлять операции коррекции данных в записях и создавать новые записи (пополнять таблицу). Фактически, форму можно рассматривать, как некий интерфейс пользователя при работе с таблицами.             Запросы – есть не что иное, как инструмент для управления данными. С помощью запросов   можно   извлекать   данные   из   одной   или   нескольких   связанных   таблиц, осуществлять логические и арифметические операции над данными, группировать данные в новые таблицы по определённым признакам.             Отчёты –   средство   для   подготовки   выходных   файлов.   Следует   отметить,   что слово отчёт прочно ассоциируется со словом «печать», тем не менее, среда генерации отчётов в Access позволяет сформировать конечный продукт в виде виртуальной формы. Любая   выходная   форма   может   быть   отражена   на   бумаге   или   на   экране   компьютера   в удобном представлении данных с использованием средств их форматирования, подведения итогов, фильтрации и графического преобразования в гистограммы и диаграммы. Макросы –   это   простейшие   программы,   которые   позволяют   при   обращении   к заранее   созданным   запросам,   формам,   отчётам,   выполнять   определённые   действия. В Access макрос не создаётся с помощью макрорекордера, а назначается разработчиком. Т. е.   для   создания   макроса   необходимо   обратиться   к   режиму   конструктора,   в   котором появляется возможность выбора действия и аргументов макроса. Модуль –   содержит   одну   или   несколько   процедур,   написанных   на языке Visual Basic for Application. С помощью модулей можно решить широкий класс задач по поиску и преобразованию информации в базе данных.   1.2.    Начало работы в Access 2010 Прежде чем приступить к работе с Access 2010, потребуется обозначить место на диске, где будет находиться файл с создаваемой базой данных. 1.        Запустите   приложение Microsoft Access 2010.   Для   этого   щёлкните   левой   клавишей мыши   по   значку: Пуск (в   левом   нижнем   углу).   Последовательно   выполните: ПрограммыMicrosoft OfficeMicrosoft Access 2010. 2.        В   открывшемся   окне   (Microsoft Access)   задайте   имя   базы   данных   (в   окне   с наименованием   «Имя   файла»,   как   показано   на   рисунке   1),   а   затем,   щёлкните   по пиктограмме  ­ (Поиск расположения для размещения базы данных). 3.        В окне: Файл новой базы данных, создайте папку, например, Access 2010, и сохраните файл пустой базы данных с именем «Сведения о сотрудниках.accdb». Рис. 1. Пример заполнения окна с именем новой базы данных             После того, как будет нажата кнопка  , система раскроет окно с новой пустой таблицей,   вид   которой   представлен   на   рисунке   2.   Как   видите,   главное   окно   базы данных Access состоит   из   нескольких   элементов,   которые   постоянно   присутствуют   при использовании различных режимов работы с базой данных. Названия основных элементов главного окна программы Access 2010 присутствуют на рисунке 2.             Панель   быстрого   доступа,   часто   называют   лентой,   на   которой   находятся закладки: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных. Закладки имеют свои функциональные возможности, поэтому на каждой закладке находятся пиктограммы с обозначением, выполняемых функций. Рис. 2. Основные элементы главного окна программы Access   В   качестве   примера   на   рис.   2   показана   закладка   «Главная»   с   отображёнными пиктограммами.   Следует   отметить,   что   на   ленте   появляются   дополнительные   вкладки (группы), например, если в области переходов выбрать – Таблица, то на ленте появляется дополнительная вкладка «Работа с таблицей», включающая две закладки (рис. 2). Обратите , то это означает – можно открыть внимание, если на пиктограмме имеется стрелка вниз  дополнительное меню. В свою очередь, в меню может появиться стрелка в виде значка:    для открытия диалогового окна. На рисунке 3 показан пример, как на вкладке «Работа с таблицей», на пиктограмме «форматирование текста», было открыто дополнительное меню для   работы   с   текстом,   а   затем   с   помощью   стрелки   в   дополнительном   меню,   было открыто диалоговое окно «Формат таблицы». Рис. 3. Пример использования дополнительных стрелок на пиктограммах               Создать   новую   (пустую)   базу   данных   можно   другим   способом.   