Лекция 9

Автоматизированный офис. Office 2007

1. Автоматизация почтовой рассылки с помощью Word.

Редактор Word для автоматизации почтовой рассылки располагает несколькими возможностями: 

§  Печать конвертов или почтовых наклеек;

§  Создание типовых писем, наборов конвертов или наклеек с помощью мастера слияния;

§  Создание писем, используя мастер писем (начиная с версии Word ХР).

MS Office ‘97-2003

Для печати отдельных конвертов или наклеек: Word ХР: Сервис \ Письма и рассылки \ Конверты и наклейки.

Для печати конвертов или наклеек с целой группой адресов или для создания тиража однотипных документов: Word ХР: Сервис \ Письма и рассылки \ Мастер слияния 

Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки.

1.1. Word. Использование слияния для больших рассылок. 

Печать документов на бланке

Когда печатается набор документов на бланке, часть текста остается постоянной во всех письмах (например, «шапка», основной текст и заключение), а часть текста меняется (например, ФИО и адрес получателя, имя указываемое в приветствии и т.п.). 

Для того чтобы создать тираж однотипных документов, незначительно отличающихся друг от друга используют принцип слияния. Для этого создаются два документа: основной документ и источник данных. После этого основной документ и источник данных сливаются для генерации документов на бланке.

Определения.

Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех производных документов (например обратный адрес или  текст письма), а также инструкции для вставки меняющегося текста.

Источник данных - файл, содержащий сведения, специфичные для каждого документа. Источник данных представляет собой таблицу с полями и записями.

Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. 

Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных.

Поле слияния - пустая рамка, вставляемая в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. 

Например, вставка поля слияния «Город» позволяет вставить в документ значение «Париж», которое хранится в поле данных «Город».

Коды поля - текстовый заполнитель, показывающий место, где будут отображаться указанные сведения из источника данных; элементы поля, генерирующие результат поля. Коды поля включают знаки поля, тип поля и инструкции.

Значения полей - текст или графические объекты, вставленные в документ в результате выполнения программой Microsoft Word инструкций, содержащихся в полях. Когда выполняется печать документа или скрыты коды полей, вместо кодов полей в документе отображаются значения полей.

Примечание. Чтобы переключить режим просмотра кодов на режим значений и наоборот, надо щелкнуть код поля слияния правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Коды/значения полей или Shift + F9.

Ключ - специальная инструкция, вызывающая выполнение определенных действий при работе с полями. В основном ключи добавляются к полям для изменения результата.

СОЗДАНИЕ И ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТОВ НА БЛАНКЕ

Создать тираж рассылки можно двумя способами: 

1)            с помощью мастера:        

MS Office ‘97-2003. Команда верхнего меню Сервис \ Письма и рассылки \ Мастер слияния; после запуска Мастера необходимо аккуратно пройти по всем этапам создания документа, слудя указаниям мастера. 

MS Office 2007. На вкладке Рассылки в группе Начать слияние выбрать команду Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния.

2)            Самостоятельно (для пользователей, знакомых со средством слияния):  

MS Office ‘97-2003. Используя панель инструментов Слияние (Вид \ Панели инструментов \ Слияние).  

MS Office 2007. Команды на вкладке Рассылки

Процесс слияния состоит из нескольких общих действий:

1.     Создание основного документа. 

        Выбрать один из вариантов создания формы документа:          

использовать активное (текущее) окно;         использовать шаблон;        открыть ранее созданный документ слияния.

        Создание и редактирование источника данных (таблицы).        

        Источником данных может быть:         

1) ранее созданный файл (это может быть документ Word, содержащий таблицу; документ Excel, база данных и др.)  2) список контактов Outlook;  3) новый список данных, который  создается в Wordе и сохраняется в файле. 

2.     Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния), которые будут заполняться данными из источника данных при слиянии.

3.     Слияние и печать.  

Уточнить список получателей;  

Проверить результаты слияния.  Завершить слияние. 

Примечания. 

1)  Требования к таблицам:

 Таблица должна иметь строку-заголовок – название полей; 

 ! Имя поля не должно быть длиннее 40 символов и должно начинаться с буквы. В имени можно использовать буквы, цифры и знаки подчеркивания «_». Пробелы в имени поля не допускаются.