Для   этого   надо открыть   уже   существующую   базу   данных,   Щёлкнуть   по   ярлыку  ,   а   затем активизировать   строку   с   именем  заключаются в выполнении пунктов 2 и 3, которые представлены выше в данном разделе.   Вопросы для самоконтроля .   Дальнейшие   действия   разработчика 1.        Какими способами можно создать новую пустую базу данных? 2.        Для чего в Microsoft Access 2010 используется панель быстрого доступа? 3.        Какая информация располагается в области переходов окна базы данных? 4.        Как определить, что имеется возможность раскрыть дополнительные меню при выборе определённой команды на ленте?   1.3.    Проектирование базы данных             Перед тем, как воспользоваться приложением Microsoft Access для разработки базы данных,   необходимо   осуществить   постановку   задачи,   определить   потенциального пользователя и его потребности, провести сбор необходимых сведений о содержании и наименований   полей   таблиц,   провести   нормализацию   таблиц,   продумать   интерфейс готового   продукта   и   наименования   типовых   отчётов   для   распространения.   В   данном учебном   материале   основной   акцент   сделан   на   изучении   возможностей Access 2010   и приёмах   организации   создания   таблиц,   поиска   информации   по   запросам,   отображения интерфейсов   пользователя,   а   также   правил   пополнения   базы   данных   и   внесения   в   неё изменений. Поэтому, читателю пособия предлагается ознакомиться с подходом создания базы   данных   «с   нуля»,   хотя,   существует   и   другой   подход   проектирования   базы данных Access –   создание   с   использованием   шаблонов   (об   этом   будет   сказано   в   конце пособия).   Следует   напомнить,   что   по   ходу   разработки   базы   данных   создаются   новые объекты (таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы), ссылки на которые добавляются в область   переходов.   Тем   не   менее,   все   объекты   будут   сохраняться   в   одном   файле   с расширением .accdb, поэтому работа с данными в Access начинается с создания файла базы данных (задаётся имя файла базы данных и место его расположения).             Предположим,   что   имеется   некоторая   фирма,   которой   требуется   вести   учёт сотрудников   фирмы,   сведения   о   которых   будут   использоваться   несколькими подразделениями,   например,   отделом   кадров,   плановым   отделом,   бухгалтерией, канцелярией, руководством. Это говорит о том, что информация о сотруднике фирмы является   разноплановой,   а   анализ   сведений   о   сотруднике   требует   использования дополнительных   материалов.   Например,   при   формировании   приказа   о   начислении заработной   платы,   потребуется   учитывать   дополнительные   надбавки,   в   зависимости   от стажа   работы   на   предприятии   сотрудника,   его   категории.   Кроме   того,   сотрудники получают дополнительные льготы в виде доплат, в соответствии с приказом руководства. Льготы обычно назначаются, исходя из существующих нормативных документов, которые должны присутствовать в базе данных. Таким образом, можно сделать некоторые выводы. Во­первых, для каждого подразделения потребуется иметь различные выходные формы, которые основаны на запросах. Во­вторых, помимо сведений о сотрудниках в базе данных должны присутствовать материалы, относящиеся к фирме и нормативным документам. В­ третьих,   Все   данные   должны   быть   сгруппированы   таким   образом,   чтобы   имелась возможность одноразового их преобразования и корректировки. В   общем   виде   представим   себе   схему   (рис.   4)   взаимодействия   потенциальных пользователей с базой данных «Сотрудники фирмы», из которой можно видеть, какие шаги следует предпринять при разработке этой базы данных средствами Access 2010. Рис. 4. Схема взаимодействия пользователей с базой данных   1.4.    Типы данных и их представление             Человек   воспринимает   данные   в   виде   образов,   которые   отображаются   в   его сознании. Компьютер воспринимает данные в виде двоичных кодов, поэтому для хранения и   отображения   данных   в   компьютере   требуется   определённое   место   памяти,   а   также инструкция   по   преобразованию   двоичных   кодов.   Понятно,   что   для   хранения   простого числа   потребуется   значительно   меньше   места,   чем  для   хранения   фотографии,   об   этом следует постоянно помнить при создании базы данных, т.к. скорость обработки данных во многом зависит от вида их представления. В компьютере данные разделены на несколько типов, тип данных задаётся пользователем. Поэтому, при задании свойств полю таблицы, задают тип данных, которые будут представлены в столбце таблицы под общим заголовком (наименование   поля).   В Access 2010   существует   11   основных   типов   данных,   а   для некоторых из них введены подтипы данных, перечень типов данных приведён ниже.  Текстовый.   Этот   тип   данных   предназначен   для   обработки   любых   алфавитно­ цифровых символов (включая числа), одиночных или собранных в строку. Максимальная длина строки не должна превышать 255 символов. Поэтому, при использовании данных типа  текстовый  целесообразно для  каждого  поля  задавать  его  размер в  символах  (для экономии   общего   объёма   памяти).   По   умолчанию   всем   полям   таблицы   в Access 2010 задаётся именно этот тип данных. Поле МЕМО. Это текстовое поле очень большой длины. Обычно используется для хранения абзацев текста, резюме, кратких описаний и т.п. При использовании этого типа нет   необходимости   заботиться   об   указании   длины   записи,   которая   будет   храниться   в памяти  машины.  Для поля  с  типом  данных  МЕМО   выделяется  ровно столько  памяти, сколько требуется для конкретной записи.  Числовой. СУБД Access позволяет выполнять над полями такого типа вычисления. Чтобы   указать   конкретный   способ   хранения   данных   в   полях   числового   типа, предусмотрено несколько подтипов: 1.             Байт – занимает 1 байт. 2.             Целое – занимает 2 байта. 3.             Длинное целое – занимает 4 байта. 4.             Одинарное с плавающей точкой – занимает 4 байта. 5.             Двойное с плавающей точкой – занимает 8 байт. 6.             Действительное – занимает 12 байт.  Денежный.   В   таком   поле   хранятся   данные,   представленные   согласно   правилам бухгалтерии (обозначение валюты, разделение числа на разряды), хотя, с такими данными выполняются все арифметические и логические операции, как с типом данных – числовой. В памяти отображение записи такого типа занимает 8 байт.  Дата и время. Это специальный тип данных, в котором хранятся значения даты или времени,   или   и   того   и   другого.   Для   разнообразного   отображения   даты   и   времени существуют специальные форматы в виде шаблонов, что позволяет проводить вычисления над этими данными. В памяти машины такой тип данных занимает 8 байт.  Счётчик.   Тип   данных,   который   используется   для   идентификации   записи   в   базе данных. Обычно счётчик используют в качестве ключевого поля в таблицах, поэтому он представляется в виде целого числа.  Логический. Такие поля содержат значения: Да\Нет, Истина\Ложь, Вкл.\Выкл. и т.п. Фактически, в этом поле 1 интерпретируется как Да, а 0 – как Нет.  Гиперссылка.   Обеспечивает   связь   с Web­страницей   или   каким­либо   файлом.   При выборе этого типа данных Access автоматически запускает приложение, в котором можно отобразить   этот   файл,   например Web­браузер   для   отображения Web­страницы   или  Поле программный объекта OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объекта). В поле могут быть размещены рисунки, электронные таблицы, видеофильмы в двоичном формате. Такой тип данных сохраняет данные объёмом до 1 Гбайт. расширением .exe.      с     модуль    Вложение.   Тип   данных,   который   появился   в Access 2007|2010   для   хранения непосредственно   в   базе   данных   файлов   больших   размеров   (рисунков, приложений MS Office и   других   видов)   в   сжатом   виде   размером   до   2   Гбайт.              Мастер   подстановок.   