 В таблице не должно быть пустых строк.

 Если в качестве документа выступает таблица Word, то в первой строке документа должна быть таблица.

2)  При создании новой таблицы с помощью мастера слияния в MS Office 2007  Word предлагает стандартный набор полей, изменить которые можно с помощью кнопки Настройка столбцов. После создания структуры таблицы с помощью кнопки Создать запись добавляются данные в таблицу.

3)  Добавление полей слияния в MS Office 2007  осуществляется с помощью команды Вставить поле слияния на линейке Рассылки.

4)  Вставка условных полей – значение которых выбирается в зависимости от условия: §          установить текстовой курсор в основном документе;

§   MS Office ‘97-2003 на панели инструментов Слияние нажать кнопку Добавить поле Word 

MS Office 2007 Команда Правила на линейке Рассылки.

§   выбрать из списка команду  IF…THEN..ELSE;

§   в появившемся диалоговом окне выбрать 1) условие, 2) текст, который надо вставить, если условие выполнилось; 3) текст, который надо выбрать, если условие не выполнилось. 

Пример 1. В зависимости от значения поля «Пол» вставлять слова Уважаемый или Уважаемая:  Условие: Пол равно м 

                Текст для вставки, если условие выполнилось: Уважаемый          

                Текст для вставки, если условие не выполнилось: Уважаемая      

§   Отредактировать данное поле можно в режиме кодов (SHIFT+F9).        В режиме кодов условие из примера 1 выглядит следующим образом: 

{ IF {MERGEFIELD Пол }= "м" "Уважаемый" "Уважаемая" }

5)  Чтобы форматировать объединенные данные (выбрать тип шрифта, размер, начертание и т.п.), необходимо форматировать поля слияния в основном документе. Для этого надо выбрать поле, включая знаки поля слияния («« »») и задать необходимые настройки. 

Не следует форматировать данные в источнике данных, поскольку форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе.

6)  Если поля слияния отображаются заключенными в фигурные скобки, например { MERGEFIELD “Город” }, это означает, что включен режим отображения кодов полей, а не значений полей. Чтобы изменить режим просмотра, надо щелкнуть код поля слияния правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Коды/значения полей.

7)  Форматирование с помощью кодов полей.  

Чтобы отобразить или скрыть код поля, щелкните нужное поле или значение поля, а затем нажмите клавиши SHIFT+F9; чтобы отобразить или скрыть коды полей для всех полей в документе, нажмите клавиши ALT+F9.

8)  Использование ключей в режиме просмотра кодов.          

Просмотреть все ключи и форматы можно в Справке в разделе Общие ключи (для поиска задать термин «ключи»). 

Пример 2. Чтобы число «34,89» из поля Цена отображалось в виде «34,89 р.», необходимо ввести ключ цифрового формата (\#), после чего указать формат вывода, т.е.:  { MERGEFIELD "Цена" \# "#0,00 р."};  

Пример 3. Чтобы напечатать имена клиентов прописными буквами, введите ключ текстового формата (\*), а затем ключ формата знаков. 

      Например,         

- вставка в поле ключа \* Caps определяет, что первая буква каждого слова в значении поля прописная. 

      { MERGEFIELD "Подпись" \* Caps }     

- вставка в поле ключа \* Upper определяет, что все буквы слова в значении поля прописные.       

{ MERGEFIELD "Подпись" \* * Upper }  

Задание. Составить бланк письма именного приглашения на собрание акционеров.

Текст:

Куда: Адрес Кому: ФИО

Уважаемый/Уважаемая Имя Отчество!

Приглашаем Вас принять участие в собрании акционеров,  которое состоится 1 апреля 2010г. в 13.00.

Повестка дня:

1.    Отчет совета директоров.

2.    Выбор нового руководства.

3.    Выплата дивидендов.

Источник данных: Поле

Записи

Основной документ (поля слияния выделены рамкой, поля Word {}).

Куда:

Кому:   

{ IF Пол= "м" "Уважаемый" "Уважаемая" }  !

Приглашаем Вас принять участие в собрании акционеров,  которое состоится 1 апреля 2010г. в 13.00.

Повестка дня:

1.    Отчет совета директоров.

2.    Выбор нового руководства. 

3.    Выплата дивидендов.