Это   свойство   поля,   а   не   настоящий   тип   данных   используется в Access 2010 в качестве средства для более эффективного и корректного ввода данных. При выборе этого типа данных запускается мастер подстановок, который создаёт поле в том формате и того типа, которое будет позаимствовано из другой таблицы или списка, обычно этот тип данных занимает 4 байта. В Access 2010   предусмотрены   варианты   задания   форматов   полей   таблицы непосредственно при её создании. Когда открывается режим создания таблицы, то можно сразу задавать необходимый формат полю. На рисунке 5 показано, что при нажатии на стрелку   в   строке   с   наименованием   полей   таблицы,   будет   раскрыт   список   с   видами форматов, которые можно установить (по умолчанию формат поля таблицы задаётся, как – Текст). Рис. 5. Список с наименованием форматов для поля таблицы Вопросы для самоконтроля   1.        Для чего в приложениях MS Access используют различные типы данных? 2.        Какие типы данных содержат символьную и текстовую информацию? 3.        Чем   отличаются   типы   данных,   которые   могут   содержать   числа   от   типов   данных, которые могут содержать символьные данные? 4.        Как воспринимает система логический тип данных? 5.        Какой из типов данных наиболее приемлем для хранения изображений?   1.5.    Создание и изменение таблиц (Введение)             В   приложении Access 2010   создание   таблиц   осуществляется   тремя   способами: строят таблицу вручную, формируют таблицу на основе шаблона, строят таблицу в режиме конструктора. Далее рассмотрим на конкретных примерах, указанные варианты. Конечно, в первую   очередь   следует   понять,   чем   эти   варианты   отличаются.   При   создании   таблицы вручную   разработчик   может   самостоятельно   вводить   наименование   полей,   а   затем наполнять таблицу данными. Создание таблицы в режиме конструктора заключается в том, что   разработчик   сначала   создаёт   перечень   полей,   определяет   их   форматы,   а   затем осуществляет наполнение таблицы данными в режиме таблица. Тем не менее, в режиме конструктора можно управлять всеми полями и свойствами таблицы. Используя шаблоны таблиц,   разработчик   получает   определённый   набор   полей,   который   можно   дополнять новыми   полями,   производить   переименования   названия   полей,   а   при   необходимости удалять или переставлять их местами в таблице. Существенно то, что при выборе шаблона, форматы полей уже заданы. 1.6.    Правила создания таблицы вручную в режиме Таблица  Этот   режим   удобен   тем,   что   разработчик   задаёт   наименования   полей,   а   затем может вводить данные. Кроме того, в Access 2010 при создании таблицы вручную имеется возможность   задавать   типы   полей.   Для   начала   создадим   простую   таблицу,   чтобы   в дальнейшем   использовать,   полученные   навыки   при   разработке   более   сложных   таблиц. Предположим,   что   отдел   кадров   предприятия   разработал   градацию   поощрения сотрудников,   в   зависимости   от   стажа   их   работы   на   предприятии,   т.е.   независимо   от занимаемой   должности,   каждый   сотрудник   получит   дополнительное   денежное вознаграждение.   Такие   приёмы   поощрения   сотрудников   широко   распространены   на фирмах   и   предприятиях,   что   позволяет   заинтересовывать   их   в   работе   на   данном предприятии. Разработанная градация поощрений сотрудников используется в бухгалтерии при начислении общей заработной платы. В таблице 1 под названием «Доплата за стаж» представлены сведения о добавлении к заработной плате сотруднику, в зависимости от стажа его работы на предприятии. Таблица 1. Доплата за стаж Надбавки сотрудникам фирмы, в зависимости от стажа работы Стаж работы сотрудника Надбавка (руб.) Менее года От 1 года до 3­х лет От 3­х лет до 5 лет Свыше 5 лет 0 750 1200 1800   Необходимо представленную таблицу создать в новой пустой базе данных. Порядок создания таблицы вручную заключается в следующем: 1.        Откройте   созданную   базу   данных   «Сведения   о   сотрудниках».   Для   этого   можно (ПускВсе запустить Access 2010 программыMicrosoft OfficeMicrosoft Access 2010Открыть). способ открытия   уже   созданной   базы   данных   заключается   в   выборе   названия   файла   из каталога диска, например, файл с именем:   был создан ранее как пустая база данных.   Другой     , после этого, 2.         Щёлкните по вкладке «Создание», а затем щёлкните по значку ­  появится   заготовка   таблицы. Заготовка   включает:   заголовок   ­  ;   одну строку и два поля (Поля: Код, Щелкните для добавления), как показано на рисунке 6. Рис. 6. Заготовка новой таблицы, которая будет создана вручную   При   создании   таблицы   вручную   в Access 2010   автоматически   создаётся   поле счётчика,   которое   используется   в   качестве   ключа,   поэтому,   в   дальнейшем   нет необходимости заботиться о создании ключевого поля. Как правило, следующим за полем «Код» создают наименование поля для хранения уникальных данных (не повторяющихся).  3.        Щёлкните по закладке с именем «Щелкните для добавления», после чего откроется меню со списком форматов для создаваемого поля (рис. 7). Рис. 7. Список для выбора формата создаваемого поля    ­ текстовое поле. 4.        Выберите строку с символом:  5.        Замените слово «Поле 1» на – «Стаж работы» (в соответствии с исходной таблицей 1), изменить имя заголовка поля можно в любой момент, для чего по полю достаточно щёлкнуть   правой   клавишей   мыши, затем   выбрать   строку   с наименованием:    а   . 6.        Повторите   операцию   создания   поля   (пункт   3),   только   для   нового   поля   выберите формат  , а поле назовите: «Надбавка». 7.        Введите данные в таблицу, созданную в базе данных Access 2010 из таблицы 1, которая представлена выше. В итоге получится заполненная таблица с данными, как показано на рисунке 8. Рис. 8. Созданная таблица вручную с данными о надбавках за стаж   8.        Закройте таблицу символом   (символ находится в правом верхнем углу таблицы). Система задаст вопрос о целесообразности сохранения таблицы, если ответить «Да», то   появится   диалоговое   окно   «Сохранение»,   как   показано   на   рисунке   9.   Замените слово «Таблица1» на – «Надбавки за стаж», и нажмите на кнопку ОК. Рис. 9. Диалоговое окно для задания имени таблицы Имя   таблицы   можно   изменить   непосредственно   в   области   переходов.   Только следует помнить, что таблица в этот момент должна быть закрыта. При нажатии на правую кнопку мыши появляется контекстно всплывающее меню, из которого следует выбрать строку с наименованием:  .   Вопросы для самоконтроля 1.        Что необходимо сделать, чтобы запустить режим – создание таблицы вручную? 2.        Какими способами можно задать имя поля в таблице? 3.        Как осуществляется добавление нового поля в таблицу? 4.        Как задавать формат поля в таблице, можно ли его изменить для уже созданного поля? 5.        Как осуществляется ввод данных в таблицу? 6.        Можно ли изменить имя таблицы, как эта операция выполняется?    Тема 2. Использование режима Конструктор для проектирования таблиц        Цель изучения темы: освоить правила работы в режиме Конструктор при создании полей таблицы, научиться, освоить правила назначения типов данных 2.1.  Создание таблицы в режиме Конструктор  Создание   новой   пустой   таблицы   в   режиме   конструктора   позволяет   осуществлять операции:   добавить   поля,   задать   форматы   полей,   изменить   ключ   для   полей   таблицы, выбрать   данные   из   готовых   списков   и   таблиц,   встроить   логические   и   арифметические выражения для контроля вводимых данных. Рассмотрим по порядку возможности этого режима на примере создания заготовки таблицы (пустой). Предположим, что необходимо создать таблицу базы данных со сведениями о личных делах сотрудников организации, в дальнейшем   этой   таблице   присвоим   название   «Личные   сведения».   Под   личными сведениями   сотрудников   следует   понимать   только   те   данные,   которые   относятся   к конкретной   фамилии,   например,   год   рождения,   место   рождения,   пол,   фотография,   и многое другое. При постановке задачи о ведении базы данных, всегда стремятся выдвинуть требования   к   данным,   которые   будут   использоваться   подразделениями   организации. Поэтому,   постепенно   можно   будет   добавлять   новые   поля   в   таблицу   или   создавать дополнительные таблицы, связанные с основной таблицей.   2.2. Общее представление о конструкторе таблиц Для   запуска   режима   конструктора   таблиц   необходимо   открыть вкладку   «Создание»,   а   затем   щёлкнуть   по   пиктограмме  .   На   рисунке   10 представлено окно конструктора таблицы (с наименованиями полей будущей таблицы), которое будет открыто в основном окне базы данных. Рис. 10. Пример создания таблицы в режиме конструктора   Как   видите,   окно   конструктора   состоит   из   трёх   разделов   (столбцов): Имя поля, Тип данных и Описание. Имя поля – это заголовок столбца, тип данных – это формат содержащихся   данных   в   столбце,   а   описание   –   это   комментарий,   которые   пишет разработчик, чтобы было понятно, какие данные собираются хранить в этом столбце (этот столбец   заполнять   не   обязательно).   Напомним,   что   начальная   цель   изучения   работы   с конструктором   таблиц   –   научиться   формировать   список   полей   и   устанавливать   им свойства, поэтому, сначала создадим заготовку полей таблицы. В качестве начального шага в   таблицу   внесём   следующие   поля:   Фамилия,   Должность,   Год   поступления,   Телефон, Фотография (Рис. 10). Имена полей вводятся в строки заготовки будущей таблицы. Можно сначала в строки ввести наименования полей (после ввода наименования поля используйте клавишу  ­   стрелка   вниз),   при   этом   по   умолчанию   всем   полям   система   присвоит текстовый тип данных, а затем можно установить каждому полю свой тип данных, как это будет показано ниже. Закройте таблицу, нажав на значок справа  , при этом система предложит вариант дальнейших действий (Рис. 11.), нажмите на кнопку  . Рис. 11. Предложение системы перед закрытием созданной таблицы               В диалоговое окно «Сохранение» введите имя новой таблицы, например, «Личные сведения» (Рис. 12), нажмите на кнопку «ОК». Рис. 12. Пример задания имени таблице при её сохранении               Когда осуществляется сохранение вновь созданной таблицы, тогда система всегда предлагает создать дополнительное ключевое поле в таблице, как показано на рисунке 13. Нажмите на кнопку  . Рис. 13. Окно с предупреждением системы 2.3. Задание типов данных и свойств полей таблицы   Следует обратить внимание на тот факт, что по умолчанию система всем полям таблицы,   создаваемых   в   конструкторе   присваивает   тип   данных   «Текстовый»,   причём свойству «Размер поля» устанавливает число символов такое, которое задано в начальных установках Access (обычно   это   максимальное   число   символов   равное   255   знакам).   Для экономии памяти и ускорения работы, а также для выполнения арифметических действий над данными, требуется решение разработчика базы данных, какой тип данных наиболее подходит к каждому полю. Для установки типа данных для полей таблицы, когда работают в режиме конструктора, следует воспользоваться раскрывающимся списком для выбора необходимого типа данного. Установим типы данных для некоторых полей уже созданной таблицы «Личные сведения». Откройте таблицу «Личные сведения» в режиме конструктора, для этого в области переходов щёлкните правой клавишей мыши по названию таблицы, а затем в открывшемся меню   выберите   команду   .   Установите   курсор   в   столбце   «Тип   данных» против   строки   – Фамилия.   Раскройте   список   типов   данных,   с   помощью   значка  . Перечень типов данных полей показан на рисунке 14, назначение типов данных обсуждался ранее. Рис. 14. Список с перечнем типов данных   Выбор   типа   данных   из   списка   позволяет   полю   назначить   тип   данных   (в   данном случае для фамилии зададим тип данных – Текстовый). В нижней части конструктора в разделе «Свойства поля» есть две закладки Общие иПодстановка. На закладке «Общие» отображаются свойства данного поля. Обратите внимание, что свойству «Размер поля» система задаёт самостоятельно 255 символов. Наверное, фамилии с таким количеством символов не бывает, измените эту цифру, например, установите размер поля 30 символов. На   рисунке   15   показан   окончательный   вариант,   рассматриваемого   примера   работы   с таблицей в режиме конструктора, для которой установлены типы данных для созданных полей. Рис. 15. Пример установки типов данных в режиме конструктора   В   конструкторе   таблицы   (столбец   «Описание»)   автор   дал   комментарии, относящиеся   к   наименованиям   полей.   Комментарии   следует   понимать   так:   для   полей «Фамилия»,   «Год   поступления»,   «Фотография»,   типы   данных   установлены   на   данном этапе,   а   для   полей   «Должность»,   «Телефон»   типы   данных   будут   установлены   позже. Обратите   внимание,   что   для   поля   «Год   поступления»   в   качестве   свойств   выбраны следующие  параметры:  Размер  поля  –  Длинное  целое;  Сообщение  об  ошибке  – (текст, который   создаёт   разработчик);   Обязательное   поле   –   Да.   Так   как   телефонные   номера содержат не только цифры, то в поле «Телефон» типом данных является текст. После   того,  как   сформированы   наименования   полей,   установлены   для  них  типы данных   можно   закрыть   режим   конструктора   (не   забывайте   соглашаться   с   системой, отвечайте   «Да»   ­   сохранить   таблицу).   Режим   конструктора   тем   и   удобен,   что   сначала достаточно создать только перечень полей таблицы, а наполнять её можно. Ввод данных в таблицу осуществляется различными способами: вручную в режиме таблица, с помощью мастера подстановок в режиме таблицы, с помощью импорта данных из других источников, с   помощью   присоединения   файлов,   с   помощью   мастера   подстановок   в   режиме конструктора. Ниже будет уделено внимание перечисленным способам заполнения таблиц данными. Вопросы для самоконтроля 1.        Какие есть возможности у конструктора построения таблиц? 2.        Из   каких   структурных   элементов   состоит   окно   конструктора   таблиц,   каково   их основное назначение? 3.        Каким образом можно задавать типы полей в таблице, а затем их изменять? 4.        Попробуйте   охарактеризовать   каждый   тип   данных,   доступный   в   режиме конструктора?                    Тема 3. Варианты ввода данных в таблицы                    Цель изучения темы: научиться использовать различные способы пополнения таблиц данными в режиме конструктора и режиме таблица, а также пополнять таблицы из внешних источников данных. 3.1       Заполнение готовой таблицы данными вручную              Этот режим работы обсуждался в теме 1, тем не менее, для того, чтобы освоить другие способы ввода данных в таблицы, частично заполним таблицу «Личные сведения». Ввод данных в режиме таблицы осуществляется непосредственно с клавиатуры. Открыть таблицу можно, либо в области переходов дважды щёлкните мышкой по наименованию таблицы (в данном примере   ), либо по имени таблицы щёлкните правой клавишей   мыши,   а   затем   в   открывшемся   меню   выберите   строку   с   наименованием ­  .   Заполните   несколько   строк   в   таблице   для   полей   «Фамилия»   и   «Год поступления». Сохраните таблицу, которая показана на рисунке 16. Рис. 16. Внешний вид заполнения таблицы «Личные сведения»   Для поля  «Год поступления» свойству «Обязательное поле», установлено «ДА». При попытке перейти к следующей строке или к соседнему полю, система даст сообщение (Рис. 16). Обратите внимание, что у каждого поля справа имеется значок ­   (стрелка вниз),   это   раскрывающийся   список   с   некоторыми   функциями,   аналогичными Excel, которые позволяют сортировать данные, осуществлять поиск данных в выделенном поле, использовать   фильтрацию   данных.   На   рисунке   17   показано   поле  ,   и раскрытый список, доступных функций при работе с таблицей, попробуйте самостоятельно поработать с этими функциями. Рис. 17. Пример дополнительных возможностей при работе с табличными данными в Access 3.2       Создание новых полей и ввод данных из списка   Часто   приходится   выбирать   из   списка   определённые   данные,   которые   жёстко фиксированы. Такие списки создают непосредственно при проектировании полей таблицы. Предположим,   необходимо   осуществить   штатную   расстановку   сотрудников,   в соответствии   с   имеющимся   наименованием   подразделений,   создадим   фиксированный список   с   наименованиями   подразделений   в   организации.   Для   этого   следует воспользоваться мастером подстановки в режиме таблица, и выполнить несколько шагов. 1.        Откройте таблицу «Личные данные» в режиме таблицы. 2.        Выберите   команду   «Новое   поле»,   для   этого   на   Вкладке   «Режим   таблицы» активизируйте ярлык «Поля», на котором щёлкните по иконке   (Другие поля). 3.        В раскрывшемся списке выберите команду  . Будет открыто диалоговое окно «Создание подстановки», которое показано на рисунке 18.